Globales Multiprojektmanagement effizient mit BCS
Anwenderbericht der Proalpha Group GmbH
Mit BCS konnten wir zentrale Projekt-, Ressourcen- und Controllingprozesse auf einer gemeinsamen Plattform bündeln und so die Transparenz und Steuerbarkeit unseres internationalen Projektgeschäfts nachhaltig erhöhen.
Die Proalpha-Group – Digitalisierungspartner im internationalen Projektgeschäft
Seit mehr als drei Jahrzehnten ist Proalpha an 66 Standorten und mit mehr als 2.500 Mitarbeitern weltweit der digitale Sparringspartner der mittelständischen Wirtschaft. Bei mehr als 17.500 Kunden aus der Fertigungsindustrie, dem Großhandel und weiteren Branchen bilden die leistungsstarken ERP- und Business Applications der Proalpha Group und seinen Partnern das digitale Rückgrat ihrer gesamten Wertschöpfungskette. Dabei sorgt Proalpha für die intelligente Vernetzung und effiziente Steuerung aller geschäftskritischen Systeme und Kernprozesse.
In zunehmend härter umkämpften Märkten ist es darüber hinaus entscheidend, auch vor- und nachgelagerte Prozesse optimal zu integrieren. Deshalb unterstützen die verschiedenen Business Applications der Proalpha Group mit ihren über 300 Partnern die Kunden in exakt den Bereichen, die für ihr Business von zentraler Relevanz sind.
Für einen Teil der rund 2.500 Mitarbeitenden der Proalpha Group bildet BCS eines der wesentlichen Werkzeuge im Alltag: Als zentrale Projektmanagementlösung erfolgt gemeinsam mit unseren Partnern sowie Kunden aus den Branchen Maschinen- und Anlagenbau, Automotive, Metallverarbeitung, aber auch des Großhandels sowie Elektro- und Medizintechnik die ganzheitliche Unterstützung entlang des Softwarelebenszyklus.
Für die Steuerung und Abrechnung von Dienstleistungen werden in Ergänzung zum Projektmanagement die Tätigkeitserfassung, das Spesenmanagement sowie maßgeblich das Ticketmodul verwendet.
Vom Eigenentwicklungs-Tool zur integrierten Plattform
Vor der Einführung von BCS nutzten wir ein selbst entwickeltes Projektmanagement-Tool namens „goLive!“. Dieses System war über viele Jahre im Einsatz und wurde intern betreut. Mit zunehmender Unternehmensgröße, wachsender Internationalisierung und steigender Projektkomplexität stieß diese Lösung jedoch an ihre Grenzen.
Unsere Projektlandschaft ist geprägt von einem Multiprojektumfeld mit rund 500 laufenden Projekten pro Jahr. Dabei handelt es sich sowohl um ERP-Neueinführungen mit einer typischen Laufzeit von etwa 18 Monaten als auch um Updateprojekte mit einer Dauer von 9 bis 12 Monaten. Diese Projekte werden von interdisziplinären Teams bearbeitet, die über verschiedene Standorte hinweg zusammenarbeiten.
Eine der größten Herausforderungen bestand darin, den Überblick über dieses umfangreiche Projektportfolio zu behalten. Insbesondere das Multiprojektmanagement und das Portfoliocontrolling waren mit den vorhandenen Mitteln nur eingeschränkt möglich. Viele Auswertungen wurden in Excel durchgeführt, was eine manuelle Pflege erforderte und keine Echtzeittransparenz bot.
Hinzu kamen strukturelle Herausforderungen: Durch unser starkes anorganisches Wachstum durch Zukäufe und die Integration neuer Unternehmen entstand eine heterogene Systemlandschaft mit unterschiedlichen Prozessen und Tools. Ziel war es daher, diese „Insellösungen“ abzulösen und eine einheitliche Plattform zu schaffen.
Ein weiterer zentraler Aspekt war die Integration in unsere bestehende IT-Landschaft, die maßgeblich um unser eigenes ERP-System herum aufgebaut ist. Das neue Projektmanagement-Tool sollte sich nahtlos in diese Umgebung einfügen und idealerweise mehrere Geschäftsprozesse in einem System vereinen.
Zu den wichtigsten Anforderungen gehörten daher:
Vereinheitlichung von Prozessen
Transparenz über das gesamte Projektportfolio
Integration von Projektmanagement, Zeiterfassung, Abrechnung und Controlling
Unterstützung der internationalen Zusammenarbeit
Echtzeitdaten und belastbares Reporting
Die Einführung eines neuen Systems bedeutete jedoch nicht nur eine technologische Umstellung, sondern auch eine grundlegende Veränderung unserer Arbeitsweise. Insbesondere die Verlagerung zentraler Geschäftsprozesse wie Abrechnung, Ressourcenplanung oder Reisekostenmanagement in ein neues System stellte eine große Herausforderung dar.
