Ist 2023 digitale Arbeitszeiterfassung Pflicht? Arbeitgeber müssen jetzt handeln!

Die gesetzlichen Rahmenbedingungen für die elektronische Arbeitszeiterfassung sollen im Referenzentwurf des BMAS festgelegt werden. Wie ist der derzeitige Stand in Bezug auf die Arbeitszeiterfassung? Ist sie Pflicht oder nicht? Wer muss die Arbeitszeit erfassen und wie muss das erfolgen?

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) setzte Arbeitgeber mit einer Rechtsprechung vom 14.05.2019, dem sogenannten "Stechuhr-Urteil" (C-55/18), unter Zugzwang: Systematische Zeiterfassung wurde erforderlich. Die Mitgliedsstaaten hätten nach dem Urteil ihre Arbeitgeber zu verpflichten, ein Arbeitszeiterfassungssystem einzurichten, das folgende drei Kriterien erfüllt:

• objektiv
• verlässlich
• zugänglich

Mit dem Urteil sollten die Rechte aus der EU-Arbeitszeitrichtlinie umgesetzt werden, die die wöchentliche Höchstarbeitszeit sowie tägliche und wöchentliche Ruhezeiten festschreibt. Bisher hatte der deutsche Gesetzgeber noch nicht auf dieses Urteil des EuGH reagiert. Nach dem deutschen Arbeitszeitgesetz mussten bisher nur Überstunden und Sonntagsarbeit dokumentiert werden, nicht die gesamte Arbeitszeit. Eine elektronische Erfassung ist bislang nicht vorgeschrieben. Die klassische Stechuhr oder das händische Ausfüllen eines Anwesenheitszettels reichten aus.

Was würden es bedeuten, wenn der Gesetzesentwurf des BMAS in genau der Form umgesetzt würde, wie er derzeit vorgelegt wurde? Wir klären die häufigsten Fragen zum Referenzenentwurf.

Wie lange müssen die Arbeitszeitnachweise aufbewahrt werden?

Die elektronisch erfassten Arbeitszeitnachweise müssen grundsätzlich für mindestens zwei Jahre archiviert werden. Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sollen das Recht erhalten, auf Wunsch eine Kopie der Aufzeichnung ausgehändigt zu bekommen.

Welche Strafen drohen?

Verstöße gegen die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht sowie gegen die Auskunfts- und Herausgabepflicht sind als Ordnungswidrigkeiten künftig mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 Euro zu ahnden.

Muss jeder Arbeitnehmer selbst die elektronische Arbeitszeiterfassung durchführen?

Nein. Wie bereits im Urteil des BAG vermerkt, soll die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit delegierbar sein. Die Erfassung kann so durch den Arbeitgeber, durch Arbeitnehmer oder deren Vorgesetzte erfolgen.

Ist Vertrauensarbeitszeit noch möglich?

Ja. Weiterhin soll es möglich sein, Vertrauensarbeitszeit zu vereinbaren unter der Voraussetzung, dass Arbeitnehmer ihrer Arbeitsverpflichtung nachkommen und alle arbeitsschutzrechtlichen Vorgaben berücksichtigt werden.  Unter dem Begriff "Vertrauensarbeitszeit" versteht man üblicherweise ein flexibles Arbeitszeitmodell, bei dem die Beschäftigten eigenverantwortlich darüber entscheiden können, wann sie innerhalb der vertraglich festgelegten Arbeitszeit zu arbeiten beginnen und wann sie ihre Arbeit beenden.

Hierbei verlässt sich der Arbeitgeber darauf, dass die Angestellten ihre vertraglichen Arbeitspflichten gewissenhaft erfüllen. Eine formelle Dokumentation der Arbeitszeit steht einer solchen Vereinbarung nicht im Weg. Die Arbeitgeber sind verpflichtet, die tägliche Arbeitszeit aufzuzeichnen und können diese Verpflichtung an die Arbeitnehmer delegieren.

Gibt es Ausnahmen von der elektronischen Form?

