25.09.2026 - Fachartikel
Angebote aus Projektdaten zu erstellen bedeutet, bereits vorhandene Kunden-, Projekt-, Artikel- und Fachdaten automatisiert für die Angebotserstellung zu nutzen. Statt Informationen aus verschiedenen Systemen manuell zusammenzutragen, können strukturierte Daten direkt in Angebotsvorlagen, Berechnungen und individuelle Dokumente einfließen. Das spart Zeit, reduziert Übertragungsfehler und ermöglicht auch bei komplexen technischen Angeboten einen hohen Automatisierungsgrad.
Strukturierte Daten sind die Grundlage: Kunden-, Projekt-, Artikel-, Preis- und technische Daten können direkt für Angebote wiederverwendet werden.
Automatisierung geht über Vorlagen hinaus: Auch Berechnungen, Komponenten, Bilder, technische Angaben und individuelle Parameter lassen sich datenbasiert einbinden.
Individuelle Angebote lassen sich automatisieren: Entscheidend ist, ob sich Unterschiede durch strukturierte Daten, Parameter und Regeln beschreiben lassen.
Weniger Mehrfacherfassung und Fehler: Daten müssen nicht wiederholt kopiert oder manuell zwischen CRM, ERP, Projektmanagement und Dokumenten übertragen werden.
Praxisbeispiel ADLER Solar: Das Unternehmen erstellt mit BCS und BIRT individuelle Angebote für Photovoltaikanlagen aus Kunden-, Projekt- und Anlagendaten einschließlich technischer Informationen und Wirtschaftlichkeitsberechnungen.
Der Nutzen reicht über das Angebot hinaus: Einmal erfasste Daten können anschließend für Projektabwicklung, Dokumentation, Service und Rechnungsstellung weiterverwendet werden.
Kundendaten im CRM, Preise im ERP-System, technische Angaben im Projekt, Berechnungen in Tabellen und Produktinformationen in weiteren Anwendungen: Gerade bei komplexen Angeboten entsteht ein erheblicher Teil des Aufwands nicht beim eigentlichen Schreiben, sondern beim Zusammentragen, Prüfen und Übertragen der benötigten Informationen. Werden Kunden-, Projekt-, Artikel- und Fachdaten dagegen strukturiert gepflegt, lassen sich diese Informationen für die Angebotserstellung wiederverwenden. Unternehmen können dadurch Angebote aus Projektdaten erstellen, statt vorhandene Daten für jedes neue Dokument erneut zusammenzuführen.
Das geht weit über das Befüllen einer Angebotsvorlage mit Name und Adresse hinaus. Auch technische Informationen, individuelle Parameter, Komponenten, Bilder oder Berechnungsergebnisse können automatisiert oder regelbasiert in ein Angebot einfließen. Wie weit dieser Ansatz gehen kann, zeigt das Beispiel ADLER Solar: Das Unternehmen erstellt mit BCS und BIRT individuelle Angebote für Photovoltaikanlagen auf Basis strukturierter Kunden-, Projekt- und Anlagendaten. Auch technische Komponenten, Datenblätter und Wirtschaftlichkeitsberechnungen werden in die Angebotsunterlagen eingebunden.
Bei einfachen Standardangeboten kann eine bestehende Dokumentvorlage ausreichen. Im Projektgeschäft müssen dagegen häufig Informationen aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen und Systemen in einem Angebot zusammengeführt werden.
Typische Angebotsdaten sind:
Liegen diese Informationen in verschiedenen Anwendungen, Dateien oder E-Mails, entstehen Medienbrüche. Mitarbeiter müssen Daten suchen, übertragen, auf Aktualität prüfen und anschließend im Angebotsdokument zusammenführen.
Dadurch entstehen mehrere Probleme:
Mehrfacherfassung: Bereits vorhandene Kundendaten, technische Parameter oder Leistungsbeschreibungen werden erneut eingegeben.
Unterschiedliche Datenstände: Bei Informationen, die an mehreren Stellen gespeichert sind, ist nicht immer eindeutig, welche Fassung aktuell ist.
Übertragungsfehler: Beim manuellen Kopieren können Werte vergessen, vertauscht oder aus einem früheren Angebot übernommen werden.
