Ist 2025 digitale Arbeitszeiterfassung Pflicht? Arbeitgeber sollten jetzt handeln!

Wie ist der derzeitige Stand in Bezug auf die Arbeitszeiterfassung und speziell die elektronische Arbeitszeiterfassung? Ist sie Pflicht oder nicht? Wer muss die Arbeitszeit erfassen und wie muss das erfolgen?

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) setzte Arbeitgeber mit einer Rechtsprechung vom 14.05.2019, dem sogenannten "Stechuhr-Urteil" (C-55/18), unter Zugzwang: Systematische Zeiterfassung wird erforderlich. Die Mitgliedsstaaten hätten nach dem Urteil ihre Arbeitgeber zu verpflichten, ein Arbeitszeiterfassungssystem einzurichten, das folgende drei Kriterien erfüllt:

• objektiv
• verlässlich
• zugänglich

Mit dem Urteil sollten die Vorgaben aus der EU-Arbeitszeitrichtlinie umgesetzt werden, die die wöchentliche Höchstarbeitszeit sowie tägliche Ruhezeiten festschreibt. Nach dem deutschen Arbeitszeitgesetz mussten bisher nur Überstunden und Sonntagsarbeit dokumentiert werden, nicht die gesamte Arbeitszeit. Eine elektronische Erfassung war bislang nicht vorgeschrieben. Die klassische Stechuhr oder das händische Ausfüllen eines Anwesenheitszettels reichten aus.

Was würden es bedeuten, wenn der Gesetzesentwurf des BMAS in genau der Form umgesetzt würde, wie er derzeit vorgelegt wurde? Wir klären die häufigsten Fragen zum Referentenentwurf.

Wie lange müssen die Arbeitszeitnachweise aufbewahrt werden?

Die elektronisch erfassten Arbeitszeitnachweise müssen grundsätzlich für mindestens zwei Jahre archiviert werden. Arbeitnehmer sollen das Recht erhalten, auf Wunsch eine Kopie der Aufzeichnung ausgehändigt zu bekommen.

Welche Strafen drohen?

Verstöße gegen die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht sowie gegen die Auskunfts- und Herausgabepflicht sind als Ordnungswidrigkeiten künftig mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 Euro zu ahnden.

Muss jeder Arbeitnehmer selbst die elektronische Arbeitszeiterfassung durchführen?

Nein. Wie bereits im Urteil des BAG vermerkt, soll die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit delegierbar sein. Die Erfassung kann so durch den Arbeitnehmer, den Vorgesetzten oder den Arbeitgeber erfolgen.

Ist Vertrauensarbeitszeit noch möglich?

Ja. Weiterhin soll es möglich sein, Vertrauensarbeitszeit zu vereinbaren unter der Voraussetzung, dass Arbeitnehmer ihrer Arbeitsverpflichtung nachkommen und alle arbeitsschutzrechtlichen Vorgaben berücksichtigt werden. Unter dem Begriff "Vertrauensarbeitszeit" versteht man üblicherweise ein flexibles Arbeitszeitmodell, bei dem die Beschäftigten eigenverantwortlich darüber entscheiden können, wann sie innerhalb der vertraglich festgelegten Arbeitszeit zu arbeiten beginnen und wann sie ihre Arbeit beenden.

Hierbei verlässt sich der Arbeitgeber darauf, dass die Angestellten ihre vertraglichen Arbeitspflichten gewissenhaft erfüllen. Eine formelle Dokumentation der Arbeitszeit steht einer solchen Vereinbarung nicht im Weg. Die Arbeitgeber sind verpflichtet, die tägliche Arbeitszeit aufzuzeichnen und können diese Verpflichtung an die Arbeitnehmer delegieren.

Vertrauensarbeitszeit ist und wird also nicht abgeschafft, sondern muss mit einer Zeiterfassung kombiniert werden.

Gibt es Ausnahmen von der elektronischen Form?

Ausnahmen von der elektronischen Form sind für Arbeitgeber mit zehn oder weniger Beschäftigten und Hausangestellte in Privathaushalten vorgesehen. Auch ausländische Arbeitgeber, die keinen Standort in Deutschland haben und maximal zehn Beschäftigte nach Deutschland entsenden, sind von der Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung ausgenommen.