Der Weg zu BCS
Die Suche nach einer geeigneten Software haben wir strukturiert über eine Ausschreibung mit Unterstützung eines externen Beratungshauses durchgeführt. Wir haben mehrere Lösungen verglichen und dafür einen Anforderungskatalog erstellt, den die Anbieter im Vorfeld prüfen mussten.
Besonders wichtig waren für uns Projekt- und Portfoliomanagement, Ressourcenverwaltung, Kostenkontrolle und eine webbasierte Nutzung. Darüber hinaus sollte die Lösung flexibel anpassbar sein, verschiedene Projektprozesse integrieren und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit unterstützen.
Auf BCS wurden wir aufmerksam, weil unsere Leitung Corporate Organization Projektron bereits von einer Veranstaltung kannte und die Lösung in die Ausschreibung eingebracht hat.
Am Ende hat uns BCS sowohl fachlich als auch wirtschaftlich überzeugt. BCS erfüllte unsere Anforderungen sehr gut und lag auch preislich vor anderen Wettbewerbern. Ein weiterer wichtiger Punkt war, dass Projektron sich auf genau ein Produkt konzentriert und viele Jahre Erfahrung im Bereich Projektmanagement-Software mitbringt.
Auswahlprozess und BCS-Einführung unter Zeitdruck
Die Auswahl eines geeigneten Systems erfolgte auf Basis eines umfassenden internen Scoping-Prozesses. Dabei identifizierten wir zunächst die Prozesse und Anforderungen, die künftig abgebildet werden sollten. Dazu gehörten unter anderem:
Order-to-Cash-Prozesse
Spesen- und Reisekostenabrechnung
Auftragsvorkalkulation
Portfoliomanagement
Projektsteuerung im Multiprojektumfeld
Unternehmenssteuerung und Controlling
Ressourcenmanagement
Auf dieser Grundlage führten wir einen strukturierten Auswahlprozess durch, in dem verschiedene Softwarelösungen bewertet wurden. Die Anbieter wurden anhand eines Scoring-Modells verglichen, und identifizierte Lücken wurden in Workshops gemeinsam analysiert.
Im Rahmen dieses Prozesses fiel die Entscheidung für Projektron GmbH und deren Lösung BCS. Ausschlaggebend war die vergleichsweise hohe Abdeckung unserer Anforderungen sowie die Flexibilität des Systems im Hinblick auf zukünftige Anpassungen und Integrationen.
Ein besonders wichtiger Faktor war die webbasierte Architektur von BCS. Im Gegensatz zu unserem bisherigen Tool ermöglichte sie einen standortunabhängigen Zugriff und die Nutzung auf verschiedenen Endgeräten. Dies war insbesondere für unsere international verteilten Teams von großer Bedeutung.
Die Einführung begann im Jahr 2019 mit einem sogenannten „Beauty Contest“ der finalen Anbieter. Nach der Entscheidung im Mai 2019 wurde im August desselben Jahres der Vertrag unterzeichnet. Bereits im September erfolgte die technische Einrichtung inklusive Lizenzierung und Anbindung an unser Active Directory.
Der Echtstart von BCS erfolgte am 1. Juni 2020. Wir entschieden uns bewusst für eine „Big Bang“-Einführung, bei der alle wesentlichen Prozesse gleichzeitig live geschaltet wurden. Gleichzeitig erfolgte der Rollout schrittweise über unsere Landesgesellschaften hinweg, beginnend mit der DACH-Region, gefolgt von weiteren Ländern wie Ungarn, Polen, Frankreich und den USA.
Die Einführungsphase war anspruchsvoll und verlief insbesondere zu Beginn holprig. Die ambitionierte Zeitplanung sowie die gleichzeitige Migration vieler kritischer Geschäftsprozesse führten zu Herausforderungen im Echtbetrieb. Erst nach etwa 6 bis 12 Monaten stabilisierte sich die Situation.
Um die Mitarbeitenden auf die neue Arbeitsweise vorzubereiten, führten wir umfangreiche Schulungsmaßnahmen durch. Dazu gehörten Klickanleitungen, FAQ-Dokumente im Intranet sowie regelmäßige Supporttermine in den ersten Monaten nach dem Go-live.
BCS im Einsatz: zentrale Plattform
Heute ist BCS ein zentraler Bestandteil unseres Arbeitsalltags und unterstützt uns in nahezu allen Phasen des Projektmanagements sowie in angrenzenden Geschäftsprozessen.
