PRINCE2
Standardisierte Prozesse für Ihre Projekte – PRINCE2 Software BCS
PRINCE2 ist eine der weltweit anerkanntesten Projektmanagement-Methoden und steht für eine strukturierte, prozessorientierte und kontrollierte Projektabwicklung. Mit BCS von Projektron setzen Sie PRINCE2 konsequent, transparent und praxisnah um. BCS bildet alle sieben PRINCE2-Prozesse digital ab, von der Projektvorbereitung über die Phasen- und Arbeitspaketsteuerung bis hin zum formalen Projektabschluss. Projektverantwortliche behalten jederzeit den Überblick über Fortschritt, Kosten, Risiken und Nutzen und steuern ihre Projekte sicher innerhalb definierter Toleranzen. BCS unterstützt Organisationen dabei, PRINCE2 nicht nur methodisch korrekt, sondern auch effizient im Projektalltag anzuwenden – sowohl in klassischen als auch in agilen oder hybriden Projektumgebungen.
PRINCE2-Tools in BCS
Was wäre, wenn Ihre Projektmanagement-Software für PRINCE2...
➤ die sieben Grundprinzipien, Themen und Prozesse von PRINCE2 unterstützen würde?
➤ flexibel genug wäre, um auf Projekte verschiedener Größe und Komplexität zu reagieren?
➤ skalierbar wäre, um sowohl kleine als auch große Projekte Ihrer Organisation effektiv und effizient zu unterstützen?
➤ klare Definitionen von Rollen, Funktionen und Verantwortlichkeiten im Projektteam bereitstellen würde?
➤ umfassende Unterstützung für das Dokumentenmanagement, einschließlich PRINCE2-spezifischer Vorlagen, bieten würde?
➤ Mechanismen zur Verwaltung von Änderungen im Projektumfang, Zeit- oder Budgetplan bereitstellen würde?
➤ effektive Reporting- und Analysefunktionen bieten würde, um den Projektstatus und Fortschritt zu überwachen und Entscheidungen zu unterstützen?
➤ agile Methoden integrieren könnte, um hybrides Projektmanagement zu ermöglichen (u.a. PRINCE2® Agile)?
PRINCE2® steht für „Projects in Controlled Environments“. Die „2“ symbolisiert, dass es sich um die Ableitung eines IT-spezifischen Ansatzes handelt. PRINCE2 ist weltweit anerkannt und praktiziert und zeichnet sich durch seine prozessorientierte Methode aus, die auf 7 Grundprinzipien, 7 Themen und 7 Prozessen basiert. Im Vergleich zu anderen Methoden bietet es eine klare Struktur und standardisierte Vorgehensweisen, was es für Unternehmen und Organisationen jeder Größe und Branche attraktiv macht.
Die Methode ist prozessorientiert, produktbezogen und skalierbar. Ihre Stärken liegen in der Flexibilität und Anpassbarkeit an verschiedene Projektumgebungen sowie in der Integration agiler Methoden, was es zu einer beliebten Wahl als Komponente für hybrides Projektmanagement macht. PRINCE2 eignet sich besonders für Projekte, die eine klare Governance-Struktur und einen Fokus auf den langfristigen Nutzen benötigen.
Grundprinzipien und zentrale Themen von PRINCE2: Tools in BCS
Die sieben Prinzipien von PRINCE2 bilden das Rückgrat eines Projekts. Sie kommen immer wieder zur Anwendung.
PRINCE2-Grundprinzip 1: Fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung
BCS setzt dieses Prinzip um, indem es den Business Case ermöglicht, der fortlaufende geschäftliche Rechtfertigung liefert. Dieses Dokument enthält den Geschäftsfall, die erreichbaren Ziele, die Ressourcen, die zu erbringenden Leistungen und den Implementierungsprozess. Der Business Case enthält die Informationen, die definieren, ob das Projekt durchführbar, realisierbar und eine lohnende Investition ist.
Projektleiter erfassen daraufhin die relevante Daten wie die 6 wesentlichen Leistungsziele (Zeit, Kosten, Qualität, Umfang, Risiken und Nutzen) in einem Dokument , dem Projektplan, der als Basisdokument dient, um sicherzustellen, dass das Projekt stets einen klaren Grund, eine definierbare Notwendigkeit und einen nachhaltigen Vorteil für den Kunden aufweist.
