Flexus AG steuert Projektkalkulation, Ressourcenplanung und Faktura mit BCS

Es geht nicht nur um Projektplanung, Zeiterfassung oder Rechnungsstellung. Es geht um die Frage, wie ein wachsendes IT-Dienstleistungs- und Softwareunternehmen seine interne Wertschöpfung so strukturiert, dass viele unterschiedliche Leistungs-, Vertrags- und Abrechnungsmodelle beherrschbar bleiben. Flexus beschreibt sehr konkret, wie BCS als ERP-System für ein projektorientiertes Dienstleistungsgeschäft eingesetzt wird – von der ersten Kalkulation bis zur Faktura.

Ein Anwenderbericht über mehr als Projektmanagement

Viele Unternehmen starten mit BCS, weil sie ihre Projektplanung verbessern, Zeiten sauber erfassen oder Rechnungen strukturierter vorbereiten wollen. Bei Flexus geht der Einsatz deutlich weiter.

Das Unternehmen nutzt BCS heute als zentrale Plattform für Stammdaten, Projektstrukturen, Kalkulation, Angebotserstellung, Projektsteuerung, Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Spesenmanagement, Rechnungsstellung und DATEV-Vorbereitung. Damit wird der Anwenderbericht zu einem Best-Practice-Beispiel für alle Unternehmen, die Projektmanagement, ERP-Funktionen und kaufmännische Steuerung nicht getrennt betrachten möchten.

Flexus ist seit 1995 am Markt und hat sich vom Beratungsunternehmen zu einem Produkthersteller, Lizenzverkäufer und Beratungshaus für SAP-Intralogistik entwickelt. Das Unternehmen begleitet Kunden entlang des gesamten Materialflusses. Dazu gehören Yard- und Hofmanagement, Anlieferung, Wareneingang, Lagerung, Produktionslogistik, Kommissionierung, Verladung und Versand.

Diese fachliche Breite spiegelt sich auch intern wider. Flexus arbeitet nicht mit einem einfachen Standardprojektmodell, sondern mit vielen verschiedenen Leistungsarten: Projekte nach Aufwand, Festpreisprojekte mit Meilensteinen, Change Requests, Support und Wartung, Abonnements, interne Produktentwicklung und interne Organisationsprojekte.

Warum die Systemlandschaft bei Flexus neu gedacht wurde

Im Anwenderbericht beschreibt Stefan Popp, Geschäftsführer der Flexus AG, eine Ausgangssituation, die viele Dienstleister kennen. Über Jahre war eine interne Systemlandschaft entstanden, die grundsätzlich funktionierte, aber immer mehr Abstimmung erforderte.

Flexus hatte eigene Lösungen entwickelt, unter anderem für die Zeiterfassung und weitere interne Prozesse. Dazu kamen Systeme und Ablagen wie SharePoint, Teams, Outlook, Word-Vorlagen, OneNote, Planner, Zammad, Jira, Git, HubSpot und DATEV.

Jedes dieser Werkzeuge hatte seinen Zweck. Das Problem lag nicht darin, dass einzelne Systeme schlecht waren. Das Problem lag in den Übergängen. Zwischen Vertrieb, Projektmanagement, Leistungserbringung und Rechnungsstellung entstanden Medienbrüche. Informationen mussten übertragen, geprüft, ergänzt oder erneut abgeglichen werden.

Für ein Unternehmen, das selbst Software entwickelt und Kundenprojekte umsetzt, hat das eine zusätzliche Dimension: Jede interne Eigenentwicklung bindet Kapazität. Entwicklungszeit, die in interne Werkzeuge fließt, steht nicht für Kundenprojekte und Produktentwicklung zur Verfügung.

Der Anwenderbericht zeigt deshalb auch eine strategische Entscheidung: Flexus wollte keine neuen Eigenentwicklungen für interne Prozesse aufbauen. Stattdessen sollten Abläufe dort, wo es sinnvoll ist, stärker am BCS-Standard ausgerichtet werden.

Diese Haltung macht den Bericht besonders interessant für Geschäftsführungen und Operations-Verantwortliche. Es geht nicht nur um Softwareauswahl. Es geht um die Frage, wie viel Individualität interne Prozesse wirklich brauchen und an welcher Stelle ein etablierter Standard langfristig die bessere Grundlage schafft.

Das zentrale Thema: eine gemeinsame Datenbasis

Einer der stärksten Gedanken im Anwenderbericht ist die gemeinsame Datenbasis. Flexus beschreibt sehr klar, dass der eigentliche Nutzen von BCS nicht in einer einzelnen Funktion liegt, sondern in der Verbindung der Prozesse.

Dieses Zitat bringt den Kern des Anwenderberichts auf den Punkt: Flexus wollte Kalkulation, Angebot, Projektumsetzung und Rechnung nicht länger als getrennte Prozessinseln organisieren. Stattdessen sollten Vertrieb, Projektmanagement und Rechnungsstellung auf derselben Datenbasis arbeiten – mit gemeinsamen Stammdaten, Projektstrukturen, Aufträgen und Buchungen.

