Projektcontrolling

Projekte erfolgreich lenken

Mit grafischen Auswertungen, Soll-Ist-Vergleichen und Prognosen liefert Ihnen unsere Projektmanagement-Software die Informationen, um einzelne Projekte und ganze Projektlandschaften effektiv zu steuern. 


Projektüberblick

Der Projektüberblick zeigt Ihnen kompakt das Wichtigste zum Projekt

Bedarfsgerecht und aktuell

Im Dashboard Ihres Projekts, dem Projektüberblick, sehen Sie aktuelle Aktivitäten und Entwicklungen im Projekt auf einen Blick.

Wie sich die Kosten und Aufwände zusammensetzen und ob Sie sich in der Gewinnzone oder der Verlustzone bewegen, lässt sich in den Balkendiagrammen einfach ablesen. Darüber hinaus lassen sich mit den Tachometer-Grafiken Planabweichungen einfach erkennen und deren Auswirkungen auf Ihr Projekt schnell bewerten.

Neben den Grafiken bietet Ihnen der Projektüberblick eine Vielzahl weiterer Elemente, die Sie sich bedarfsgerecht einblenden können, beispielsweise anstehende Projekttermine, offene Projektaufgaben oder mögliche Projektrisiken. Alle Elemente lassen sich per Drag & Drop anordnen.

Flexible Auswertungsdimensionen

Ob Sie im Budget liegen und wo im Projekt Mehrkosten entstehen, zeigt Ihnen der Kostenüberblick

Das sehen, was entscheidend ist

Ob klassische Kostenrechnung mit Kostenarten, Kostenträgern und Kostenstellen oder Auswertungen entlang der Projektstruktur: In Projektron BCS können Sie die Dimensionen auswerten, auf die es Ihnen ankommt. Auch speziellere Auswertungen sind möglich. So können Sie sich beispielsweise alle offenen Checklisteneinträge anzeigen lassen. Zudem können Sie pro Mitarbeiter oder pro Abteilung Plan-Daten sowie Ist-Daten aus Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft auswerten. Planabweichungen, freie Kapazitäten und Kapazitätsengpässe sind farblich hervorgehoben und erleichtern Ihr Ressourcenmanagement.

Weitere Funktionen im Projektcontrolling

Grafische Fortschrittsanzeige

Hilfreiche Zusatzfunktionen im Gantt-Diagramm

Dank der vielfältigen Projektcontrolling-Funktionalitäten in Projektron BCS unterstützt Sie das Gantt-Diagramm nicht nur bei der fundierten Zeitplanung, sondern hilft Ihnen auch Terminanpassungen und deren Auswirkungen während der Projektabwicklung im Auge zu behalten. So können Sie in Projektron BCS beispielsweise den letzten Planungsstand mit Ihrer aktuellen Planung direkt vergleichen. Mit der Ansichtsoption  Projektfortschritt sehen Sie zusätzlich, wie gut Sie im Zeitplan liegen.

Aktueller Status entlang des Projektstrukturplans

Schnell erfassbar

Der Projektstrukturplan gehört zu den wichtigsten Instrumenten im Projektmanagement. Auswertungen zu Soll-Ist-Vergleichen und die zugehörigen Prognosen werden Ihnen in Projektron BCS auf allen Ebenen der Projektstruktur angezeigt. Die praktische Baumstruktur sorgt für eine übersichtliche Darstellung und ermöglicht Ihnen, beispielsweise während der Analyse von Abweichungen, bequem in tiefere Projektstrukturen zu navigieren.

Soll-Ist-Vergleiche

Ampeln und Fortschrittsbewertungen

Damit Projektcontrolling effektiv ist, müssen Abweichungen zwischen Planung und Realisierung frühzeitig erkannt werden. Projektron BCS bietet Ihnen eine Vielzahl von Soll-Ist-Vergleichen zu den zentralen Bemessungskriterien Leistung, Kosten und Zeit.

