PRINCE2-Methode im Projektmanagement: Grundlagen, Stärken und Schwächen

PRINCE2 zählt mit über einer Million Zertifizierten und einer Verbreitung in mehr als 150 Ländern zu den weltweit führenden Standards im Projektmanagement. Besonders in Großbritannien gilt PRINCE2 als wichtigster Projektmanagement-Standard.

Im Kern ist PRINCE2 mehr als nur eine Methode: Es ist ein umfassendes Projektmanagement-System, das ein vollständiges Steuerungsmodell für Projekte jeder Art und Größe bereitstellt. Anders als andere Ansätze (z. B. PMI oder IPMA) beschreibt PRINCE2 weniger die operative Umsetzung einzelner Aufgaben, sondern fokussiert sich auf die übergeordnete Struktur und Steuerung von Projekten.

PRINCE2 besteht aus:

klar definierten Prozessen zur Steuerung des gesamten Projektverlaufs,

spezifischen Rollen und Verantwortlichkeiten,

standardisierten Management-Vorlagen (z. B. Business Case, Risikoregister),

etablierten Methoden zur Ergebnisorientierung und Projektkontrolle.

PRINCE2 ist mehr als Methode: Projekterfolg mit System

Ein wesentliches Merkmal von PRINCE2 ist der produktbasierte Ansatz: Der Fokus liegt auf den zu liefernden Ergebnissen (Produkten), nicht nur auf Tätigkeiten. Zudem verpflichtet PRINCE2 zur kontinuierlichen geschäftlichen Rechtfertigung – Projekte sollen jederzeit wirtschaftlich sinnvoll bleiben und echten Nutzen stiften.

Diese konsequente Nutzenorientierung macht PRINCE2 besonders wirkungsvoll in dynamischen Projektumfeldern. Der Business Case wird nicht einmalig zu Projektbeginn erstellt, sondern dient während der gesamten Projektlaufzeit als zentrales Steuerungsinstrument. Projektfortschritt, Risiken und Zielerreichung werden regelmäßig überprüft und mit den strategischen Erwartungen abgeglichen. Weichen Projekte deutlich von ihrer ursprünglichen Rechtfertigung ab, sieht PRINCE2 ausdrücklich vor, Gegenmaßnahmen einzuleiten oder das Projekt kontrolliert zu beenden – nicht als Zeichen des Scheiterns, sondern als Ausdruck verantwortungsvoller Projektführung.

Durch seinen modularen Aufbau lässt sich PRINCE2 branchenübergreifend anwenden und flexibel an die Bedürfnisse von Organisationen und Projekten jeder Größe anpassen. In der Praxis wird PRINCE2 daher häufig als übergeordnetes Governance-Framework eingesetzt und mit agilen Vorgehensmodellen wie Scrum kombiniert, um sowohl Managementsicherheit als auch flexible Umsetzung zu gewährleisten. Damit bietet PRINCE2 einen international bewährten Best-Practice-Ansatz für die erfolgreiche Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten.

Kurzer Überblick über die Historie und Entwicklung von PRINCE2

PRINCE2 wurde aus der ursprünglichen PRINCE-Methodik weiterentwickelt, die 1989 von der britischen Regierung veröffentlicht wurde. Diese erste Version war eine Anpassung der bereits bestehenden Methode PROMPT (Project Resource Organisation Management Planning Techniques), die in den 1970er Jahren entwickelt wurde. PRINCE wurde ursprünglich für IT-Projekte konzipiert und war aufgrund seiner strikten Regeln für andere Bereiche schwer anwendbar.

Um das Framework universeller einsetzbar zu machen, wurde PRINCE2 1996 von der Central Computer and Telecommunications Agency (CCTA), einer Behörde der britischen Regierung, veröffentlicht. Diese neue Version wurde so entwickelt, dass sie für Projekte jeder Art und Größe geeignet ist. Seitdem hat sich PRINCE2 kontinuierlich weiterentwickelt und wurde mehrfach aktualisiert, um aktuellen Anforderungen und Best Practices im Projektmanagement gerecht zu werden. 2023 wurde PRINCE2 7 veröffentlicht. Die Beibehaltung der Bezeichnung "PRINCE2" (statt "PRINCE3") soll ausdrücken, dass die Methode den Grundprinzipien treu bleibt.

Im Jahr 2000 wurde die CCTA in die Office of Government Commerce (OGC) integriert, die später durch das Cabinet Office verwaltet wurde. Die Verwaltung und Weiterentwicklung von PRINCE2 wurde 2013 an AXELOS, ein Joint Venture zwischen der britischen Regierung und dem Unternehmen Capita, übertragen. Seit 2021 liegt die Verantwortung für PRINCE2 bei PeopleCert, einem weltweit führenden Zertifizierungsanbieter, der die Methodik weiterentwickelt und internationale Standards integriert.

Wer arbeitet nach PRINCE2?

PRINCE2 hat sich weltweit als eine der führenden Projektmanagement-Methoden etabliert. Es wird in über 150 Ländern eingesetzt und ist in mehreren Sprachen verfügbar. Besonders verbreitet ist PRINCE2 in Europa, insbesondere im Vereinigten Königreich, Deutschland, den Niederlanden und Skandinavien. Aber auch in Australien, Asien und Nordamerika wird PRINCE2 zunehmend genutzt.

