Gestión global y eficiente de múltiples proyectos con BCS
Testimonio de Proalpha Group GmbH
Gracias a BCS, hemos podido agrupar los procesos centrales de gestión de proyectos, recursos y control de gestión en una plataforma común, lo que nos ha permitido aumentar de forma sostenible la transparencia y la capacidad de control de nuestra actividad internacional de proyectos.
El Grupo Proalpha: socio de digitalización en el ámbito de los proyectos internacionales
Desde hace más de tres décadas, Proalpha, con 66 sedes y más de 2.500 empleados en todo el mundo, es el socio de confianza en materia digital para las pymes. Con más de 17 500 clientes de la industria manufacturera, el comercio mayorista y otros sectores, las potentes aplicaciones ERP y empresariales del Grupo Proalpha y sus socios constituyen la columna vertebral digital de toda su cadena de valor. Proalpha se encarga de la interconexión inteligente y la gestión eficiente de todos los sistemas críticos para el negocio y los procesos clave.
In zunehmend härter umkämpften Märkten ist es darüber hinaus entscheidend, auch vor- und nachgelagerte Prozesse optimal zu integrieren. Deshalb unterstützen die verschiedenen Business Applications der Proalpha Group mit ihren über 300 Partnern die Kunden in exakt den Bereichen, die für ihr Business von zentraler Relevanz sind.
Für einen Teil der rund 2.500 Mitarbeitenden der Proalpha Group bildet BCS eines der wesentlichen Werkzeuge im Alltag: Als zentrale Projektmanagementlösung erfolgt gemeinsam mit unseren Partnern sowie Kunden aus den Branchen Maschinen- und Anlagenbau, Automotive, Metallverarbeitung, aber auch des Großhandels sowie Elektro- und Medizintechnik die ganzheitliche Unterstützung entlang des Softwarelebenszyklus.
Für die Steuerung und Abrechnung von Dienstleistungen werden in Ergänzung zum Projektmanagement die Tätigkeitserfassung, das Spesenmanagement sowie maßgeblich das Ticketmodul verwendet.
De una herramienta de desarrollo propio a una plataforma integrada
Antes de la implantación de BCS, utilizábamos una herramienta de gestión de proyectos desarrollada internamente llamada «goLive!». Este sistema estuvo en uso durante muchos años y su mantenimiento se realizaba internamente. Sin embargo, a medida que la empresa crecía, se internacionalizaba y aumentaba la complejidad de los proyectos, esta solución llegó a sus límites.
Nuestro panorama de proyectos se caracteriza por un entorno multiproyecto con alrededor de 500 proyectos en marcha al año. Se trata tanto de nuevas implementaciones de ERP, con una duración típica de unos 18 meses, como de proyectos de actualización con una duración de entre 9 y 12 meses. Estos proyectos son gestionados por equipos interdisciplinares que colaboran entre diferentes sedes.
Uno de los mayores retos consistía en mantener una visión general de esta amplia cartera de proyectos. En particular, la gestión multiproyecto y el control de la cartera solo eran posibles de forma limitada con los medios disponibles. Muchos análisis se realizaban en Excel, lo que requería un mantenimiento manual y no ofrecía transparencia en tiempo real.
A esto se sumaban retos estructurales: nuestro fuerte crecimiento inorgánico mediante adquisiciones y la integración de nuevas empresas dio lugar a un entorno de sistemas heterogéneo con diferentes procesos y herramientas. Por lo tanto, el objetivo era sustituir estas «soluciones aisladas» y crear una plataforma unificada.
Otro aspecto fundamental fue la integración en nuestro entorno informático actual, que se articula principalmente en torno a nuestro propio sistema ERP. La nueva herramienta de gestión de proyectos debía integrarse a la perfección en este entorno e, idealmente, reunir varios procesos empresariales en un solo sistema.
