Prozessmodellierung nach BPMN 2.0: einfach erklärt, Symbole, Beispiele & Anleitung

BPMN (Business Process Model and Notation) ist eine standardisierte Methode, um Geschäftsprozesse visuell darzustellen. Statt komplexer Textbeschreibungen werden Abläufe als Diagramm mit klar definierten Symbolen modelliert. So können alle Beteiligten, von Fachabteilung bis IT, denselben Prozess verstehen.

BPMN wird vor allem genutzt, um Abläufe transparent zu machen und systematisch zu verbessern:

Prozesse dokumentieren (z. B. Einkauf, Freigaben, Support)

Abläufe analysieren und optimieren

Verantwortlichkeiten klar darstellen

Grundlage für Automatisierung schaffen

Das ist wichtig, weil in vielen Unternehmen Prozesse zwar existieren, aber nicht klar beschrieben sind. Jeder arbeitet „irgendwie“, Wissen steckt in Köpfen oder E-Mails. BPMN bringt Struktur hinein: Prozesse werden sichtbar, vergleichbar und vor allem verbesserbar.

BPMN wurde von der Object Management Group (OMG) entwickelt, einer internationalen Organisation, die Standards für die IT definiert. Die erste Version erschien im Jahr 2004 und wurde seitdem kontinuierlich weiterentwickelt. BPMN 2.0 ist die aktuelle Version des internationalen Standards zur Prozessmodellierung und wird weltweit von Unternehmen unterschiedlichster Größen eingesetzt.

Ziel der OMG ist es, mit BPMN eine herstellerunabhängige und einheitliche Notation bereitzustellen. Sie definiert ein standardisiertes Set an Symbolen und Regeln, mit denen sich Geschäftsprozesse eindeutig und nachvollziehbar darstellen lassen. Damit können Geschäftsprozesse nicht nur verständlich beschrieben, sondern auch technisch umgesetzt werden – ein entscheidender Vorteil für die Prozessautomatisierung.

Im Kern geht es darum, komplexe Abläufe so zu visualisieren, dass sie sowohl fachlich verständlich als auch technisch nutzbar sind.

BPMN als Standard im Business Process Management (BPM)

BPMN ist heute der zentrale Standard im Business Process Management. Der große Vorteil: Fachabteilung und IT arbeiten mit derselben Darstellung.

Ein Prozessdiagramm zeigt nicht nur, was passiert, sondern auch:

wer beteiligt ist

wann Entscheidungen getroffen werden

wie Informationen fließen

Damit wird BPMN zur Schnittstelle zwischen Organisation und IT. Prozesse lassen sich nicht nur beschreiben, sondern auch direkt in Software überführen oder automatisieren.

Wofür wird BPMN konkret eingesetzt?

In der Praxis taucht BPMN überall dort auf, wo Prozesse eine Rolle spielen. Typische Anwendungsfälle sind:

Genehmigungsprozesse (z. B. Urlaubsanträge, Rechnungen)

Einkaufs- und Beschaffungsprozesse

Onboarding- oder Offboarding-Abläufe

Support- und Ticketprozesse

Workflows in ERP- oder BPM-Systemen

Der eigentliche Mehrwert entsteht dabei nicht durch das Diagramm selbst, sondern durch die Klarheit, die es schafft. Prozesse werden vergleichbar, Schwachstellen sichtbar und Abläufe standardisierbar.

Wann ist BPMN sinnvoll und wann nicht?

BPMN spielt seine Stärken vor allem bei strukturierten, wiederkehrenden Prozessen aus. Immer dann, wenn mehrere Rollen beteiligt sind oder Entscheidungen getroffen werden müssen, sorgt die Methode für Übersicht.

BPMN ist kein Selbstzweck. Ein Diagramm bringt nur dann etwas, wenn klar ist, warum man den Prozess modelliert und was man damit erreichen will.