PRINCE2 findet Anwendung in einer Vielzahl von Branchen, darunter:

Die universelle Anwendbarkeit von PRINCE2 macht es für Unternehmen und Organisationen aller Größen attraktiv – für öffentliche Einrichtungen und Verwaltungen, von kleinen Start-ups bis hin zu multinationalen Konzernen.

PRINCE2 bietet gegenüber anderen Projektmanagement-Methoden einige entscheidende Vorteile:

Die Methode basiert auf einem klar strukturierten Rahmenwerk, das sich in 7 Grundprinzipien, 7 Kernthemen und 7 Prozesse gliedert. Dieses Zusammenspiel sorgt dafür, dass Projekte von Anfang bis Ende systematisch geplant, gesteuert und abgeschlossen werden können. Die 7 Grundprinzipien definieren die grundlegenden Regeln, die in jedem PRINCE2-Projekt gelten müssen, während die 7 Kernthemen die zentralen Aspekte des Projektmanagements – wie Business Case, Organisation oder Risiko – behandeln.

Grundprinzip 1: Kontinuierliche geschäftliche Rechtfertigung

Dieses Prinzip besagt, dass ein Projekt immer nur dann gestartet und fortgeführt werden sollte, wenn es einen klar definierten, wirtschaftlichen Nutzen erbringt. Ein gültiger Business Case muss zu Beginn erstellt und während des gesamten Projektverlaufs kontinuierlich überprüft werden. Dies verhindert, dass Ressourcen in Vorhaben fließen, deren Nutzen im Laufe der Zeit schwinden oder sich Marktbedingungen ändern. 

Praxisbeispiel

Ein mittelständisches Unternehmen plant die Einführung einer neuen IT-Plattform, um Prozesse zu optimieren. Der erstellte Business Case dokumentiert ROI und Einsparungen, die während des Projekts regelmäßig überprüft werden. Ändern sich die Marktbedingungen drastisch, wird das Projekt angepasst oder abgebrochen, um Ressourcen sinnvoll einzusetzen.

Grundprinzip 2: Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten

Klare Rollen und Aufgabenverteilungen stellen sicher, dass jeder weiß, was er zu tun hat und wer entscheidet. So werden Missverständnisse vermieden und schnelle Reaktionen ermöglicht.

Praxisbeispiel

Beim Bau eines neuen Verkehrsnetzes ist der Projektmanager für die Steuerung zuständig, während der Lenkungsausschuss strategische Entscheidungen trifft. Ein Qualitätsmanager überwacht die Einhaltung der Standards. Treten Verzögerungen auf, wissen alle sofort, wer zuständig ist – und Lösungen werden schnell gefunden.

Grundprinzip 3: Lernen aus Erfahrung

Erfahrungen aus abgeschlossenen Projekten werden systematisch dokumentiert und in neue Projekte eingebracht. So werden Fehler vermieden und bewährte Methoden gefestigt.

Praxisbeispiel

Ein Fertigungsunternehmen führt nach jeder Projektphase Retrospektiven durch. Kommunikationsprobleme in einem früheren Projekt führten zur Einführung eines standardisierten Kommunikationsprotokolls, das künftige Projekte deutlich effizienter und sicherer macht.

Grundprinzip 4: Steuern durch Managementphasen

Projekte werden in klar abgegrenzte Phasen aufgeteilt, deren Abschluss jeweils geprüft und freigegeben wird. So bleibt das Projekt kontrollierbar und steuerbar. Ein PRINCE2-Projekt besteht dabei immer aus mindestens zwei Managementphasen: der Initiierungsphase und mindestens einer weiteren Phase. Bereits nach der Initiierung kann entschieden werden, ein Projekt nicht fortzuführen und direkt in den Abschluss zu gehen, wenn sich zeigt, dass die ursprüngliche geschäftliche Rechtfertigung nicht mehr gegeben ist.

Praxisbeispiel

Bei der Entwicklung einer neuen Software erfolgt die Arbeit in Phasen wie Planung, Design, Implementierung, Test und Rollout. Nach jeder Phase wird geprüft: Ziele erreicht? Risiken beherrschbar? Bei Problemen entscheidet das Lenkungsgremium über Korrekturen oder Anpassungen.

Grundprinzip 5: Steuern nach dem Ausnahmeprinzip (Management by Exception)

Das Management greift nur bei wesentlichen Abweichungen ein. Innerhalb definierter Toleranzen arbeitet das Projektteam eigenverantwortlich, wodurch Management-Ressourcen geschont werden. Das Management greift nur bei wesentlichen Abweichungen von zuvor festgelegten Toleranzen ein. Insbesondere das Projektboard wird dadurch von operativen Detailentscheidungen entlastet und kann sich auf strategische Steuerungsaufgaben konzentrieren.

Praxisbeispiel

Ein Bauprojekt legt Toleranzen für Budget, Zeit und Qualität fest. Überschreitungen bis zu 5 % löst das Team selbst, ab 15 % wird das Lenkungsgremium eingeschaltet. So bleibt das Management auf kritische Entscheidungen fokussiert.

Grundprinzip 6: Produktorientierung

Der Fokus liegt auf klar definierten, qualitativ hochwertigen Endprodukten – nicht nur auf Aktivitäten. Ziel ist es, konkrete Ergebnisse zu liefern, die den Anforderungen entsprechen.

Praxisbeispiel

Bei der Entwicklung einer App definiert das Team von Anfang an, welche Funktionen und Qualitätskriterien erfüllt sein müssen. Statt sich in Aufgaben zu verlieren, wird regelmäßig überprüft, ob das Produkt den Nutzeranforderungen entspricht.

