Une gestion multiprojets globale et efficace avec BCS
Témoignage de Proalpha Group GmbH
Grâce à BCS, nous avons pu regrouper les processus clés liés aux projets, aux ressources et au contrôle de gestion sur une plateforme commune, ce qui nous a permis d'améliorer durablement la transparence et la maîtrise de nos activités internationales en matière de projets.
Le groupe Proalpha – Partenaire de la numérisation dans le domaine des projets internationaux
Depuis plus de trois décennies, Proalpha, présent sur 66 sites et comptant plus de 2 500 collaborateurs à travers le monde, est le partenaire numérique de référence des PME. Avec plus de 17 500 clients issus de l'industrie manufacturière, du commerce de gros et d'autres secteurs, les puissantes applications ERP et métier du groupe Proalpha et de ses partenaires constituent l'épine dorsale numérique de l'ensemble de leur chaîne de valeur. Proalpha assure ainsi l'interconnexion intelligente et la gestion efficace de tous les systèmes et processus clés pour l'entreprise.
Sur des marchés de plus en plus concurrentiels, il est également essentiel d’intégrer de manière optimale les processus en amont et en aval. C’est pourquoi les différentes applications métier de Proalpha Group, avec plus de 300 partenaires, accompagnent les clients précisément dans les domaines qui sont essentiels à leur activité.
Pour une partie des quelque 2 500 employés de Proalpha Group, BCS est l’un des outils essentiels du quotidien : en tant que solution centrale de gestion de projet, BCS permet, avec nos partenaires et clients issus des secteurs de la construction mécanique et d’installations, de l’automobile, de la transformation des métaux, du commerce de gros, de l’électrotechnique et des technologies médicales, d’accompagner l’ensemble du cycle de vie logiciel.
Pour le pilotage et la facturation des services, la saisie des activités, la gestion des frais et, en particulier, le module de tickets sont utilisés en complément de la gestion de projet.
D'un outil développé en interne à une plateforme intégrée
Avant la mise en place de BCS, nous utilisions un outil de gestion de projet développé en interne, baptisé « goLive! ». Ce système a été utilisé pendant de nombreuses années et était géré en interne. Cependant, face à l'expansion de l'entreprise, à son internationalisation croissante et à la complexité grandissante des projets, cette solution a atteint ses limites.
Notre environnement de projets se caractérise par un cadre multiprojets avec environ 500 projets en cours par an. Il s’agit aussi bien de nouvelles implémentations ERP d’une durée typique d’environ 18 mois que de projets de mise à jour d’une durée de 9 à 12 mois. Ces projets sont menés par des équipes interdisciplinaires qui collaborent entre différents sites.
L’un des principaux défis consistait à garder une vue d’ensemble de ce vaste portefeuille de projets. La gestion multiprojets et le contrôle de portefeuille, en particulier, n’étaient possibles que de manière limitée avec les moyens disponibles. De nombreuses analyses étaient réalisées dans Excel, ce qui nécessitait une mise à jour manuelle et n’offrait aucune transparence en temps réel.
À cela s’ajoutaient des défis structurels : notre forte croissance inorganique, due à des acquisitions et à l’intégration de nouvelles entreprises, a donné naissance à un environnement informatique hétérogène, caractérisé par des processus et des outils disparates. L’objectif était donc de remplacer ces « solutions en silos » et de créer une plateforme unifiée.
Un autre aspect essentiel concernait l'intégration dans notre environnement informatique existant, qui s'articule principalement autour de notre propre système ERP. Le nouvel outil de gestion de projet devait s'intégrer de manière transparente dans cet environnement et, idéalement, regrouper plusieurs processus métier au sein d'un seul système.
Parmi les principales exigences figuraient donc :
L'uniformisation des processus
Transparence sur l'ensemble du portefeuille de projets
Intégration de la gestion de projet, de la saisie des temps, de la facturation et du contrôle de gestion
Soutien à la collaboration internationale
Données en temps réel et reporting fiable
Cependant, la mise en place d'un nouveau système n'impliquait pas seulement une transition technologique, mais aussi un changement fondamental de notre façon de travailler. Le transfert de processus métier centraux tels que la facturation, la planification des ressources ou la gestion des frais de déplacement vers un nouveau système représentait notamment un défi de taille.