Ausnahmen von der elektronischen Form sind für Arbeitgeber mit zehn oder weniger Beschäftigten und Hausangestellte in Privathaushalten vorgesehen. Auch ausländische Arbeitgeber, die keinen Standort in Deutschland haben und maximal zehn Beschäftigte nach Deutschland entsenden, sind von der Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung ausgenommen.

Gibt es eine Übergangsfrist?

Ja. Es sind im Entwurf Übergangsfristen für die Einführung der elektrischen Arbeitszeiterfassung vorgesehen:

• Ein Jahr für alle Arbeitgeber
• Zwei Jahre für Arbeitgeber mit weniger als 250 Beschäftigten
• Fünf Jahre für Arbeitgeber mit weniger als 50 Beschäftigten

Die Arbeitszeiterfassung als solche muss jedoch bereits jetzt für alle Beschäftigten erfolgen. Die Übergangsfristen beziehen sich nur auf die elektronische Form der Erfassung.

Gibt es Ausnahmen von der generellen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

Bei Arbeitnehmern, deren Tätigkeit keine Messung der Arbeitszeit erlaubt oder deren Arbeitszeit nicht im Voraus fest definiert werden kann, sieht der Referentenentwurf tarifliche Ausnahmen vor. Nach Artikel 17 Absatz 1 der Arbeitszeitrichtlinie (Richtlinie 2003/88/EG des Europäischen Parlaments und des Rates) und nach §18 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) sind dies:

• Chefärzte und leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 Betriebsvervassungsgesetz (BetrVG) 
• Leiter von öffentlichen Dienststellen, deren Vertreter und Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst, die zu selbständigen Entscheidungen in Personalangelegenheiten befugt sind
• Arbeitnehmer, die in häuslicher Gemeinschaft mit den ihnen anvertrauten Personen zusammenleben und sie eigenverantwortlich erziehen, pflegen oder betreuen
• Arbeitnehmer im liturgischen Bereich der Kirchen und der Religionsgemeinschaften

Gilt die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung auch für Jugendliche?

Personen unter 18 Jahren sind nicht von der Pflicht ausgenommen. Das Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) soll dafür um eine entsprechende Regelung ergänzt werden.

Das Bundesarbeitsministerium (BMAS) hat im April 2023 den Gesetzentwurf an Verbände weitergegeben, ohne die anderen Ministerien zur Ressortabstimmung einzubeziehen. Offenbar ist das Ziel, den Zeit- und Erwartungsdruck vorerst zu mindern. Man möchte den Arbeitgeberverbänden und Gewerkschaften die Möglichkeit geben, das Thema in Ruhe zu diskutieren. Ein überarbeiteter Gesetzentwurf soll dann möglicherweise Ende des Jahres oder Anfang 2023 präsentiert werden. Es ist also durchaus möglich, dass sich an den bisherigen Plänen noch Änderungen ergeben bis das Gesetz in Kraft tritt.

Die Verschärfung der bislang geltenden Bestimmungen und die Forderung nach einer digitalen Arbeitszeiterfassung dienen vor allem dem Ziel, für Transparenz und eine einheitliche Struktur der Arbeitszeitaufzeichnungen zu sorgen. Kontrollen durch den Zoll sollen dadurch erleichtert und die Gefahr von Manipulationen bei der Erfassung minimiert werden.

Gleichzeitig erhoffen sich die Verantwortlichen durch die Digitalisierung einen Bürokratieabbau und eine Reduzierung des Aufwands für betroffene Betriebe. Arbeitnehmer sollen dank der Verschärfung der Dokumentationspflicht Sicherheit erlangen, dass die vereinbarte Paue gewährt, die Arbeitszeit eingehalten und entsprechend entlohnt wird. Die Arbeitszeiterfassung soll also zum Schutz vor Fremdausbeutung und auch vor Selbstausbeutung der Arbeitnehmer dienen.

Daraus leiten sich direkt vier konkrete Anforderungen an ein digitales Zeiterfassungssystem ab:

Derzeit sind bundesweit rund 1,85 Millionen Betriebe von den Dokumentationspflichten betroffen. Laut Forschungsbericht 563 zur vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) in Auftrag gegebenen Studie hatten zum Jahresende 2020 noch 1,5 Millionen der betroffenen Betriebe keine elektronische Zeiterfassung eingeführt. Grund dafür sind natürlich gerade in kleineren Betrieben die damit verbundenen Kosten.