Grundprinzip 7: Anpassen an das Projektumfeld

PRINCE2 wird flexibel an das jeweilige Projekt angepasst. So bleibt es für kleine, agile Vorhaben ebenso geeignet wie für große, komplexe Projekte. Diese bewusste Anpassung an Projektumfeld, Organisation und Komplexität ist kein optionaler Schritt, sondern selbst eines der zentralen PRINCE2-Prinzipien.

Praxisbeispiel

Ein Start-up setzt PRINCE2 in einer vereinfachten, agilen Form mit wenig Bürokratie ein. Ein Großkonzern hingegen nutzt das vollständige Framework inklusive detaillierter Dokumentation. Beide passen PRINCE2 so an, dass es optimal zum Projekt passt – mal flexibel, mal strukturiert.

Thema 1: Business Case – Rechtfertigung und Wirtschaftlichkeit

Der Business Case begründet, warum das Projekt überhaupt durchgeführt wird. Er zeigt den erwarteten Nutzen und wird während des gesamten Projekts regelmäßig überprüft. So stellen wir sicher, dass sich Aufwand und Nutzen auch bei veränderten Rahmenbedingungen weiterhin die Waage halten. Der Business Case umfasst dabei nicht nur den erwarteten Nutzen, sondern auch Kosten, Risiken und klare Erfolgskriterien und bildet damit die zentrale Entscheidungsgrundlage für das Projektmanagement und das Projektboard.

Praxisbeispiel

Ein Unternehmen will ein neues ERP-System einführen. Der Business Case zeigt die Vorteile. Ändern sich die Rahmenbedingungen, wird geprüft, ob Anpassungen nötig sind – etwa am Funktionsumfang oder den Zielen.

Managementprodukte für dieses Wissensgebiet

Business Case

Benefit-Management-Ansatz

Nachhaltigkeitsmanagement-Ansatz

Thema 2: Organisation – Rollenverteilung und Stakeholder-Management

Das Thema Organisation regelt die Rollen, Zuständigkeiten und Entscheidungswege. Eine klare Struktur und ein gutes Stakeholder-Management vermeiden Missverständnisse und sorgen dafür, dass alle Beteiligten wissen, was zu tun ist.

Praxisbeispiel

Bei einem internationalen Bauprojekt sind klare Rollen entscheidend – von der Technik bis zum Vertrieb. Eine definierte Projektorganisation und regelmäßige Abstimmungen sichern den reibungslosen Ablauf.

Managementprodukte für dieses Wissensgebiet

Kommunikationsmanagement-Konzept

Projektmanagement-Teamstruktur

Rollenbeschreibungen

Thema 3: Qualität – Sicherstellung und Kontrolle von Ergebnissen

Qualität bedeutet, von Anfang an klare Anforderungen festzulegen und regelmäßig zu prüfen, ob diese auch erreicht werden. So entstehen Produkte und Ergebnisse, die den Erwartungen entsprechen – technisch wie inhaltlich.

Praxisbeispiel

Ein Softwareunternehmen entwickelt eine App. Bereits zu Beginn werden Qualitätsstandards festgelegt. Durch Tests während der Entwicklung wird sichergestellt, dass die App funktioniert und den Nutzern gefällt.

Managementprodukte für dieses Wissensgebiet

Produktbeschreibung

Konzept für das Qualitätsmanagement

Qualitätsregister

Produktregister

Thema 4: Pläne – Strukturierte Planung und Meilensteine

Pläne strukturieren das Projekt. PRINCE2 unterscheidet dabei mehrere Planungsebenen, darunter Projektpläne, Phasenpläne und Teampläne. Zentrale Grundlage dieser Planung sind Projekt- und Produktbeschreibungen, die Klarheit über Inhalte, Verantwortlichkeiten und erwartete Ergebnisse schaffen. Sie definieren Aufgaben, Termine und Meilensteine. Mit einem guten Plan behalten wir den Überblick und erkennen frühzeitig, wenn etwas aus dem Ruder läuft.

Praxisbeispiel

Bei der Einführung einer neuen Produktionslinie gibt es für jeden Schritt einen klaren Plan – von der Beschaffung bis zur Schulung. Verzögerungen können so schnell erkannt und behoben werden.

Managementprodukte für dieses Wissensgebiet

Pläne (Projekt, Phasen, Team, Ausnahmen)

Projektproduktbeschreibung

Arbeitspaketbeschreibung

Thema 5: Risiken – Umgang mit Unsicherheiten und Chancen

Risiken gibt es in jedem Projekt. Wichtig ist, diese frühzeitig zu erkennen und zu steuern. PRINCE2 fordert deshalb ein systematisches Risikomanagement, das auch Chancen berücksichtigt.

Praxisbeispiel

Beim Aufbau eines neuen Netzwerks werden Risiken wie Lieferengpässe oder neue Auflagen früh erkannt. Notfallpläne sichern ab, dass das Projekt trotzdem erfolgreich bleibt.

Managementprodukte für dieses Wissensgebiet

Risikomanagement-Konzept

Risikoregister

Thema 6: Änderungen – Änderungsmanagement im Projektverlauf

Projekte verändern sich. Das Thema Änderungen sorgt dafür, dass neue Anforderungen strukturiert bewertet und umgesetzt werden – ohne das Gesamtziel aus den Augen zu verlieren.