PRINCE2-Grundprinzip 2: Lernen aus Erfahrungen
Zu jeder Phasengrenze, im Zeitplan durch Meilensteine abgrenzbar, dokumentiert der Projektmanager die Lektionen, die er während der aktuellen Phase gelernt hat, um die Arbeit in zukünftigen Phasen zu verbessern. Er ist auch für die Aktualisierung des Projektplans und des Business Case sowie für die Planung der nächsten Phase verantwortlich. In BCS sind alle relevanten Dokumente zentral am Projekt hinterlegt und können hier im Projektverlauf gepflegt werden. Dank automatischer Versionierung gehen keine historischen Informationen verloren.
Erfahrungen aus früheren Projekten können in BCS integriert und für aktuelle sowie zukünftige Projekte nutzbar gemacht werden. Das Tool ermöglicht die Protokollierung neuer Erfahrungen und eine nachhaltige Speicherung sowie den Zugang zu diesen Erfahrungen für Folgeprojekte.
PRINCE2-Grundprinzip 3: Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten
BCS bildet die spezifischen Rollen der PRINCE2-Methode mit Hilfe von Zuordnungen ab und ermöglicht die individuelle Festlegung von Aktionsrechten und Seitenrechten für jede Zuordnung, um klar definierte Rollen, Funktionen, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten innerhalb der Projektorganisation sicherzustellen.
PRINCE2-Grundprinzip 4: Steuern über Managementphasen
Die Software ermöglicht es, Projekte in verschiedene Phasen zu unterteilen und den Fortschritt in regelmäßigen Abständen zu bewerten und den Projektstatus zu überprüfen. BCS bietet verschiedene Möglichkeiten, die Projektphasen zu realisieren und zu kontrollieren, einschließlich der Möglichkeit, Phasen mithilfe von Unterprojekten abzubilden und Farben zuzuweisen, um eine eindeutige visuelle Unterscheidung im Zeitplan und im Gantt-Diagramm zu ermöglichen.
PRINCE2-Grundprinzip 5: Steuern nach dem Ausnahmeprinzip (Management by exception)
Die Software unterstützt das Steuern mit Toleranzen, indem sie Tachometer und Grafiken bereitstellt, um Überschreitungen von Planwerten rechtzeitig zu erkennen und dabei die festgelegten Toleranzen zu berücksichtigen. BCS bietet verschiedene Ansichten und Aktionen, um offene Punkte oder Risiken zu melden und Eskalationen nur bei Ausnahmesituationen zuzulassen.
PRINCE2-Grundprinzip 6: Produktorientierung
BCS stellt die Produktorientierung in den Vordergrund, indem es die Definition und Lieferung von Produkten ermöglicht. Qualitätsmanagementaktivitäten werden unterstützt, indem Anforderungen an das Produkt oder Teilprodukt abgebildet und einem standardisierten Prüf- und Abnahmeprozess unterzogen werden. Planung, Überwachung und Steuerung des Projekts sind an den Produkten ausgerichtet. Die Software verknüpft Produktstrukturebenen mit Projektstrukturebenen.
PRINCE2-Grundprinzip 7: Anpassen an die Projektumgebung
BCS ermöglicht eine flexible Anpassung von Prinzipien, Themen und Prozessen an die individuellen Anforderungen jedes Projekts. Die Software stellt sicher, dass nichts weggelassen wird, aber Prozessschritte kombiniert oder ausgedehnt werden können und Rollen einzeln besetzt oder bei kleineren Projekten in einer Person gebündelt werden können. Mindestanforderungen für die Anpassung pro Thema werden definiert, um sicherzustellen, dass PRINCE2 vorher an die individuellen Anforderungen des Projekts angepasst wird.
Lernen aus Erfahrungen und kontinuierliche Optimierung von Standards
Wie in PRINCE-Prinzip 2 konstatiert, trägt Erfahrung einen erheblichen Teil zum Projekterfolg bei: BCS lässt Sie gesammelte Erfahrungen im laufenden Projekt einfach festhalten oder die bereits dokumentierten Erfahrungen und Learnings aus anderen Projekten in ein neues Projekt mit aufnehmen. So verbessern Sie kontinuierlich Ihre Prozesse und Ihre Vorlagen für künftige PRINCE2-Projekte.
BCS bietet Ihnen die Möglichkeit, neben vollständigen Projektstrukturen auch einzelne Aufgaben, Checklisten oder Workflows als Vorlagen zu hinterlegen. Diese Vorlagen können Sie in der PRINCE2 Software flexibel in Ihre Projekte übernehmen.
Über die Definition von Dateivorlagen integrieren Sie Managementprodukte einfach in Ihre PRINCE2-Projekte. So vergessen Sie wichtige Produkte nicht und sorgen dafür, dass sie projektübergreifend in einem einheitlichen Layout vorliegen.
