Personalverwaltung und Bewerbermanagement

Vom Erfassen von Bewerbungen bis hin zur Personalentwicklung - Alles in Projektron BCS

Projektmanagement bedeutet auch Mitarbeiterführung. Ihr Projekterfolg steht und fällt mit der Besetzung, Kompetenz und Motivation Ihres Projektteams. Daher unterstützt Sie Projektron BCS nicht nur bei der Planung und Durchführung Ihrer Projekte, sondern bringt gleich die Funktionen einer HR-Software mit und organisiert sämtliche Prozesse Ihres Personalwesens: Von der Erfassung von Bewerbungen und den Einstellungsprozess über die Lohn-, Arbeitszeit- und Urlaubsverwaltung bis hin zum Skill-Management und der Personalentwicklung.


  • Interaktive Mitarbeiterinterna-Grafik mit dynamischer Filterfunktion
  • Tabellenansicht Mitarbeiterinterna in BCS
  • Urlaub und FZA in Projektron BCS

Bewerbermanagement mit BCS: Automatisieren Sie Ihr Recruiting

Bewerbermanagement mit BCS: Automatisieren Sie Ihr Recruiting

Vom detaillierten Erfassen von Bewerbungen bis hin zur Einstellung: Mit Projektron BCS erfasst Ihr Personalmanagement eingegangene Bewerbungen mit allen relevanten Informationen und zugehörigen Dokumenten in einer digitalen Bewerberakte und erleichtert es Ihnen, im Team gemeinschaftlich den passenden Kandidaten auszuwählen. Erfassen lassen sich nicht nur Bewerbungen externer Personen, sondern auch interne Bewerbungen durch Mitarbeiter.

Mit Status zum aktuellen Stand der Bewerbung und Optionen für das weitere Vorgehen führt Sie Projektron BCS sicher durch den gesamten Bewerbungsprozess. Sofort erkennen Sie beispielsweise, ob die Bewerbung geprüft oder der Bewerber bereits zu einem Gespräch eingeladen wurde. Das Vergleichen von Bewerbern macht eine tabellarische Bewerberübersicht besonders einfach. Wie von Projektron BCS gewohnt, stellen Sie relevante Informationen individuell zusammen und filtern gezielt nach gesuchten Aspekten.

Im Team die richtigen Bewerber auswählen

Möchten Sie einen Bewerber persönlich kennenlernen, können Sie mit wenigen Klicks einen Termin für ein Gespräch organisieren. Dank der neuen Terminkategorie sehen die eingeladenen Mitarbeiter auf einen Blick in Ihren Kalendern, dass sie für ein Bewerbungsgespräch eingeplant sind. Ob Personalmanager, Abteilungsleiter oder Mitarbeiter: Alle am Bewerbungsprozess Beteiligten können Ihre persönliche Bewertung hinterlegen und so bei der fundierten Bewerberauswahl unterstützen.

Priorisieren Sie Bewerbungen und lassen Sie über die Erinnerungsfunktion in BCS involvierte Kollegen wissen, dass Ihr Feedback noch aussteht. In BCS greifen alle Kollegen zentral auf die aktuellen Bewerberinformationen zu und geben ihre Einschätzung zum Bewerber ab.

Den Versand von Eingangsbestätigungen, Absagen und Einladungsmails nehmen Sie mit BCS automatisch vor. Greifen Sie dabei auf einmal formulierte und designte Vorlagen zurück.

Aus Bewerber wird Kollege: Onboarding mit BCS

Aus Bewerber wird Kollege: Onboarding mit BCS

Haben Sie den passenden Mitarbeiter gefunden, ist die Einstellung ein Leichtes: Bewerber lassen sich in Projektron BCS einfach in eine interne Abteilung umziehen. Die digitale Bewerberakte wird so im Nu zur digitalen Personalakte. Ein erneutes Anlegen der Stammdaten ist nicht mehr erforderlich.

Ihr Vertragsangebot lassen Sie dem künftigen Kollegen direkt in BCS zukommen, ebenso wie die Informationen zum Onboarding-Plan. Verträge, Zeugnisse und alle weiteren häufig verwendeten Dokumente können Sie in BCS als Vorlagen anlegen und so Ihre HR-Arbeit erheblich erleichtern.

Zentrale Mitarbeiterdaten: Aus einer Quelle

Zentrale Mitarbeiterdaten: Aus einer Quelle

Aktuelle, konsistente Mitarbeiterdaten, auf die Berechtigte schnell zugreifen können – in Projektron BCS Standard. Denn: Ihre interne Organisationsstruktur inklusive der personalrelevanten Daten jedes einzelnen Mitarbeiters verwalten Sie in BCS zentral.

