¡Bien planificado, bien decidido!
Caso de éxito de BIRKHOLZ UND PARTNERS Ingenieure und Fachplaner für Medizin und Informationstechnik GmbH
Desde 1994, asesoramos a clínicas, hospitales, grandes consultas médicas, institutos de investigación de primer nivel y organismos gubernamentales en la adquisición de tecnología médica y de la información. Mantener una visión global en este entorno requiere criterio, conocimientos especializados y experiencia. Para conseguirlo, el uso y el soporte de un software integral de gestión de proyectos como BCS son indispensables para nosotros.
Sobre BIRKHOLZ+
Desde 1994, hospitales, clínicas y grandes consultas médicas confían en nuestra experiencia en el ámbito de la tecnología médica y de la información. Como ingenieros y especialistas en planificación, ofrecemos un apoyo integral – desde el asesoramiento inicial independiente de fabricantes y el análisis de necesidades hasta la planificación especializada, las adquisiciones y la ejecución de proyectos.
Ingenieros, físicos e informáticos – trabajando juntos desde 1994
La transformación estructural del sector sanitario requiere soluciones que combinen tecnología y eficiencia económica. Acompañamos este proceso con amplios conocimientos especializados y una visión clara de unas estructuras asistenciales sostenibles.
Bajo el lema «Planificar bien, decidir bien», reunimos los conocimientos de nuestros ingenieros, arquitectos, físicos e informáticos. Juntos desarrollamos soluciones sostenibles y funcionales que contribuyen a preparar el sector sanitario para el futuro. Apostamos por enfoques personalizados en lugar de soluciones estándar.
Nuestro objetivo es sentar las bases de conceptos económicamente sólidos y tecnológicamente innovadores que respondan hoy a las exigencias del futuro.
BCS en uso desde 2008
Como oficina de planificación e ingeniería, gestionamos para nuestros clientes numerosos proyectos complejos con diferentes duraciones, presupuestos y partes implicadas.
Antes de la implantación de BCS, nuestro entorno de software informático se caracterizaba por soluciones descentralizadas y aisladas. La organización de proyectos, el registro de tiempos y la gestión de clientes se realizaban mediante varias soluciones independientes y, en algunos casos, también mediante procesos manuales.
A medida que aumentaba el número de proyectos, también crecía el reto de detectar posibles solapamientos con suficiente antelación y controlar de forma coherente los calendarios y los presupuestos. Por este motivo, buscamos una solución integrada que cubriera tanto el trabajo de proyecto y los procesos de planificación como un CRM profesional para toda la empresa.
La decisión de elegir BCS
Durante nuestra búsqueda de una nueva solución de software, en 2008 nos decidimos por BCS tras un exhaustivo proceso de selección.
El factor decisivo fue que cubría por completo nuestros requisitos, entre ellos la flexibilidad para adaptarse a estructuras de proyecto basadas en la HOAI, un CRM integrado para ofertas, oportunidades comerciales y gestión de clientes, así como una planificación presupuestaria transparente. Otra ventaja importante fue la posibilidad de configurar los procesos de forma individual sin necesidad de desarrollos adicionales complejos. Para nosotros también era especialmente importante beneficiarnos de una plataforma única que permitiera estandarizar los procesos sin renunciar a la flexibilidad.
A finales de 2008 ya gestionábamos con el software todos los proyectos del área de tecnología de la información; en 2009 siguió la migración del área de tecnología médica. Desde entonces, gestionamos íntegramente nuestros proyectos complejos con BCS y utilizamos el software para planificar de forma eficiente tareas, recursos y calendarios, controlar los presupuestos, registrar las horas de trabajo de forma transparente y documentar claramente el progreso de los proyectos.
En particular, la integración de la gestión de proyectos y el CRM en una única plataforma facilita la colaboración diaria – de este modo mantenemos una visión global, aumentamos nuestra eficiencia y podemos ejecutar los proyectos de una forma mucho más estructurada y eficaz.
De herramienta de gestión de proyectos a sistema operativo empresarial
Tras tres años de uso satisfactorio en la gestión de proyectos, a principios de 2012 evaluamos si BCS también podía sustituir nuestra solución ERP anterior. Nuestro objetivo: contar con un software único para todos los proyectos externos de clientes, así como para los procesos internos de negocio y organización.
En el segundo trimestre de 2012 comenzamos a planificar la «segunda fase de ampliación», que entró en funcionamiento a comienzos de 2013. Desde entonces, utilizamos BCS como elemento central de gestión y administramos de forma centralizada en BCS las ofertas y los contratos, las facturas, los gastos de viaje, la planificación de vacaciones y el controlling interno.
Para nosotros, el valor añadido decisivo reside en la conexión de los datos de los proyectos con los procesos administrativos. Con el asistente de proyectos creamos nuevos proyectos a partir de plantillas, lo que ahorra tiempo y garantiza la calidad. En la planificación visual de plazos, la función de arrastrar y soltar nos permite reaccionar con flexibilidad a los cambios.
El registro continuo de tiempos en paquetes de trabajo nos proporciona datos fiables sobre el progreso de los proyectos, mientras que la gestión de vacaciones permite detectar con antelación cuellos de botella en la planificación de recursos. La liquidación de gastos de viaje y la facturación también se gestionan directamente en el sistema.
Antes dedicábamos mucho tiempo a reunir datos de forma laboriosa. Hoy, BCS nos ofrece una cadena de procesos sin interrupciones – desde la primera idea hasta la facturación. El software es mucho más que una herramienta de planificación; es el sistema operativo fundamental de nuestro trabajo diario.
Perspectivas y conclusión
BCS es para nosotros una herramienta central que conecta de forma eficiente el trabajo operativo de los proyectos, la planificación de recursos y la gestión de clientes. La solución se adapta con flexibilidad a nuestros requisitos y nos ayuda a ejecutar los proyectos dentro de los plazos y presupuestos previstos y con una clara orientación al cliente.
Un hito importante fue la migración de nuestra instalación de servidor al hosting de Projektron GmbH en agosto de 2022. El cambio se realizó sin problemas; desde entonces, nos beneficiamos de un entorno cloud de alta disponibilidad y alto rendimiento. Hemos reducido considerablemente el esfuerzo de mantenimiento: con cada nueva versión revisamos las nuevas funciones, que el soporte de Projektron implementa para nosotros de forma rápida y sencilla. Valoramos mucho esta colaboración basada en una relación de confianza – especialmente el hecho de que nuestras sugerencias se incorporen directamente al desarrollo continuo del software.