Zusätzlicher Änderungsaufwand: Ändert sich ein Preis oder eine technische Komponente, muss geprüft werden, an welchen Stellen diese Information bereits verwendet wurde.
Eingeschränkte Wiederverwendung: Informationen, die ausschließlich in Word-Dateien oder PDFs vorliegen, lassen sich in nachfolgenden Prozessen schwerer automatisiert weiterverarbeiten.
Gerade bei technischen Angeboten steigt dieser Aufwand, weil kaufmännische, technische und projektspezifische Informationen in einem Dokument zusammengeführt werden müssen.
Datenbasierte Angebotserstellung bezeichnet die Erstellung von Angeboten auf Grundlage bereits vorhandener strukturierter Daten. Diese Daten können beispielsweise aus CRM-, ERP-, Projektmanagement- oder Fachsystemen stammen.
Kundendaten müssen dadurch nicht erneut eingegeben werden, wenn sie bereits strukturiert im CRM vorliegen. Gleiches gilt für Artikel, Leistungen, Preise, Projektinformationen, technische Eigenschaften oder Berechnungsergebnisse. Eine Software zur Angebotserstellung kann diese Daten in definierte Dokumentstrukturen übernehmen. Kundendaten erscheinen an festgelegten Stellen, Angebotspositionen werden aus vorhandenen Datensätzen erzeugt, Tabellen werden aufgebaut und projektspezifische Informationen automatisch in das Dokument übernommen.
Der entscheidende Unterschied zu einer klassischen Dokumentvorlage liegt damit in der Datenquelle.
| Angebotsvorlage | Strukturierte Daten |
|---|---|
| Gestaltung | Welcher Kunde angesprochen wird |
| Aufbau | Welche Produkte oder Leistungen angeboten werden |
| Wiederkehrende Texte | Welche technischen Eigenschaften gelten |
| Überschriften | Welche Preise verwendet werden |
| Rechtliche Hinweise | Welche Parameter in Berechnungen einfließen |
| Seitenstruktur | Welche Ergebnisse daraus entstehen |
Beide Ansätze lassen sich kombinieren: Die Vorlage bestimmt, wie das Angebot aussieht. Die Daten bestimmen, was im konkreten Kundenfall darin erscheint.
Welche Informationen in ein Angebot einfließen, hängt vom Geschäftsmodell und vom jeweiligen Projekt ab. Für die Angebotserstellung im Projektgeschäft sind insbesondere folgende Datenquellen relevant:
| Datenquelle | Typische Daten | Verwendung im Angebot |
|---|---|---|
| CRM | Unternehmen, Ansprechpartner, Anschrift, Kontaktdaten | Anschreiben, Kopf- und Kundendaten |
| Projekt | Anforderungen, Parameter, Termine, Projektinformationen | Leistungsbeschreibung und individuelle Rahmenbedingungen |
| Artikelstamm | Produkte, Leistungen, Preise, Einheiten | Angebotspositionen und Komponenten |
| Kalkulation | Aufwand, Mengen, Kosten, Stundensätze | Preis- und Aufwandsberechnung |
| Technische Daten | Leistung, Dimensionen, Eigenschaften, Konfigurationen | Technische Spezifikation |
| Verbrauchs- und Messdaten | Verbrauch, Bedarf, Ist-Werte | Individuelle Berechnungen und Auswertungen |
| Ressourcen | Rollen, geplanter Aufwand, Kapazitäten | Aufwandsschätzung und Kalkulation |
| Dokumente und Medien | Bilder, Grafiken, Datenblätter | Produktinformationen und Anlagen |
| Berechnungsergebnisse | Wirtschaftlichkeit, Kennzahlen, Szenarien | Entscheidungs- und Beratungsgrundlage |
| Vertragsdaten | Bedingungen, Fristen, Zahlungsmodalitäten | Kaufmännischer und rechtlicher Teil |
Besonders geeignet für die automatisierte Angebotserstellung sind Informationen, die strukturiert gespeichert und eindeutig einem Kunden, Projekt, Artikel oder einer Komponente zugeordnet sind. Ein Wert in einem dafür vorgesehenen Datenfeld lässt sich gezielter auslesen und weiterverarbeiten als eine Information, die ausschließlich in einem Freitext oder einem abgeschlossenen PDF vorliegt.