Wer sich mit Prozessmodellierung beschäftigt, stößt früher oder später nicht nur auf BPMN, sondern auch auf EPK oder UML. Alle drei verfolgen ein ähnliches Ziel: Abläufe verständlich darstellen. Der Unterschied liegt darin, wie detailliert, technisch oder fachlich diese Darstellung erfolgt und für wen sie gedacht ist.

Die Akronyme im Überblick:

BPMN (Business Process Model and Notation): Eine standardisierte Notation zur Modellierung von Geschäftsprozessen, die sowohl von Fachbereichen als auch von der IT verstanden wird.

EPK (Ereignisgesteuerte Prozesskette): Eine eher fachlich geprägte Methode zur Darstellung von Prozessen, die stark aus der Betriebswirtschaft (insbesondere SAP-Umfeld) stammt.

UML (Unified Modeling Language): Eine universelle Modellierungssprache aus der Softwareentwicklung, die vor allem zur Beschreibung von Systemen, Softwarearchitekturen und Abläufen genutzt wird.

Während BPMN heute als Standard gilt, sind EPK und UML nach wie vor in bestimmten Kontexten relevant. Die Wahl der richtigen Methode hängt stark davon ab, was Sie erreichen wollen.

BPMN positioniert sich genau zwischen Fachlichkeit und Technik. Es ist verständlich genug für den Fachbereich und gleichzeitig präzise genug für die IT. Genau das macht den Standard heute so relevant.

Wann sollten Sie BPMN statt EPK nutzen?

EPK (Ereignisgesteuerte Prozessketten) war lange Zeit die dominierende Methode in der Prozessmodellierung, insbesondere im SAP-Umfeld. Heute stößt sie jedoch schnell an Grenzen, wenn Prozesse nicht nur dokumentiert, sondern auch umgesetzt oder automatisiert werden sollen.

BPMN ist in der Regel die bessere Wahl, wenn:

Prozesse nicht nur beschrieben, sondern auch ausgeführt oder automatisiert werden sollen

mehrere Systeme oder Abteilungen beteiligt sind

eine klare, standardisierte Notation benötigt wird

Fachbereich und IT gemeinsam an Prozessen arbeiten

EPK kann weiterhin sinnvoll sein, wenn es ausschließlich um eine grobe, fachliche Darstellung geht. Sobald Prozesse jedoch komplexer werden oder eine technische Umsetzung geplant ist, spielt BPMN seine Stärken aus.

BPMN lebt von seiner visuellen Sprache. Statt lange Beschreibungen zu lesen, erkennen Sie auf einen Blick, wie ein Prozess funktioniert. Das funktioniert allerdings nur dann gut, wenn die verwendeten Symbole klar und konsistent eingesetzt werden.

Offiziell umfasst BPMN über 100 verschiedene Elemente. In der Praxis benötigen Sie jedoch nur einen Bruchteil davon. Wer versucht, alle Möglichkeiten auszuschöpfen, riskiert schnell unübersichtliche und schwer verständliche Diagramme.

Der Schlüssel liegt darin, sich auf die wesentlichen Bausteine zu konzentrieren.

Die 4 Kategorien der BPMN-Elemente

Alle BPMN-Symbole lassen sich vier grundlegenden Kategorien zuordnen. Diese Struktur hilft dabei, auch komplexere Diagramme logisch zu erfassen.

Flow Objects bilden den Kern jedes Prozesses. Dazu gehören Ereignisse, Aktivitäten und Gateways, also alles, was tatsächlich im Ablauf passiert.

Connecting Objects verbinden diese Elemente miteinander. Sie zeigen, in welcher Reihenfolge Aufgaben ausgeführt werden oder wie Informationen fließen.

Swimlanes strukturieren den Prozess nach Verantwortlichkeiten. Sie machen sichtbar, welche Rolle oder Abteilung für welchen Schritt zuständig ist.

Artefakte ergänzen das Diagramm um zusätzliche Informationen, etwa Dokumente oder Kommentare. Sie beeinflussen den Ablauf nicht, verbessern aber das Verständnis.

