Die eierlegende Wollmilchsau - gesucht und gefunden
Anwenderbericht von kanalprofi
Die kanalprofi GmbH bietet ihren Kunden umfassende Dienstleistungen um den Kanal. Der individuelle Anteil der jährlich rund 1.300 Projekte erhöhte sich kontinuierlich und gab schließlich den Anstoß zur Suche nach einer professionellen Projektmanagement-Software. Mit Projektron BCS hat die kanalprofi GmbH die passende Lösung für ihre Projekte gefunden und gleichzeitig weitere Bereiche vereinheitlicht.
Die kanalprofi GmbH ist seit 1999 im Bereich der Kanalinspektion, -reinigung und Dichtheitsprüfung tätig. Im Laufe der Jahre kamen weitere Leistungen hinzu, um das Portfolio für unsere Kunden zu komplettieren. So bieten wir derzeit zusätzlich auch die Reinigung von verzweigten Kanalnetzen sowie deren Vermessung und die Kanalsanierung in geschlossener Bauweise an. Aktuell sind wir mit 80 Mitarbeitern und einer Kolonnenzahl von 18 Inspektionsfahrzeugen, 5 Sanierungsfahrzeugen sowie 4 Reinigungsfahrzeugen eine auf die Branche bezogen relativ große Gesellschaft. Unsere Sanierungskolonnen haben wir mittlerweile in eine eigenständige Gesellschaft, die kp-kanalsanierung GmbH ausgegliedert.
Unsere Kunden sind vor allem öffentliche Auftraggeber sowie Industrieunternehmen und Ingenieurbüros. In großen Projekten kooperieren wir außerdem mit anderen Firmen aus unserer Branche.
Die Suche nach einem Projektmanagement-Tool
Als Dienstleistungsunternehmen messen wir stets ab, inwieweit wir auf die Bedürfnisse unserer Kunden eingehen können. Seit einiger Zeit zeichnete sich hier ein Trend ab, auf den wir schnellstens reagieren mussten: In nahezu allen Kundenprojekten ergaben sich immer höhere individuelle Anteile. Mit unseren bisherigen Werkzeugen, die größtenteils aus historisch gewachsenen Listen und Tabellen bestanden, konnten wir dieser Entwicklung nicht mehr gerecht werden.
Unser Bestreben auf diese individuellen Besonderheiten, gerade im Hinblick auf die Arbeit im Team, einzugehen, bescherte uns die Aufgabe eine Software zu finden, die unseren Ansprüchen und denen unserer Kunden genügt. Anforderungen wie z.B. die Anpassungsfähigkeit, ein realistischer Kostenrahmen, eine vertretbare Einführungszeit sowie die Lauffähigkeit auf möglichst vielen Endgeräten waren nur die Spitze des Eisberges. Zusätzlich sollte die gesuchte Software helfen, die jährlich ca. 1.300 Kleinprojekte durch Vorlagen, Workflows und automatisierte Prozesse zu bearbeiten. Dadurch sollte das Tagesgeschäft möglichst in geordnete Bahnen gelenkt werden und planbarer gemacht werden.
Da wir im Bereich Projektplanung bis dahin keine Software im Einsatz hatten, wollten wir die Möglichkeit nutzen um mit der entsprechenden Entscheidung auch weitere Bereiche softwareseitig zu vereinheitlichen. Da unserer Erfahrung nach eine weitere Insellösung nicht zukunftstauglich ist, wurde der Entschluss gefasst, so viele Bereiche wie möglich softwareseitig anzugleichen und mit dem neuen Produkt abzudecken. Unterm Strich suchten wir also die allseits bekannte eierlegende Wollmilchsau, denn wir hatten vor, zusätzlich zu dem neu auszustattenden Ressort, auch die Bereiche Angebotserstellung, CRM, Fakturierung, DMS und Controlling zu erneuern und mit einer einheitlichen Softwarelösung auszustatten.
Gründe für Projektron BCS
Nachdem wir diverse Softwareprodukte gesichtet hatten, sind wir über die jeweils angefragten Angebote zu einer engeren Auswahl gekommen. Eine Fach-Messe in unserer Region bot uns die Möglichkeit viele dieser Programme in Aktion zu erleben. Unter anderem haben wir uns am Messestand der Projektron GmbH über das angefragte System informiert und uns dieses vorführen lassen. Schnell wurde uns klar das wir möglicherweise unsere gesuchte eierlegende Wollmilchsau gefunden hatten. Besonders das Lizenzmodell und die auch für unsere Größe nicht utopisch erscheinenden Kosten, die für die Einführung und Weiterführung des Programmes in Zukunft anfallen sollten, gefielen uns.
Nachdem wir auf der Messe einen durchweg positiven Eindruck, vor allem durch die Präsentation des Mitarbeiters vor Ort, erlangt hatten, wurde dieser Eindruck in einem vereinbarten Termin in unsrem Hause bestätigt. In einem kurzen Workshop sind wir die Details und die verschiedenen Optionen von BCS durchgegangen und haben in aller Kürze Wege gezeigt bekommen wie wir vom Einsatz des Programmes profitieren können.
Die Kombination aus diesen genannten Gründen führte dazu, dass wir uns für den Einsatz von BCS entschieden haben.
BCS im Einsatz
Die Einführung von BCS wurde durch den uns bereits vertrauten Mitarbeiter der Firma Projektron durchgeführt. In einem 2-tägigen Einführungsworkshop installierte und konfigurierte der Mitarbeiter das Programm nach unseren Wünschen. Mehrere weitere Termine, die der Anpassung dienten, rundeten die Einführungsphase ab. Ein Einstieg in die Kernfunktion der Software gelang uns sehr schnell. Weitere Funktionen, wie die Fakturierung, sollten in späteren Abschnitten umgesetzt werden.
Seit dem Jahr 2011 arbeiten wir nun schon produktiv mit BCS. Mittlerweile arbeiten alle unsere 10 Bürokräfte mit dem Programm. Durch die Einführung von BCS arbeiten wir gemeinsam in den unterschiedlichsten Funktionen an unseren Projekten.
Fazit
Die Entscheidung im Jahre 2011, unsere Projekte mit einer professionellen Projektmanagement-Software zu koordinieren und diese entsprechend vorzubereiten, war die einzig richtige. Nur so konnte der stetige Anstieg der Komplexität sowie die Anzahl an Einzelprojekten bewältigt werden. Nicht auszudenken wie wir ohne BCS diesem Wandel hätten gerecht werden sollen.
Aktuell bauen wir die für uns entscheidende Funktion der Projektbearbeitung weiter aus, indem wir gerade in der Projektvorbereitung mehr automatisieren. Die angedachte Umsetzung der Fakturierung und das damit zusammenhängende Controlling sind momentan aufgrund zu vieler branchenspezifischer Ansätze pausiert. Hierzu benötigen wir noch viele Anpassungen in BCS über individuelle Entwicklung.
Wir sind mit dem aktuellen Stand der Software und der momentanen Nutzung sehr zufrieden. Ein folgender Schritt wird die Einbeziehung unserer Arbeitskolonnen sein und die Software direkt auf unsere Fahrzeuge in Form von Tablets zu bringen.