Praxisbeispiel

Ein Kunde fordert zusätzliche Sicherheitsfunktionen für ein Portal. Mit einem klaren Änderungsprozess wird geprüft, ob und wie die Wünsche integriert werden können – ohne das Projekt zu gefährden.

Managementprodukte für dieses Wissensgebiet

Problemlösungsmanagement-Konzept

Problemregister

Problembericht

Thema 7: Fortschritt – Monitoring und Steuerung des Projektfortschritts

Das Thema Fortschritt sorgt dafür, dass das Projekt immer im Blick bleibt. Regelmäßige Statusberichte, Meetings und klare Kennzahlen helfen, den aktuellen Stand zu kennen und gegenzusteuern. Dabei spielen definierte Toleranzen und klare Eskalationsmechanismen eine zentrale Rolle, um Abweichungen frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig steuernd eingreifen zu können.

Praxisbeispiel

Bei der Einführung einer neuen Software werden Fortschritte über Dashboards und Meilensteine verfolgt. Kommt es zu Verzögerungen, wird sofort reagiert, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.

Managementprodukte für dieses Wissensgebiet

Konzept für das Digital-, Dokumenten- und Datenmanagement

Tägliches Protokoll

Lessons Learned

Checkpoint-Bericht

Highlight-Bericht

Ausnahmebericht

Phasenabschlussbericht

Projektabschlussbericht

PRINCE2 strukturiert den Ablauf eines Projekts in sieben klar definierte Prozesse. Diese sind logisch aufeinander abgestimmt, folgen einer übergeordneten Abfolge, können jedoch iterativ durchlaufen werden. Gemeinsam decken sie den gesamten Projektlebenszyklus ab – von der ersten Idee über die Steuerung einzelner Managementphasen bis zum formalen Projektabschluss.

Prozess 1: Vorbereiten eines Projekts (SU – Starting Up a Project) – Erste Schritte und Zieldefinition

Der erste Prozess dient dazu, das Projekt vor seinem offiziellen Start vorzubereiten. In dieser Phase werden grundlegende Informationen gesammelt und die Ziele definiert. Das Projektteam ermittelt, ob das Vorhaben realisierbar ist, und legt die Rahmenbedingungen fest. Hier wird die Projektidee kritisch hinterfragt und es erfolgt eine erste Einschätzung der Risiken und Chancen. Diese Projektvorbereitung bildet die Basis für den späteren detaillierten Planungsprozess. Es entsteht eine Projektbeschreibung.

Zentrale Ergebnisse dieses Prozesses sind das Projektmandat, eine erste Projektbeschreibung sowie ein initialer Entwurf des Business Case, der als Grundlage für die Entscheidung über die Initiierung des Projekts dient.

Prozess 2: Initiieren eines Projekts (IP – Initiiating a Project) – Detaillierte Planung und Genehmigung

Im Initiierungsprozess wird das Projekt umfassend geplant. Der Projektleiter erstellt eine Projektinitiierungsdokumentation mit der Planung der Aktivitäten im Projekt, inklusive Projektplan und Basisplänen für die Erfolgsziele Zeit, Kosten, Qualität, Umfang, Risiko und Nutzen. Der Projektvorstand gibt den Projektplan frei. Der Business Case wird verfeinert und als Entscheidungshilfe für die Genehmigung des Projekts genutzt. Ziel dieser Phase ist es, eine solide Grundlage zu schaffen, auf der das gesamte Projekt aufbauen kann.

Prozess 3: Lenken eines Projekts (DP – Directing a Project) – Entscheidungsfindung durch das Projektboard

Der Prozess „Lenken eines Projekts“ begleitet das Projekt über seine gesamte Laufzeit hinweg und ist nicht auf eine einzelne Projektphase beschränkt. Er fokussiert sich auf die strategische Steuerung des Vorhabens. Lenkungsausschuss, Auftraggeber oder Hauptentscheidungsgremium starten das Projekt, entscheiden über die nächsten Phasen, reagieren auf Eskalationen etc. 

Das Projektboard übernimmt die Verantwortung für die Gesamtleitung. Es trifft strategische Entscheidungen, überprüft regelmäßig den Projektfortschritt und stellt sicher, dass das Projekt den definierten Zielen entspricht. Dabei greift das Board nur bei wesentlichen Abweichungen ein und sorgt für die nötigen Ressourcen und Unterstützung.

Prozess 4: Managen eines Phasenübergangs (SB – Managing a Stage Boundary) – Übergabe und Anpassung an neue Projektphasen

Nachdem eine Projektphase abgeschlossen wurde, erfolgt der Prozess des Phasenübergangs. Im Rahmen dieses Prozesses werden der Business Case erneut überprüft, Erfahrungen dokumentiert, Pläne aktualisiert und die nächste Managementphase detailliert vorbereitet. 

Projektmanager und Projektvorstand/Lenkungsausschuss prüfen nach jeder Phase das planmäßige Fortkommen des Projekts und die Konformität zu den Anforderungen. Projektmanager halten einen Rückblick mit dem Projektteam, um alle Lessons learned zu erfassen und die nächste Phase zu verbessern. Der Projektvorstand entscheidet über die Fortführung des Projekts. Die Detailplanung für die folgende Phase wird vorgenommen (Ressourcenplanung, detaillierte Ablauf- und Zeitplanung).