Diese vier Kategorien reichen aus, um den Großteil aller Geschäftsprozesse sauber abzubilden.

Die wichtigsten BPMN-Symbole (Cheat Sheet)

Auch wenn BPMN sehr umfangreich ist, wiederholen sich in der Praxis immer dieselben Grundelemente. Wer diese sicher beherrscht, kann bereits den Großteil aller Prozesse modellieren.

Mit diesen wenigen Symbolen lassen sich bereits viele typische Geschäftsprozesse vollständig abbilden. Komplexere Elemente wie spezielle Ereignistypen oder Subprozesse kommen erst dann ins Spiel, wenn Prozesse detaillierter modelliert werden sollen.

Ein häufiger Fehler in der Praxis ist, zu viele verschiedene Symbole zu verwenden. Das führt schnell dazu, dass Diagramme zwar formal korrekt, aber schwer verständlich sind. Weniger ist hier oft mehr: Ein klar strukturiertes, reduziertes Modell bringt in der Regel den größten Nutzen.

Events gehören zu den zentralen Elementen in BPMN. Sie beschreiben, wann etwas passiert, also den Auslöser, Unterbrechungen oder das Ende eines Prozesses. Im Gegensatz zu Aktivitäten führen sie selbst keine Arbeit aus, sondern markieren Zustände oder Ereignisse im Ablauf.

Gerade bei komplexeren Prozessen sorgen Events dafür, dass Abläufe nachvollziehbar bleiben und auch Ausnahmen sauber modelliert werden können.

Start Events einfach erklärt

Eine Activity (Aktivität) beschreibt eine Aufgabe, die in einem Geschäftsprozess zu erledigen ist. Während Events beschreiben, wann etwas passiert, zeigen Aktivitäten, was konkret getan wird. Sie bilden die eigentlichen Arbeitsschritte eines Prozesses ab. In BPMN unterscheidet man zwischen einfachen Tasks und komplexeren Subprozessen. Beide folgen demselben Prinzip: Eine Aktivität beschreibt immer eine klar definierte Aufgabe.Sie wird als Rechteck mit abgerundeten Ecken dargestellt.

Task-Typen (User, Service, Script)

Gateways sind die Entscheidungspunkte im Prozess. Sie bestimmen, welcher Weg als Nächstes eingeschlagen wird, oder ob mehrere Wege parallel verfolgt werden. Gerade hier passieren in der Praxis viele Fehler, weil die Unterschiede zwischen den Gateway-Typen nicht sauber verstanden werden.

XOR vs AND vs OR: Unterschiede

Die drei wichtigsten Gateway-Typen unterscheiden sich vor allem darin, wie viele Pfade gleichzeitig aktiv sein können:

XOR (exklusiv): Es wird genau ein Weg gewählt, entweder A oder B

AND (parallel): Alle Wege werden gleichzeitig ausgeführt

OR (inklusiv): Einer oder mehrere Wege können gleichzeitig gewählt werden

Ein XOR-Gateway entspricht also einer klassischen Entscheidung, während ein AND-Gateway parallele Abläufe ermöglicht. Das OR-Gateway liegt dazwischen und ist entsprechend komplexer.

Die saubere Wahl des richtigen Gateways ist entscheidend für die Logik des gesamten Prozesses.

In der Praxis werden Gateways häufig falsch eingesetzt. 

• Ein klassischer Fehler ist, ein XOR zu verwenden, obwohl mehrere Bedingungen gleichzeitig zutreffen können, oder umgekehrt.
• Auch das Zusammenführen von Pfaden wird oft vernachlässigt. Wer Prozesse aufteilt, muss sie später auch wieder korrekt zusammenführen, sonst entstehen logische Brüche.
• Ein weiteres Problem: zu viele Entscheidungen auf einmal. Wenn Gateways überladen sind, wird das Diagramm schnell unverständlich.

Die einfache Regel lautet: so wenig wie möglich, so klar wie nötig.

