Más transparencia para los proyectos de ciberseguridad y los servicios de TI con BCS

OEDIV SecuSys forma parte del Grupo Oetker y está especializada en ciberseguridad. Nuestros servicios incluyen Identity Governance & Administration, Privileged Access Management y consultoría de IAM. Nuestro trabajo abarca distintos tipos de proyectos, desde la consultoría y la implementación hasta el soporte y los servicios gestionados.

Cuando se desarrollan varios proyectos al mismo tiempo, la información debe estar disponible de forma fiable y las responsabilidades deben estar claramente asignadas. Además, las tareas de los distintos equipos están interrelacionadas. Por eso, para nosotros era importante contar con una plataforma en la que todos los implicados pudieran colaborar y consultar el estado actual.

Al implantar BCS como software de gestión de proyectos y ERP, queríamos centralizar la información y los procesos de nuestros proyectos. Buscábamos una base común que simplificara la colaboración diaria y redujera nuestra carga organizativa.

Queríamos una herramienta que aliviara de forma tangible nuestra carga de trabajo en los proyectos y nos dejara más tiempo para los procesos esenciales y la comunicación con nuestros clientes.

Información unificada para todos los empleados

Una ventaja decisiva de BCS para nosotros es que podemos integrar a todos los empleados en una misma plataforma. Trabajamos con datos compartidos, procesos uniformes y la misma información. Esto nos permite analizar los proyectos, las tareas, las responsabilidades y los estados de tramitación en su contexto.

Nuestros responsables de proyecto tienen una mejor visión general de las actividades en curso. La información necesaria está disponible con mayor rapidez y la coordinación entre los implicados resulta más sencilla. Especialmente en los proyectos de ciberseguridad más complejos, nos ayuda reunir de forma sistemática la información procedente de distintas aplicaciones y formas de trabajo individuales.

BCS funciona de maravilla en la práctica: ganamos claramente en transparencia, reducimos el esfuerzo de coordinación y contamos con todos los empleados en una plataforma común. También en el plano humano existe una excelente sintonía. Una colaboración muy comprometida y basada en una auténtica relación de confianza.

Para nosotros, las ventajas surgen de la combinación de las funciones y la base de trabajo común. La información está disponible más allá de las distintas áreas de responsabilidad y facilita la colaboración entre nuestros equipos.

Más de 35 proyectos en BCS

En total, ya hemos incorporado a BCS más de 35 proyectos diferentes —implementaciones, evaluaciones, consultoría, POC, soporte y servicios gestionados— y estamos trabajando activamente en ellos.

Esta variedad muestra las distintas tareas que reunimos en la plataforma. BCS nos ayuda a coordinar el trabajo operativo de los proyectos de forma trazable y a mostrar con transparencia el estado de cada uno. Mantenemos la información relevante centralizada para que todos los implicados puedan recurrir a una base común.

En el trabajo diario, esto significa menos coordinación manual y responsabilidades más claras. También resulta más fácil seguir los procesos y comprender las decisiones. Así obtenemos una mejor visión de nuestras actividades en curso y simplificamos la colaboración.

Para que estas ventajas se materializaran en la práctica, durante la implantación tuvimos en cuenta tanto las cuestiones técnicas como los requisitos de los futuros usuarios. Para nosotros era importante integrar BCS en los procesos existentes y aportar un valor inmediato al trabajo diario.

La administración de TI utiliza el sistema de tickets

A partir de la experiencia positiva en el trabajo con proyectos, ampliamos el uso de BCS. Ahora también utilizamos el software para nuestra administración de TI y la gestión interna de tickets. El sistema de tickets facilita tanto la colaboración dentro del equipo de TI como la atención de las solicitudes de todos los empleados.

Podemos crear tipos de tickets de forma sencilla e intuitiva. Durante la tramitación, cada cambio de estado genera la notificación correspondiente. Así, todos los implicados se mantienen informados sobre el progreso.

En la administración de TI también observamos ya una mejora considerable de la transparencia y la eficiencia. La colaboración nos resulta sencilla y fluida. La plataforma común conecta más estrechamente el trabajo en proyectos, la administración y los procesos de servicio.

Esto abre nuevas posibilidades para unificar nuestros procesos y gestionarlos de forma más eficaz. Podemos utilizar la información a través de los distintos procesos y seguir reduciendo las interrupciones en el flujo de información entre sistemas. De este modo, para nosotros BCS está evolucionando más allá de su función original en el trabajo con proyectos y se está convirtiendo en una plataforma para tareas operativas interconectadas.

Siguiente paso: valor añadido para nuestros clientes de servicios gestionados

La experiencia adquirida con el uso interno también abre nuevas perspectivas para la colaboración con nuestros clientes. Estamos desarrollando conocimientos sobre BCS que en el futuro también queremos poner al servicio de nuestros clientes de servicios gestionados. Nos gustaría ofrecerles igualmente la solución si la solicitan.

Los servicios gestionados reúnen prestaciones de TI complejas, distintas responsabilidades, tickets y proyectos. En este contexto, los procesos transparentes y los estados de tramitación trazables son especialmente valiosos. Una plataforma integrada puede ayudar a coordinar los servicios y proporcionar una visión general compartida a todos los implicados.

Con la implantación de BCS, inicialmente apoyamos a nuestra propia organización. Al mismo tiempo, estamos creando una base que nos permitirá integrar también a nuestros clientes en el futuro.

Conclusión: menos carga de trabajo gracias a procesos de proyectos y servicios conectados

BCS ha proporcionado una base de información común a nuestro trabajo diario en proyectos. Todos los empleados trabajan en la misma plataforma, pueden consultar las responsabilidades y los estados de tramitación y coordinarse entre sí con mayor facilidad.

Al incorporar la administración de TI y la gestión estructurada de tickets, hemos integrado otros procesos internos y mejorado nuestra gestión de solicitudes de servicio. Utilizamos la información de forma más continua y conectamos tareas que están interrelacionadas en nuestros procesos operativos.

Para nosotros, lo fundamental es reducir de forma tangible la carga de trabajo y contar con una mejor visión general. La mayor transparencia y el menor esfuerzo de coordinación nos dejan más margen para nuestros procesos esenciales y la comunicación con nuestros clientes. En el futuro, también queremos aprovechar esta experiencia en nuestros servicios gestionados.