Mehr Transparenz für Cybersecurity-Projekte und IT-Services mit BCS

OEDIV SecuSys gehört zur Oetker-Gruppe und ist auf Cybersecurity spezialisiert. Zu unseren Leistungen zählen unter anderem Identity Governance & Administration, Privileged Access Management und IAM-Beratung. Unsere Arbeit umfasst unterschiedliche Projektarten und reicht von der Beratung und Implementierung bis zu Support und Managed Services.

Wenn mehrere Projekte gleichzeitig laufen, müssen Informationen verlässlich verfügbar und Verantwortlichkeiten eindeutig zugeordnet sein. Zugleich greifen die Aufgaben verschiedener Teams ineinander. Für uns war deshalb eine Plattform wichtig, auf der alle Beteiligten zusammenarbeiten und sich über den aktuellen Stand informieren können.

Mit der Einführung von BCS als Projektmanagement- und ERP-Software wollten wir unsere Projektinformationen und Abläufe an einer zentralen Stelle bündeln. Wir suchten eine gemeinsame Grundlage, die unsere tägliche Zusammenarbeit vereinfacht und uns organisatorisch entlastet.

Wir wollten ein Werkzeug haben, das uns in unserer Projektarbeit spürbar entlastet und uns mehr Zeit für die eigentlichen Kernprozesse und den Austausch mit unseren Kunden bietet.

Einheitliche Informationen für alle Mitarbeitenden

Ein entscheidender Vorteil von BCS ist für uns, dass wir alle Mitarbeitenden auf derselben Plattform einbinden können. Wir arbeiten mit gemeinsamen Daten, einheitlichen Prozessen und einem übereinstimmenden Informationsstand. Projekte, Aufgaben, Zuständigkeiten und Bearbeitungsstände lassen sich dadurch im Zusammenhang betrachten.

Unsere Projektverantwortlichen können laufende Aktivitäten besser überblicken. Die benötigten Informationen stehen schneller bereit, und die Abstimmung zwischen den Beteiligten fällt leichter. Gerade in komplexeren Cybersecurity-Projekten hilft es uns, Informationen aus unterschiedlichen Anwendungen und individuellen Arbeitsstrukturen systematisch zusammenzuführen.

BCS funktioniert in der Praxis hervorragend: Wir gewinnen deutlich an Transparenz, reduzieren den Abstimmungsaufwand und haben alle Mitarbeitenden auf einer gemeinsamen Plattform an Bord. Auch auf menschlicher Ebene passt es perfekt. Eine sehr engagierte und partnerschaftliche Zusammenarbeit.

Für uns entsteht der Nutzen damit aus dem Zusammenspiel der Funktionen und der gemeinsamen Arbeitsgrundlage. Informationen stehen über einzelne Aufgabenbereiche hinweg zur Verfügung und unterstützen die Zusammenarbeit zwischen unseren Teams.

Mehr als 35 Projekte in BCS

Insgesamt haben wir bereits über 35 unterschiedliche Projekte – Implementierungen, Assessments, Consulting, POCs, Support und Managed Service – in BCS abgebildet und arbeiten aktiv daran.

Diese Bandbreite zeigt, welche unterschiedlichen Aufgaben wir auf der Plattform zusammenführen. BCS unterstützt uns dabei, die operative Projektarbeit nachvollziehbar zu koordinieren und den jeweiligen Projektstand transparent darzustellen. Relevante Informationen halten wir zentral bereit, sodass die Beteiligten auf eine gemeinsame Grundlage zurückgreifen können.

Im Tagesgeschäft bedeutet das weniger manuelle Abstimmung und klarere Verantwortlichkeiten. Auch Prozesse und Entscheidungen lassen sich besser nachvollziehen. Wir gewinnen dadurch mehr Übersicht über unsere laufenden Aktivitäten und vereinfachen die Zusammenarbeit.

Damit dieser Nutzen in der Praxis ankommt, haben wir bei der Einführung neben den technischen Fragen auch die Anforderungen der künftigen Nutzerinnen und Nutzer berücksichtigt. Uns war wichtig, BCS in die vorhandenen Abläufe einzubetten und einen unmittelbaren Mehrwert für die tägliche Arbeit zu schaffen.

Die IT-Administration nutzt das Ticketsystem

Auf Grundlage der positiven Erfahrungen in der Projektarbeit haben wir den Einsatz von BCS erweitert. Inzwischen nutzen wir die Software auch für unsere IT-Administration und das interne Ticketmanagement. Dabei unterstützt das Ticketsystem sowohl die Zusammenarbeit innerhalb der IT als auch die Bearbeitung von Anliegen aller Mitarbeitenden.

Ticketarten können wir einfach und intuitiv erstellen. Während der Bearbeitung löst jede Statusänderung eine entsprechende Nachricht aus. So bleiben die Beteiligten über den Bearbeitungsstand informiert.

Auch in der IT-Administration zeigt sich bereits ein deutlicher Zuwachs an Transparenz und Effizienz. Die Zusammenarbeit erleben wir als unkompliziert und reibungslos. Projektarbeit, Administration und Serviceprozesse rücken durch die gemeinsame Plattform enger zusammen.

Daraus ergeben sich weitere Möglichkeiten, unsere Abläufe zu vereinheitlichen und effektiver zu steuern. Wir können Informationen über die einzelnen Prozesse hinweg nutzen und Medienbrüche weiter verringern. BCS entwickelt sich damit für uns über die ursprüngliche Projektarbeit hinaus zu einer Plattform für miteinander verbundene operative Aufgaben.

Nächster Schritt: Mehrwert für unsere Managed-Services-Kunden

Die Erfahrungen aus der internen Nutzung eröffnen uns auch Perspektiven für die Zusammenarbeit mit unseren Kunden. Wir bauen BCS-Kompetenz auf, die künftig ebenso unseren Managed-Services-Kunden zugutekommen soll. Auf Wunsch möchten wir ihnen die Lösung ebenfalls zur Verfügung stellen.

Bei Managed Services kommen komplexe IT-Leistungen, verschiedene Verantwortlichkeiten sowie Tickets und Projekte zusammen. Hier sind transparente Abläufe und nachvollziehbare Bearbeitungsstände besonders wertvoll. Eine integrierte Plattform kann helfen, Leistungen zu koordinieren und den Beteiligten einen gemeinsamen Überblick zu ermöglichen.

Mit der Einführung haben wir zunächst unsere eigene Organisation unterstützt. Gleichzeitig schaffen wir eine Grundlage, auf der wir künftig auch unsere Kunden einbinden können.

Fazit: Entlastung durch verbundene Projekt- und Serviceprozesse

BCS hat unsere tägliche Projektarbeit auf eine gemeinsame Informationsbasis gestellt. Alle Mitarbeitenden arbeiten auf derselben Plattform, können Zuständigkeiten und Bearbeitungsstände nachvollziehen und sich einfacher untereinander abstimmen.

Mit der IT-Administration und dem strukturierten Ticketmanagement haben wir weitere interne Abläufe eingebunden und unser Service Request Management verbessert. Wir nutzen Informationen durchgängiger und verbinden Aufgaben, die in unseren operativen Prozessen ineinandergreifen.

Für uns stehen dabei die spürbare Entlastung und der bessere Überblick im Mittelpunkt. Die gewonnene Transparenz und der geringere Abstimmungsaufwand geben uns mehr Raum für unsere Kernprozesse und den Austausch mit unseren Kunden. Diese Erfahrungen möchten wir künftig auch in unseren Managed Services nutzbar machen.