25.08.2023 - Fachartikel
Ist 2023 digitale Arbeitszeiterfassung Pflicht? Arbeitgeber müssen jetzt handeln!
Ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) im September 2022 stellt unmissverständlich klar: Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, Arbeitszeiten der Beschäftigten systematisch zu erfassen. Ein Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) soll nun konkrete gesetzliche Rahmenbedingungen dafür schaffen. Damit ist klar, dass digitale Arbeitszeiterfassung nahezu unumgänglich ist. Erfahren Sie, wie Sie sich und Ihren Betrieb jetzt mit dem passenden Zeiterfassungssystem für kommende Vorgaben und Bestimmungen rüsten und wobei Sie bei der Auswahl einer Software für digitale Arbeitszeiterfassung achten sollten.
Inhalt:
- Arbeitszeitaufzeichnung: Was ist der Status quo?
- Stechuhr-Urteil des EuGH 2019
- Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht: BAG-Urteil 2022
- Referentenentwurf des BMAS 2023: Änderung des Arbeitszeitgesetzes
- FAQ zum Referentenentwurf des BMAS und die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung
- Wie geht es nun weiter?
- Warum digitale Arbeitszeiterfassung?
- Kritik an der digitalen Arbeitszeiterfassung
- System für digitale Arbeitszeiterfassung: Projektron BCS
- Fazit: Zeit zu handeln, aber mit Weitblick

Arbeitszeiterfassung: Was ist der Status quo?
Die gesetzlichen Rahmenbedingungen für die elektronische Arbeitszeiterfassung sollen im Referenzentwurf des BMAS festgelegt werden. Wie ist der derzeitige Stand in Bezug auf die Arbeitszeiterfassung? Ist sie Pflicht oder nicht? Wer muss die Arbeitszeit erfassen und wie muss das erfolgen?
Stechuhr-Urteil des EuGH 2019
Der Europäische Gerichtshof (EuGH) setzte Arbeitgeber mit einer Rechtsprechung vom 14.05.2019, dem sogenannten "Stechuhr-Urteil" (C-55/18), unter Zugzwang: Systematische Zeiterfassung wurde erforderlich. Die Mitgliedsstaaten hätten nach dem Urteil ihre Arbeitgeber zu verpflichten, ein Arbeitszeiterfassungssystem einzurichten, das folgende drei Kriterien erfüllt:
- objektiv
- verlässlich
- zugänglich
Mit dem Urteil sollten die Rechte aus der EU-Arbeitszeitrichtlinie umgesetzt werden, die die wöchentliche Höchstarbeitszeit sowie tägliche und wöchentliche Ruhezeiten festschreibt. Bisher hatte der deutsche Gesetzgeber noch nicht auf dieses Urteil des EuGH reagiert. Nach dem deutschen Arbeitszeitgesetz mussten bisher nur Überstunden und Sonntagsarbeit dokumentiert werden, nicht die gesamte Arbeitszeit. Eine elektronische Erfassung ist bislang nicht vorgeschrieben. Die klassische Stechuhr oder das händische Ausfüllen eines Anwesenheitszettels reichten aus.

Wie kam es zu dem Urteil des EuGH?
Das Urteil erging in einem Fall aus Spanien, bei dem die Gewerkschaft Comisiones Obreras gegen die Deutsche Bank Spanien geklagt hatte. Die Gewerkschaft argumentierte, dass die Deutsche Bank Spanien keine objektive und verlässliche Methode zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit der Mitarbeiter hatte, was es schwierig machte, die Einhaltung der Arbeitszeitrichtlinien der EU sicherzustellen.
Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht: BAG-Urteil 2022
Am 13. September 2022 wurde in einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (Az.1 ABR 22/21) § 3 Abs. 2 Nr. 1 im Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) unmissverständlich ausgelegt: Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, die Arbeitszeiten der Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen zu erfassen. Nach diesem BAG-Urteil sollten Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentiert werden. Durch den Beschluss war jedoch noch immer keine konkrete Form für die Arbeitszeiterfassung vorgeschrieben. Auch ob Pausen aufzuzeichnen sind, wurde nicht festgelegt.