Der Anwenderbericht zeigt, wie Flexus diesen Anspruch mit BCS in der Praxis umsetzt. Aus einer Kalkulation wird ein Angebot, aus dem Angebot ein Auftrag, aus dem Auftrag ein Projekt und aus den erfassten Leistungen entsteht eine vorbereitete Grundlage für die Rechnungsstellung. Genau an diesen Übergängen entstehen in vielen Unternehmen Reibungsverluste: durch Word- und Excel-Vorlagen, doppelte Dateneingaben, getrennte Systeme oder fehlende Transparenz zwischen Fachabteilung, Sales, Projektleitung und Faktura.

Ein System für unterschiedliche Geschäftsmodelle

Besonders spannend ist der Blick auf die Prozessvielfalt bei Flexus. Das Unternehmen bildet in BCS nicht nur ein einzelnes Projektmodell ab, sondern sieben unterschiedliche Prozessarten: Projekte nach Aufwand, Festpreisprojekte mit Meilensteinen, Change Requests, Support und Wartung, Abonnements, interne Entwicklung sowie interne Organisationsprojekte.

Damit zeigt der Bericht sehr anschaulich, was moderne projektorientierte Dienstleistung heute bedeutet: Unternehmen müssen Aufwand, Festpreise, wiederkehrende Leistungen, Support, Produktentwicklung und interne Steuerung parallel im Griff behalten. Für IT-Dienstleister, Beratungshäuser, Softwareunternehmen und Engineering-Dienstleister ist der Bericht deshalb besonders relevant, wenn Projektgeschäft, Produktgeschäft und kaufmännische Prozesse immer stärker zusammenwachsen.

Warum Rechnungsstellung früher beginnt

Ein zentrales Thema des Berichts ist die Faktura. Bei Flexus war die Rechnungsstellung einer der wichtigsten Gründe für die Einführung von BCS. Denn genau hier zeigt sich, ob die vorgelagerten Prozesse funktionieren: Sind Kundendaten aktuell? Stimmen Stundensätze und Funktionssätze? Sind Leistungen, Spesen, Meilensteine und wiederkehrende Abrechnungen vollständig erfasst? Flexus rechnet sehr unterschiedliche Leistungen ab: von Dienstleistungen nach Aufwand über Festpreisprojekte, Lizenzen, Wartung und Support bis hin zu Abonnements, Tickets, Reisekosten und Zuschlägen. Der Anwenderbericht zeigt, wie BCS hilft, diese Vielfalt strukturierter vorzubereiten und kaufmännische Abläufe transparenter zu steuern.

Ressourcenplanung, Controlling und bessere Entscheidungen

Auch Ressourcenplanung und Projektcontrolling spielen eine wichtige Rolle. Flexus nutzt die Auslastungsprognose, um Mitarbeitende, Abteilungen und Platzhalter Projekten zuzuordnen und frühzeitig zu erkennen, wie sich Kapazitäten entwickeln. Gerade bei langfristigen Projekten, Festpreisvorhaben und interner Produktentwicklung wird sichtbar, wie eng Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Wirtschaftlichkeit und Abrechnung zusammenhängen. BCS wird damit nicht nur zur operativen Plattform, sondern zur Grundlage für bessere Entscheidungen im Tagesgeschäft.

Für wen sich der Bericht lohnt

Der Anwenderbericht ist besonders interessant für Unternehmen, die projektorientiert arbeiten und ihre Prozesse stärker verbinden möchten. Geschäftsführungen erhalten eine strategische Perspektive auf interne Wertschöpfung und Standardisierung. Kaufmännische Verantwortliche sehen, wie Projektabrechnung, DATEV-Vorbereitung, Spesen, Funktionssätze und wiederkehrende Leistungen zusammenspielen können. Projektleiter, PMO-Verantwortliche und Operations-Teams gewinnen Einblick in Projektstrukturen, Vorlagen, Zeiterfassung, Ressourcenplanung und Controlling. 

Der Bericht richtet sich an alle Organisationen, die mit wachsenden Projektzahlen, vielfältigen Abrechnungsmodellen, steigenden Transparenzanforderungen und gewachsenen Systemlandschaften umgehen müssen. Er ist starkes Beispiel dafür, wie BCS in einem anspruchsvollen, gewachsenen Unternehmensumfeld eingesetzt werden kann. Er zeigt nicht die Einführung einer einzelnen Funktion, sondern die Neuordnung einer gesamten Prozesskette von der Projektkalkulation bis zur Faktura.

Lesen Sie jetzt den vollständigen Anwenderbericht und erfahren Sie, wie Flexus mit BCS Projektkalkulation, Angebot, Zeiterfassung, Ressourcenplanung, Projektcontrolling, Rechnungsstellung und DATEV-Vorbereitung auf einer gemeinsamen Datenbasis verbindet.

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