Alle in einem BPMN Prozess verwendeten Flusselemente (flow objects) werden über sogenannte Sequenzflüsse, auch Flows / Flüsse oder Connecting Objects genannt, miteinander verbunden. Flows werden in Form von Pfeilen dargestellt.

Ein häufiger Fehler ist, beide zu vermischen. Die einfache Unterscheidung:

Sequence Flow = Ablauf innerhalb eines Prozesses

Message Flow = Kommunikation zwischen Beteiligten

Wer diese Trennung konsequent einhält, sorgt für deutlich mehr Klarheit im Diagramm.

Pools und Lanes strukturieren Prozesse nach Verantwortlichkeiten. Sie beantworten die zentrale Frage: Wer macht was?

Die Schritte eines Prozesses werden innerhalb von horizontalen Begrenzungslinien, den sogenannten Swimlanes, dargestellt. Mehrere Swimlanes ergeben einen Pool. Ein Pool steht dabei für eine organisatorische Einheit, zum Beispiel ein Unternehmen oder ein System. Innerhalb des Pools wird der gesamte Prozess dargestellt. Lanes unterteilen diesen Pool weiter, etwa nach Rollen, Abteilungen oder konkreten Funktionen. Jede Lane zeigt, welche Aufgaben von welcher Rolle übernommen werden.

In der BPMN 2.0 werden Pools und Lanes häufig dazu genutzt, um die verschiedenen organisatorischen Einheiten abzubilden, die am Prozess beteiligt sind (Benutzer, Personengruppen, Rollen und Zuständigkeiten).

Das macht Prozesse nicht nur übersichtlicher, sondern auch transparenter. Verantwortlichkeiten werden klar sichtbar, Übergaben nachvollziehbar.

Wichtig ist dabei, Pools und Lanes nicht zu überladen. Zu viele Unterteilungen können schnell unübersichtlich werden. Ziel ist immer eine Darstellung, die auf einen Blick verständlich bleibt, auch für Personen, die den Prozess nicht täglich sehen.

Pool

Artefakte werden benutzt, um die Übersicht oder das Verständnis eines Prozesses zu fördern. Für den Ablauf des Prozesses selbst haben sie allerdings keine Bedeutung.

Ein BPMN-Diagramm ist schnell „irgendwie“ gezeichnet. Ein gutes BPMN-Diagramm ist dagegen so aufgebaut, dass es auch in drei Monaten noch von Kollegen, von der IT und von jedem, der den Prozess verbessern oder automatisieren will, verstanden wird. Die folgende BPMN-Anleitung führt Sie in fünf Schritten zu einem sauberen, praxistauglichen Modell.

Ein BPMN-Diagramm ist schnell erstellt, aber nicht automatisch gut. In der Praxis entscheidet weniger die korrekte Anwendung einzelner Symbole über den Erfolg, sondern die Konsistenz und Verständlichkeit des gesamten Modells.

Gute BPMN-Diagramme erkennt man daran, dass sie ohne zusätzliche Erklärung funktionieren. Jeder, der den Prozess sieht, versteht auf Anhieb, was passiert, wer beteiligt ist und welche Entscheidungen getroffen werden.

Die folgenden Best Practices helfen Ihnen dabei, genau dieses Ziel zu erreichen.

Modellierungskonventionen im Unternehmen

Sobald mehrere Personen Prozesse modellieren, entsteht schnell ein Problem: Jeder macht es ein bisschen anders. Unterschiedliche Symbole, unterschiedliche Benennungen, unterschiedliche Detailgrade und schon sind die Diagramme schwer vergleichbar.

Genau hier setzen Modellierungskonventionen an. Sie definieren verbindliche Regeln, nach denen Prozesse im Unternehmen modelliert werden.

Wichtig ist dabei weniger die Perfektion der Regeln, sondern deren konsequente Anwendung. Ein einfaches, einheitliches System ist deutlich wertvoller als ein komplexes Regelwerk, das niemand einhält.

Wie viele Symbole sollten Sie wirklich nutzen?