Gibt es eine Übergangsfrist?

Ja. Es sind im Entwurf Übergangsfristen für die Einführung der elektrischen Arbeitszeiterfassung vorgesehen:

• Ein Jahr für alle Arbeitgeber
• Zwei Jahre für Arbeitgeber mit weniger als 250 Beschäftigten
• Fünf Jahre für Arbeitgeber mit weniger als 50 Beschäftigten

Die Arbeitszeiterfassung als solche muss jedoch bereits jetzt für alle Beschäftigten erfolgen. Die Übergangsfristen beziehen sich nur auf die elektronische Form der Erfassung.

Gibt es Ausnahmen von der generellen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

Bei Arbeitnehmern, deren Tätigkeit keine Messung der Arbeitszeit erlaubt oder deren Arbeitszeit nicht im Voraus fest definiert werden kann, sieht der Referentenentwurf tarifliche Ausnahmen vor. Nach Artikel 17 Absatz 1 der Arbeitszeitrichtlinie (Richtlinie 2003/88/EG des Europäischen Parlaments und des Rates) und nach §18 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) sind dies:

• Chefärzte und leitende Angestellte im Sinne des § 5 Abs. 3 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)
• Leiter von öffentlichen Dienststellen, deren Vertreter und Arbeitnehmer im öffentlichen Dienst, die zu selbständigen Entscheidungen in Personalangelegenheiten befugt sind
• Arbeitnehmer, die in häuslicher Gemeinschaft mit den ihnen anvertrauten Personen zusammenleben und sie eigenverantwortlich erziehen, pflegen oder betreuen
• Arbeitnehmer im liturgischen Bereich der Kirchen und der Religionsgemeinschaften

Gilt die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung auch für Jugendliche?

Personen unter 18 Jahren sind nicht von der Pflicht ausgenommen. Das Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG) soll dafür um eine entsprechende Regelung ergänzt werden.

Das Bundesarbeitsministerium (BMAS) hat im April 2023 den Gesetzentwurf an Verbände weitergegeben, ohne die anderen Ministerien zur Ressortabstimmung einzubeziehen. Offenbar ist das Ziel, den Zeit- und Erwartungsdruck vorerst zu mindern. Man möchte den Arbeitgeberverbänden und Gewerkschaften die Möglichkeit geben, das Thema in Ruhe zu diskutieren. Ein überarbeiteter Gesetzentwurf sollte dann planmäßig Ende des Jahres 2023 oder Anfang 2024 präsentiert werden. Nach dem Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes wurden innerhalb der Bundesregierung weitere Beratungen durchgeführt. Allerdings konnte bislang keine Einigung mit den Sozialpartnern erzielt werden. Daher ist die gesetzliche Umsetzung der elektronischen Arbeitszeiterfassung noch nicht abgeschlossen und es ist durchaus möglich, dass sich an den bisherigen Plänen noch Änderungen ergeben, bevor das Gesetz in Kraft tritt.

Die Verschärfung der bislang geltenden Bestimmungen und die Forderung nach einer digitalen Arbeitszeiterfassung dienen vor allem dem Ziel, für Transparenz und eine einheitliche Struktur der Arbeitszeitaufzeichnungen zu sorgen. Kontrollen durch den Zoll sollen dadurch erleichtert und die Gefahr von Manipulationen bei der Erfassung minimiert werden.

Gleichzeitig erhoffen sich die Verantwortlichen durch die Digitalisierung einen Bürokratieabbau und eine Reduzierung des Aufwands für betroffene Betriebe. Arbeitnehmer sollen dank der Verschärfung der Dokumentationspflicht Sicherheit erlangen, dass die vereinbarte Pause gewährt, die Arbeitszeit eingehalten und entsprechend entlohnt wird. Die Arbeitszeiterfassung soll also zum Schutz vor Fremdausbeutung und auch vor Selbstausbeutung der Arbeitnehmer dienen.

