IPMA und GPM
Vom Modell in die Praxis: Effizientes Projektmanagement nach IPMA-Standards mit Projektron BCS
Die IPMA (International Project Management Association) definiert drei Kompetenzfelder, die modernes und erfolgreiches Projektmanagement prägen. In Deutschland setzt die GPM diese Standards. Was Menschen an Kompetenzen einbringen, stärkt Projektron BCS durch professionelle Strukturen, klare Prozesse und maximale Transparenz. Mit Projektron BCS – der sicheren, in Deutschland entwickelten ERP-Lösung für projektbasiert arbeitende Organisationen – steuern Sie Ihre Projekte entlang der IPMA- und GPM-Standards ganzheitlich und effizient. Ob in der Cloud oder On-Premises: BCS begleitet den gesamten Projektlebenszyklus und schafft die Grundlage für planbare Ergebnisse, reibungslose Zusammenarbeit und belastbare Entscheidungen.
Projektron BCS: All-in-One-Software, die IPMA- und GPM-Kompetenzen optimal unterstützt
Was wäre, wenn Sie eine Projektmanagment-Software für Ihre IPMA-Projekte zur Verfügung hätten, die...
➤ Sie bei der Zieldefinition unterstützt durch gesamten Prozess bis zur Projektbeantragung geleitet?
➤ Ihnen umfassende Tools für die Projektumfeldanalyse und das Risikomanagement bieten würde?
➤ eine detaillierte und effiziente Projektplanung durch verschiedene spezialisierte Tools und Assistenten ermöglicht?
➤ Ihr Projektteam bei der Durchführung und Abwicklung von Projekten begleitet?
➤ Ihre Projektleitung bei der Steuerung Ihrer Projekte mit umfassenden Funktionen fürs Projektcontrolling unterstützt?
➤ mit Reporting- und Dokumentenmanagement-Funktionen auch die Abschlussphase erleichtert?
Phasen I und II: Initialisierung und Definition
Bereits zu Beginn eines Projekts ist es entscheidend, die Initialisierung und Definition sorgfältig vorzubereiten. In der Initialisierungsphase werden die Projektidee, grobe Ziele, Machbarkeit, Risiken, Rollen und Projektorganisation festgelegt. In der Definitionsphase erfolgt die Präzisierung der Projektziele, die Erstellung eines groben Projektstrukturplans, die Festlegung von Meilensteinen und Erfolgskriterien sowie die Organisation des Projektteams.
IPMA betont dabei, dass Projektmanager über die entsprechenden fachlichen, kontextbezogenen und sozialen Kompetenzen verfügen sollten, um Projekte professionell zu initiieren und vorzubereiten.
Die Projektvorbereitung lässt sich in Projektron BCS vollständig abbilden: Mit dem Assistenten „Projekt beantragen“ werden Sie Schritt für Schritt durch alle notwendigen Stationen geführt – von der ersten Projektidee bis zum fertigen Projektantrag.
Projektziele: Softwaregestützte Zieldefinition
Bereits zu Projektbeginn sollten die Projektziele grob skizziert werden, um den Projektrahmen zu klären und den Erfolg messbar zu machen. In der anschließenden Phase der detaillierten Definition werden die Ziele präzisiert. IPMA betont hierbei die Bedeutung der Kompetenzen des Projektmanagers, sowohl in methodischer als auch in sozialer und kontextbezogener Hinsicht.
Mit Projektron BCS können Sie Ihre spezifischen Ziele effizient strukturieren: Ober- und Unterziele, Leistungs-, Termin-, Kosten-, Sozial- und Nichtziele lassen sich direkt erfassen. Dank der dynamischen Zielhierarchiegrafik behalten Sie während des gesamten Projektverlaufs stets den Überblick über Ihre Ziele.
Projektumfeldanalyse und Stakeholder-Management
Ziel einer Projektumfeldanalyse ist es, sämtliche Einflussfaktoren auf das Projekt zu erfassen, zu untersuchen, zu bewerten und zu dokumentieren. Dabei wird sowohl die strategische Bedeutung als auch die möglichen Auswirkungen von parallellaufenden Projekten berücksichtigt, einschließlich Synergieeffekten und konfliktären Beziehungen.
