Ressourcenmanagement

Einsatz mit System

Setzen Sie Ihre Ressourcen optimal ein: Mit Mitarbeiterverwaltung und Planungsunterstützung schafft Projektron BCS neue Möglichkeiten.


Ressourcenbereitstellung für Projekte

Übersichtliche Auslastungsanalyse: Den Auslastungsgrad Ihrer Mitarbeiter erkennen Sie mittels farbiger Balken

Das Plus für Matrixorganisationen

Ob Personalmanager oder Projektmanager: Die Ressourcenbereitstellung für Projekte lässt sich in der Rechtematrix von Projektron BCS flexibel an die Prozesse im Unternehmen anpassen.

Ausgestattet dem passenden Rechten, können Linienverantwortliche ohne Projektbezug festlegen, wer zum Projektteam gehören soll. Mit wenigen Klicks lassen sich auch diese Zuordnungen ändern, zum Beispiel bei Kapazitätsengpässen.

Eine strikte Trennung von Ressourcenmanagement und Projektmanagement lässt sich ebenfalls realisieren. Plant der Projektmanager seine Projekte mit Platzhaltern, kann der Linienverantwortliche seine Mitarbeiter zuordnen.

Ob an internen Abteilungen, externen Mitarbeitern oder direkt im Projekt: Projektron BCS unterstützt Sie bei der tagesbezogenen Einplanung von Mitarbeitern über große Zeiträume. An welchen Tagen Mitarbeiter bereits über Termine geblockt sind, zeigt die Ansicht Terminplanung. So erkennen Sie mühelos, welche Mitarbeiter verplant und welche verfügbar sind. Im Überblick ist außerdem ersichtlich, welche Termine mehrtägig sind und wo sich Terminkonflikte befinden.

Projektplanung

Urlaubsmanagement und Stellvertreterregelungen

Ganzheitliches Ressourcenmanagement: Auch Ihren Urlaub berücksichtigt Projektron BCS

Genehmigungsworkflow integriert

Sie möchten in den Urlaub? Über den Terminkalender planen und beantragen Sie Urlaub und Freizeitausgleiche im Nu. Ob diesjähriger Urlaub oder der Resturlaub aus dem Vorjahr: Ihren aktuellen Urlaubsanspruch können Sie in Projektron BCS jederzeit einsehen.

Wann und wie lange Ihre Kollegen außer Haus sind, sehen Sie sowohl im Terminkalender als auch im Urlaubsplan auf einen Blick. Auch Feiertage, individuelle Arbeitszeitmodelle und Krankheit werden mit berücksichtigt.

Als Personalverantwortlicher werden Sie per E-Mail von Projektron BCS informiert, sobald einer Ihrer Mitarbeiter Urlaub beantragt. Mit einem Klick können Sie Urlaubsanträge genehmigen oder ablehnen. Von den Info-E-Mails an die Mitarbeiter über die Stellvertreterregelung bis hin zum Aktualisieren des Urlaubsplans: Projektron BCS übernimmt automatisch alle weiteren Schritte für Sie.

Ob Urlaub, Krankheit oder Dienstreise: Ist ein Mitarbeiter nicht im Büro, wird ein Stellvertreter benötigt. Mit den Stellvertretungsterminen in Projektron BCS haben Sie die Möglichkeit Ihre Vertretung einfach zu organisieren.

Im definierten Zeitraum erhält Ihr Stellvertreter Zugriff auf Ihren persönlichen Überblick und kann Ihre Termine wahrnehmen. Zudem kann der Stellvertreter während Ihrer Abwesenheit Ihre Aufgaben, Tickets und Workflows bearbeiten und seine Aufwände buchen.

Teamarbeit

Weitere Funktionen im Ressourcenmanagement

Kapazitätsabgleich

Für realistische Planungen

Um Mitarbeiterkapazitäten systematisch zu managen, ist es von entscheidender Bedeutung, den Auslastungsgrad sowohl ganzer Abteilungen und Projektteams als auch von einzelnen Mitarbeitern zu kennen.

Projektron BCS ermittelt den Auslastungsgrad nicht nur anhand von geplanten Projekteinsätzen und vereinbarten Arbeitszeiten, sondern berücksichtigt auch weitere entscheidende Einflussgrößen, beispielsweise aktuelle Restaufwandsschätzungen aus laufenden Projekten und Tickets, Grundlasten aus dem Tagesgeschäft sowie Urlaub, Freizeitausgleiche, Feiertage und krankheitsbedingte Ausfälle.