Obwohl diese grundsätzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung festgestellt wurde, bliebt ihre Verletzung in der Regel sanktionslos. Das ArbSchG sieht nämlich kein Bußgeld vor. Der Gesetzgeber war seitdem im Zugzwang, den rechtlichen Rahmen zu definieren.
Referentenentwurf des BMAS 2023: Änderung des Arbeitszeitgesetzes
Um eine solche gesetzliche Grundlage zu schaffen und die Möglichkeiten zur Umsetzung der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung zu konkretisieren, erging im April 2023 ein Referentenentwurf (RefE) aus dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes. Dieser Entwurf schreibt die elektronische Form der Arbeitszeiterfassung vor. Dies kann mit verschiedenen Mitteln erfolgen:
- digitale Applikationen (Apps)
- spezialisierte Zeiterfassungssoftware
- Tabellenkalkulationsprogramme
- Terminal mit digitaler Zeiterfassung
Unzulässig sollen jedoch analoge Aufzeichnungen sein, auch wenn diese im Nachhinein digitalisiert werden, beispielsweise durch das Einscannen des klassischen Stundenzettels.
Zudem ist im Referentenentwurf festgelegt, dass die tägliche Arbeitszeit künftig am Tag der Arbeitsleistung erfasst werden muss. Dies ist erforderlich, um eine objektive und zuverlässige Dokumentation sicherzustellen. Diese Regelung ermöglicht jedoch nachträgliche Korrekturen von fehlerhaften oder vergessenen Aufzeichnungen. Es besteht auch die Möglichkeit, tarifliche Vereinbarungen zu treffen, die es erlauben, die Arbeitszeiterfassung zu einem späteren Zeitpunkt vorzunehmen. Dabei darf dieser Zeitpunkt jedoch höchstens sieben Tage nach dem betreffenden Arbeitstag liegen.
FAQ zum Referentenentwurf des BMAS und die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung
Was würden es bedeuten, wenn der Gesetzesentwurf des BMAS in genau der Form umgesetzt würde, wie er derzeit vorgelegt wurde? Wir klären die häufigsten Fragen zum Referenzenentwurf.
Wie lange müssen die Arbeitszeitnachweise aufbewahrt werden?
Die elektronisch erfassten Arbeitszeitnachweise müssen grundsätzlich für mindestens zwei Jahre archiviert werden. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sollen das Recht erhalten, auf Wunsch eine Kopie der Aufzeichnung ausgehändigt zu bekommen.
Welche Strafen drohen?
Verstöße gegen die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht sowie gegen die Auskunfts- und Herausgabepflicht sind als Ordnungswidrigkeiten künftig mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 Euro zu ahnden.
Muss jeder Arbeitnehmer selbst die elektronische Arbeitszeiterfassung durchführen?
Nein. Wie bereits im Urteil des BAG vermerkt, soll die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit delegierbar sein. Die Erfassung kann so durch den Arbeitgeber, durch Arbeitnehmer oder deren Vorgesetzte erfolgen.
Ist Vertrauensarbeitszeit noch möglich?
Ja. Weiterhin soll es möglich sein, Vertrauensarbeitszeit zu vereinbaren unter der Voraussetzung, dass Arbeitnehmer ihrer Arbeitsverpflichtung nachkommen und alle arbeitsschutzrechtlichen Vorgaben berücksichtigt werden. Unter dem Begriff "Vertrauensarbeitszeit" versteht man üblicherweise ein flexibles Arbeitszeitmodell, bei dem die Beschäftigten eigenverantwortlich darüber entscheiden können, wann sie innerhalb der vertraglich festgelegten Arbeitszeit zu arbeiten beginnen und wann sie ihre Arbeit beenden.
Hierbei verlässt sich der Arbeitgeber darauf, dass die Angestellten ihre vertraglichen Arbeitspflichten gewissenhaft erfüllen. Eine formelle Dokumentation der Arbeitszeit steht einer solchen Vereinbarung nicht im Weg. Die Arbeitgeber sind verpflichtet, die tägliche Arbeitszeit aufzuzeichnen und können diese Verpflichtung an die Arbeitnehmer delegieren.
