Digitale Zeiterfassung nach TV-L

Die Arbeitszeiterfassung ist im öffentlichen Dienst längst kein rein administratives Thema mehr. Sie steht zunehmend im Zentrum arbeitsrechtlicher, technischer und politischer Diskussionen. Gerade für Einrichtungen, die nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) arbeiten, gewinnt die korrekte und transparente Dokumentation der Arbeitszeit an Bedeutung. Der TV-L regelt die Arbeitsbedingungen von hunderttausenden Beschäftigten – darunter Verwaltungsangestellte, Lehrkräfte, Bibliotheksmitarbeiter und viele mehr.

Während der TV-L bereits klare Vorgaben zur Arbeitszeit und zu Arbeitszeitmodellen enthält, ist die praktische Umsetzung in vielen Institutionen noch nicht digitalisiert oder nur unzureichend standardisiert. In der Realität zeigt sich ein heterogenes Bild: Manche Einrichtungen arbeiten mit papierbasierten Stundenzetteln, andere mit veralteten Excel-Lösungen, wieder andere nutzen moderne, digitale Zeiterfassungssysteme. Diese Vielfalt bringt Herausforderungen für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sowie für die interne Organisation und Planung mit sich.

Zugleich steigt der Druck, den Anforderungen einer modernen Arbeitswelt gerecht zu werden: Mobiles Arbeiten, flexible Arbeitszeiten, Homeoffice und Vertrauensarbeitszeit erfordern technische Lösungen, die über klassische Stempeluhr-Modelle hinausgehen. In diesem Spannungsfeld zwischen rechtlicher Verpflichtung und digitaler Transformation stellt sich die Frage: Wie kann eine digitale Zeiterfassung nach TV-L aussehen, die den Anforderungen an Rechtskonformität, Benutzerfreundlichkeit und organisatorische Effizienz gerecht wird?

Aktuelle Entwicklungen: EuGH-Urteil, BAG-Urteil und gesetzliche Vorgaben

Ein entscheidender Impuls zur Neuausrichtung kam mit dem EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019: Arbeitgeber in der EU sind verpflichtet, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen – zum Schutz der Arbeitnehmerrechte. In Deutschland wurde dies mit dem BAG-Urteil vom 13. September 2022 konkretisiert: Auch hier besteht auf Basis des § 3 ArbSchG eine Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung.

Für den öffentlichen Dienst bedeutet das: Auch Einrichtungen, die dem TV-L unterliegen, müssen Arbeitszeiten systematisch erfassen – selbst wenn tarifliche Regelungen wie Gleitzeit oder Mehrarbeit bereits bestehen. Historisch gewachsene Verfahren genügen dabei oft nicht mehr den heutigen rechtlichen oder technischen Anforderungen.

Der Gesetzgeber bereitet ein neues Gesetz zur Zeiterfassungspflicht vor, das elektronische Zeiterfassungssysteme verpflichtend machen soll. Öffentliche Einrichtungen sind dabei in besonderem Maße gefragt – nicht nur wegen der gesetzlichen Vorgaben, sondern auch aufgrund ihrer gesellschaftlichen Vorbildfunktion.

Der TV-L, also der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder, wurde 2006 eingeführt. Er regelt die Arbeitsverhältnisse der Beschäftigten der Länder mit Ausnahme Hessens, das einen eigenen Tarifvertrag (TV-H) abgeschlossen hat. Der TV-L ist ein umfassender Vertrag mit Regelungen zu Entgeltgruppen, Arbeitszeit, Urlaub, Befristung, Sonderzahlungen und mehr.

Der TV-L ist ein umfassendes tarifliches Regelwerk. Es enthält unter anderem Vorgaben für:

Entgeltgruppen und Vergütung

Arbeitszeit und Arbeitszeitmodelle

Urlaubsansprüche

Befristungen

Sonderzahlungen

Überstunden und Mehrarbeit

Er betrifft unter anderem Beschäftigte in:

Ministerien, Landesbehörden und Verwaltungen

Hochschulen, Universitäten und Schulen in öffentlicher Trägerschaft

Der TV-L unterscheidet sich in seiner Struktur und seinen Inhalten deutlich von klassischen Arbeitsverträgen der Privatwirtschaft. Er regelt zentral die Arbeitszeit der Beschäftigten im Landesdienst – und zwar weit über die reine Wochenarbeitszeit hinaus.

Der zum 1. Oktober 2006 eingeführte TV-L löste die bis dahin geltenden unterschiedlichen Regelwerke wie BAT/-O und MTArb/-O in Ost und West ab. Ziel war ein einheitliches Tarifrecht für die Länder.