Am Anfang stehen Kunden-, Projekt-, Leistungs- und Fachdaten.
Welche Informationen später für ein Angebot benötigt werden, sollte möglichst bereits dort berücksichtigt werden, wo sie erstmals entstehen. Muss eine technische Angabe für jedes Angebot erneut recherchiert werden, kann es sinnvoll sein, diesen Wert strukturiert im Projekt, Artikel oder einer anderen geeigneten Datenquelle zu hinterlegen.
Wiederkehrende und weiterzuverarbeitende Angaben sollten möglichst strukturiert gespeichert werden.
Dadurch können Systeme diese Informationen gezielt abrufen und für weitere Prozesse verwenden.
Nicht jeder Angebotsinhalt stammt unmittelbar aus einem einzelnen Datenfeld.
Aus mehreren Werten können beispielsweise Kennzahlen berechnet werden. Abhängig von Produkten, Leistungen oder Projekttypen können zudem unterschiedliche Textbausteine, Positionen, Tabellen oder Dokumentbestandteile erforderlich sein.
Dadurch wird aus einer reinen Datenübernahme ein regelbasierter Angebotsprozess.
Die strukturierten Daten werden anschließend in einem definierten Layout zusammengeführt.
Automatisierte Datenübernahme ersetzt nicht die fachliche Prüfung.
Bei komplexen Angeboten sollte festgelegt sein, wer Preise, technische Angaben, Sonderkonditionen oder andere sensible Inhalte vor dem Versand kontrolliert.
Automatisierung kann die Prüfung unterstützen, ersetzt aber keine fachlichen Verantwortlichkeiten.
Der datenbasierte Prozess endet idealerweise nicht mit dem Angebot.
Informationen aus Vertrieb und Angebot können nach der Beauftragung beispielsweise für Projektabwicklung, Dokumentation, Service oder Rechnungsstellung weiterverwendet werden.
So entsteht eine durchgängige Prozesskette:
Kundenkontakt → Angebot → Auftrag → Projektabwicklung → Dokumentation → Service → Rechnung
Wie datenbasierte Angebotserstellung in der Praxis funktioniert, zeigt die ADLER Solar GmbH aus Bremen. Das Unternehmen plant und installiert unter anderem Photovoltaikanlagen, Batteriespeicher, Ladeinfrastruktur und Wärmepumpen.
Gerade im B2C-Geschäft müssen Angebote dort deutlich mehr vermitteln als einen Gesamtpreis. Kunden benötigen eine verständliche Darstellung der geplanten Energielösung. Dazu gehören technische Komponenten ebenso wie individuelle Verbrauchsdaten und Informationen zur Wirtschaftlichkeit.
ADLER Solar nutzt BCS als zentrale Plattform für Kunden-, Projekt- und Anlagendaten. Für die Aufbereitung der Angebotsunterlagen kommt der in BCS eingebundeneBerichtsdesigner BIRT zum Einsatz. Dadurch werden vorhandene Daten direkt für individuell gestaltete Angebote verwendet und kaufmännische, technische und beratungsrelevante Informationen in einem Dokument vereint.
Leitung Zentrale Dienste und Prokurist, ADLER Solar GmbH
Angebote entstehen nicht losgelöst von den Projektdaten, sondern direkt aus dem strukturierten Datenbestand. Besonders wichtig ist für uns die Angebotsgestaltung mit BIRT: Wir können kundenspezifische, fachlich fundierte und optisch hochwertige Angebote direkt aus den Projektdaten heraus erzeugen.
| Daten in BCS | Daraus erzeugte Angebotsinhalte |
|---|---|
|
|
Ein besonderes Merkmal der Angebotserstellung bei ADLER Solar ist die Einbindung von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen. Dafür werden Kundendaten aus BCS mit technischen Annahmen, Berechnungen und Simulationsdaten kombiniert.
In den Angebotsunterlagen können daraus beispielsweise Auswertungen zu folgenden Themen entstehen:
Eigenverbrauch
Autarkie
Netzabhängigkeit
Wirtschaftlichkeit
Das Angebot dient dadurch nicht nur als Preis- und Leistungsübersicht, sondern auch als Beratungsgrundlage für die geplante Energielösung.