Gibt es Ausnahmen von der elektronischen Form?
Ausnahmen von der elektronischen Form sind für Arbeitgeber mit zehn oder weniger Beschäftigten und Hausangestellte in Privathaushalten vorgesehen. Auch ausländische Arbeitgeber, die keinen Standort in Deutschland haben und maximal zehn Beschäftigte nach Deutschland entsenden, sind von der Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung ausgenommen.
Gibt es eine Übergangsfrist?
Ja. Es sind im Entwurf Übergangsfristen für die Einführung der elektrischen Arbeitszeiterfassung vorgesehen:
- Ein Jahr für alle Arbeitgeber
- Zwei Jahre für Arbeitgeber mit weniger als 250 Beschäftigten
- Fünf Jahre für Arbeitgeber mit weniger als 50 Beschäftigten
Die Arbeitszeiterfassung als solche muss jedoch bereits jetzt für alle Beschäftigten erfolgen. Die Übergangsfristen beziehen sich nur auf die elektronische Form der Erfassung.
Gibt es Ausnahmen von der generellen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?
Bei Arbeitnehmern, deren Tätigkeit keine Messung der Arbeitszeit erlaubt oder deren Arbeitszeit nicht im Voraus fest definiert werden kann, sieht der Referentenentwurf tarifliche Ausnahmen vor. Nach Artikel 17 Absatz 1 der Arbeitszeitrichtlinie (Richtlinie 2003/88/EG des Europäischen Parlaments und des Rates) und nach §18 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) sind dies:
- Chefärzte und leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 Betriebsvervassungsgesetz (BetrVG)
- Leiter von öffentlichen Dienststellen, deren Vertreter und Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst, die zu selbständigen Entscheidungen in Personalangelegenheiten befugt sind
- Arbeitnehmer, die in häuslicher Gemeinschaft mit den ihnen anvertrauten Personen zusammenleben und sie eigenverantwortlich erziehen, pflegen oder betreuen
- Arbeitnehmer im liturgischen Bereich der Kirchen und der Religionsgemeinschaften
Gilt die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung auch für Jugendliche?
Personen unter 18 Jahren sind nicht von der Pflicht ausgenommen. Das Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) soll dafür um eine entsprechende Regelung ergänzt werden.
Wie geht es nun weiter?
Das Bundesarbeitsministerium (BMAS) hat im April 2023 den Gesetzentwurf an Verbände weitergegeben, ohne die anderen Ministerien zur Ressortabstimmung einzubeziehen. Offenbar ist das Ziel, den Zeit- und Erwartungsdruck vorerst zu mindern. Man möchte den Arbeitgeberverbänden und Gewerkschaften die Möglichkeit geben, das Thema in Ruhe zu diskutieren. Ein überarbeiteter Gesetzentwurf soll dann möglicherweise Ende des Jahres oder Anfang 2023 präsentiert werden. Es ist also durchaus möglich, dass sich an den bisherigen Plänen noch Änderungen ergeben bis das Gesetz in Kraft tritt.
Warum digitale Arbeitszeiterfassung?
Die Verschärfung der bislang geltenden Bestimmungen und die Forderung nach einer digitalen Arbeitszeiterfassung dienen vor allem dem Ziel, für Transparenz und eine einheitliche Struktur der Arbeitszeitaufzeichnungen zu sorgen. Kontrollen durch den Zoll sollen dadurch erleichtert und die Gefahr von Manipulationen bei der Erfassung minimiert werden.
Gleichzeitig erhoffen sich die Verantwortlichen durch die Digitalisierung einen Bürokratieabbau und eine Reduzierung des Aufwands für betroffene Betriebe. Arbeitnehmer sollen dank der Verschärfung der Dokumentationspflicht Sicherheit erlangen, dass die vereinbarte Paue gewährt, die Arbeitszeit eingehalten und entsprechend entlohnt wird. Die Arbeitszeiterfassung soll also zum Schutz vor Fremdausbeutung und auch vor Selbstausbeutung der Arbeitnehmer dienen.
Daraus leiten sich direkt vier konkrete Anforderungen an ein digitales Zeiterfassungssystem ab:

- Erfasste Daten dürfen „nicht ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht oder geändert werden“.