PRINCE2-Projektrollen: Rechte und Verantwortlichkeiten einfach zugeordnet
Mit der flexiblen und detaillierten Rechtevergabe in BCS bilden Sie das Set PRINCE2-spezifischer Benutzerrollen nach Prinzip 3 ganz einfach durch Zuordnungen ab:
| Auftraggeber | Projektleiter / Projektmanager | Projektsicherung |
| Benutzervertreter | Teammanager | Programmmanagement |
| Lieferantenvertreter | Projektunterstützung | Änderungsausschuss |
Diese Zuordnungen geben jedem User automatisch passende Sicht- und Aktionsrechte, basierend auf seiner jeweiligen Rolle im Projekt. Ein Teammanager beispielsweise erhält über die Zuordnung automatisch die nötigen Rechte für alle Arbeitspakete in seinem Unterprojekt.
In Ihrem PRINCE2-Projekt lassen sich die festen Projektrollen auch in einem Diagramm darstellen. Auf einem Blick sehen Sie, wer der Projektleiter ist oder wer zur Projektunterstützung gehört. Das Organigramm lässt sich auch in Berichten und Exporten verwenden.
7 Prozesse von PRINCE2-Projekten: volle Unterstützung von SU bis CP
BCS stellt für alle sieben PRINCE2-Prozesse eigene Assistenten zur Verfügung. Diese führen Anwender systematisch durch den gesamten PRINCE2-Projektlebenszyklus – von der Projektvorbereitung (SU) bis zum Projektabschluss (CP). Die Assistenten bündeln die jeweils relevanten Arbeitsschritte, Dokumente und Sichten und können bei Bedarf individuell angepasst werden.
SU – Starting up a Project (Projektvorbereitung)
In der Projektvorbereitung wird die Grundlage für ein kontrolliertes Projekt geschaffen. In BCS werden hierzu unter anderem der Projektauftrag, erste Risiken, Annahmen sowie die Projektorganisation erfasst. Der Business Case wird initial angelegt und dient als zentrale Entscheidungsgrundlage.
IP – Initiating a Project (Projektinitiierung)
In der Initiierungsphase werden der Projektplan, die Qualitätsstrategie, das Risikomanagement sowie die Rollen und Verantwortlichkeiten detailliert definiert. BCS unterstützt die strukturierte Erstellung aller relevanten Managementprodukte und stellt diese zentral zur Verfügung.
CS – Controlling a Stage (Steuerung einer Phase)
Während einer Projektphase ermöglicht BCS die laufende Überwachung von Fortschritt, Aufwand, Kosten und Risiken. Abweichungen vom genehmigten Plan werden transparent dargestellt und innerhalb der definierten Toleranzen eigenverantwortlich gesteuert.
DP – Directing a Project (Lenken eines Projekts)
Für das Projektboard stellt BCS entscheidungsrelevante Informationen in Form von Berichten, Übersichten und Kennzahlen bereit. Das Management greift nur dann ein, wenn definierte Toleranzgrenzen überschritten werden.
SB – Managing a Stage Boundary (Managen eines Phasenübergangs)
Der Phasenübergang wird in BCS durch einen eigenen Assistenten unterstützt. Dieser hilft bei der Bewertung der aktuellen Phase, der Aktualisierung des Business Case sowie der Planung der nächsten Projektphase.
MP – Managing Product Delivery (Management der Produktlieferung)
Auf Arbeitspaketebene unterstützt BCS die produktorientierte Planung und Steuerung. Arbeitspakete werden mit klaren Lieferobjekten, Zeitrahmen, Ressourcen und Abhängigkeiten definiert und überwacht.
CP – Closing a Project (Projektabschluss)
Der Projektabschluss umfasst die formale Abnahme der Produkte, die Bewertung des Projekterfolgs sowie die Dokumentation von Lessons Learned. In BCS werden alle relevanten Unterlagen zentral archiviert und stehen für Folgeprojekte zur Verfügung.
7 Prozesse von PRINCE2-Projekten: Flexibel mit BCS abbilden
In BCS können die Prozesse von PRINCE2 auf zwei Arten umgesetzt werden: entweder durch die Abbildung mit Unterprojekten oder mit Projektphasen.
Unterprojekt-Methode: Jedes Unterprojekt repräsentiert einen Prozess.
Projektphasen-Methode: PRINCE2-Prozesse werden direkt im Plan als Projektphasen abgebildet. Dabei können die Phasen farblich markiert und Meilensteine als Abschluss einer Phase gesetzt werden.