Dank ganzheitlichem Ansatz sorgen die strukturierten Datensätze für eine Vielzahl von Synergieeffekten. So wird der vertraglich vereinbarte Urlaub aus den Mitarbeiterdaten automatisch ins Urlaubsmanagement übernommen genauso wie das Arbeitszeitmodell als Basis für die Zeiterfassung und die Ressourcenvorschau dient. 

Zudem lassen sich interne Stundensätze zentral verwalten und flexibel gruppieren, beispielsweise nach Qualifikationslevel, Tarif oder Abteilung. Das spart Zeit, vor allem bei der Datenpflege.

Im Sinne des Employee Self Service können Ihre Mitarbeiter die eigenen Abwesenheiten, erfasste Arbeitszeiten und persönliche Daten einsehen und aktualisieren, Urlaub beantragen, Stellvertreter benennen oder eine Auszahlung von Überstunden beantragen. Damit sorgen Sie für Transparenz und sparen sich weiteren Verwaltungsaufwand.

Automatisierung: Onboarding und Offboarding prozessgesteuert

Automatisierung: Onboarding und Offboarding prozessgesteuert

In BCS modellieren Sie in wenigen Schritten Ihren eigenen Prozesse fürs Onboarding neuer und das Offboarding scheidender Mitarbeiter. Definieren Sie nach Ihren eigenen internen Standards und Anforderungen, welcher Mitarbeiter oder welche Abteilung wann welche Aufgabe in welcher Reihenfolge zu erledigen hat, sei es im Auswahlprozess, im Einstellungsprozess, im Einarbeitungsprozess oder im Ausstellungsprozess.

Nutzen Sie hierfür folgende Möglichkeiten zur Prozessmodellierung in BCS:

  • Systemgesteuerte Workflows und Checklisten inklusive Zuständigkeiten, Bearbeitungsreihenfolge, Reaktionszeiten und Ampelfunktion
  • BPMN-Designer, mit dem Sie Ihre Personalprozesse passgenau modellieren können

BCS benachrichtigt jeden prozessbeteiligten Mitarbeiter automatisch, sobald sein Handeln erforderlich ist. So stellen Sie sicher, dass all Ihre HR-Prozesse zuverlässig, standardisiert und zügig ablaufen – ganz ohne Koordinationsaufwand.

Gabriele Schrenk

Vorstand der EANTC AG

Projektron BCS [lässt] die Zahnräder ineinandergreifen: Auswirkungen von Urlaubs- und Krankheitszeiten unserer Mitarbeiter auf Projektabläufe lassen sich mit Projektron BCS zum Beispiel auf einen Blick erkennen – ein Umtragen von Hand mit den daraus zwangsläufig folgenden Fehlern und Ungenauigkeiten entfällt.

Analysen und Auswertungen: Personaldaten grafisch und in Zahlen darstellen

Analysen und Auswertungen: Personaldaten grafisch und in Zahlen darstellen

Sie möchten wissen, wie viele männliche Mitarbeiter im Alter zwischen 24 und 40 Jahren in Ihrem Unternehmen beschäftigt sind, die ein Arbeitsmodell in Teilzeit gewählt haben und wie hoch deren Anteil an der Gesamtmenge der Mitarbeiter in dieser Altersgruppe ist? Möchten Sie wissen, wie hoch die Fluktuationsrate in einer bestimmten Altersgruppe in den letzten drei Monaten im Vergleich zum Vorjahreszeitraum war?

 Kein Problem: Für die Auswertung von Mitarbeiterinterna zu HR-relevanten Statistiken und KPIs bietet Projektron BCS eine interaktive Grafik mit dynamischer Filterfunktion. Sie werden interessante Fakten zu Ihrem Unternehmen, Ihrer Personalstruktur und Ihrer Mitarbeiterschaft entdecken, die Sie bisher nicht wussten! Wetten, dass?

Interpretieren Sie Ihre Daten und entwickeln sie auf dieser Grundlage fundierte Strategien, die Ihr Unternehmen langfristig nach vorn bringen. Natürlich können Sie Ihre Daten, als Diagramm oder als tabellarische Übersicht, als Bericht designen und ausgeben lassen.

Arbeitszeiterfassung, Lohnabrechnung und Lohnzuschläge: Flexibel abbilden

Arbeitszeiterfassung, Lohnabrechnung und Lohnzuschläge: Flexibel abbilden

In BCS erfassen Mitarbeiter Ihre Arbeitszeiten und Anwesenheiten problemlos selbst, entweder in Projektron BCS oder über die Projektron BCS-App. Die erfassten Zeiten landen zentral in BCS und werden automatisch mit dem dort hinterlegten Arbeitszeitmodell des jeweiligen Mitarbeiters abgeglichen und mit diesem verrechnet.