- Das digitale Anwesenheitserfassungssystem muss allen Beschäftigten jederzeit direkt am Arbeitsort zur Verfügung stehen.
- Jeder Mitarbeiter benötigt einen persönlichen Zugang zum Zeiterfassungssystem, auf den weder andere Mitarbeiter, noch Arbeitgeber Zugriff haben.
- Das System muss erfasste Informationen für die Dauer von 24 Monaten archivieren und danach möglichst automatisiert vernichten.
Kritik an der digitalen Arbeitszeiterfassung
Derzeit sind bundesweit rund 1,85 Millionen Betriebe von den Dokumentationspflichten betroffen. Laut Forschungsbericht 563 zur vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) in Auftrag gegebenen Studie hatten zum Jahresende 2020 noch 1,5 Millionen der betroffenen Betriebe keine elektronische Zeiterfassung eingeführt. Grund dafür sind natürlich gerade in kleineren Betrieben die damit verbundenen Kosten.
Günstige und im Alltag praktikable Lösungen sind rar. Ein physisches Zeiterfassungsterminal oder einzelne digitale Stechuhr/Stempeluhr kommen in kaum einer der betroffenen Branchen infrage. Homeoffice, flexibles und mobiles Arbeiten sowie Vertrauensarbeitszeit sind längst weit verbreitet und dürfen sicher nicht für ein starres System geopfert werden.
Vor allem das Baugewerbe kämpft gegen eine digitale Arbeitszeiterfassung an. Baubetriebe stehen ebenso wie zahlreiche andere Branchen mit vorwiegend im Außendienst beschäftigten Mitarbeitern vor der Herausforderung, dass sie jeden einzelnen Beschäftigten auf Baustellen und auf Montage mit einer Art robustem mobilem Gerät zur digitalen Zeiterfassung ausstatten müssten.
Das Kernargument, administrativen Aufwand mithilfe der digitalen Arbeitszeiterfassung zu reduzieren, sehen Kritiker nicht, beispielsweise der Interessenverband Deutscher Zeitarbeitsunternehmen. Sie fürchten hingegen einen erhöhten administrativen und bürokratischen Aufwand, sobald es zu Fehlbuchungen und damit verbundenen notwendigen Korrekturen gebuchter Stunden kommt.
Aus der Kritik leiten sich fünf weitere Anforderungen an ein System für die digitale Arbeitszeiterfassung ab:

- Die Bedienung des Zeiterfassungssystems muss leicht und selbsterklärend sein.
- Das System muss kostengünstig in der Anschaffung und wartungsarm sein.
- Es muss flexibel einsetzbar, kompakt, transportabel und von überall bedienbar sein, idealerweise über verschiedene Endgeräte.
- Die Nutzung darf nicht an nicht vorhandener Internetabdeckung scheitern.
- Das System muss Korrekturen der Eingabe seitens des Zeiterfassers erlauben, dabei allerdings eine lückenlose Änderungshistorie archivieren.
System für digitale Arbeitszeiterfassung: Projektron BCS
Aus den Vorgaben des EuGH-Urteils und der Kritik am Gesetzesentwurf haben wir oben insgesamt 9 Anforderungen an ein System zur digitalen Arbeitszeiterfassung abgeleitet. Projektron BCS wird mit seinem Modul zur Zeiterfassung und den zugehörigen Lizenzen diesen Anforderungen vollumfänglich gerecht. Die umfassende Zeiterfassungslösung ist DSGVO-konform, webbasiert (auch offline nutzbar) und auf Ihre individuellen Bedürfnisse und die Anforderung Ihres Unternehmens, ganz gleich welcher Branche, konfigurierbar.
Die eigens für diese Anforderungen entwickelte Anwesenheitserfasser-Lizenz von Projektron BCS bietet Ihnen eine übersichtliche und ergonomischen Buchungsmaske. Mit dem Log-In wird automatisch der Beginn und mit einer Uhrzeitangabe das Ende einer Anwesenheit angeben. Nach Abzug der Pause oder auch mehrerer Pausen errechnet das System die effektive Arbeitszeit. Außerdem erhalten Mitarbeiter mit dieser Lizenz Zugriff auf einen persönlichen Kalender und das Urlaubsmanagement. Über die Funktion der Anwesenheitserfassung lassen sich auch Modelle wie die Vertrauensarbeitszeit problemlos in BCS abbilden.