Por lo tanto, entre los requisitos más importantes se encontraban:
Unificación de procesos
Transparencia en toda la cartera de proyectos
Integración de la gestión de proyectos, el registro de horas, la facturación y el control de gestión
Apoyo a la colaboración internacional
Datos en tiempo real e informes fiables
Sin embargo, la implantación de un nuevo sistema no solo supuso un cambio tecnológico, sino también una transformación fundamental de nuestra forma de trabajar. En particular, el traslado de procesos empresariales centrales, como la facturación, la planificación de recursos o la gestión de gastos de viaje, a un nuevo sistema supuso un gran reto.
El camino hacia BCS
Llevamos a cabo la búsqueda de un software adecuado de forma estructurada mediante una licitación, con el apoyo de una consultora externa. Comparamos varias soluciones y elaboramos un pliego de condiciones que los proveedores debían examinar previamente.
Para nosotros eran especialmente importantes la gestión de proyectos y carteras, la gestión de recursos, el control de costes y un uso basado en la web. Además, la solución debía ser flexible y adaptable, integrar diferentes procesos de proyecto y facilitar la colaboración entre departamentos.
Nos fijamos en BCS porque nuestra dirección de Organización Corporativa ya conocía Projektron de un evento y lo incluyó en la licitación.
Al final, BCS nos convenció tanto desde el punto de vista técnico como económico. BCS cumplía muy bien nuestros requisitos y, además, ofrecía un precio más competitivo que otros competidores. Otro punto importante fue que Projektron se centra exclusivamente en un producto y cuenta con muchos años de experiencia en el ámbito del software de gestión de proyectos.
Proceso de selección e implementación de BCS bajo presión de tiempo
La selección de un sistema adecuado se llevó a cabo sobre la base de un exhaustivo proceso interno de análisis del alcance. En primer lugar, identificamos los procesos y requisitos que debían integrarse en el futuro. Entre ellos se incluían, entre otros:
Procesos «Order-to-Cash»
Liquidación de gastos y gastos de viaje
Cálculo previo de pedidos
Gestión de carteras
Control de proyectos en entornos multiproyecto
Gestión empresarial y control de gestión
Gestión de recursos
Sobre esta base, llevamos a cabo un proceso de selección estructurado en el que se evaluaron diversas soluciones de software. Se comparó a los proveedores mediante un modelo de puntuación y se analizaron conjuntamente las deficiencias identificadas en talleres.
En el marco de este proceso, se optó por Projektron GmbH y su solución BCS. Los factores decisivos fueron la cobertura relativamente alta de nuestros requisitos, así como la flexibilidad del sistema de cara a futuras adaptaciones e integraciones.
Un factor especialmente importante fue la arquitectura basada en web de BCS. A diferencia de nuestra herramienta anterior, permitía el acceso desde cualquier lugar y el uso en diferentes dispositivos. Esto fue de gran importancia, especialmente para nuestros equipos distribuidos a nivel internacional.
La implementación comenzó en 2019 con un «concurso de belleza» entre los proveedores finalistas. Tras la decisión tomada en mayo de 2019, se firmó el contrato en agosto de ese mismo año. Ya en septiembre se llevó a cabo la configuración técnica, incluyendo las licencias y la conexión a nuestro Active Directory.
La puesta en marcha efectiva de BCS tuvo lugar el 1 de junio de 2020. Nos decidimos deliberadamente por una «implementación Big Bang», en la que todos los procesos esenciales se pusieron en marcha simultáneamente. Al mismo tiempo, el despliegue se llevó a cabo de forma gradual en todas nuestras filiales nacionales, comenzando por la región DACH, seguida de otros países como Hungría, Polonia, Francia y EE. UU.
La fase de implementación fue exigente y, sobre todo al principio, tuvo algunos tropiezos. El ambicioso calendario, así como la migración simultánea de muchos procesos empresariales críticos, plantearon retos en el funcionamiento real. La situación no se estabilizó hasta unos 6 a 12 meses después.
Para preparar a los empleados para la nueva forma de trabajar, llevamos a cabo amplias medidas de formación. Estas incluyeron guías paso a paso, documentos de preguntas frecuentes en la intranet y citas periódicas de asistencia durante los primeros meses tras la puesta en marcha.