Prozess 5: Steuern einer Phase (CS – Controlling a Stage) – Tägliche Kontrolle durch den Projektmanager

Während einer einzelnen Projektphase übernimmt der Projektmanager die operative Steuerung. In diesem Prozess werden tägliche Aktivitäten geplant, überwacht und bei Bedarf angepasst. Der Projektmanager schnürt Arbeitspakete und übergibt sie an Teammanager oder teilt sie Teams zu. Der Projektmanager kontrolliert den Fortschritt, koordiniert die Teamarbeit und stellt sicher, dass alle Aktivitäten im Rahmen der definierten Toleranzen bleiben. Teammanager koordinieren die tägliche Arbeit und sind das Bindeglied zwischen Projektleiter und Projektteams. Regelmäßige Statusberichte und Meetings ermöglichen es, frühzeitig auf Probleme zu reagieren und die geplanten Ziele einzuhalten.

Prozess 6: Managen der Produktlieferung (MP – Managing a Product Delivery) – Koordination zwischen Teams und Management

Dieser Prozess fokussiert sich auf die konkrete Erstellung und Übergabe der definierten Produkte. Dabei steht die enge Abstimmung zwischen den verschiedenen Teams, die an der Entwicklung beteiligt sind, und dem Management im Vordergrund. Ziel ist es, dass die erarbeiteten Ergebnisse den festgelegten Qualitätsstandards entsprechen und termingerecht geliefert werden. Die kontinuierliche Abstimmung und Kontrolle stellen sicher, dass die Projektergebnisse dem ursprünglichen Business Case entsprechen.

Prozess 7: Abschließen eines Projekts (CP – Closing a Project) – Dokumentation und Lessons Learned

Der letzte Prozess in PRINCE2 widmet sich dem formalen Abschluss eines Projekts. PRINCE2 fordert einen formalen Projektabschluss – unabhängig davon, ob das Projekt erfolgreich abgeschlossen oder vorzeitig beendet wurde. Hier werden alle Ergebnisse final bewertet, das Projektteam schließt das Vorhaben ab und dokumentiert die gewonnenen Erkenntnisse.

Die Phase beinhaltet eine Abschlussbewertung, in der der gesamte Projektverlauf analysiert wird. Dabei werden Erfolge gefeiert, aber auch Verbesserungspotenziale für zukünftige Projekte identifiziert. Die systematische Dokumentation von Lessons Learned unterstützt Organisationen dabei, kontinuierlich aus vergangenen Projekten zu lernen.

Projektboard (Steuerungsgremium)

Das Projektboard bildet die strategische Führungsebene und stellt sicher, dass das Projekt den Geschäftszielen entspricht. Es setzt sich aus den wichtigsten Stakeholdern zusammen – etwa Führungskräften aus Finanzen, Betrieb und IT. Zu den Aufgaben gehören die Genehmigung von Plänen, die Überwachung des Fortschritts und die Freigabe von Ressourcen. Es trifft strategische Entscheidungen, greift bei Abweichungen ein und wahrt die geschäftliche Rechtfertigung

Senior User / Senior Supplier

Diese Rollen vertreten die Interessen der Nutzer und Lieferanten. Der Senior User sorgt dafür, dass die Anforderungen und Qualitätskriterien der Endanwender erfüllt werden. Der Senior Supplier stellt Ressourcen, technisches Know-how und die Umsetzungsqualität sicher. Beide arbeiten eng zusammen, um ein Gleichgewicht zwischen Nutzerbedürfnissen und technischer Machbarkeit zu schaffen, und sitzen gemeinsam mit dem Auftraggeber im Projektboard.

Projektmanager

Der Projektmanager steuert das Projekt operativ und ist verantwortlich für Planung, Koordination und Überwachung aller Aktivitäten. Er sorgt für die Einhaltung von Zeit- und Budgetvorgaben und ist Schnittstelle zum Projektboard, dem er regelmäßig berichtet.

Projektassistenz und Projektabsicherung

Die Projektassistenz unterstützt bei Dokumentation, Organisation und Kommunikation im Projekt. Die Projektabsicherung (Projekt Assurance) überwacht unabhängig die Einhaltung von Vorgaben und berichtet an das Projektboard.

Änderungsautorität

Die Änderungsautorität entscheidet über Änderungsanträge, die während des Projekts auftreten. Sie prüft die Auswirkungen auf Kosten, Zeit und Qualität und genehmigt nur sinnvolle Anpassungen.

Team Manager

Der Team Manager führt ein oder mehrere Teams, plant die Aufgaben und überwacht die Qualität der Ergebnisse. Er unterstützt fachlich und sorgt für die Zielerreichung innerhalb des Arbeitspakets.

Mit der Veröffentlichung von PRINCE2 7 im Jahr 2023 reagiert das Framework auf die sich wandelnden Anforderungen moderner Unternehmen. Die neueste Version baut auf den bewährten Prinzipien, Themen und Prozessen der Vorgängerversionen auf, integriert jedoch aktuelle Erkenntnisse und Best Practices aus dem Projektmanagement. 

Wesentliche Neuerungen in PRINCE2 7 umfassen:

Grundsätzlich ist PRINCE2 den klassischen Projektmanagement-Methoden zuzuordnen. Daneben hat sich aber neben der klassischen Variante inzwischen eine agile Variante von PRINCE2 etabliert: PRINCE2 Agile®. Diese Integration agiler Frameworks in das PRINCE2-Prozessmodell beschreibt seit 2015 ein zusätzliches Handbuch. Agile Methoden wie Scrum und Kanban zeichnen sich durch ihre Flexibilität, schnelle Iterationen und hohe Anpassungsfähigkeit aus. PRINCE2 Agile integriert diese Elemente, sodass Organisationen von beiden Welten profitieren können.