Projektron BCS unterstützt Sie bei der Analyse durch die Ansicht Umfeld, in der Sie zwischen folgenden Faktoren unterscheiden können:
Interne Umfeldfaktoren
Externe Umfeldfaktoren
Sachliche Umfeldfaktoren (Sachfaktoren)
Soziale Umfeldfaktoren
Mit Projektron BCS können Sie schnell die wichtigsten Rahmenbedingungen Ihres Projekts erfassen und die Umfeldfaktoren in Form eines übersichtlichen Diagramms visualisieren. So behalten Sie alle relevanten Einflussgrößen im Blick und können gezielt Maßnahmen ergreifen, um den Projekterfolg zu sichern.
Die Interessen und Einflüsse sozialer Einflussfaktoren (Stakeholder) erfassen und analysieren Sie mittels einer dynamischen Matrix (Stakeholder-Portfoliodiagramm) nach Einstellung und Einfluss. Das in BCS integrierte Kontaktmanagement (CRM) ermöglicht die Deklaration von externen Personen, Organisationseinheiten oder Gruppen als Stakeholder. Die passende Kommunikationsstrategie für jede Interessensgruppe können Sie so bereits frühzeitig planen (Kommunikationsplan) und Bemessungskriterien für das Controlling der Strategien festlegen.
Risikomanagement: Gegenmaßnahmen festhalten
Trotz sorgfältiger Vorbereitung und fundierter Planung können interne und externe Ereignisse den Projektverlauf stören oder gefährden. Projektron BCS hilft Ihnen, Risiken zu identifizieren, qualitativ und quantitativ zu analysieren, realistisch einzuschätzen und den passenden Umgang zu wählen, um Risiken effektiv zu vermeiden, zu vermindern, zu verlagern oder Rückstellungen im Budget vorzusehen.
Daneben identifizieren Sie auch Chancen, um Einnahmen zu generieren oder Zeit einzusparen.
Risiken können nach ihrer Art kategorisiert werden, z.B. politisches Risiko, terminliches Risiko, wirtschaftliches Risiko, Ressourcenrisiko, technisches Risiko und Informationssicherheitsrisiko. Subrisiken können zur besseren Strukturierung angelegt und gefiltert werden. Projektron BCS unterstützt Sie bei der Ausarbeitung präventiver Maßnahmen zur Risikominderung. Die Software berechnet automatisch die Kostenminderung und zeigt die Effizienz der Maßnahmen. Sie können die Verringerung der Eintrittswahrscheinlichkeit durch eine Gegenmaßnahme eintragen und die Werte im Risikodiagramm vergleichen.
Vertragsmanagement inklusive
Im Rahmen der Projektdefinition ist es wichtig, den Umgang mit Verträgen und die Festlegung von Vertragsinhalten mit Kunden zu klären. Später, während der detaillierten Projektplanung, erfolgt die Abstimmung und Gestaltung von Verträgen mit Lieferanten.
IPMA empfiehlt, dass Projektmanager in diesen Bereichen über die entsprechenden fachlichen und kontextbezogenen Kompetenzen verfügen, um rechtliche, organisatorische und wirtschaftliche Aspekte sicher zu steuern. Projektron BCS rüstet Sie mit den integrierten ERP-Funktionen des Inventar- und Vertragsmanagement sowie CRM für alle Eventualitäten und Anforderungen Ihrer Vertragserstellung und -verwaltung bestens aus.
Phase III: Projektplanung
In der Projektplanungsphase entsteht zuvorderst der Projektplan, der sich aus einer Vielzahl einzelner Planungsschritte und Pläne zusammensetzt:
Projektorganisationsplan
Phasenplan und Meilensteine
Projektstrukturplan (PSP)
Ablaufplan
Terminplan / Zeitplan
Einsatzmittelplan / Ressourcenplan
Kostenplan / Finanzmittelplan
Im Detail sind Arbeitspakete und Vorgänge zu beschreiben und zusätzlich Pläne für den Umgang mit Änderungen (Change requests) und die Qualitätssicherung zu erstellen.