Die Wahl zwischen den beiden Methoden hängt von den spezifischen Anforderungen Ihres Projekts und Ihrer bevorzugten Organisationsstruktur ab.
In welcher Phase befindet sich das PRINCE2-Projekt? Im Zeitplan der PRINCE2 Software werden die Projektphasen schnell ersichtlich abgebildet, die Farben dafür legen Sie selbst bequem fest.
Spezifisches Ressourcenmanagement: Kapazitäten ausschöpfen
In BCS reservieren Sie Mitarbeiterkapazitäten für einzelne Arbeitspakete, Projektphasen oder das gesamte PRINCE2-Projekt. Wie viel freie Kapazität momentan verfügbar ist, überprüfen Sie schnell in der Ressourcenvorschau von BCS.
Jannik Knoblich
Projektmanager Fachbereich Modernisierung & Digitalisierung, E-Government, Hanse- und Universitätsstadt Rostock Amt für Digitalisierung und IT
"Das Projektmanagement der Hanse- und Universitätsstadt Rostock orientiert sich u. a. an den Eckpfeilern der Projektmanagement-Methodik PRINCE2. (...) BCS wird dementsprechend auf die Methoden abgestimmt. Hilfreich sind hierbei Funktionen, die durch den im BCS implementierten Baustein „PRINCE2“ genutzt werden können."
Thilo Menges
Abteilungsleitung Unternehmensentwicklung, Medizinische Universität Lausitz - Carl Thiem
"Etwa 20 Projektleiter, die Projekte in den drei Kernbereichen IT, Digitalisierung & Innovation und Forschung verantworten, sind aktiv in die BCS Nutzung involviert, da sie auf teilweise dieselben Ressourcen zurückgreifen, um ihre Projekte durchzuführen. Für unsere Großprojekte nutzen wir, soweit es für die Organisation im Einzelfall auch passt, die Projektmanagement-Methode PRINCE2, die BCS mit Funktionalitäten und entsprechenden Assistenten optimal unterstützt."
Arne Hennes
Projektmanagementbüro, Datenverarbeitungszentrum Mecklenburg-Vorpommern GmbH
"Seit 2008 ist PRINCE2 die einzige verbindliche Methode mit der alle Entwicklungsprojekte durchgeführt werden. In Softwareentwicklungsprojekten vermischt sich dieses Vorgehen mit der agilen Scrum-Methode. (...) Die gesamte Applikationslandschaft wurde mit der Einführung von BCS konsolidiert: wo früher 10 bis 15 Tools im Einsatz waren, wird heute alles von BCS abgedeckt, wir sparen dadurch nicht nur Kosten und Aufwände für den Betrieb, sondern auch für interne Schulungen ein."
Management by exception in Absprache mit dem Lenkungsausschuss: Toleranzgrenzen
Management by Exception im Sinne von PRINCE2-Grundprinzip 5 leicht gemacht: Im Projektüberblick der PRINCE2 Software sehen Sie anhand der Tachometer genau, ob Sie sich noch im grünen Bereich befinden oder ob Planwerte drohen, überschritten zu werden und Sie gegebenenfalls Rücksprache halten müssen. Der Assistent CS (Control Stage) unterstützt Sie beim Steuern einer Phase und beim prüfen des Status.
Gemeinsam mit dem Lenkungsausschuss können Sie als Projektleiter die Toleranzgrenzen für Ihre Projektwerte für jede Phase des Projekts festlegen. Im Projektüberblick der PRINCE2 Software sehen Sie anhand der Tachometer genau, ob Sie sich noch im grünen Bereich befinden oder gegebenenfalls Rücksprache halten müssen.
Produktorientierung, Produktmanagement und Qualitätsmanagement
Prinzip 6 von PRINCE2 ist die Fokussierung auf Produkte. Der Begriff "Produkt" wird im PRINCE2-Kontext als Oberbegriff für sämtliche Ergebnisse verwendet, die durch ein Projekt erzielt werden sollen. Dies entspricht im Wesentlichen dem "Liefergegenstand" im PMBOK Guide (Project Management Body of Knowledge). Allerdings interpretiert PRINCE2 den Produktbegriff in einem breiteren Kontext.
BCS stellt die Produktorientierung in den Vordergrund, indem es die Definition und Lieferung von Produkten ermöglicht. Qualitätsmanagementaktivitäten werden unterstützt, indem Anforderungen an das Produkt oder Teilprodukt abgebildet und einem standardisierten Prüf- und Abnahmeprozess unterzogen werden. Planung, Überwachung und Steuerung des Projekts sind an den Produkten ausgerichtet. Die Software verknüpft Produktstrukturebenen mit Projektstrukturebenen und benachrichtigt Verantwortliche bei Änderungen per E-Mail.