Was ist PRINCE2 Agile? PRINCE2 Agile vereint die Flexibilität und Reaktionsfähigkeit von AgilePM mit dem klar definierten übergeordneten Prozess-Steuerungsframework von PRINCE2. PRINCE2 Agile wurde für Unternehmen und Einzelanwender entwickelt, die PRINCE2 nutzen und zusätzlich von den Vorteilen agiler Methoden profitieren möchten. Die Integration agiler Vorgehensweisen bezieht sich dabei vor allem auf die konkrete Umsetzung. Damit ermöglicht PRINCE2 Agile auch agiles Arbeiten in komplexen Projekten und ist eine beliebte Methode für hybrides Projektmanagement.

PRINCE2 gilt weltweit als professioneller und robuster Projektmanagement-Ansatz und kann auf Projekte jeder Art, Größe, Organisation, Geografie und Kultur angewandt werden. Die Methode bietet einen klaren Rahmen, ohne die notwendige Flexibilität im Projektalltag einzuschränken.

Fokus auf Nutzen und Wirtschaftlichkeit: Ein zentrales Merkmal von PRINCE2 ist die kontinuierliche geschäftliche Rechtfertigung. Projekte werden nur gestartet und fortgeführt, wenn sie einen messbaren Nutzen liefern. Der Business Case wird regelmäßig überprüft und verhindert, dass Ressourcen in Vorhaben investiert werden, deren Wirtschaftlichkeit im Projektverlauf verloren geht.

Klare Prozesse, Standards und Vorlagen: PRINCE2 stellt klar definierte Prozesse, Rollen und Managementprodukte bereit. Standardisierte Vorlagen und ein einheitliches Vokabular sorgen für Wiederholbarkeit und Transparenz – insbesondere in großen Organisationen oder Projektlandschaften mit vielen Beteiligten. Mitarbeitende, die mit PRINCE2 vertraut sind, finden sich schnell in neuen Projekten zurecht.

Management by Exception: Ein zentrales Steuerungsprinzip ist das Management nach dem Ausnahmeprinzip. Projektmanager können innerhalb definierter Toleranzen eigenständig arbeiten, während übergeordnete Managementebenen nur dann eingreifen müssen, wenn Abweichungen auftreten. Das reduziert den Steuerungsaufwand und erhöht die Effizienz.

Klare Rollen und Verantwortlichkeiten: Durch die eindeutige Rollenverteilung werden Zuständigkeiten transparent geregelt. Entscheidungswege sind klar definiert, Konflikte werden minimiert und die Zusammenarbeit zwischen Auftraggebern, Nutzern und Lieferanten strukturiert unterstützt.

Produktbasierte Planung: PRINCE2 verfolgt einen konsequent produktorientierten Ansatz. Bereits zu Beginn werden die Projektergebnisse klar definiert und mit Abnahmekriterien versehen. Diese integrierte Anforderungsanalyse reduziert das Risiko, Projekte unter falschen Annahmen zu starten oder am tatsächlichen Bedarf vorbei zu entwickeln.

Flexibilität durch Skalierbarkeit: Entgegen häufiger Annahmen ist PRINCE2 kein starrer Ansatz. Die Methode kann und muss an die Projektgröße, -komplexität und die organisatorischen Rahmenbedingungen angepasst werden – vom kleinen internen Vorhaben bis zum komplexen Großprojekt.

Trotz seiner zahlreichen Stärken wird PRINCE2 regelmäßig kritisch diskutiert. Viele dieser Kritikpunkte lassen sich jedoch relativieren oder einordnen.

„Zu viel Dokumentation“: Dieser Vorwurf trifft vor allem dann zu, wenn PRINCE2 nicht angemessen skaliert wird. Die Methode verlangt keine unnötige Bürokratie, sondern eine zweckmäßige Dokumentation. Werden Managementprodukte an die Projektgröße angepasst, bleibt der Dokumentationsaufwand überschaubar und sinnvoll.

„Nicht agil genug“: PRINCE2 folgt einer klaren, klassischen Struktur. Das schließt Agilität jedoch nicht aus. Mit PRINCE2 Agile existiert ein Ansatz, der agile Arbeitsweisen mit der Governance-Struktur von PRINCE2 kombiniert. In der Praxis wird PRINCE2 häufig erfolgreich mit agilen Methoden ergänzt.

„Hohe Komplexität für Einsteiger“: Die Vielzahl an Rollen, Themen und Prozessen kann zu Beginn überfordernd wirken. Dieses Phänomen ist jedoch nicht PRINCE2-spezifisch, sondern betrifft nahezu alle etablierten Projektmanagement-Methoden. Mit zunehmender Anwendung steigt die Routine – vergleichbar mit dem Erlernen einer Fremdsprache.

Begrenzte Abdeckung von Methoden und Soft Skills: PRINCE2 beschreibt primär methodische Steuerungsmechanismen. Ergänzende Techniken wie die Kritische-Pfad-Analyse oder Earned Value Analyse sowie Führungs- und Kommunikationskompetenzen müssen projektabhängig ergänzt werden. In der Praxis stellt dies jedoch eher eine bewusste Abgrenzung als einen Nachteil dar.