Die BPMN-Spezifikation umfasst über 100 verschiedene Elemente. In der Praxis werden davon jedoch nur wenige regelmäßig benötigt.

Viele Diagramme scheitern daran, dass versucht wird, möglichst viele dieser Möglichkeiten auszuschöpfen. Das Ergebnis sind Modelle, die zwar formal korrekt, aber schwer verständlich sind.

Komplexität entsteht nicht durch zu wenige, sondern durch zu viele Elemente. Je reduzierter ein Diagramm ist, desto schneller wird es verstanden und desto eher wird es auch tatsächlich genutzt.

So bleiben BPMN-Diagramme verständlich

Ein gutes BPMN-Diagramm funktioniert wie eine klare Geschichte: Es hat einen Anfang, einen nachvollziehbaren Ablauf und ein eindeutiges Ende. Alles, was davon ablenkt, sollte vermieden werden.

Achten Sie darauf, dass Prozesse möglichst linear und logisch aufgebaut sind. Verzweigungen sollten klar begründet und nicht unnötig verschachtelt sein. Wenn ein Diagramm zu komplex wird, ist das oft ein Zeichen dafür, dass ein Subprozess sinnvoll wäre.

Auch die Benennung spielt eine große Rolle. Aufgaben sollten aktiv und konkret formuliert sein, damit sofort klar ist, was zu tun ist. Unklare oder abstrakte Bezeichnungen führen schnell zu Missverständnissen.

BPMN wirkt auf den ersten Blick einfach: ein paar Symbole, ein paar Pfeile und fertig ist das Prozessdiagramm. In der Praxis schleichen sich jedoch schnell Fehler ein, die die Verständlichkeit massiv beeinträchtigen.

Das Problem: Viele dieser Fehler fallen erst auf, wenn das Diagramm genutzt wird, zum Beispiel in Workshops, bei der Umsetzung oder in der Automatisierung. Umso wichtiger ist es, typische Stolpersteine von Anfang an zu vermeiden.

Viele dieser Fehler haben denselben Ursprung: fehlende Klarheit und fehlende Standards. Wer strukturiert und bewusst modelliert, vermeidet einen Großteil davon automatisch.

Checkliste für saubere BPMN-Diagramme

Ein BPMN-Diagramm muss nicht perfekt sein, aber es sollte klar, konsistent und verständlich sein. Diese kurze Checkliste hilft Ihnen dabei, die Qualität Ihrer Modelle schnell zu überprüfen.

Theorie ist wichtig, aber wirklich greifbar wird BPMN erst in der Praxis. Anhand konkreter Beispiele sehen Sie, wie sich typische Geschäftsprozesse modellieren lassen und welche Muster sich dabei wiederholen.

Die folgenden BPMN-Beispiele zeigen klassische Anwendungsfälle aus dem Unternehmensalltag. Achten Sie dabei weniger auf jedes einzelne Symbol, sondern vor allem auf die Struktur: Start, Ablauf, Entscheidungen und klare Verantwortlichkeiten.

Ein BPMN-Diagramm auf Papier oder in PowerPoint zu zeichnen ist ein guter Einstieg. Spätestens wenn Prozesse regelmäßig genutzt, angepasst oder automatisiert werden sollen, führt jedoch kein Weg an spezialisierter BPMN-Software vorbei.

Der Markt ist dabei vielfältig: von einfachen Modellierungstools bis hin zu komplexen Prozessplattformen. Entscheidend ist weniger das Tool selbst als die Frage, was Sie mit Ihren Prozessen erreichen möchten.

Modellierung vs. Ausführung

Ein zentraler Punkt, der oft unterschätzt wird: Nicht jedes BPMN-Tool kann Prozesse auch ausführen.

Viele Tools sind reine Modellierungswerkzeuge. Sie eignen sich hervorragend, um Prozesse zu visualisieren, zu dokumentieren und gemeinsam zu erarbeiten. Was sie jedoch nicht leisten: die tatsächliche Ausführung der Prozesse im System.