BCS en acción: plataforma central
Hoy en día, BCS es un componente fundamental de nuestro día a día y nos ayuda en casi todas las fases de la gestión de proyectos, así como en los procesos empresariales relacionados.
Planificación y control de proyectos
La planificación y el control de nuestros proyectos se llevan a cabo íntegramente en BCS. Las estructuras de los proyectos se crean a partir de plantillas que permiten una configuración rápida y estandarizada de nuevos proyectos. Estas plantillas contienen fases, tareas e hitos predefinidos que pueden adaptarse según sea necesario.
Una gran ventaja es la posibilidad de versionar los objetos. Se puede realizar un seguimiento de los cambios en las estructuras de los proyectos, lo cual es de gran importancia, especialmente en proyectos complejos con muchos participantes.
Gestión de tareas y colaboración
La gestión de tareas es un componente central de nuestro trabajo diario. Las tareas se definen claramente, se asignan responsabilidades y se documenta el progreso. Las funciones integradas de generación de informes permiten a los jefes de proyecto presentar el estado actual de forma transparente en todo momento.
La colaboración se lleva a cabo entre diferentes sedes y departamentos. Equipos de distintos países acceden simultáneamente a los mismos datos y trabajan en un entorno común. Esto mejora la coordinación y reduce los malentendidos.
Planificación de recursos
La planificación de recursos está estrechamente vinculada a la planificación de proyectos. Se asigna a los empleados a proyectos y tareas, y se puede analizar la carga de trabajo en tiempo real. Esto permite una mejor planificación de la capacidad y evita la sobrecarga o la infrautilización.
Registro de horas y facturación
Un componente esencial de nuestra implementación de BCS es el registro de horas integrado. Los empleados registran sus horas de trabajo directamente en el sistema, lo que proporciona una base transparente y trazable para la facturación.
Esto se complementa con funciones para la gestión de gastos y de viajes. Estos procesos están totalmente integrados en BCS y permiten una gestión continua desde el proyecto hasta la facturación.
Control de proyectos y generación de informes
BCS ofrece amplias posibilidades para el control de proyectos. Se pueden evaluar en tiempo real indicadores como el avance del proyecto, el consumo del presupuesto o la utilización de los recursos. Esto facilita tanto la gestión operativa como la toma de decisiones estratégicas en la gestión de la cartera.
Las funciones de generación de informes permiten crear evaluaciones e informes personalizados. Estos se utilizan tanto a nivel interno como para los clientes.
Integración y automatización
Una gran ventaja de BCS es la posibilidad de definir interfaces y automatizar procesos. Esto nos ha permitido integrar el sistema profundamente en nuestro entorno informático existente.
Las opciones de administración permiten, además, una supervisión eficaz del funcionamiento del sistema. Las averías se pueden detectar y solucionar rápidamente.
Implementación centralizada como servicio compartido
En nuestra empresa, BCS se gestiona como un servicio compartido centralizado. Esto significa que la plataforma se implementa en todo el grupo y se desarrolla continuamente. En estrecha colaboración con Projektron, realizamos ajustes periódicamente e incorporamos los requisitos al desarrollo del producto.
Nuestra conclusión tras seis años con BCS: mayor transparencia, mejor gestión
Tras más de seis años de uso, BCS se ha consolidado como un componente esencial de nuestra cadena de valor. A pesar de la difícil fase de implantación, hoy en día las ventajas prevalecen claramente.
Cabe destacar especialmente:
alta transparencia sobre proyectos y recursos
integración de diversos procesos empresariales en un solo sistema
apoyo a la colaboración internacional
flexibilidad y capacidad de ampliación de la solución
La aceptación entre los empleados es, en general, alta, especialmente entre los jefes de proyecto, que valoran las amplias funciones de planificación y gestión. El soporte y la colaboración con Projektron también se perciben de forma positiva.
De cara al futuro, tenemos previsto seguir ampliando el uso de BCS. Se conectarán más empresas del grupo y se utilizarán más intensamente funciones adicionales.
El desarrollo continuo del software, así como la estrecha colaboración con Projektron, nos dan la seguridad de que también podremos satisfacer con éxito los requisitos futuros.