PRINCE2 ist ein leistungsfähiges Framework für das Management von Einzelprojekten. Doch Projekte stehen selten isoliert im Raum. Oft sind sie Teil größerer Vorhaben, wie Programmen oder Portfolios. Ebenso begegnen Sie in Projekten regelmäßig Themen wie Risikomanagement oder IT-spezifischen Anforderungen. Genau hier zeigt PRINCE2 seine Stärke: Es lässt sich flexibel mit anderen anerkannten Methoden und Frameworks kombinieren. So schaffen Sie ein integriertes Steuerungssystem, das auf Ihre Organisation und deren Herausforderungen zugeschnitten ist.

Portfolio- und Programmmanagement mit MoP® und MSP®

Viele Unternehmen managen nicht nur einzelne Projekte, sondern eine Vielzahl an Initiativen, die auf übergeordnete Unternehmensziele einzahlen. PRINCE2 konzentriert sich auf das Management des einzelnen Projekts – für die Steuerung ganzer Projektlandschaften bieten sich ergänzend MoP® (Management of Portfolios) und MSP® (Managing Successful Programmes) an.

MoP unterstützt Sie dabei, die richtigen Projekte auszuwählen und Ressourcen effektiv zu verteilen. Es sorgt dafür, dass Ihre Organisation genau die Projekte umsetzt, die den größten Nutzen bringen. PRINCE2 greift dann, wenn es um die konkrete Durchführung dieser Projekte geht.

MSP hingegen zielt auf die Steuerung von Programmen, also von mehreren zusammenhängenden Projekten, die gemeinsam einen strategischen Wandel umsetzen. PRINCE2-Projekte lassen sich dabei als Bausteine eines größeren Programms steuern. Durch die Kombination von PRINCE2 und MSP schaffen Sie einen klaren Ordnungsrahmen: MSP gibt die Richtung vor, PRINCE2 liefert die Methodik für die Umsetzung.

Risikomanagement mit M_o_R®

Risikomanagement gehört zu jedem erfolgreichen Projekt. PRINCE2 bringt zwar eigene Vorgaben zum Risikomanagement mit, ist jedoch ein tieferes, spezifisches Vorgehen notwendig, ergänzt M_o_R® (Management of Risk) PRINCE2 ideal.

M_o_R bietet einen systematischen Rahmen, um Risiken in Projekten, Programmen und im gesamten Unternehmen zu identifizieren, zu bewerten und zu steuern. Während PRINCE2 die Risiken eines Projekts im Blick behält, liefert M_o_R zusätzliche Strategien und Verfahren, um Risiken unternehmensweit einheitlich zu behandeln. Besonders für Unternehmen mit vielen parallelen Projekten sorgt diese Kombination für Konsistenz und Sicherheit.

IT-Projektmanagement und PRINCE2 in der Softwareentwicklung

Auch in IT- und Softwareprojekten setzen viele Unternehmen PRINCE2 ein. Gerade dort entstehen oft Fragen, wie sich klassische Projektmanagement-Strukturen mit agilen Methoden wie Scrum oder SAFe verbinden lassen.

PRINCE2 bietet dafür mit PRINCE2 Agile® eine speziell erweiterte Variante, die agile Arbeitsweisen mit den bewährten PRINCE2-Strukturen kombiniert. So nutzen Sie die Vorteile beider Welten: Die Flexibilität agiler Entwicklungsteams bleibt erhalten, während PRINCE2 für die notwendige Steuerung und Transparenz sorgt.

In der Softwareentwicklung können Sie PRINCE2 auch mit ITIL® oder DevOps verbinden. ITIL steuert Ihre Service-Prozesse, während PRINCE2 für die strukturierte Umsetzung von Softwareprojekten sorgt. DevOps schafft den Brückenschlag zur kontinuierlichen Integration und Bereitstellung von Software (CI/CD), wobei PRINCE2 die übergeordnete Projektleitung und Freigabeprozesse sichert.

Wer PRINCE2 in Projekten erfolgreich anwenden will, profitiert von einer fundierten Ausbildung. Die PRINCE2-Zertifizierungen bieten Ihnen genau diese Grundlage. Sie belegen nicht nur Ihre Kenntnisse, sondern geben Ihnen ein strukturiertes Verständnis für die Anwendung von PRINCE2 in der Praxis. Die Zertifizierungen gliedern sich in zwei Stufen: Foundation und Practitioner.

Die PRINCE2-Foundation-Zertifizierung richtet sich an Einsteiger im Projektmanagement oder Personen, die die Grundprinzipien und Begriffe von PRINCE2 verstehen möchten. Sie lernen, wie das Framework aufgebaut ist, welche Prozesse und Rollen es gibt und wie PRINCE2 strukturiert funktioniert. Mit der Foundation-Zertifizierung weisen Sie nach, dass Sie die Methode verstehen und in Projekten mit PRINCE2-Teams arbeiten können. Der Weg zur Foundation-Zertifizierung führt in der Regel über ein offizielles Training, das oft zwei bis drei Tage dauert. Am Ende legen Sie eine Prüfung ab, die Ihr Wissen über die Grundlagen testet.

Die PRINCE2-Practitioner-Zertifizierung baut auf der Foundation auf. Sie richtet sich an Personen, die PRINCE2 aktiv in Projekten anwenden und steuern wollen. Ziel der Practitioner-Stufe ist es, PRINCE2 situationsgerecht und flexibel einzusetzen. Hier lernen Sie, wie Sie die Methode an unterschiedliche Projekte anpassen, wie Sie konkrete Projektsituationen bewerten und welche Entscheidungen in welchem Schritt nötig sind. Für die Practitioner-Zertifizierung besuchen Sie in der Regel ein weiterführendes Training (meist zwei Tage), das die praktische Anwendung in den Fokus stellt. Die anschließende Prüfung ist komplex: In einem szenariobasierten Test müssen Sie Ihr Wissen praktisch anwenden und zeigen, wie Sie mit typischen Projektsituationen umgehen.