Daraus leiten sich direkt vier konkrete Anforderungen an ein digitales Zeiterfassungssystem ab:

Derzeit sind bundesweit rund 1,85 Millionen Betriebe von den Dokumentationspflichten betroffen. Laut Forschungsbericht 563 zur vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) in Auftrag gegebenen Studie hatten zum Jahresende 2020 noch 1,5 Millionen der betroffenen Betriebe keine elektronische Zeiterfassung eingeführt. Grund dafür sind natürlich gerade in kleineren Betrieben die damit verbundenen Kosten.

Günstige und im Alltag praktikable Lösungen sind rar. Ein physisches Zeiterfassungsterminal oder einzelne digitale Stechuhr/Stempeluhr kommen in kaum einer der betroffenen Branchen infrage. Homeoffice, flexibles und mobiles Arbeiten sowie Vertrauensarbeitszeit sind längst weit verbreitet und dürfen sicher nicht für ein starres System geopfert werden.

Vor allem das Baugewerbe kämpft gegen eine digitale Arbeitszeiterfassung an. Baubetriebe stehen ebenso wie zahlreiche andere Branchen mit vorwiegend im Außendienst beschäftigten Mitarbeitern vor der Herausforderung, dass sie jeden einzelnen Beschäftigten auf Baustellen und auf Montage mit einer Art robustem mobilem Gerät zur digitalen Zeiterfassung ausstatten müssten.

Das Kernargument, administrativen Aufwand mithilfe der digitalen Arbeitszeiterfassung zu reduzieren, sehen Kritiker nicht, beispielsweise der Interessenverband Deutscher Zeitarbeitsunternehmen. Sie fürchten hingegen einen erhöhten administrativen und bürokratischen Aufwand, sobald es zu Fehlbuchungen und damit verbundenen notwendigen Korrekturen gebuchter Stunden kommt.

Aus der Kritik leiten sich fünf weitere Anforderungen an ein System für die digitale Arbeitszeiterfassung ab:

Aus den Vorgaben des EuGH-Urteils und der Kritik am Gesetzesentwurf haben wir oben insgesamt 9 Anforderungen an ein System zur digitalen Arbeitszeiterfassung abgeleitet. Projektron BCS wird mit seinem Modul zur Zeiterfassung und den zugehörigen Lizenzen diesen Anforderungen vollumfänglich gerecht. Die umfassende Zeiterfassungslösung ist DSGVO-konform, webbasiert (auch offline nutzbar)* und auf Ihre individuellen Bedürfnisse und die Anforderung Ihres Unternehmens, ganz gleich welcher Branche, konfigurierbar.

Ich möchte mehr über Projektron BCS erfahren!

Die ONTEC AG, ein ISO 27001-zertifiziertes IT-Unternehmen mit Sitz in Wien, setzt seit 2015 erfolgreich auf Projektron BCS zur Abbildung ihrer Arbeitszeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Arbeitszeitkonten. Mit mehr als 20 Jahren Erfahrung in der Digitalisierung businesskritischer Prozesse und rund 100 Mitarbeiter an verschiedenen Standorten, war die Einführung einer leistungsfähigen und flexiblen Softwarelösung entscheidend für die zunehmende Komplexität ihrer Projekte.

Manfred Nowotny gibt im Anwenderbericht ausführliche Einblicke in die Einführung und Nutzung von Projektron BCS bei der ONTEC AG.

Anwenderbericht der ONTEC AG

Die Frage "Ab wann ist digitale Arbeitszeiterfassung Pflicht?" ist spätestens mit dem neuen Referentenentwurf des BMAS zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes beantwortet: Die elektronische Zeiterfassung wird schon bald unerlässlich sein. Zwar bestehen für kleine und mittlere Unternehmen Übergangsfristen, doch legen Sie lieber jetzt los! Falls Sie noch kein Zeiterfassungs- und -dokumentationssystem eingeführt haben, sollten Sie sich jetzt nach einer passenden Lösung umsehen.