Günstige und im Alltag praktikable Lösungen sind rar. Ein physisches Zeiterfassungsterminal oder einzelne digitale Stechuhr/Stempeluhr kommen in kaum einer der betroffenen Branchen infrage. Homeoffice, flexibles und mobiles Arbeiten sowie Vertrauensarbeitszeit sind längst weit verbreitet und dürfen sicher nicht für ein starres System geopfert werden.

Vor allem das Baugewerbe kämpft gegen eine digitale Arbeitszeiterfassung an. Baubetriebe stehen ebenso wie zahlreiche andere Branchen mit vorwiegend im Außendienst beschäftigten Mitarbeitern vor der Herausforderung, dass sie jeden einzelnen Beschäftigten auf Baustellen und auf Montage mit einer Art robustem mobilem Gerät zur digitalen Zeiterfassung ausstatten müssten.

Das Kernargument, administrativen Aufwand mithilfe der digitalen Arbeitszeiterfassung zu reduzieren, sehen Kritiker nicht, beispielsweise der Interessenverband Deutscher Zeitarbeitsunternehmen. Sie fürchten hingegen einen erhöhten administrativen und bürokratischen Aufwand, sobald es zu Fehlbuchungen und damit verbundenen notwendigen Korrekturen gebuchter Stunden kommt.

Aus der Kritik leiten sich fünf weitere Anforderungen an ein System für die digitale Arbeitszeiterfassung ab:

Aus den Vorgaben des EuGH-Urteils und der Kritik am Gesetzesentwurf haben wir oben insgesamt 9 Anforderungen an ein System zur digitalen Arbeitszeiterfassung abgeleitet. Projektron BCS wird mit seinem Modul zur Zeiterfassung und den zugehörigen Lizenzen diesen Anforderungen vollumfänglich gerecht. Die umfassende Zeiterfassungslösung ist DSGVO-konform, webbasiert (auch offline nutzbar) und auf Ihre individuellen Bedürfnisse und die Anforderung Ihres Unternehmens, ganz gleich welcher Branche, konfigurierbar.

Ich möchte mehr über Projektron BCS erfahren!

Die Frage "Ab wann ist Arbeitszeiterfassung Pflicht?" ist spätestens seit dem BAG-Urteil 2022 unmissverständlich und eindeutig beantwortet: Ab sofort! Seit dem jüngsten Referentenentwurf des BMAS zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes ist klar: Die elektronische Zeiterfassung wird schon bald unerlässlich sein. Zwar bestehen für kleine und mittlere Unternehmen Übergangsfristen, doch legen Sie gleich los! Falls Sie noch kein Zeiterfassungs- und -dokumentationssystem eingeführt haben, sollten Sie sich jetzt nach einer passenden Lösung umsehen.

Immer mehr Anbieter digitaler Zeiterfassungssysteme bringen sich schon seit dem Urteil des EuGH in Stellung, um ihre Lösungen zu vermarkten. Das Angebot reicht von Stechuhren zum digitalen Stempeln über Zeiterfassungsterminals zur Erfassung gleisteter Stunden bis hin zu vermeintlich branchenspezifischen Lösungen, beispielsweise fürs Handwerk. Achten Sie unbedingt darauf, dass das System ihrer Wahl nicht nur die aktuellen, sondern auch die noch in naher Zukunft zu erwartenden gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Dieser Artikel hat neun zentrale Anforderungen formuliert, die Sie dabei unbedingt berücksichtigen sollten. Mit Projektron BCS integrieren Sie ein Zeiterfassungssystem, das Ihren individuellen betrieblichen Anforderungen, den aktuell geltenden und den zu erwartenden Bestimmungen gerecht wird und mit dem sie neben der reinen Anwesenheitserfassung auch Projektzeiterfassung betreiben, erfasste Zeiten direkt abrechen und Urlaub und verschiedene Arbeitszeitmodelle verwalten.