Beide Prüfungen werden von PeopleCert, der offiziellen Prüfungsorganisation für PRINCE2, abgenommen. Anbieter von PRINCE2-Schulungen gibt es zahlreiche – von großen Weiterbildungsunternehmen bis hin zu spezialisierten PRINCE2-Trainingsanbietern. Wichtig ist, dass die Schulung akkreditiert ist und den offiziellen Lehrplan einhält. Für eine erfolgreiche Vorbereitung empfiehlt es sich, das offizielle PRINCE2-Handbuch intensiv durchzuarbeiten.

Wenn Sie auf der Suche nach einer Projektmanagement-Software sind, die die PRINCE2-Methode bestmöglich abbilden kann, ohne dass Sie Zugeständnisse machen oder gar auf bestimmte PRINCE2-spezifische Funktionen verzichten müssen, sollten Sie bereits bei der Softwareauswahl auf entsprechende Funktionen achten. Wie unsere aktuelle Marktübersicht und der Projektmanagement-Software-Vergleich zeigen, ist bei weitem nicht jede beliebte und bekannte Projektmanagement-Software zur Umsetzung von Projekten nach PRINCE2 geeignet. Folgen Sie bei der Auswahl der Projektmanagement-Software unserem 9-Schritte-Plan, um zielgerichtet zu evaluieren und nachhaltig die richtige Entscheidung zu treffen.

Bereits die Einführung von BCS erfolgte selbst als PRINCE2-Projekt. Um die Akzeptanz im Unternehmen zu fördern, wurde ein mehrstufiges Schulungskonzept entwickelt und ein internes Coaching etabliert, das bis heute Bestand hat. Ergänzt durch eine interne Messe konnten sich die Mitarbeitenden frühzeitig mit der neuen Lösung vertraut machen.

Besonderes Augenmerk legte die DVZ auf die vollständige Abbildung des PRINCE2-Projektablaufs: Mit den BCS-gestützten Assistenten werden die Projektleitenden sicher durch alle Phasen – von der Initiierung bis zum Abschluss – geführt. Ein grafischer Produktstrukturplan zeigt jederzeit transparent den aktuellen Projektstatus, während standardisierte Berichte und Dashboards die Kommunikation mit dem Management und den Lenkungsausschüssen unterstützen.

Durch die Einführung von BCS konnte die Anzahl der genutzten Tools von 15 auf eine einheitliche Lösung reduziert werden. Vorher notwendige manuelle und papierbasierte Prozesse entfallen heute vollständig. Das PMO profitiert zudem von einer deutlichen Reduktion administrativer Aufwände und einer besseren Steuerbarkeit der gesamten Projektlandschaft.

Ein zusätzlicher Mehrwert: Über Schnittstellen lassen sich Daten aus anderen Systemen wie SAP oder der Leistungserfassung synchronisieren. So stehen entscheidungsrelevante Informationen in Echtzeit zur Verfügung – eine Grundlage für erfolgreiche Projektsteuerung und -kontrolle nach PRINCE2.

Arne Hennes gibt im Anwenderbericht der DVZ GmbH ausführliche Einblicke in die Nutzung von BCS für die Umsetzung des Projektmanagements nach PRINCE2 bei der DVZ GmbH.

PRINCE2 hat sich über Jahrzehnte hinweg bewährt und gehört zu den weltweit führenden Standards im Projektmanagement. Die Methode bietet eine klare Struktur, definierte Rollen und eine konsequent produktbasierte Planung. Dadurch entsteht jederzeit Transparenz über Ziele, Verantwortlichkeiten und Fortschritt – eine zentrale Voraussetzung für effiziente und steuerbare Projekte.

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor von PRINCE2 ist der durchgängige Fokus auf Nutzen und Wirtschaftlichkeit. Projekte werden nicht nur sauber geplant, sondern während ihres gesamten Verlaufs kritisch hinterfragt und gesteuert. So wird sichergestellt, dass Ressourcen zielgerichtet eingesetzt und Projekte nur dann fortgeführt werden, wenn sie einen realen Mehrwert liefern.

Gleichzeitig ist PRINCE2 kein starres Regelwerk. Die Methode lässt sich flexibel an Projektgröße, Komplexität und organisatorische Rahmenbedingungen anpassen und kann wirkungsvoll mit agilen Ansätzen kombiniert werden. Teams können beispielsweise operativ nach Scrum arbeiten, während PRINCE2 das übergeordnete Governance- und Steuerungsgerüst liefert. Die Erweiterung PRINCE2 Agile unterstützt diese Verbindung explizit.

Nach meiner Erfahrung ist PRINCE2 insbesondere dann eine sehr gute Wahl, wenn Professionalität, Nachvollziehbarkeit und Verlässlichkeit im Projektmanagement gefragt sind – etwa in:

komplexen Projekten

regulierten Branchen (z. B. Finanzen, Medizin, Energie)

Projekten mit vielen Stakeholdern

öffentlichen und behördlichen Projekten

Für Organisationen, die ihr Projektmanagement nachhaltig professionalisieren möchten, bleibt PRINCE2 ein leistungsfähiges und zukunftsfähiges Framework.

FAQ – PRINCE2