Der TV-L gliedert sich in zwei Teile:

Allgemeiner Teil: Enthält grundlegende Regelungen, die weitgehend dem TVöD (Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst) entsprechen.

Teil B – Sonderregelungen: Bezieht sich auf spezifische Berufsgruppen wie Hochschulbeschäftigte, medizinisches Personal an und außerhalb von Universitätskliniken, Mitarbeiter im Justizvollzugsdienst oder Lehrkräfte.

Darüber hinaus bietet der TV-L vielfältige Möglichkeiten zur Flexibilisierung der Arbeitszeit. Dazu zählen Arbeitszeitkonten sowie Dienstvereinbarungen zur Festlegung von Rahmenarbeitszeiten oder wöchentlichen Arbeitszeitkorridoren – mit dem Ziel, sowohl den Bedürfnissen der Beschäftigten als auch den Anforderungen an moderne öffentliche Dienstleistungen gerecht zu werden.

Elemente der Flexibilisierung:

Arbeitszeitkonto (§10 Abs. 3–4 TV-L): Erfasst werden Plus- und Minusstunden, z. B. aus Gleitzeit oder Mehrarbeit.

Ausgleichszeiträume

Rahmenarbeitszeiten: müssen im Arbeitszeitkorridor liegen, Regelungsinstrument bei Gleitzeitmodellen (nicht explizit im TV-L definiert aber häufig in Dienstvereinbarungen verwendet)

Pausenregelungen (mind. 30 Minuten nach 6 Stunden Arbeit gemäß ArbZG)

Gleitzeitregelungen (nicht automatisch Bestandteil des TV-L, aber ermöglicht durch Öffnungsklauseln (§ 6 TV-L))

Bereitschaftszeiten (§ 9 TV-L)

Teilzeitbeschäftigung ist explizit im TV-L geregelt (§ 11 TV-L).

Die regelmäßige Wochenarbeitszeit wird in § 6 Abs. 1 TV-L geregelt. Sie unterscheidet sich je nach Tarifgebiet:

Tarifgebiet West: Zwischen 38:42 Stunden (z. B. Schleswig-Holstein) und 40:06 Stunden (z. B. Bayern).

Tarifgebiet Ost: Einheitlich 40 Stunden pro Woche (§ 6 Abs. 1 c TV-L)

Hinweis: Diese Werte gelten für Vollzeitbeschäftigte. Für Teilzeitbeschäftigte reduziert sich die regelmäßige Arbeitszeit entsprechend des vertraglich vereinbarten Beschäftigungsumfangs.

Einige Bundesländer haben über den TV-L hinaus eigene tarifliche Ergänzungen getroffen:

Solidarpakte in Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern und Sachsen-Anhalt ermöglichen reduzierte Arbeitszeiten.

In Schonbereichen wie Wechselschicht- oder Schichtarbeit liegt die Regelarbeitszeit bei 38,5 Stunden pro Woche (§ 6 Abs. 1 b TV-L).

Für Ärztinnen und Ärzte an Universitätskliniken wurde eine einheitliche Wochenarbeitszeit von 42 Stunden festgelegt – bundesweit.

Diese Komplexität zeigt: Eine präzise und regelkonforme Erfassung der Arbeitszeit ist für die Einhaltung des TV-L unerlässlich.

Regelmäßige Wochenarbeitszeit nach TV-L § 6 Abs. 1

Nicht jede Zeiterfassungslösung ist automatisch geeignet. Eine „TV-L-gerechte“ Zeiterfassung bedeutet weit mehr als das bloße Erfassen der Uhrzeiten von Kommen und Gehen. Sie muss die besonderen Strukturen und Regeln des TV-L zuverlässig, rechtssicher und alltagstauglich abbilden.

Ein System ist dann TV-L-gerecht, wenn es tarifliche, gesetzliche und organisatorische Anforderungen gleichermaßen abbilden kann.

