Asset- und Vertragsmanagement: Inventar, Vermögenswerte und Verträge einfach verwalten

Asset-Management und Vertragsmanagement zuverlässig und übersichtlich mit Projektron BCS

Bei Projektron BCS sind Ihre Vertragsdokumente und Vermögenswerte in besten Händen. Mit dem Modul für Asset-Management und Vertragsmanagement verwalten Sie nicht nur ihre laufenden Verträge, sondern Ihre gesamten firmeninternen Vermögenswerte strukturiert und effizient.


Asset- und Vertragsmanagement: Inventar, Vermögenswerte und Verträge organisieren, verwalten und steuern

Mit dem Asset- und Vertragsmanagement-Modul organisieren und verwalten Sie Ihre laufenden Verträge also nicht einfach nur, sondern Sie erhalten ein mächtiges Tool für Ihr gesamtes Contract Lifecycle Management (CLM). Verknüpfen Sie Ihre Verträge mit Personen, Organisationen, Vorgängen, Workflows, Projektgruppen, Projekten, Gegenständen Ihres Inventars, Angeboten, Rechnungen oder anderen Verträgen.

 

Sie möchten wissen,

➤ welche Verträge Sie aktuell abgeschlossen haben?

➤ ob ein Vertrag aktiv läuft oder bereits gekündigt wurde?

➤ welche Kündigungsfristen demnächst fällig sind?

➤ welche Verträge im Rahmen eines Projektes in einem bestimmten Zeitraum geschlossen wurden?

➤ welche Vertragsverhältnisse aktuell mit einem Dienstleister oder einem Kunden bestehen?

➤ Welcher Mitarbeiter gerade ein bestimmtes Firmenhandy benutzt, dessen Mobilfunkvertrag in drei Wochen verlängert werden muss?

 

Das Asset- und Vertragsmanagement-Modul in Projektron BCS gibt Ihnen die Antwort – binnen Sekunden!

 

  • Screenshot vom Asset Management in Projektron BCS
  • Screenshot der Stammdaten eines Assets in Projektron BCS
  • Screenshot: Ticketerstellung an einem Asset
  • Dank globaler Vertragsliste haben Sie Ihre Verträge immer im Blick
  • Sehen Sie alle anteiligen Kosten Ihrer laufenden Verträge auf einen Blick

Dr. Ing. Klaus Dörnhöfer

Sachgebietsleiter IT, Klinikum Nürnberg

"Seit 2009 nutzen wir nun das Vertragsmanagement von Projektron BCS. Die automatischen Hinweise auf nötige Verlängerungen oder Kündigungstermine sowie die schnelle Verfügbarkeit der Vertragsmodalitäten, des eingescannten Vertragstexts, aber auch der Kontaktdaten der internen und externen Ansprechpartner hat zu einer wesentlichen Vereinfachung der Arbeit rund um die Verträge geführt."

Marcus Brandl

Stabstelle operative Unternehmensführung und -planung bei der it4logistics AG

Unsere Kunden sind international und viele unserer Mitarbeiter verbringen viel Zeit in den Unternehmen, die wir betreuen. Dank des mobilen Zugriffs auf BCS sind trotzdem alle relevanten Daten für sie verfügbar. In der mit dem jeweiligen Projekt verknüpften Dateiablage können relevante Dokumente einerseits zentral verwaltet werden, andererseits können unsere Mitarbeiter beim Kunden vor Ort auf wichtige Unterlagen unkompliziert zugreifen.

Fristen fest im Blick dank digitalem Vertragsmanagement mit BCS

VertragslaufzeitenKündigungsfristen sowie eingescannte Vertragsdokumente können Sie mit Hilfe des Vertragsmanagement-Moduls schnell eintragen und komfortabel verwalten. Auf einen Blick sehen Sie alle anteiligen Kosten Ihrer laufenden Verträge und in welchem Status sich diese befinden.

Dank der automatischen Termin- und Fristenüberwachung entgeht Ihnen nichts mehr: Naht ein möglicher Kündigungstermin, informiert Projektron BCS auf Wunsch den fachlich Verantwortlichen per E-Mail oder Wiedervorlage und bittet um Stellungnahme. Mit einem Klick kann dieser die Feedbackfunktion aufrufen und direkt in Projektron BCS vermerken, wie mit dem Vertrag weiter verfahren werden soll.

Verlässlich in jeder Phase der Vertragslebenszyklus

Das Vertragsmanagement mit Projektron BCS bietet Ihnen weit mehr als bloße Ablage und Vertragsverwaltung, sondern unterstützt Sie aktiv bei

  • Vertragsabwicklung,
  • Vertragsanalyse und
  • Vertragscontrolling

Von der Anbahnung eines Vertrags über die Vertragserstellung und Vertragsverhandlung, die Vertragsprüfung, Ihre individuellen Freigabeprozesse, die Unterzeichnung und die Erfüllung bis hin zur rechts- und revisionssicheren Archivierung: BCS unterstützt Sie funktionsmächtig in jeder Phase des Vertragslebenszyklus.