Ob Sie von Ihrem Plan abweichen, signalisiert Ihnen Projektron BCS mit Ampeln. Ab welchen Werten die Ampeln auf grün, gelb oder rot umschalten, kann konfiguriert werden.

Die Basis für Kostenvergleiche bilden geplante und gebuchte Personalaufwände sowie Stundensätze. Aus ihnen errechnet Projektron BCS die Sollwerte und Istwerte der Personalkosten. Diese bilden gemeinsam mit den geplanten und erfassten Sachkostenpositionen die Sollwerte und Istwerte der Gesamtkosten.

Prognostizierte Budgetüberschreitungen

Signalwirkung

In den Auswertungen von Projektron BCS sind prognostizierte Zeit- und Kostenüberschreitungen rot gekennzeichnet. So sehen Sie mögliche Planabweichungen schon bevor diese eintreten und können rechtzeitig gegensteuern. Als Basis für die Prognose dienen die Restaufwandsschätzungen aus der Zeiterfassung sowie die Restwertschätzungen aus den Sachkosten.

Nachträgliche Planänderungen und Historie

Flexibel agieren

Der Auftraggeber hat Änderungswünsche oder ein Risiko ist tatsächlich eingetreten: Trotz guter Planung und wachsamem Projektcontrolling gibt es viele Ereignisse, die eine Abweichung von der ursprünglichen Planung mit sich ziehen. Ob im Strukturplan oder im Gantt-Diagramm: In Projektron BCS können Sie – auch nachdem das Projekt gestartet ist – einfach und schnell umplanen.

Wann sich etwas im Projekt geändert hat, lässt sich übersichtlich in der grafischen Historie nachvollziehen. Das Diagramm zeigt Ihnen sowohl die Entwicklung des externen Auftragsvolumens und Ihrer internen Planung als auch die Entwicklung der Istwerte und Restwerte im zeitlichen Verlauf.

Meilenstein-Trendanalyse

Für effizientes Termin-Controlling

Anhand eines Diagramms veranschaulicht die Meilenstein-Trendanalyse, wie termintreu Meilensteine erreicht werden. Besonders geeignet ist diese Art von Projektcontrolling-Auswertung für Stakeholder wie Geschäftsführung oder Auftraggeber, die einen schnellen Überblick zum Projektverlauf benötigen. Projektron BCS erstellt automatisch Meilenstein-Trendanalysen zu Ihren Projekten. Bei Bedarf können Sie diese sogar als SVG-Datei exportieren und beispielsweise in Präsentationen einfügen.

Earned-Value-Analyse

Vorausschauend

Mit der Earned-Value-Analyse sehen Sie die Kosten- und Terminsituation in Ihren Projekten auf einen Blick. Das Projektcontrolling-Werkzeug, das von der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) empfohlen wird, bewertet die Planerfüllung anhand des Projektfortschritts und leitet daraus eine Prognose für die weitere Projektentwicklung ab.

Ob optimistisch, pessimistisch oder realistisch: alle drei im GPM-Standard beschriebenen Prognosemethoden werden in Projektron BCS unterstützt. Zudem können Sie wählen, nach welcher Methode der Projektfortschritt berechnet werden soll. Sowohl die Fortschrittsberechnung auf Basis der Sachkosten- und Zeitbuchungen als auch die GPM-Berechnungsregeln 0/100, 20/80 und 50/50 werden unterstützt.

Benachrichtigung per E-Mail

Rechtzeitig informiert

Droht eine Überschreitung des Projektbudgets? Naht ein Auslieferungstermin? Ist ein Teilprojektziel überfällig? Über solche Ereignisse informiert Sie Projektron BCS auf Wunsch per E-Mail. So erkennen Sie zum richtigen Zeitpunkt, an welcher Stelle Sie Ihre Projektarbeit justieren sollten, um das Projekt wieder ins Lot zu bringen.

Projektberichte

Einfach generieren

Ob Projektmanager, Fachabteilung, Geschäftsführung oder Auftraggeber, innerhalb von Projekten benötigen die verschiedensten Stakeholder Informationen zum Projektstatus. Je nach Funktion variiert dabei nicht nur der Detailgrad von Informationen, sondern auch die benötigten Inhalte.