Für einen schnellen Überblick sorgt das Auslastungsgebirge: Die Grafik fasst die wichtigsten Informationen zusammen und zeigt Ihnen anschaulich Überlasten und Unterlasten sowohl von einzelnen Mitarbeitern als auch von ganzen Unternehmensbereichen.

Wie stark Ihre Abteilungen in Projekte eingebunden sind und wer noch Kapazitäten frei hat, sehen Sie in der Matrix Projektaufwand/Abteilung. Hier erhalten Sie darüber hinaus wichtige Informationen, etwa zu Projektstatus, Laufzeit oder noch ausstehenden Restaufwänden.

Noch detailliertere Auswertungen bietet Ihnen die Ressourcenvorschau: Möchten Sie beispielsweise die Gründe für die Überlastung eines Mitarbeiters analysieren, können Sie sich dessen Termine, ProjekteAufgaben und Tickets einfach einblenden.

Zentrale Mitarbeiterdaten

Aus einer Quelle

Aktuelle, konsistente Mitarbeiterdaten, auf die Berechtigte schnell zugreifen können – in Projektron BCS Standard. Denn: Ihre interne Organisationsstruktur inklusive der personalrelevanten Daten verwalten Sie im Ressourcenmanagement zentral.

Dank ganzheitlichem Ansatz sorgen die strukturierten Datensätze für eine Vielzahl von Synergieeffekten. So wird der vertraglich vereinbarte Urlaub aus den Mitarbeiterdaten automatisch ins Urlaubsmanagement übernommen genauso wie das Arbeitszeitmodell als Basis für die Zeiterfassung und die Ressourcenvorschau dient. 

Zudem lassen sich interne Stundensätze zentral verwalten und flexibel gruppieren, beispielsweise nach Qualifikationslevel, Tarif oder Abteilung. Das spart Zeit, vor allem bei der Datenpflege.

Zeiterfassung

Bewerbermanagement

Bewerbungen einfach managen

Vom detaillierten Erfassen von Bewerbungen bis hin zur Einstellung: Projektron BCS ermöglicht dem Personalmanagement eingegangene Bewerbungen mit allen relevanten Informationen zu erfassen und im Team den passenden Kandidaten auszuwählen.

Erfassen lassen sich die Bewerbungen nicht nur für externe Personen, sondern auch für Mitarbeiter. Das ermöglicht Ihnen auch interne Bewerbungen gezielt zu verwalten.

Mit Status zum aktuellen Stand der Bewerbung und Optionen für das weitere Vorgehen führt Sie Projektron BCS sicher durch den gesamten Bewerbungsprozess.

Das Vergleichen von Bewerbern macht eine tabellarische Bewerberübersicht besonders einfach. Denn: Wie von Projektron BCS gewohnt, lassen sich die für Sie relevanten Informationen individuell zusammenstellen und filtern.

Und: Möchten Sie einen Bewerber persönlich kennenlernen, können Sie mit wenigen Klicks einen Termin für ein Gespräch organisieren. Dank der neuen Terminkategorie sehen die eingeladenen Mitarbeiter auf einen Blick in Ihren Kalendern, dass sie für ein Bewerbungsgespräch eingeplant sind.

Ob Personalmanager, Abteilungsleiter oder Mitarbeiter: Alle am Bewerbungsprozess Beteiligten können Ihre persönliche Bewertung hinterlegen und so bei der fundierten Bewerberauswahl unterstützen.

Haben Sie den passenden Mitarbeiter gefunden, ist die Einstellung ein Leichtes: Bewerber lassen sich in Projektron BCS einfach in eine interne Abteilung umziehen. Ein erneutes Anlegen der Stammdaten ist nicht mehr erforderlich.

Flexible Organisationsstrukturen

Linie, Matrix und mehr

Von Niederlassungen über Abteilungen bis hin zu den einzelnen Mitarbeitern: Im Ressourcenmanagement bietet Ihnen Projektron BCS die Möglichkeit, Ihre Organisationsstruktur einfach abzubilden. Abteilungs- und projektunabhängig können Sie darüber hinaus flexible Personengruppen definieren.

Sowohl ganze Personengruppen als auch einzelne Personen können Sie als Projektmanager bereits während der Projektplanung Ihrem Projekt zuordnen. Dabei greifen Sie bequem auf die im Ressourcenmanagement gespeicherten Daten zurück und können sich sogar die Auslastung der einzelnen Mitarbeiter oder der gesamten Personengruppe während der Projektlaufzeit anzeigen lassen.

Teamarbeit

Projektplanung

Skill-Management

Fähigkeiten bewusst eingesetzt

Wer kann was im Unternehmen? Nicht nur eine Frage, die für die Personalplanung von immenser Bedeutung ist, sondern – vor allem während der Teambildungsphase – auch Projektmanager beschäftigt.