Immer mehr Anbieter digitaler Zeiterfassungssysteme bringen sich schon seit dem Urteil des EuGH in Stellung, um ihre Lösungen zu vermarkten. Das Angebot reicht von Stechuhren zum digitalen Stempeln über Zeiterfassungsterminals zur Erfassung geleisteter Stunden bis hin zu branchenspezifischen Lösungen, beispielsweise fürs Handwerk. Achten Sie unbedingt darauf, dass das System die zu erwartenden gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Dieser Artikel hat neun zentrale Anforderungen formuliert, die Sie dabei unbedingt berücksichtigen sollten. Mit Projektron BCS integrieren Sie ein Zeiterfassungssystem, das Ihren individuellen betrieblichen Anforderungen, den aktuell geltenden und den zu erwartenden Bestimmungen gerecht wird und mit dem sie neben der reinen Anwesenheitserfassung auch Projektzeiterfassung betreiben, erfasste Zeiten direkt abrechen und Urlaub und verschiedene Arbeitszeitmodelle verwalten können.

Als mittelständischer Arbeitgeber und erfahrener Experte für Zeiterfassungssoftware möchte ich einige wichtige Punkte zu dem neuen Referentenentwurf für eine Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung ansprechen, die ich als Denkanstoß und Aufruf zur Diskussion verstanden wissen möchte:

1. Vertrauensarbeitszeit und Ergebnisorientierung

Die bisherige Vertrauensarbeitszeit hat nicht nur in Fällen Anwendung gefunden, in denen der Arbeitgeber darauf vertraute, dass der Arbeitnehmer die erforderliche Stundenanzahl leistet. Sie wurde auch in Situationen angewendet, in denen die Entlohnung auf Basis von Ergebnissen und nicht aufgezeichneten Arbeitsstunden erfolgte, unabhängig davon, ob diese Ergebnisse durch Unter- oder Überstunden erreicht wurden. Mit den neuen Vorgaben entstehen nun Forderungen gegenüber einer der Vertragsparteien, falls die Vorgaben nicht erfüllt werden. Alternativ könnten Unternehmen die Zeiterfassung nicht korrekt führen, um den Vorgaben zu entsprechen.

2. Schwierigkeiten bei der Überprüfung

Die Feststellung, ob mehr als zehn Beschäftigte für ausländische Arbeitgeber arbeiten, kann sich als problematisch erweisen, insbesondere wenn diese für verschiedene Kunden tätig sind. Die Überwachung und Durchsetzung dieser Regel könnte Herausforderungen mit sich bringen.

3. Befreiung für den öffentlichen Dienst

Es ist fragwürdig, warum eine Befreiung von der Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung nur im öffentlichen Dienst gewährt werden soll. Diese Befreiung sollte auch für andere Branchen in Betracht gezogen werden, insbesondere wenn sie ähnliche selbständige Entscheidungsbefugnisse in Personalangelegenheiten haben.

4. Bürokratieabbau durch Digitalisierung

Die Verantwortlichen argumentieren, dass die Einführung der elektronischen Arbeitszeiterfassung den Bürokratieabbau durch Digitalisierung fördern und den Aufwand für betroffene Betriebe reduzieren würde. Dieses Argument wirkt in einer Stadt wie Berlin, in der die Digitalisierung in öffentlichen Ämtern noch ausbaufähig ist und lange Wartezeiten für Termine entstehen, geradezu absurd.

5. Schutz vor Selbstausbeutung

Die Arbeitszeiterfassung wird als Schutzmechanismus gegen die Selbstausbeutung der Arbeitnehmer dargestellt. Zu viel Schutz geht bekanntlich nicht nur zulasten unternehmerischer, sondern vor allem individueller Freiheit. Es ist wichtig zu berücksichtigen, dass Innovationen oft außerhalb standardisierter Arbeitszeitmodelle entstehen.

6. Zu kurze Aufbewahrungsfristen

Die vorgesehene Frist von 24 Monaten für die Vernichtung von erfassten Arbeitszeitdaten könnte im Kontext des Projektmanagement oft zu kurz sein. Nach Beendigung eines Projekts sollten diese Daten analysiert werden können, um unerwartete Mehraufwände zu erklären. Es besteht die Gefahr, dass vorhandene Buchungsvorgaben in Projekten durch eine allgemeine Regelung überschrieben werden, was zu Problemen führen könnte. Hier sollte eine differenziertere Herangehensweise im Rahmen einer detaillierten Projektzeiterfassung in Erwägung gezogen werden.