Grafischer Netzplan für Produkte: Vorgänger und Nachfolger eines Produktes auf einen Blick nachvollziehen
Die Verwaltung von Produkten erfolgt in einer hierarchischen Struktur, die aus verschiedenen Produktstrukturelementen besteht:
Projektendprodukt: Definiert den Inhalt und das Ziel eines Projekts.
Produktgruppe: Dient zur Gruppierung von Einzelprodukten und externen Einzelprodukten.
Einzelprodukt: Produkte, die zur qualitätsgerechten Lieferung des Projektendprodukts beitragen
Teilprodukt: Das unterste Hierarchieelement, das den Rahmen für die relevanten Planungsschritte vorgibt.
Externes Einzelprodukt: Wird von externen Parteien geliefert und kann bereits vorhanden sein oder außerhalb des Projekts erstellt werden.
Der grafische Netzplan für PRINCE2-Projekte in BCS verschafft einen Überblick über zusammenhängende Produkte.
Blaue Pfeile symbolisieren eine Vorgänger-Nachfolger-Beziehung.
Graue Pfeile stellen die Hierarchie dar.
Zusätzlich ist die Darstellung eigener Relationen möglich.
Mit einem Klick lässt sich ein Produkt im Detail betrachten. Dabei wird gerade die Vorgänger-Nachfolger-Beziehung noch deutlicher dargestellt.
Qualitätsregister: Kriterien für ein erfolgreiches Produkt- und Projektmanagement
Für ein qualitativ hochwertiges Produkt Ihres Projekts nach Prinzip 6 erfassen Sie Ihre Kriterien im Qualitätsregister der PRINCE2 Software BCS. Hier legen Sie bequem und zentral an einem Ort fest, wer für die Prüfung und Abnahme der Qualitätskriterien zuständig ist. Die zuständigen Personen im Team können sich auf ihrem Dashboard, dem persönlichen Überblick, entsprechende Blöcke für einen schnellen Überblick und Schnellzugriff für die Bearbeitung Ihrer PRINCE2-Projekte einblenden:
Offene Punkte: Hier finden Sie eskalierte Tickets zum Bearbeiten, Kommentieren, Lösen und Beenden der Eskalation.
Qualitätskontrolle – Durchführung: Hier nehmen Sie Qualitätskontrollen an Produkten vor.
Qualitätskontrolle – Abnahme: Der Auftraggeber prüft die Qualitätsmanagementaktivität und nimmt sie ab.
In allen Phasen des Projekts behalten Sie auf Ihrem Board den Überblick, können direkt an anstehenden Aufgaben arbeiten, notwendige Aktivitäten inittieren oder selbst durchführen und sind dem Lenkungsausschuss gegenüber sofort aussagefähig. Genauso wie an Kriterien ein Verantwortlicher festgelegt werden kann, können an Risiken die Risikoverantwortlichen hinterlegt werden.
Änderungsmanagement: Offene Punkte im persönlichen Überblick
Das Änderungsmanagement in Ihrem Projekt funktioniert über die offenen Punkte, die die Mitglieder des Lenkungsausschusses in ihrem persönlichen Überblick einsehen können. An Tickets eskalieren Sie als Project Manager Freigaben und Änderungen direkt an den Lenkungsausschuss. Dieser kann die offenen Punkte mit einem Klick direkt prüfen und abnehmen.
Ihren gesamten Business Case können Sie außerdem als Bericht aus der PRINCE2 Software exportieren.
PRINCE2-Projektmanagement mit BCS – Ihre Vorteile im Überblick
Klar strukturierte Tools für die Umsetzung der 7 Grundprinzipien, 7 Prozesse und 7 Themen nach PRINCE2
Einfach, flexibel und frei skalierbare anpassbare Lösung für Projekte jeder Größe und Komplexität
Leicht verständliche Zuweisung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Projektteam
Umfassende Unterstützung für die Organisation und Projektleitung mit Vorlagen und Assistenten
Mühelose Kontrolle über Änderungen im Projektumfang, Zeitplan oder Budget
Übersichtliche Berichterstattung und Analyse sowie aussagekräfige Echtzeit-Einblicke in den Projektstatus
Agile Integration: Möglichkeit zur nahtlosen Integration agiler Methoden für flexibles Projektmanagement
Einfache Anpassung an individuelle Projektanforderungen mit Schwerpunkt auf erfolgreichen Projektabschlüssen