Funktionen, die ein System mitbringen muss

1. Regionale Arbeitszeitregelungen automatisch zuordnen
   • Automatische Zuordnung der Sollarbeitszeit je Bundesland
   • Differenzierte Erfassung für West-/Ost-Regelungen, Schonbereiche und Sondergruppen
2. Arbeitszeitkonten & Gleitzeitregelungen verwalten
   • Darstellung von Zeitguthaben und -defiziten
   • Überträge und Kappungsgrenzen
   • Automatische Ausgleichszeiträume
3. Pausen automatisch erfassen und kontrollieren
   • Pflichtpausen gemäß ArbZG erkennen und validieren
   • Berücksichtigung von Telearbeit/Homeoffice
4. Überstunden und Mehrarbeit differenzieren
   • Mehrarbeit: zusätzliche Stunden von Teilzeitkräften bis zur Vollarbeitszeit
   • Überstunden: darüber hinaus bei Vollzeitkräften
   • Automatische Unterscheidung und Bewertung
5. Schonbereiche tarifkonform abbilden
   • Automatisierte Reduktion der Sollarbeitszeit z. B. bei Schichtdienst

Ein digitales Zeiterfassungssystem, das im öffentlichen Dienst nach TV-L eingesetzt werden soll, muss also mehr leisten als einfache Zeiteingabe. Es muss in der Lage sein, die tariflichen Rahmenbedingungen technisch abzubilden, und zugleich intuitiv bedienbar sein – schließlich soll es den Verwaltungsaufwand reduzieren, nicht erhöhen.

Zu den grundlegenden Anforderungen zählen:

Flexible Konfiguration von Arbeitszeitmodellen: Verschiedene Beschäftigtengruppen benötigen unterschiedliche Einstellungen – z. B. feste Arbeitszeiten, Gleitzeit mit Kernzeit, Teilzeitmodelle oder Schichtdienst.

Automatische Pausenregelung: Systeme sollten in der Lage sein, gesetzlich vorgeschriebene Pausen automatisch zu erkennen und korrekt abzuziehen.

Übersichtliche Gleitzeitkonten: Beschäftigte sollten jederzeit nachvollziehen können, wie ihr aktueller Arbeitszeitstand ist – transparent und in Echtzeit.

Korrekte Abbildung von Überstunden und Mehrarbeit: Die Trennung zwischen bezahlter Überstunde und Freizeitausgleich muss klar und revisionssicher erfolgen.

Rechtskonformität und Datenschutz: Die Einhaltung der DSGVO ist im öffentlichen Dienst besonders kritisch. Alle erfassten Daten müssen sicher gespeichert und verarbeitet werden – idealerweise auf Servern mit Standort in Deutschland oder unter eigener Kontrolle der Einrichtung.

Digitale Zeiterfassung muss intuitiv und rechtssicher sein. Papierbasierte Systeme oder einfache Excel-Tabellen reichen heute nicht mehr aus. Moderne Systeme ermöglichen:

Self-Services für Mitarbeiter (z. B. Zeiterfassungs-App)

Automatisierte Reports und Auswertungen für HR/Controlling

Schnittstellen zu Lohnabrechnung und Personalverwaltung

Digitale Zeiterfassung bietet viele Vorteile – ihre Einführung im öffentlichen Dienst ist jedoch komplex. Strukturelle, technische und organisatorische Hürden erschweren den Umstieg. Besonders das Zusammenspiel aus TV-L-Vorgaben, Verwaltungspraxis sowie Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen birgt Herausforderungen.

Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle in einer Einrichtung

In Behörden und Hochschulen treffen unterschiedlichste Arbeitszeitmodelle aufeinander: Vollzeit, Teilzeit mit variabler Stundenzahl, Gleitzeit, Schichtdienst oder Homeoffice. Diese Heterogenität erschwert die einheitliche und regelkonforme Zeiterfassung erheblich.

In vielen Einrichtungen werden Arbeitszeiten noch handschriftlich oder in Excel erfasst. Solche Lösungen sind fehleranfällig, schwer auswertbar und mit hohem manuellem Aufwand verbunden – besonders bei Prüfungen, Vertretungen oder Monatsabschlüssen. Auch isolierte Insellösungen ohne Systemanbindung sind weit verbreitet.

Nachvollziehbarkeit, Transparenz und Dokumentationspflichten

Im öffentlichen Dienst gelten strenge Anforderungen an die lückenlose Dokumentation von Arbeitszeiten – auch für externe Prüfungen oder arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen. Gleichzeitig wünschen sich Mitarbeiter jederzeit Einblick in ihre erfassten Zeiten – ohne Umwege oder Anträge.

Datenschutz und IT-Sicherheit

Die Erfassung und Verarbeitung von Arbeitszeitdaten berührt besonders sensible Informationen – und unterliegt im öffentlichen Dienst strengsten gesetzlichen Vorgaben. Datensicherheit, Zugriffskontrolle und DSGVO-Konformität sind Pflicht. Cloudlösungen stehen dabei häufig unter kritischer Beobachtung.