Individualität und Automatisierung sind keine Gegensätze.Individuelle Angebote lassen sich zumindest teilweise automatisieren, wenn ihre Unterschiede durch strukturierte Daten, Parameter und Regeln beschrieben werden können. Entscheidend ist dabei, wodurch diese Unterschiede entstehen. Müssen Mitarbeiter für jedes Angebot vollkommen neue Inhalte entwickeln und individuelle fachliche Entscheidungen treffen, sind die Möglichkeiten zur Automatisierung begrenzt. Anders sieht es aus, wenn die Individualität aus variablen Daten entsteht.
Bei einer Photovoltaikanlage können sich beispielsweise Parameter wie Stromverbrauch, Größe und Eigenschaften des Gebäudes, Dachbelegung, Anlagenleistung, verwendete Komponenten, Batteriespeicher, technische Rahmenbedingungen oder Berechnungsergebnisse unterscheiden.
Das Ergebnis ist ein individuelles Angebot. Die zugrunde liegende Dokument- und Berechnungslogik kann dennoch wiederholbar sein. Für komplexe Angebote bietet sich deshalb häufig eine Kombination an:
standardisierte Struktur
automatische Datenübernahme
regelbasierte Inhalte
individuelle fachliche Ergänzung
persönliche Beratung
Weniger Mehrfacherfassung: Datenbasierte Angebotserstellung reduziert den Aufwand, weil Daten, die bereits im CRM, Projekt, Artikelstamm oder in einer Fachanwendung vorhanden sind, nicht erneut eingegeben werden müssen.
Weniger Übertragungsfehler: Wer Werte direkt aus der zugrunde liegenden Datenquelle übernimmt, reduziert manuelle Übertragungen zwischen Systemen und Dokumenten.
Konsistentere Informationen: Werden dieselben strukturierten Daten für mehrere Prozessschritte verwendet, lassen sich unterschiedliche Informationsstände leichter vermeiden.
Schnellere Angebotserstellung: Wiederkehrende Dokumentbestandteile müssen nicht für jedes neue Angebot vollständig manuell aufgebaut werden.
Bessere Verarbeitung komplexer Informationen: Technische Daten, Komponenten, Berechnungen und weitere projektspezifische Angaben lassen sich strukturiert in einem Dokument zusammenführen.
Angebote als Beratungsgrundlage: Technische Erläuterungen, Berechnungen und individuell aufbereitete Kennzahlen können Kunden helfen, die vorgeschlagene Lösung besser zu verstehen. Bei ADLER Solar verbindet das Angebot deshalb Preis- und Leistungsinformationen mit technischen und wirtschaftlichen Zusammenhängen der geplanten Energielösung.
Automatisierung verbessert nicht die Qualität der zugrunde liegenden Informationen. Deshalb beginnt eine erfolgreiche Automatisierung der Angebotserstellung bei der Frage: Welche Daten werden benötigt, wo werden sie gepflegt und wer ist für ihre Aktualität verantwortlich?
Bei ADLER Solar brachte die stärkere Strukturierung der Prozesse deshalb auch klarere Verantwortlichkeiten und höhere Anforderungen an die Datenpflege mit sich.
Der zusätzliche Pflegeaufwand lohnt sich insbesondere, wenn dieselben Informationen mehrfach verwendet werden. Ein technischer Wert kann beispielsweise zunächst für die Projektanlage erfasst und später im Angebot, in der Dokumentation und in weiteren Prozessschritten erneut genutzt werden. Aus einmal gepflegten Daten entsteht eine wiederverwendbare Informationsbasis, aus zunächst höherem Pflegeaufwand entsteht eine erhebliche Zeitersparnis.
Bei ADLER Solar endet die Nutzung strukturierter Daten nicht mit dem fertigen Angebot. Dieselben Informationen fließen in weitere Schritte der Auftragsabwicklung ein und stehen dort erneut zur Verfügung, ohne für jeden Prozess neu erfasst werden zu müssen.