In der Praxis bedeutet das: Ein fachlich modellierter Prozess ist oft noch nicht direkt ausführbar. Für die Umsetzung müssen zusätzliche Informationen ergänzt werden, zum Beispiel Daten, Regeln oder Systemlogik.

BPMN schafft hier die Grundlage, weil Fachbereich und IT auf derselben Modellbasis arbeiten können. Die eigentliche „Intelligenz“ entsteht jedoch erst im Zusammenspiel mit einem passenden System.

Worauf Sie bei BPMN-Tools achten sollten

Die Auswahl eines geeigneten BPMN-Tools hängt stark von Ihrem Anwendungsfall ab. Dennoch gibt es einige Kriterien, die in nahezu jedem Szenario relevant sind.

Ein wichtiges Thema ist die Durchgängigkeit: Können Sie Prozesse nicht nur modellieren, sondern auch weiterverwenden, analysieren und optimieren? Oder bleiben sie isolierte Diagramme?

Auch die Integration spielt eine große Rolle. Prozesse existieren nicht im luftleeren Raum. Sie greifen auf Daten, Dokumente und Systeme zu. Ein Tool sollte sich daher möglichst nahtlos in Ihre bestehende IT-Landschaft einfügen.

Ein weiterer, oft unterschätzter Faktor ist die Akzeptanz im Unternehmen. Das beste Tool bringt wenig, wenn es im Alltag nicht genutzt wird. Eine intuitive Bedienung und klare Strukturen sind daher mindestens genauso wichtig wie der Funktionsumfang.

BPMN mit BCS umsetzen

Ein weiterer Vorteil liegt in der Transparenz: Jede Prozessinstanz lässt sich nachvollziehen, inklusive Bearbeitungszeiten, beteiligter Personen und getroffener Entscheidungen. Das schafft eine fundierte Grundlage für kontinuierliche Verbesserung.

Damit wird BPMN vom reinen Modellierungswerkzeug zu einem zentralen Bestandteil der operativen Steuerung im Unternehmen.

BPMN ist mehr als nur eine Methode zur Visualisierung von Prozessen. Richtig eingesetzt, schafft es Transparenz, verbessert die Zusammenarbeit zwischen Fachbereich und IT und legt die Grundlage für effiziente, skalierbare Abläufe.

Besonders sinnvoll ist BPMN immer dann, wenn Prozesse eine gewisse Komplexität erreichen: mehrere Beteiligte, klare Entscheidungslogiken, wiederkehrende Abläufe oder der Wunsch nach Automatisierung. In solchen Fällen hilft BPMN dabei, Strukturen sichtbar zu machen, Schwachstellen zu erkennen und Prozesse gezielt zu verbessern.

Weniger geeignet ist BPMN dagegen für sehr einfache Abläufe oder rein statische Darstellungen. Hier wäre der Aufwand oft höher als der tatsächliche Nutzen.

Entscheidend ist am Ende nicht das Diagramm selbst, sondern das Ziel dahinter. BPMN entfaltet seinen Mehrwert vor allem dann, wenn Prozesse aktiv genutzt, hinterfragt und weiterentwickelt werden.

Ein guter Einstieg ist oft wichtiger als ein perfektes Modell. Wer klein beginnt und konsequent weiterarbeitet, wird schnell feststellen, wie viel Klarheit und Effizienz BPMN in die eigenen Prozesse bringen kann.

Wenn Sie sich unsicher sind, wie und in welchem Maß Ihnen Prozessmodellierung nach BPMN weiterhelfen kann, kontaktieren Sie uns! Wir beraten Sie individuell für Ihre spezifischen Anforderungen.

Individuelle Beratung durch unsere BPMN-Experten bei Projektron

BPMN wirft gerade am Anfang viele Fragen auf, vor allem, weil der Standard auf den ersten Blick umfangreicher wirkt, als er in der Praxis ist. Die folgenden Antworten helfen Ihnen, typische Unsicherheiten schnell zu klären.