Die Vorteile digitaler Zeiterfassungssysteme liegen auf der Hand: Sie automatisieren Prozesse, reduzieren Fehler, schaffen Transparenz und ermöglichen eine effizientere Verwaltung. Doch wer glaubt, jede Zeiterfassungssoftware könne diese Aufgaben im öffentlichen Dienst gleichermaßen erfüllen, irrt. Gerade Einrichtungen, die dem Tarifvertrag der Länder (TV-L) unterliegen, stellen ganz besondere Anforderungen – und nicht jede Lösung auf dem Markt ist darauf vorbereitet.

Warum Standardlösungen oft nicht reichen

Viele kommerzielle Zeiterfassungssysteme richten sich an den allgemeinen Bedarf in der freien Wirtschaft. Sie funktionieren gut in klar strukturierten Unternehmen mit einheitlichen Arbeitszeitmodellen, klaren Hierarchien und vergleichsweise einfachen Abrechnungsmodellen.

Im öffentlichen Dienst hingegen sieht die Realität oft komplexer aus: Unterschiedliche Beschäftigtengruppen, tarifgebundene Sonderregelungen, wechselnde Arbeitsorte oder Projektarbeit quer durch Abteilungen.

Standardlösungen bieten häufig nur begrenzte Konfigurationsmöglichkeiten oder erfordern kostspielige Zusatzmodule, um tarifliche Anforderungen wie etwa Gleitzeitrahmen, Teilzeitvarianten oder differenzierte Überstundenregelungen abzubilden. Hinzu kommt, dass viele Systeme die Besonderheiten öffentlicher Träger – etwa im Bereich Datenschutz, Dokumentationspflicht oder interne Prüfbarkeit – nicht mitdenken.

Beispielhafte Anforderungen: projektbezogene Zeiterfassung, flexible Abrechnung, revisionssichere Speicherung

Ein Zeiterfassungssystem für den öffentlichen Dienst muss weit über die Basisfunktionen hinausgehen. Besonders gefragt ist zum Beispiel die projektbezogene Zeiterfassung. Viele Beschäftigte in Hochschulen, Forschungseinrichtungen oder Landesbehörden arbeiten an Drittmittelprojekten oder interdisziplinären Aufgaben, bei denen die exakte Zuordnung von Arbeitszeiten zu Projekten essenziell ist – nicht zuletzt für die spätere Abrechnung oder Fördermittelprüfung.

Gleichzeitig müssen Abrechnungsmodelle flexibel gestaltbar sein: Je nach Tarifgruppe, Arbeitszeitmodell oder Beschäftigungsverhältnis gelten unterschiedliche Regelungen zur Vergütung von Überstunden, Feiertagsarbeit oder Bereitschaftsdienst. Ein geeignetes System muss diese Variabilität technisch abbilden können – ohne dabei unübersichtlich oder fehleranfällig zu werden.

Ein weiterer zentraler Punkt ist die revisionssichere Speicherung aller Arbeitszeitdaten. Im öffentlichen Dienst müssen Zeiterfassungsdaten oft über mehrere Jahre hinweg archiviert werden – nachvollziehbar, lückenlos und vor Manipulation geschützt. Das erfordert nicht nur eine stabile technische Infrastruktur, sondern auch eine klare Datenstrategie, die mit den Vorgaben der DSGVO und den internen Richtlinien übereinstimmt.

Darüber hinaus sollten entsprechende Systeme ein durchdachtes Rollen- und Rechtemanagement bieten: Nicht jede Person darf jede Information sehen oder bearbeiten können – die Sichtbarkeit von Zeitkonten, Projektzeiten oder Abwesenheiten muss sich individuell steuern lassen.

Mit der systematischen Einführung von Projektron BCS hat das DVZ seine Applikationslandschaft konsolidiert und die internen Abläufe deutlich effizienter gestaltet. Die zentrale Plattform wird heute für alle Mitarbeiter genutzt und hat den Weg für ein papierloses Projektmanagement geebnet. Als nächster Schritt steht die Einführung des Portfoliomanagements auf der Agenda – ein weiterer Meilenstein auf dem Weg zu noch mehr Übersicht, Steuerbarkeit und Zukunftsfähigkeit im IT-gestützten Verwaltungsumfeld.