BCS Asset-Management (Inventarverwaltung): Bleiben Sie Herr der Dinge

Mit dem Asset-Management in Projektron BCS verwalten Sie sämtliche Vermögenswerte Ihrer Organisation zentral, kompakt und übersichtlich. Vom Fuhrpark über IT-Ausstattung bis hin zu Produktionsmaschinen, Einrichtungsgegenständen oder Firmen-Smartphones mit zugehörigen SIM-Karten - dank der Inventarverwaltung in Projektron BCS behalten Sie stets den Überblick darüber

  • welche Gegenstände in Ihrem Besitz sind,
  • wer die Gegenstände seit wann und bis wann nutzt,
  • wo sich die Gegenstände befinden und
  • in welchem Zustand die Gegenstände sind.

Mit wenigen Klicks erstellen Sie neue Assets mit sämtlichen relevanten Charakteristika, wie Seriennummer, Modellbezeichnung, Anschaffungsdatum, Eigentürmer oder einer Beschreibung. Ähnliche oder zusammengehörige Assets organisieren Sie komfortabel in Asset-Gruppen.

Für jedes einzelne Asset können Sie Verknüpfungen anlegen zu

  • weiteren Assets
  • Verträgen
  • Ressourcen
  • Tickets

So können Sie beispielsweise ein Mobiltelefon in Beziehung setzen mit der zugehörigen SIM-Karte, Mobilfunk- und Versicherungsverträgen sowie Tickets, die verschiedene Handlungen mit dem Mobiltelefon betreffen (beispielsweise Einrichtung, Übergabe, Installation von Apps, Auftrag zur Reparatur). 

Über die Kommentarfunktion können Ihre Mitarbeiter Kommentare zum Inventargegenstand hinterlassen oder Änderungen, beispielsweise auch Beschädigungen, vermerken. Die Historie jedes Gegenstandes lässt sich somit lückenlos nachverfolgen. Auch Rückfragen sind über die Kommentarfunktion an jedem Asset möglich. Mit detaillierten Such- und Filterfunktionen finden Sie gezielt die Gegenstände, die Sie suchen, beispielsweise ein Fahrzeug aus dem Firmen-Fuhrpark, das zu einem bestimmten Zeitraum verfügbar ist.

Natürlich ist es auch möglich, Assets in Terminkalendern oder in der Aufwandsplanung zu verwenden. Im Handumdrehen erstellen Sie eine verknüpfte Ressource zu einem Asset. Diese Ressource können Sie Terminen zuordnen und somit zur Benutzung einplanen, beispielsweise ein PKW, den Sie für einen Messetermin beanspruchen.

Zugriffs- und Bearbeitungsrechte: Für jeden die passende Einstellung

Informationssicherheit und Datenschutz sind im Rahmen des Asset- und Vertragsmanagements besonders wichtig und daher direkt in die Rechteverwaltung von Projektron BCS integriert. So können Sie für Dokumente und Verzeichnisse einfach und sicher festlegen, wer lesen, löschen oder aktualisieren darf.

Projektron BCS Asset- und Vertragsmanagement: Ihre Vorteile und Möglichkeiten im Überblick

✓ Vertragsgenerator mit Assistent: Verträge nach Ihren individuellen Anforderungen mit dem Vertragserstellungsassistenten erstellen

✓ Verträge mit dem Workflowmanagement nahtlos in komplexe Arbeitsprozesse und Freigabeprozesse integrieren

✓  Dokument-Upload Ihrer digitalisierten Vertragsdokumente per Drag-and-drop

✓  Strukturierte Ablage Ihrer digitalisierten Vertragsdokumente dank integriertem Dokumentenmanagementsystem mit Dateiablage

✓  Leichte Wiederauffindbarkeit und Dokumentation dank detaillierter Such- und Filterfunktionen inklusive Volltext- und Schlagwortsuche

✓  Automatische Termin- und Fristenüberwachung mit Erinnerungsfunktion

✓  Angebote, Eingangs- und Ausgangsrechnungen mit Verträgen verknüpfen

✓  Verträge über das Kundenmanagement (CRM) Partnern und Kontaktpersonen bei Dienstleistern oder Kunden zuordnen

✓  Folge- oder Unterverträge zu einem Vertrag erzeugen

✓  Automatische Versionierung und Vermeidung von Dubletten

✓  Verträge im Asset-Management Gegenständen Ihres Inventars zuordnen

✓  Verträge mit PSP-Elementen verknüpfen und Projektgruppen, Projekten oder Unterprojekten zuordnen

✓  Vertragscontrolling effizient und umfassend inklusive Risikoüberwachung, Vertragserfüllungs- und Ausgabenanalyse

✓  Asset-Management: Welche Gegenstände sind in Ihrem Besitz, in welchem Zustand sind sie, wer nutzt sie von wann bis wann und wo sind sie aktuell

Ihr Kontakt

Unsere Kundenbetreuung

ist Ihr Ansprechpartner
rund um Projektron BCS.

+49 30 3 47 47 64-200

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Lassen Sie sich die Projektmanagement-Software Projektron BCS via Web-Konferenz zeigen.

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