Im Ressourcenmanagement von Projektron BCS können die Mitarbeiter ihre Fähigkeiten selbst angeben und bewerten. Welche Fähigkeiten den Mitarbeitern zur Auswahl stehen, wird zum Schutz vor Dubletten zentral verwaltet.

Über Suchmasken können Projektmanager und Personaler komfortabel Mitarbeiter mit spezifischen Qualifikationen, Sprachkenntnissen oder Zertifikaten ausfindig machen, deren Verfügbarkeit prüfen und so Spezialisten im Haus ganz gezielt einsetzen.

Projektplanung

Lohnzuschläge

Flexibel abbilden

Ob Reisezeiten, Nachtarbeit oder Wochenendarbeit: Mit Projektron BCS verwalten Sie als Personalmanager Abweichungen vom regulären Entgelt zentral. Die jeweils passende Ausnahmeregel wählen Ihre Mitarbeiter direkt in der Zeiterfassung.

Sowohl vom Grundlohn differenzierende Stundensätze als auch prozentuale Zuschläge und Abschläge lassen sich dabei flexibel abbilden und präzise auswerten.

Selbst Gültigkeitszeiträume für diese Ausnahmeregeln – beispielsweise von 23:00 bis 06:00 Uhr oder sonntags – definieren Sie mit wenigen Klicks.

Zudem lässt sich festlegen, ob die Zuschläge standardmäßig zum Auszahlen vermerkt, in das Arbeitszeitkonto einfließen oder dem Freizeitausgleichsbudget gutgeschrieben werden.

Reisekostenabrechnung

Entspannt unterwegs

Mit dem integrierten Spesenmanagement von Projektron BCS können Ihre Mitarbeiter bereits während der Reise die Reisekosten und Belege erfassen. Wenn Mitarbeiter häufig die gleichen Dienstreisen unternehmen, haben sie die Möglichkeit vergangene Reisen ganz einfach zu kopieren. Solche Reisen können außerdem als Favorit hinterlegt werden und sind so schnell zur Hand. Als Projektmanager sehen Sie zusätzlich, wie hoch die Reisekosten für Ihr Projekt sind und was Sie davon Ihrem Kunden in Rechnung stellen können.

Umfasst eine Reise Besuche bei mehreren Kunden, können jedem Kunden die Reisekosten in Rechnung gestellt werden, die sich aus dem zugehörigen Reiseabschnitt ergeben haben. Zudem kann das jeweilige Arbeitsland bei jedem Mitarbeiter spezifisch hinterlegt werden, sodass sowohl die gültigen Spesensätze als auch Mehrwährungen berücksichtigt werden.

Ein statusgestützter Workflow sorgt zuverlässig für eine korrekte Abwicklung: Nach der Mitarbeiterfreigabe und Prüfung durch den Projektmanager oder Buchhalter berücksichtigt Projektron BCS abrechenbare Spesen automatisch in der nächsten Kundenrechnung

Direkt im Projekt lassen sich darüber hinaus Tagespauschalen passend zum Reiseziel hinterlegen und genauso einfach abrechnen.

Hat ein Mitarbeiter Spesen ausgelegt, errechnet Projektron BCS automatisch die Rückerstattung. Auch eventuelle Tagegelder werden berücksichtigt.

Sachressourcen

Verfügbar für Ihr Team

Ist der Besprechungsraum frei? Sind Firmenwagen und Laptop einsatzbereit? Ein Blick in den Projektron BCS-Terminkalender und Sie wissen genau, wann und wie lange eine Ressource verfügbar ist. Damit Sie auf der sicheren Seite sind, können Sie im Ressourcenmanagement von Projektron BCS die benötigten Ressourcen vorab reservieren.

Teamarbeit

 


 

Unsere Kunden sind begeistert

Chip online

Chip online

Die Software [Projektron BCS] führt automatisch einen Kapazitätsabgleich durch. So können Projektmanager schnell feststellen, ob nicht aus Versehen Ressourcen falsch verplant wurden – die Maximalauslastungen sind dabei frei wählbar.


Quelle: Die Mächtigen: Multiprojekt-Lösungen, Chip online, Februar 2010

eantc schrenk

Gabriele Schrenk

Vorstand der EANTC AG

Projektron BCS [lässt] die Zahnräder ineinandergreifen: Auswirkungen von Urlaubs- und Krankheitszeiten unserer Mitarbeiter auf Projektabläufe lassen sich mit Projektron BCS zum Beispiel auf einen Blick erkennen – ein Umtragen von Hand mit den daraus zwangsläufig folgenden Fehlern und Ungenauigkeiten entfällt.