BCS dient dabei als zentrale Plattform für unterschiedliche Aufgaben. Die Nutzung lässt sich grob in drei Bereiche zusammenfassen:
Vertrieb und Auftragsabwicklung: Kontaktmanagement, Angebotserstellung und Rechnungsstellung
Projekt- und Ressourcenmanagement: Projektplanung, Projektcontrolling, Ressourcenmanagement, Zeiterfassung und Tickets
Dokumentation und Administration: Dokumentenverwaltung sowie weitere operative und administrative Prozesse
Eine besondere Rolle spielt dabei das von ADLER Solar selbst entwickelte Service Center. Über diese Webanwendung erfassen Vertriebsmitarbeiter neue Kundenaufträge für Photovoltaikanlagen. Die erfassten Informationen werden anschließend über eine Schnittstelle an BCS übertragen.
Auf dieser Grundlage lassen sich Kunden, externe Organisationen beziehungsweise Personen sowie Projekte anhand definierter Vorlagen anlegen. Informationen, die bereits beim ersten Kundenkontakt oder bei der Auftragserfassung entstehen, stehen damit unmittelbar für die weitere Bearbeitung zur Verfügung.
Auch die Dokumentenerstellung profitiert von dieser gemeinsamen Datenbasis. So werden beispielsweise obligatorische Anträge an Netzbetreiber mit Daten aus BCS befüllt. Informationen aus der Auftragsbearbeitung müssen dadurch nicht für jedes Dokument erneut recherchiert oder übertragen werden.
Welche Software für die Angebotserstellung geeignet ist, hängt von der Komplexität der Angebote, der vorhandenen Systemlandschaft und der gewünschten Prozessintegration ab.
| Lösungsansatz | Typischer Einsatz | Grenzen |
|---|---|---|
| Word oder Excel | Wenige, einfache oder sehr individuelle Angebote | Hohe manuelle Datenübernahme, geringe Prozessintegration |
| Angebotssoftware | Standardisierte Angebote und kaufmännische Dokumente | Je nach Lösung begrenzte Projekt- oder Fachdatenintegration |
| CRM mit Angebotsfunktion | Vertriebsorientierte Angebote auf Basis von Kundendaten | Technische Projektdaten teilweise nur über Integrationen verfügbar |
| ERP-System | Artikel-, preis- und auftragsorientierte Angebotserstellung | Projektspezifische Anforderungen abhängig vom Funktionsumfang |
| Projekt- und ERP-Lösung | Projektbezogene Angebote mit Weiterverwendung der Daten | Einführung erfordert strukturierte Prozesse und Daten |
| Reporting- oder Dokumentengenerator | Individuelle Dokumente aus strukturierten Daten und Berechnungen | Benötigt geeignete Datenquellen und definierte Berichtslogik |
Bei komplexen Projektangeboten ist deshalb entscheidend:
Kann die Software auf vorhandene Kunden- und Projektdaten zugreifen?
Lassen sich eigene Datenfelder und Strukturen verwenden?
Können Artikel und Leistungen eingebunden werden?
Lassen sich Berechnungen integrieren?
Können umfangreiche Dokumentlayouts erzeugt werden?
Lassen sich die Daten nach der Beauftragung weiterverwenden?
Können CRM-, ERP- und Fachsysteme angebunden werden?
Bei ADLER Solar entsteht die Lösung aus der Kombination von BCS als zentraler Daten- und Prozessplattform und BIRT für die individuelle Aufbereitung der Angebotsunterlagen.
Bei der datenbasierten Angebotserstellung werden Angebotsinhalte aus strukturierten Informationen erzeugt, die bereits in CRM-, ERP-, Projektmanagement- oder anderen Systemen vorhanden sind. Dazu gehören beispielsweise Kundendaten, Artikel, Preise, technische Parameter oder Berechnungsergebnisse.
Typische Daten sind Kundeninformationen, Anforderungen, Leistungen, technische Eigenschaften, Mengen, Ressourcen, Kalkulationsdaten, Termine, Messwerte, Bilder und Dokumente. Welche Informationen relevant sind, hängt vom Geschäftsmodell, vom angebotenen Produkt oder der Dienstleistung und vom jeweiligen Projekt ab.