Zum Anwenderbericht des DVZ

Digitale Zeiterfassung ist nur dann eine echte Hilfe, wenn sie zur Organisation passt – und im öffentlichen Dienst heißt das: Sie muss tarifkonform, datenschutzsicher und flexibel genug für die komplexe Realität vor Ort sein. Projektron BCS erfüllt genau diese Anforderungen. Die webbasierte Projektmanagement- und Zeiterfassungssoftware wurde von Grund auf so entwickelt, dass sie sich individuell an unterschiedliche Strukturen, Rollen und Prozesse anpassen lässt – und dabei die Vorgaben des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) konsequent mitdenkt.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Vorteile für HR, Projektleitung und Mitarbeiter

Die Flexibilität von Projektron BCS macht die Software zu einem echten Mehrwert für unterschiedliche Nutzergruppen:

Personalabteilungen profitieren von automatisierten Prozessen, klaren Datenstrukturen und der Möglichkeit, individuelle TV-L-Regelungen zentral zu verwalten. Manuelle Korrekturen oder aufwändige Rückfragen gehören der Vergangenheit an.

Projektleiter können projektbezogene Zeiten direkt mitverfolgen und so Budgets besser planen und steuern – auch bei interdisziplinären oder geförderten Projekten.

Mitarbeiter erhalten maximale Transparenz über ihre Arbeitszeiten, Urlaubsstände und Überstunden – und können vieles selbstständig erledigen, ohne auf Papierformulare oder E-Mail-Anfragen angewiesen zu sein.

Integration in bestehende Prozesse – datenschutzkonform

Zahlreiche Ministerien, Hochschulen, Forschungseinrichtungen und Landesbehörden setzen bereits erfolgreich auf Projektron BCS. Sie schätzen die Kombination aus funktionaler Tiefe, individueller Anpassbarkeit und absoluter TV-L-Tauglichkeit. Unsere langjährige Erfahrung in der Zusammenarbeit mit dem öffentlichen Dienst macht uns zu einem verlässlichen Partner – nicht nur bei der Einführung, sondern Ein weiterer Pluspunkt: Projektron BCS lässt sich nahtlos in bestehende IT-Umgebungen integrieren – etwa in vorhandene HR-Systeme, Buchhaltungssoftware oder das Dokumentenmanagement. Dabei steht der Datenschutz an oberster Stelle: Die Anwendung ist vollständig DSGVO-konform, benötigt keine Cookies und kann auf Wunsch sogar ausschließlich lokal bei Ihnen installiert oder in einem zertifizierten deutschen Rechenzentrum betrieben werden.

Gerade für öffentliche Einrichtungen, die besonderen Wert auf Datensouveränität und Sicherheit legen, ist das ein entscheidender Vorteil. Dank flexibler Rechteverwaltung, Audit-Trail-Funktionen und regelmäßiger Sicherheitsupdates erfüllt Projektron BCS höchste Standards – sowohl technisch als auch organisatorisch.

Zahlreiche Ministerien, Hochschulen, Forschungseinrichtungen und Landesbehörden setzen bereits erfolgreich auf Projektron BCS. Sie schätzen die Kombination aus funktionaler Tiefe, individueller Anpassbarkeit und absoluter TV-L-Tauglichkeit. Unsere langjährige Erfahrung in der Zusammenarbeit mit dem öffentlichen Dienst macht uns zu einem verlässlichen Partner – nicht nur bei der Einführung, sondern auch im laufenden Betrieb.

Projektron BCS jetzt kostenfrei testen

Die digitale Zeiterfassung nach TV-L bietet eine Vielzahl von Vorteilen: Sie sorgt für mehr Transparenz, vereinfacht administrative Prozesse und garantiert die Einhaltung aller tariflichen Vorgaben. Mit Projektron BCS erhalten Sie ein flexibles und leistungsstarkes System, das nicht nur die komplexen Anforderungen des öffentlichen Dienstes abbildet, sondern auch höchste Standards in Sachen Datenschutz und IT-Sicherheit erfüllt.

Dank der intuitiven Bedienbarkeit und der Möglichkeit zur individuellen Anpassung auf die spezifischen Bedürfnisse Ihrer Einrichtung können Sie Ihre Zeiterfassung effizient und ohne Medienbrüche gestalten. Die automatische Berücksichtigung von Arbeitszeitmodellen, Pausenregelungen und Gleitzeit sowie die revisionssichere Speicherung sämtlicher Daten bieten sowohl den Mitarbeitern als auch den HR-Abteilungen einen echten Mehrwert.

Die Digitalisierung der Zeiterfassung im öffentlichen Dienst ist nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern auch der Zukunftsfähigkeit. Sie ist der Schlüssel zu einer modernen Verwaltung, die mit den Anforderungen der Zeit Schritt hält – und das in einem Umfeld, das zunehmend durch Digitalisierung und rechtliche Anforderungen geprägt wird.

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