Projektron BCS bietet umfassende Möglichkeiten für die Projektplanung auf Basis bewährter Methoden und der erforderlichen fachlichen, kontextbezogenen und sozialen Kompetenzen, wie sie IPMA empfiehlt. Die Software stellt nicht nur einen Assistenten und die passenden Werkzeuge für die Projektplanung bereit, sondern ermöglicht auch, erfolgreiche Planungsschritte als Vorlagen zu hinterlegen. So können Sie die Effizienz und Qualität Ihrer Projektplanung kontinuierlich steigern.
Phasenplan und Meilensteine
| Projektphasen definieren: Legen Sie zentrale Projektphasen individuell fest und stellen Sie sie in einem farblich übersichtlichen Gantt-Diagramm dar. | |
| Phasenplan generieren: Projektleiter können mit wenigen Klicks projektspezifische Phasenpläne erstellen und jederzeit auf diese zurückgreifen. | |
| Mit Meilensteinen markieren Sie die Phasenübergänge Ihres Projekts. Projektron BCS visualisiert diese Phasenübergänge im Gantt-Diagramm und in den Zeitplänen. | |
| Im Multiprojektüberblick sehen Sie auf einen Blick in welchen Phasen sich Ihre Projekte derzeit befinden. |
Projektstrukturplan (PSP): Vielfältige Anzeige- und Gestaltungsmöglichkeiten
| Baumansicht: Navigieren Sie flexibel innerhalb der Strukturebenen und bearbeiten Sie jeden Teil Ihrer Projektstruktur. | |
| Grafische Ansicht: Erfassen Sie hierarchische Projektstrukturen und personelle Zuordnungen auf einen Blick. Statusfarben zeigen den Bearbeitungsstand der Projektstrukturelemente. | |
| Teilprojekte/Unterprojekte, Arbeitspakete, Aufgaben, Meilensteine und Daueraufgaben: Nutzen Sie vielfältige Elemente für eine detaillierte und flexible Planung. | |
| Abhängigkeiten setzen: Stellen Sie die Beziehungen zwischen Strukturelementen (Ende/Anfang, Anfang/Ende) her. | |
| Aufwandsschätzungen: Erfassen Sie Aufwände in der Baumansicht und integrieren Sie Checklisten und Workflows. |
Interaktives Gantt-Diagramm
| Drag-and-Drop-Funktion: Organisieren Sie Teilprojekte, Aufgaben und Arbeitspakete einfach per Drag-and-Drop. | |
| Ablaufplan als Netzplan und kritischer Pfad: Das Gantt-Diagramm zeigt Vorgänge, Aufgaben und Meilensteine, deren zeitliche Anordnung sowie den kritischen Pfad. | |
| Automatische Terminberechnung: BCS errechnet den passenden Zeitplan basierend auf Dauer und Abhängigkeiten der Strukturelemente. |
Ressourcenplanung und -management
| Projektorganisationsplan: Ihre Projektorganisation bilden Sie, wahlweise eingebettet in Ihre gesamte Unternehmensorganisation übersichtlich als Organigramm ab. | |
| Teamplanung: Bestimmen Sie Teammitglieder, Rollen und Hierarchien per Drag-and-Drop. Nutzen Sie Platzhalter und Personengruppen für noch nicht feststehende Personalien. | |
| Ressourcenplanung: Legen Sie fest welche Projektbeteiligte mit wie viel Aufwand für die Umsetzung Ihres Projektes benötigt werden und erhalten Sie den Überblick, ob dies ohne Überlastung der Projektbeteiligten eingeplant werden kann. Projektron BCS zeigt Ihnen pro Projekt eventuelle Ressourcenkonflikte oder Ressourcenengpässe. | |
| Ressourcenauslastung: Behalten Sie die Verfügbarkeit der Mitarbeiter in der dynamischen Anzeige der Ressourcenauslastung (Auslastungsgebirge) im Blick. | |
| Kenntnisse und Kapazitäten: Das Tool zeigt in Echtzeit, welcher Mitarbeiter freie Kapazitäten und nötige Kenntnisse hat. | |
| Ressourcentreue Terminplanung: Automatische Anpassung der Planung, um Maximalauslastungen der Mitarbeiter nicht zu überschreiten. |
Kostenplanung
Mehrstufige Kostenplanung: Erstellen Sie fundierte Kalkulationen auf Basis Ihres Struktur- und Aufwandsplans.