Personalverantwortliche können individuell definierbare Arbeitszeitmodelle als Basis für das Arbeitszeitkonto jedes Mitarbeiters hinterlegen, sodass BCS die geleisteten Überstunden automatisch errechnet.
Der Zugriff auf die Arbeits- und Anwesenheitserfassung kann auch unkompliziert und offline über jedes mobile Endgerät via der Projektron WebApp erfolgen. Mit der App erfassen Ihre Mitarbeiter auch ohne Internetverbindung einfach, schnell und flexibel ihre Anwesenheitszeiten, ob im Büro, beim Außendiensteinsatz unterwegs oder bei Kunden vor Ort. Die Synchronisierung erfolgt automatisch, sobald wieder eine Internetverbindung besteht.
Wie sinnvoll die Implementierung einer Zeiterfassung rein zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ist, sei dahingestellt. Bei Projektron nehmen sämtliche Mitarbeiter selbst dieaufgaben- und projektbezogene Erfassung ihrer Zeiten mit dem Zeiterfassungsmodul in BCS durch. Grund dafür ist allerdings allein das Bestreben, datenbasiert strategisch sinnvolle Zukunftsentscheidungen zu treffen. So bieten historische Daten zu bestimmten Aufgaben beispielsweise einen Anhaltspunkt dafür, wie viel Zeit für derartige Aufgaben künftig eingeplant werden sollte. Außerdem lässt sich aus den Daten ablesen, welche Projekte und Aufgaben künftig nicht mehr rentabel sind, da sie einen zu hohen Zeitaufwand bedeuten.
Fazit: Zeit zu handeln – aber mit Weitblick!
Die Frage "Ab wann ist Arbeitszeiterfassung Pflicht?" ist spätestens seit dem BAG-Urteil 2022 unmissverständlich und eindeutig beantwortet: Ab sofort! Seit dem jüngsten Referentenentwurf des BMAS zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes ist klar: Die elektronische Zeiterfassung wird schon bald unerlässlich sein. Zwar bestehen für kleine und mittlere Unternehmen Übergangsfristen, doch legen Sie gleich los! Falls Sie noch kein Zeiterfassungs- und -dokumentationssystem eingeführt haben, sollten Sie sich jetzt nach einer passenden Lösung umsehen.
Immer mehr Anbieter digitaler Zeiterfassungssysteme bringen sich schon seit dem Urteil des EuGH in Stellung, um ihre Lösungen zu vermarkten. Das Angebot reicht von Stechuhren zum digitalen Stempeln über Zeiterfassungsterminals zur Erfassung gleisteter Stunden bis hin zu vermeintlich branchenspezifischen Lösungen, beispielsweise fürs Handwerk. Achten Sie unbedingt darauf, dass das System ihrer Wahl nicht nur die aktuellen, sondern auch die noch in naher Zukunft zu erwartenden gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Dieser Artikel hat neun zentrale Anforderungen formuliert, die Sie dabei unbedingt berücksichtigen sollten. Mit Projektron BCS integrieren Sie ein Zeiterfassungssystem, das Ihren individuellen betrieblichen Anforderungen, den aktuell geltenden und den zu erwartenden Bestimmungen gerecht wird und mit dem sie neben der reinen Anwesenheitserfassung auch Projektzeiterfassung betreiben, erfasste Zeiten direkt abrechen und Urlaub und verschiedene Arbeitszeitmodelle verwalten.

Über den Autor
Wie alle anderen Abteilungen der Projektron GmbH, nutzt auch das Marketing die Möglichkeiten zur digitalen Zeiterfassung in Projektron BCS tagtäglich. Kai Sulkowski ist Redakteur in der Marketing-Abteilung und stets über aktuelle Entwicklungen und Neuerungen aus der Welt des Projektmanagements und der Arbeitsorganisation informiert.