Ob Reisezeiten, Nachtarbeit oder Wochenendarbeit: Mit Projektron BCS verwalten Sie als Personalmanager Abweichungen vom regulären Entgelt zentral. Die jeweils passende Ausnahmeregel wählen Ihre Mitarbeiter direkt in der Zeiterfassung.

Sowohl vom Grundlohn differenzierende Stundensätze als auch prozentuale und absolute Zuschläge und Abschläge lassen sich dabei flexibel abbilden und präzise auswerten.

Selbst Gültigkeitszeiträume für diese Ausnahmeregeln – beispielsweise von 23:00 bis 06:00 Uhr oder sonntags – definieren Sie mit wenigen Klicks.

Zudem lässt sich festlegen, ob die Zuschläge standardmäßig zum Auszahlen vermerkt, in das Arbeitszeitkonto einfließen oder dem Freizeitausgleichsbudget gutgeschrieben werden.

Sie stellen Ihren Kunden Zuschläge in Rechnung? Diese externen Zuschläge und Regeln können Sie direkt an Kunden oder an Projekten hinterlegen. Die Sondervereinbarungen werden den Kundenbei der Rechnungsstellung in BCS entsprechend in Rechnung gestellt.

Über die DATEV-Schnittstelle machen Sie Anwesenheits- und Buchungsdaten aus BCS für die Weiterverarbeitung zur Lohnabrechnung und Lohnbuchhaltung nutzbar.

Urlaubsmanagement und Stellvertreterregelungen - Genehmigungsworkflow integriert

Urlaubsmanagement - Genehmigungsworkflow integriert

Sie brauchen Urlaub? Über ihren persönlichen Terminkalender in Projektron BCS planen und beantragen Sie im Nu Urlaub und Freizeitausgleiche (FZA). Ob diesjähriger Urlaub oder der Resturlaub aus dem Vorjahr: Ihren Urlaubsanspruch und Ihr aktuell verfügbares Urlaubsbudget können Sie in Projektron BCS jederzeit einsehen.

Wann und wie lange Ihre Kollegen außer Haus sind, sehen Sie sowohl im Terminkalender als auch im Urlaubsplan auf einen Blick. Auch Feiertage, individuelle Arbeitszeitmodelle und Krankheit werden mit berücksichtigt.

Als Personalverantwortlicher werden Sie per E-Mail von Projektron BCS informiert, sobald einer Ihrer Mitarbeiter Urlaub beantragt. Mit einem Klick können Sie Urlaubsanträge genehmigen oder ablehnen. Von den Info-E-Mails an die Mitarbeiter über die Stellvertreterregelung bis hin zum Aktualisieren des Urlaubsplans: Projektron BCS übernimmt automatisch alle weiteren Schritte für Sie. Genehmige Ulraubstermine verbucht BCS automatisch in der Zeiterfassung. Im Ressourcenmanagement für Ihre Projekte wird der Urlaubstermin in Echtzeit berücksichtigt.

Sie können Ihren Urlaub nicht antreten? Beantragen Sie bequem an Ihrem Urlaubstermin die Absage - der Personalverantwortliche wird dann über den Stornierungswunsch informiert.

Damit nichts liegenbleibt: praktische Stellvertreterregelung

Ob Urlaub, Freitzeitausgleich, Krankheit, Mutterschutz, Elternzeit oder Dienstreise: Ist ein Mitarbeiter nicht im Büro, wird ein Stellvertreter benötigt. Mit den Stellvertretungsterminen und den Funktionen zur Teamarbeit in Projektron BCS haben Sie die Möglichkeit Ihre Vertretung einfach zu organisieren und einen Stellvertreter zu benennen. Im definierten Zeitraum erhält Ihr Stellvertreter Zugriff auf Ihren persönlichen Überblick und kann Ihre Termine wahrnehmen. Zudem kann der Stellvertreter während Ihrer Abwesenheit Ihre Aufgaben, Tickets und Workflows bearbeiten und seine Aufwände buchen.

Skill-Management: Fähigkeiten bewusst eingesetzt

Skill-Management: Fähigkeiten bewusst eingesetzt

Wer kann was im Unternehmen? Nicht nur eine Frage, die für die Personalplanung von immenser Bedeutung ist, sondern – vor allem während der Teambildungsphase – auch Projektmanager beschäftigt.

Im Ressourcenmanagement von Projektron BCS können die Mitarbeiter ihre Fähigkeiten selbst angeben und bewerten. Welche Fähigkeiten den Mitarbeitern zur Auswahl stehen, wird zum Schutz vor Dubletten zentral verwaltet.

Über Suchmasken können Projektmanager und Personaler komfortabel Mitarbeiter mit spezifischen Qualifikationen, Sprachkenntnissen oder Zertifikaten ausfindig machen, deren Verfügbarkeit prüfen und so Spezialisten im Haus ganz gezielt einsetzen.

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