Der Weg zu BCS
Nous avons mené notre recherche d'un logiciel adapté de manière structurée, par le biais d'un appel d'offres et avec le soutien d'un cabinet de conseil externe. Nous avons comparé plusieurs solutions et établi à cet effet un cahier des charges que les fournisseurs devaient examiner au préalable.
La gestion de projets et de portefeuilles, la gestion des ressources, le contrôle des coûts et une utilisation basée sur le web étaient particulièrement importants pour nous. De plus, la solution devait être adaptable de manière flexible, intégrer différents processus de projet et favoriser la collaboration interdépartementale.
Nous avons découvert BCS parce que notre direction Corporate Organization connaissait déjà Projektron grâce à un événement et a proposé la solution dans l'appel d'offres.
Au final, BCS nous a convaincus tant sur le plan technique qu'économique. BCS répondait très bien à nos exigences et proposait un prix plus avantageux que ses concurrents. Un autre point important était que Projektron se concentre sur un seul produit et apporte de nombreuses années d'expérience dans le domaine des logiciels de gestion de projet.
Processus de sélection et mise en œuvre de BCS dans des délais serrés
Le choix d'un système adapté s'est fait sur la base d'un processus interne complet de définition du périmètre. Nous avons tout d'abord identifié les processus et les exigences à prendre en compte à l'avenir. Parmi ceux-ci figuraient notamment :
Processus Order-to-Cash
Décompte des frais et des frais de déplacement
Pré-budgétisation des commandes
Gestion de portefeuille
Pilotage de projets dans un environnement multiprojets
Pilotage d'entreprise et contrôle de gestion
Gestion des ressources
Sur cette base, nous avons mené un processus de sélection structuré au cours duquel différentes solutions logicielles ont été évaluées. Les fournisseurs ont été comparés à l'aide d'un modèle de notation, et les lacunes identifiées ont été analysées conjointement lors d'ateliers.
Dans le cadre de ce processus, le choix s’est porté sur Projektron GmbH et sa solution BCS. La couverture relativement élevée de nos besoins ainsi que la flexibilité du système en vue d’adaptations et d’intégrations futures ont été déterminantes.
L’architecture web de BCS a constitué un facteur particulièrement important. Contrairement à notre outil précédent, elle permettait un accès indépendant du lieu et une utilisation sur différents terminaux. Cela revêtait une importance particulière pour nos équipes réparties à l’international.
La mise en place a débuté en 2019 par un « concours de beauté » entre les fournisseurs finalistes. Après la décision prise en mai 2019, le contrat a été signé en août de la même année. Dès septembre, la configuration technique, y compris l’octroi des licences et la connexion à notre Active Directory, a été effectuée.
Le lancement effectif de BCS a eu lieu le 1er juin 2020. Nous avons délibérément opté pour une « mise en place en Big Bang », dans le cadre de laquelle tous les processus essentiels ont été mis en service simultanément. Parallèlement, le déploiement s’est effectué progressivement dans nos filiales nationales, en commençant par la région DACH, puis en poursuivant dans d’autres pays tels que la Hongrie, la Pologne, la France et les États-Unis.
La phase de mise en place a été exigeante et s’est avérée particulièrement chaotique au début. Le calendrier ambitieux ainsi que la migration simultanée de nombreux processus métier critiques ont posé des défis en production. Ce n’est qu’après environ 6 à 12 mois que la situation s’est stabilisée.
Afin de préparer les collaborateurs à cette nouvelle façon de travailler, nous avons mis en place des mesures de formation complètes. Celles-ci comprenaient des guides pratiques, des FAQ sur l’intranet ainsi que des sessions d’assistance régulières au cours des premiers mois suivant la mise en service.
BCS en action : une plateforme centrale
Aujourd'hui, BCS est un élément central de notre quotidien professionnel et nous accompagne dans presque toutes les phases de la gestion de projet ainsi que dans les processus métier connexes.