Mit wenigen Klicks generieren Sie in  Projektron BCS wichtige Standardberichte zu den zentralen Bemessungskriterien Leistung, Kosten und Zeit. Zusätzlich können die Standardberichtsvorlagen mit dem Open Source Berichtsdesigner BIRT an individuelle Bedürfnisse angepasst und ergänzt werden.

Auch das Erstellen von neuen Berichtsvorlagen ist möglich. Natürlich können die zusätzlichen Berichtsvorlagen in Projektron BCS integriert und genauso einfach wie Standardberichte generiert werden.

print-verweise

Reporting

Erweiterter Datenschutz

Mitarbeiterzuordnungen entfernbar

In laufenden Projekten sorgen Mitarbeiterzuordnungen für klare Aufgabenverteilung und transparente Verantwortlichkeiten. In lang zurückliegenden Projekten wird der konkrete Personenbezug häufig nicht mehr benötigt. Arbeiten Sie mit Projektron BCS, können Sie Mitarbeiterzuordnungen aus geschlossenen Projekten entfernen.

Ausgelöst wird die Anonymisierung manuell, beispielsweise vom Datenschutzbeauftragten im Unternehmen oder automatisch über einen definierten CronJob. Beim Anonymisieren löscht Projektron BCS die Verknüpfungen zu Mitarbeiterdatensätzen aus Projektelementen mit Personenbezug, wie zum Beispiel Team- und Aufwandspläne, Projektbuchungen, Änderungshistorien oder Tickets. Alle anderen Daten zum Projekt bleiben erhalten und können wie gewohnt ausgewertet werden.

 


 

Unsere Kunden sind begeistert

cal consult richard.houtepen

Richard Houtepen

Produktmanagement bei der CAL Consult Nederland BV

Da sowohl CAL Consult Nürnberg als auch CAL Consult Ede nun Projektron BCS verwenden, wurde die Transparenz erheblich verbessert. Prozesse lassen sich von nun an über beide Unternehmensteile hinweg besser standardisieren. Das wiederum formt eine gute Grundlage, um gemeinsame Projekte schnell ins Leben zu bringen, zielgerichtet miteinander zu kommunizieren und so Kunden und IT-Projekte erfolgreich zu realisieren.

keymile thorsten.krauss

Torsten Krauß

Projektmanager bei der Keymile GmbH

In der Entwicklung arbeiten rund 15 nach IPMA qualifizierte hauptamtliche Projektleiter an zeitweise bis zu 80 Projekten. Bei der Einführung des Tools hat sich die hohe Flexibilität von BCS bemerkbar gemacht. Wir sind heute durch den Einsatz von Projektron BCS in der Lage, einen sehr guten und aktuellen Überblick über verteilte Informationen wie Projektstatus, Ressourcenauslastung und Kosten über das Tool heraus abzurufen.

Dr. Claus Görner

Dr. Claus Görner

Managing Director bei der User Interface Design GmbH (UID), Multimedia

Vor allem mit seiner Vielseitigkeit und der Transparenz beim Controlling punktet Projektron BCS. Mit der Projektmanagement Software gestalteten wir unser Controlling effizienter und übersichtlicher.

it4logistics AG

Marcus Brandl

Stabstelle opertaive Untenehmensführung und -planung bei der it4logistics AG, Informationstechnologie (IT)

Durch die Visualisierungsmöglichkeiten, etwa durch Gantt-Diagramme, können wir uns schnell einen Überblick darüber verschaffen, wo wir stehen und ob wir umsteuern müssen, um Arbeiten termingerecht zu Ende zu bringen. Wenn ein Projekt beendet ist, bietet die Software gute Möglichkeiten für die Nachbereitung: Ist alles so gelaufen wie geplant? Hat sich das Projekt gerechnet? Sind alle Leistungskennzahlen so, wie sie sein sollten?