Viele Bestandteile eines Angebots lassen sich automatisch übernehmen oder erzeugen, wenn die zugrunde liegenden Informationen strukturiert vorliegen. Der mögliche Automatisierungsgrad hängt davon ab, wie gut sich wiederkehrende Inhalte, Berechnungen und Unterschiede durch Daten und Regeln beschreiben lassen.
Eine Angebotsvorlage standardisiert hauptsächlich Aufbau, Gestaltung und wiederkehrende Texte. Bei der datenbasierten Angebotserstellung werden zusätzlich konkrete Inhalte aus vorhandenen Datenquellen übernommen, berechnet oder regelbasiert ausgewählt und automatisch in das jeweilige Dokument integriert.
Ja, zumindest teilweise. Lassen sich kundenspezifische Unterschiede durch strukturierte Parameter und nachvollziehbare Regeln beschreiben, können auch individuelle technische Angebote datenbasiert erzeugt werden. ADLER Solar nutzt dieses Prinzip beispielsweise für Angebote zu Photovoltaikanlagen.
Für einfache Angebote kann spezialisierte Angebotssoftware ausreichen. Sind Angebote eng mit Projektdaten, technischen Informationen und nachfolgenden Geschäftsprozessen verbunden, kann eine integrierte Projekt- und ERP-Lösung sinnvoll sein. Entscheidend sind Datenzugriff, Verarbeitung und Wiederverwendung.
Strukturierte Angebotsdaten können für Projektplanung, Projektabwicklung, Dokumentation, Service und Rechnungsstellung weiterverwendet werden. Dadurch müssen Kunden-, Projekt-, Leistungs- oder technische Informationen nicht für jeden Prozessschritt erneut erfasst werden und stehen entlang der Auftragsabwicklung konsistent zur Verfügung.
Für automatisierte Angebote sollten die verwendeten Daten strukturiert, aktuell, eindeutig und möglichst vollständig sein. Ebenso wichtig sind klare Zuständigkeiten für Datenpflege und Freigabe. Je zuverlässiger die Datenbasis ist, desto konsistenter lassen sich Angebotsinhalte erzeugen und weiterverwenden.
Wer Angebote aus Projektdaten erstellen möchte, sollte nicht beim PDF beginnen, sondern bei der Datenbasis. Kundeninformationen, Projektparameter, Artikel, technische Daten und Berechnungsergebnisse sollten so gespeichert werden, dass sie gezielt für Angebote und weitere Geschäftsprozesse wiederverwendet werden können.
Darauf aufbauend lassen sich Angebotsvorlagen automatisiert befüllen, Berechnungen integrieren und auch umfangreiche individuelle Dokumente erzeugen. Auch individuelle Angebote lassen sich automatisieren, wenn ihre Individualität auf strukturierten Daten und nachvollziehbaren Regeln beruht.
ADLER Solar zeigt, wie sich dieser Ansatz praktisch umsetzen lässt: BCS stellt die Kunden-, Projekt- und Anlagendaten bereit, BIRT bereitet sie zu individuellen Angebotsunterlagen auf. Technische Informationen, Komponenten, Bilder und Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen werden automatisiert in einem Dokument zusammengeführt.
Die Daten bleiben anschließend für weitere Prozessschritte nutzbar, von der Projektabwicklung und Dokumentation bis zu Service und Rechnungsstellung.
Damit wird die Angebotserstellung im Projektgeschäft zu einem Bestandteil einer durchgängigen Daten- und Prozesskette.
Kai Sulkowski ist Redakteur und Inhouse-SEO in der Marketing-Abteilung der Projektron GmbH in Berlin. Als IPMA-zertifizierter Projektmanagement-Experte beschäftigt er sich mit Projektmanagement- und ERP-Software sowie mit der Digitalisierung und Automatisierung projektbezogener Geschäftsprozesse. Seine langjährige Erfahrung in Redaktion, SEO und digitaler Kommunikation nutzt er, um Themen wie datenbasierte Angebotserstellung, strukturierte Projektdaten und durchgängige Prozessketten verständlich aufzubereiten und anhand konkreter Praxisbeispiele einzuordnen.
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Strukturierte Kunden-, Projekt- und Leistungsdaten fließen zusammen und bilden die Grundlage für eine automatisierte Angebotserstellung mit BCS.