Projektplanung und -steuerung
Die Planung und Steuerung unserer Projekte erfolgt vollständig in BCS. Projektstrukturen werden auf Basis von Templates erstellt, die eine schnelle und standardisierte Einrichtung neuer Projekte ermöglichen. Diese Templates enthalten vordefinierte Phasen, Aufgaben und Meilensteine, die bei Bedarf angepasst werden können.
Ein großer Vorteil ist die Möglichkeit der Objektversionierung. Änderungen an Projektstrukturen können nachvollzogen werden, was insbesondere bei komplexen Projekten mit vielen Beteiligten von hoher Bedeutung ist.
Aufgabenmanagement und Zusammenarbeit
Das Aufgabenmanagement ist ein zentraler Bestandteil unserer täglichen Arbeit. Aufgaben werden klar definiert, Verantwortlichkeiten zugewiesen und Fortschritte dokumentiert. Die integrierten Funktionen zur Berichterstattung ermöglichen es Projektleitern, den aktuellen Status jederzeit transparent darzustellen.
Die Zusammenarbeit erfolgt standort- und abteilungsübergreifend. Teams aus verschiedenen Ländern greifen gleichzeitig auf dieselben Daten zu und arbeiten in einer gemeinsamen Umgebung. Dies verbessert die Abstimmung und reduziert Missverständnisse.
Ressourcenplanung
Die Ressourcenplanung ist eng mit der Projektplanung verknüpft. Mitarbeitende werden auf Projekte und Aufgaben eingeplant, und Auslastungen können in Echtzeit analysiert werden. Dies ermöglicht eine bessere Kapazitätsplanung und verhindert Über- oder Unterauslastung.
Zeiterfassung und Abrechnung
Ein wesentlicher Bestandteil unseres Einsatzes von BCS ist die integrierte Zeiterfassung. Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeiten direkt im System, wodurch eine transparente und nachvollziehbare Grundlage für die Abrechnung entsteht.
Ergänzt wird dies durch Funktionen für das Spesen- und Reisekostenmanagement. Diese Prozesse sind vollständig in BCS integriert und ermöglichen eine durchgängige Abwicklung vom Projekt bis zur Faktura.
Projektcontrolling und Reporting
BCS bietet umfangreiche Möglichkeiten für das Projektcontrolling. Kennzahlen wie Projektfortschritt, Budgetverbrauch oder Ressourcenauslastung können in Echtzeit ausgewertet werden. Dies unterstützt sowohl die operative Steuerung als auch strategische Entscheidungen im Portfoliomanagement.
Die Reporting-Funktionen ermöglichen die Erstellung individueller Auswertungen und Berichte. Diese werden sowohl intern als auch gegenüber Kunden genutzt.
Integration und Automatisierung
Ein großer Vorteil von BCS ist die Möglichkeit, Schnittstellen zu definieren und Prozesse zu automatisieren. Dadurch konnten wir das System tief in unsere bestehende IT-Landschaft integrieren.
Die Administrationsmöglichkeiten erlauben zudem ein effektives Monitoring des Systembetriebs. Störungen können schnell erkannt und behoben werden.
Zentrale Bereitstellung als Shared Service
BCS wird bei uns als zentraler Shared Service betrieben. Das bedeutet, dass die Plattform gruppenweit bereitgestellt und kontinuierlich weiterentwickelt wird. In enger Abstimmung mit Projektron nehmen wir regelmäßig Anpassungen vor und bringen Anforderungen in die Produktentwicklung ein.
Unser Fazit nach sechs Jahren BCS: Mehr Transparenz, bessere Steuerung
Nach mehr als sechs Jahren Nutzung hat sich BCS als fester Bestandteil unserer Wertschöpfungskette etabliert. Trotz der herausfordernden Einführungsphase überwiegen heute klar die Vorteile.
Besonders hervorzuheben sind:
hohe Transparenz über Projekte und Ressourcen
Integration verschiedener Geschäftsprozesse in einem System
Unterstützung der internationalen Zusammenarbeit
Flexibilität und Erweiterbarkeit der Lösung
Die Akzeptanz bei den Mitarbeitenden ist insgesamt hoch, insbesondere bei Projektleitern, die die umfangreichen Funktionen zur Planung und Steuerung schätzen. Auch der Support und die Zusammenarbeit mit Projektron werden positiv wahrgenommen.
Für die Zukunft planen wir, die Nutzung von BCS weiter auszubauen. Weitere Gruppenunternehmen sollen angebunden werden, und zusätzliche Funktionen sollen stärker genutzt werden.
Die kontinuierliche Weiterentwicklung der Software sowie die enge Zusammenarbeit mit Projektron geben uns die Sicherheit, dass wir auch zukünftige Anforderungen erfolgreich abbilden können.
