Bien planifié, bien décidé !
Témoignage client de BIRKHOLZ UND PARTNERS Ingenieure und Fachplaner für Medizin und Informationstechnik GmbH
Depuis 1994, nous conseillons des cliniques, des hôpitaux, de grands cabinets médicaux, des instituts de recherche de premier plan et des organismes gouvernementaux dans l’acquisition de technologies médicales et informatiques. Garder une vue d’ensemble dans cet environnement exige discernement, expertise et expérience. Pour y parvenir, l’utilisation et l’accompagnement d’un logiciel complet de gestion de projets tel que BCS sont indispensables pour nous.
À propos de BIRKHOLZ+
Depuis 1994, les hôpitaux, les cliniques et les grands cabinets médicaux font confiance à notre expertise dans le domaine des technologies médicales et informatiques. En tant qu’ingénieurs et planificateurs spécialisés, nous proposons un accompagnement global – du conseil initial indépendant des fabricants et de l’analyse des besoins à la planification spécialisée, aux achats et à la réalisation des projets.
Ingénieurs, physiciens et informaticiens – main dans la main depuis 1994
La transformation structurelle du secteur de la santé exige des solutions qui associent technologie et efficacité économique. Nous accompagnons ce processus avec une expertise approfondie et une vision claire des structures de soins durables.
Sous la devise « Bien planifier, bien décider », nous réunissons le savoir-faire de nos ingénieurs, architectes, physiciens et informaticiens. Ensemble, nous développons des solutions durables et fonctionnelles qui contribuent à préparer le secteur de la santé aux défis de demain. Nous privilégions les approches sur mesure plutôt que les solutions standard.
Notre objectif est de créer les bases de concepts économiquement stables et technologiquement innovants, capables de répondre dès aujourd’hui aux exigences de demain.
BCS est utilisé depuis 2008
En tant que bureau d’études et de planification, nous gérons pour nos clients de nombreux projets complexes présentant des durées, des budgets et des parties prenantes variés.
Avant l’introduction de BCS, notre environnement logiciel informatique reposait sur des solutions décentralisées et isolées. L’organisation des projets, la saisie des temps et la gestion des clients étaient assurées à l’aide de plusieurs solutions distinctes et, dans certains cas, de processus manuels.
Avec l’augmentation du nombre de projets, il est devenu de plus en plus difficile d’identifier suffisamment tôt les chevauchements et de suivre de manière cohérente les échéances et les budgets. Nous avons donc recherché une solution intégrée capable de couvrir à la fois le travail de projet et les processus de planification, ainsi qu’un CRM professionnel pour l’ensemble de l’entreprise.
Le choix de BCS
Dans le cadre de notre recherche d’une nouvelle solution logicielle, nous avons choisi BCS en 2008 à l’issue d’un processus de sélection approfondi.
Le facteur décisif a été la couverture complète de nos exigences, notamment la grande flexibilité d’adaptation aux structures de projet proches de la HOAI, un CRM intégré pour les offres, les opportunités commerciales et la gestion de la relation client, ainsi qu’une planification budgétaire transparente. Un autre avantage important résidait dans la possibilité de configurer individuellement les processus sans développements spécifiques complexes. Il était également essentiel pour nous de bénéficier d’une plateforme unique permettant de standardiser les processus tout en conservant la flexibilité nécessaire.
Dès la fin de l’année 2008, nous pilotions avec le logiciel tous les projets du domaine des technologies de l’information ; en 2009, le domaine des technologies médicales a également été migré vers BCS. Depuis, nous gérons l’ensemble de nos projets complexes avec BCS et utilisons le logiciel pour planifier efficacement les tâches, les ressources et les échéances, garder les budgets sous contrôle, saisir les temps de travail de manière transparente et documenter clairement l’avancement des projets.
L’intégration de la gestion de projets et du CRM sur une même plateforme facilite tout particulièrement la collaboration au quotidien – nous conservons ainsi une vue d’ensemble, améliorons notre efficacité et pouvons réaliser nos projets de manière nettement plus structurée et plus efficace.
De l’outil de gestion de projets au système d’exploitation de l’entreprise
Après trois années d’utilisation réussie dans la gestion de projets, nous avons évalué début 2012 si BCS pouvait également remplacer notre solution ERP existante. Notre objectif : disposer d’un logiciel unique pour tous les projets clients externes ainsi que pour les processus internes de l’entreprise et de l’organisation.
Au deuxième trimestre 2012, nous avons commencé à planifier la « deuxième phase d’extension », qui a été mise en service au début de l’année 2013. Depuis, nous utilisons BCS comme outil central de pilotage et y gérons de manière centralisée les offres et les contrats, les factures, les frais de déplacement, la planification des congés ainsi que le contrôle de gestion interne.
Pour nous, la principale valeur ajoutée réside dans la mise en relation des données de projet avec les processus administratifs. Grâce à l’assistant de projet, nous créons de nouveaux projets à partir de modèles, ce qui nous fait gagner du temps et garantit la qualité. Dans la planification visuelle des échéances, la fonction glisser-déposer nous permet de réagir avec souplesse aux changements.
La saisie continue des temps sur les lots de travail nous fournit des données fiables sur l’avancement des projets, tandis que la gestion des congés permet d’identifier suffisamment tôt les goulets d’étranglement dans la planification des ressources. Les frais de déplacement et la facturation sont également traités directement dans le système.
Auparavant, nous perdions beaucoup de temps à rassembler laborieusement les données. Aujourd’hui, BCS nous offre une chaîne de processus continue – de la première idée jusqu’à la facturation. Le logiciel est bien plus qu’un outil de planification ; il constitue le système d’exploitation fondamental de notre travail quotidien.
Perspectives et conclusion
BCS est pour nous un outil central qui relie efficacement le travail opérationnel de projet, la planification des ressources et la gestion des clients. La solution s’adapte avec souplesse à nos exigences et nous aide à réaliser nos projets dans les délais, dans le respect des budgets et en restant orientés vers les besoins de nos clients.
Une étape importante a été la migration de notre installation serveur vers l’hébergement de Projektron GmbH en août 2022. Le changement s’est déroulé sans difficulté ; depuis, nous bénéficions d’un environnement cloud hautement disponible et performant. Nous avons considérablement réduit les efforts de maintenance : à chaque nouvelle version, nous examinons les nouvelles fonctionnalités, que le support Projektron met en place pour nous rapidement et simplement. Nous apprécions beaucoup cette collaboration partenariale – en particulier le fait que nos suggestions soient directement intégrées au développement continu du logiciel.
