Geplant richig entschieden!
Anwenderbericht von BIRKHOLZ UND PARTNERS Ingenieure und Fachplaner für Medizin und Informationstechnik GmbH
Wir beraten seit 1994 Kliniken, Krankenhäuser, Großpraxen, Spitzenforschungsinstitute und Regierungsorganisationen bei der Beschaffung von Medizin- und Informationstechnik. In diesem Umfeld den Überblick zu bewahren, erfordert Umsicht, Fachkenntnis und Erfahrung. Um dies zu erreichen, ist der Einsatz und die Unterstützung durch eine umfassende Projektmanagement-Software wie BCS für uns unerlässlich.
Über BIRKHOLZ+
Krankenhäuser, Kliniken und Großpraxen vertrauen seit 1994 auf unsere Expertise im Bereich der Medizin- und Informationstechnik. Als Ingenieure und Fachplaner bieten wir eine ganzheitliche Unterstützung – von der initialen, herstellerunabhängigen Beratung und Bedarfsermittlung über die Fachplanung und Beschaffung bis hin zur Projektrealisierung.
Ingenieure, Physiker, Informatiker – Hand in Hand seit 1994
Der strukturelle Umbruch im Gesundheitswesen erfordert Lösungen, die Technik und Ökonomie vereinen. Wir begleiten diesen Prozess mit fundierter Fachkenntnis und einem klaren Blick für nachhaltige Versorgungsstrukturen.
Unter dem Motto „Geplant richtig entscheiden“ bündeln wir das Know-how unserer Ingenieure, Architekten, Physiker und Informatiker. Gemeinsam entwickeln wir nachhaltige und funktionale Lösungen, die das Gesundheitswesen zukunftssicher gestalten. Dabei setzen wir auf individuelle Betrachtungen statt auf Standardlösungen.
Unser Ziel ist es, die Basis für wirtschaftlich stabile und technisch innovative Konzepte zu schaffen, die den Anforderungen von morgen schon heute gerecht werden.
Seit 2008 ist BCS im Einsatz
Als Planungsbüro betreuen wir für unsere Kunden eine Vielzahl komplexer Projekte mit unterschiedlichen Laufzeiten, Budgets und Projektbeteiligten.
Vor der Einführung von BCS war unsere IT-Softwarelandschaft durch dezentrale Insellösungen geprägt. Die Projektorganisation, Zeiterfassung und das Kundenmanagement wurden über mehrere Einzellösungen und teilweise auch manuelle Prozesse abgebildet.
Mit wachsender Projektanzahl stieg die Herausforderung, Überschneidungen frühzeitig zu erkennen sowie Terminschienen und Budgets konsistent zu überwachen. Aus diesem Grund wurde eine integrierte Lösung gesucht, die sowohl die Projektarbeit und den Planungsprozess als auch ein professionelles CRM abbildet und für das gesamte Unternehmen funktioniert.
Entscheidung für BCS
Auf unserer Suche nach einer neuen Softwarelösung entschieden wir uns im Jahr 2008 nach einem intensiven Auswahlprozess für BCS.
Ausschlaggebend war die lückenlose Abdeckung unserer Anforderungen, wie beispielsweise die flexible Anpassbarkeit an HOAI-nahe Projektstrukturen sowie ein integriertes CRM für Angebote, Akquisen und Kundenpflege sowie eine transparente Budgetplanung. Ein weiterer Pluspunkt war die Möglichkeit, Prozesse individuell zu konfigurieren, ohne aufwändige Zusatzentwicklungen. Für uns war außerdem besonders wichtig, dass wir von einer einheitlichen Plattform profitieren und Prozesse standardisiert, aber dennoch flexibel abbilden können.
Bereits zum Ende des Jahres 2008 steuerten wir alle Projekte aus dem Bereich Informationstechnik über die Software; im Jahr 2009 folgte die Migration des Bereichs Medizintechnik. Seitdem organisieren wir unsere komplexen Projekte vollständig mit BCS und nutzen die Software, um Aufgaben, Ressourcen und Zeitpläne effizient zu planen, Budgets im Blick zu behalten, Arbeitszeiten transparent zu erfassen und Projektfortschritte übersichtlich zu dokumentieren.
Besonders die Integration von Projektmanagement und CRM in einer Plattform erleichtert die tägliche Zusammenarbeit – so behalten wir den Überblick, steigern unsere Effizienz und können Projekte deutlich strukturierter und erfolgreicher umsetzen.
Vom PM-Tool zum Business-Betriebssystem
Nach drei Jahren erfolgreicher Nutzung im Projektmanagement evaluierten wir Anfang 2012, ob BCS auch unsere bisherige ERP-Lösung ersetzen kann. Unser Ziel: eine einheitliche Software für alle externen Kundenprojekte sowie interne Geschäfts- und Organisationsprozesse.
Im zweiten Quartal 2012 startete die Planung der „zweiten Ausbaustufe“, die zum Jahreswechsel 2013 live ging. Seitdem nutzen wir BCS als zentrales Steuerungselement und bilden Angebote und Verträge, Rechnungen, Reisekosten, Urlaubsplanung sowie das interne Controlling zentral in BCS ab.
Der entscheidende Mehrwert liegt für uns in der Vernetzung der Projektdaten mit den administrativen Prozessen. Über den Projekt-Assistenten setzen wir neue Projekte nach Vorlagen auf, was Zeit spart und die Qualität sichert. In der visuellen Terminplanung reagieren wir dank Drag-and-Drop flexibel auf Änderungen.
Die nahtlose Zeiterfassung auf Arbeitspakete liefert uns valide Daten für den Projektfortschritt, während die Urlaubsverwaltung frühzeitig Engpässe in der Ressourcenplanung aufzeigt. Auch die Reisekostenabrechnung und die Faktura laufen direkt über das System.
Früher haben wir viel Zeit damit verloren, Daten mühsam zusammenzuführen. Heute bietet uns BCS eine lückenlose Kette – von der ersten Idee bis zur Abrechnung. Die Software ist weit mehr als ein Planungswerkzeug; sie ist das fundamentale Betriebssystem unserer täglichen Arbeit.
Ausblick und Fazit
BCS ist für uns ein zentrales Werkzeug, das operative Projektarbeit, Ressourcenplanung und Kundenmanagement effizient miteinander verbindet. Die Lösung passt sich flexibel unseren Anforderungen an und unterstützt uns dabei, Projekte termingerecht, budgetgerecht und kundenorientiert umzusetzen.
Ein wichtiger Meilenstein war der Umzug unserer Serverinstallation in das Hosting der Projektron GmbH im August 2022. Der Wechsel verlief reibungslos; seither profitieren wir von einer hochverfügbaren und performanten Cloud-Umgebung. Den Wartungsaufwand haben wir deutlich minimiert: Bei jedem Release prüfen wir neue Funktionen, die der Projektron-Support schnell und unkompliziert für uns einspielt. Wir schätzen diese partnerschaftliche Zusammenarbeit sehr – insbesondere, dass unsere Anregungen direkt in die Weiterentwicklung der Software einfließen.