Planification et pilotage de projet
La planification et le pilotage de nos projets s’effectuent entièrement dans BCS. Les structures de projet sont créées à partir de modèles qui permettent une mise en place rapide et standardisée de nouveaux projets. Ces modèles contiennent des phases, des tâches et des jalons prédéfinis qui peuvent être adaptés si nécessaire.
La possibilité de gérer les versions des objets constitue un avantage majeur. Les modifications apportées aux structures de projet peuvent être retracées, ce qui revêt une importance particulière dans le cas de projets complexes impliquant de nombreux participants.
Gestion des tâches et collaboration
La gestion des tâches est un élément central de notre travail quotidien. Les tâches sont clairement définies, les responsabilités attribuées et les progrès documentés. Les fonctions intégrées de reporting permettent aux chefs de projet de présenter à tout moment l’état d’avancement actuel de manière transparente.
La collaboration s’effectue au-delà des sites et des services. Des équipes de différents pays accèdent simultanément aux mêmes données et travaillent dans un environnement commun. Cela améliore la coordination et réduit les malentendus.
Planification des ressources
La planification des ressources est étroitement liée à la planification des projets. Les collaborateurs sont affectés à des projets et à des tâches, et leur charge de travail peut être analysée en temps réel. Cela permet une meilleure planification des capacités et évite toute surcharge ou sous-utilisation des ressources.
Saisie des temps et facturation
La saisie intégrée des temps constitue un élément essentiel de notre utilisation de BCS. Les collaborateurs saisissent leurs heures de travail directement dans le système, ce qui crée une base transparente et traçable pour la facturation.
À cela s’ajoutent des fonctions de gestion des frais professionnels et des frais de déplacement. Ces processus sont entièrement intégrés à BCS et permettent un traitement de bout en bout, du projet à la facturation.
Contrôle de projet et reporting
BCS offre de nombreuses possibilités en matière de contrôle de projet. Des indicateurs tels que l’avancement du projet, l’utilisation du budget ou l’utilisation des ressources peuvent être analysés en temps réel. Cela facilite à la fois le pilotage opérationnel et les décisions stratégiques dans la gestion de portefeuille.
Les fonctions de reporting permettent de créer des analyses et des rapports personnalisés. Ceux-ci sont utilisés aussi bien en interne qu’à l’intention des clients.
Intégration et automatisation
L’un des grands avantages de BCS est la possibilité de définir des interfaces et d’automatiser des processus. Cela nous a permis d’intégrer le système en profondeur dans notre environnement informatique existant.
Les options d'administration permettent en outre un suivi efficace du fonctionnement du système. Les dysfonctionnements peuvent être rapidement détectés et résolus.
Mise à disposition centralisée en tant que service partagé
Chez nous, BCS est exploité en tant que service partagé centralisé. Cela signifie que la plateforme est mise à disposition à l'échelle du groupe et fait l'objet d'un développement continu. En étroite collaboration avec Projektron, nous procédons régulièrement à des ajustements et intégrons les exigences dans le développement du produit.
Notre bilan après six ans d'utilisation de BCS : plus de transparence, un meilleur pilotage
Après plus de six ans d'utilisation, BCS s'est imposé comme un élément incontournable de notre chaîne de valeur. Malgré une phase de mise en place difficile, les avantages l'emportent aujourd'hui clairement.
Il convient notamment de souligner :
une grande transparence sur les projets et les ressources
l'intégration de différents processus métier dans un seul système
le soutien à la coopération internationale
la flexibilité et l'évolutivité de la solution
L'adhésion des collaborateurs est globalement élevée, en particulier chez les chefs de projet, qui apprécient les nombreuses fonctionnalités de planification et de pilotage. Le support et la collaboration avec Projektron sont également perçus de manière positive.
À l’avenir, nous prévoyons d’étendre encore l’utilisation de BCS. D’autres sociétés du groupe doivent être connectées, et des fonctionnalités supplémentaires doivent être davantage exploitées.
Le développement continu du logiciel ainsi que l’étroite collaboration avec Projektron nous donnent l’assurance que nous pourrons également répondre avec succès aux exigences futures.