Automatische Personalkostenberechnung: Basierend auf Ressourcenbedarf und hinterlegten Stundensätzen.
Sachkostenplan: Sie planen, welche Sachkosten, zum Beispiel Materialien oder Fremdleistungen, für die Bearbeitung des Projekts notwendig sind.
Kostenzuordnung und Auswertung: Ordnen Sie kalkulierte Kosten Kostenstellen, -arten und -trägern zu und werten Sie diese detailliert aus.
Anna Pieler
Applikations-Verantwortliche, x-tention Informationstechnologie GmbH
"[Wir] verwenden jene Funktionen von BCS, welche für die Erstellung von IPMA-konformen Projekthandbüchern benötigt werden. Darunter befinden sich zum Beispiel Projektmanagement-Tools wie die Dateiablage, den Strukturplan, die Ressourcenplanung, den Projektstatus, die Risiken und Chancen sowie die Zieldefinition."
Sarah Bergemann
Projektmanagement-Office, e.discom Telekommunikation GmbH
“Projektron BCS bietet alle notwendigen Artefakte, um unsere Projekte gemäß den IPMA-Standards durchzuführen. Die Software unterstützt uns in jeder Phase des Projektmanagements, von der Initiierung über die Definition und Planung bis hin zur Realisierung und dem Abschluss. Mit den Funktionen wie dem Projektantrag, dem Struktur-, Team-, Sachkosten- und Aufwandsplan, der Meilensteintrendanalyse und den umfassenden Berichtsfunktionen haben wir alles, was wir brauchen, um unsere Projekte effizient und erfolgreich zu managen.”
Ralf Junge
Leitung PMO, Sandstein Neue Medien
"Wir setzen BCS längst für sämtliche Geschäftsprozesse unseres Unternehmens ein – von der Angebotserstellung bis zur Rechnungsstellung. Allein die Module zu Methoden agiler Entwicklung kommen nicht zum Einsatz, da sich unsere Arbeitsweise am klassischen Projektmanagement nach IPMA-Standard orientiert. Wir möchten die Möglichkeiten von BCS nicht mehr missen! Die bausteinübergreifende Verfügbarkeit von Live-Daten, mit denen Projektron BCS alle Teammitglieder versorgt, führen in sämtlichen Aspekten unserer alltäglichen Projektarbeit und internen Organisation zu klareren, schnelleren und fundierteren Entscheidungen."
Phase IV: Realisierung / Steuerung
Während das Projektteam die Realisierung der Aufgaben im Projekt übernimmt, ist die Projektleitung mit der Steuerung des Projekts beschäftigt. Für die Realisierung hält Projektron BCS zahlreiche Tools zur Projektdurchführung und -abwicklung und für die Teamarbeit bereit, für die Steuerung stehen die vielfältigen Funktionen des Projektcontrolling in Projektron BCS zur Verfügung.
Projektsteuerung: Alles, was ein Projektmanager braucht
| Projektüberblick: Der Projektüberblick im Dashboard zeigt aktuelle Aktivitäten und Entwicklungen im Projekt auf einen Blick. | |
| Balkendiagramme: Balkendiagramme veranschaulichen den aktuellen Stand und Auslastungsgrad der Ressourcen, die Zusammensetzung der Kosten und Aufwände sowie die Gewinn- oder Verlustsituation. | |
| Tachometer-Grafiken: Tachometer-Grafiken erleichtern die Erkennung von Planabweichungen und deren Auswirkungen auf den Projekterfolg. | |
| Anpassbare Projektübersicht: Im Projektüberblick können weitere Elemente wie anstehende Termine, offene Aufgaben oder Risiken bedarfsgerecht eingeblendet und per Drag & Drop angeordnet werden. | |
| Grafische Fortschrittsanzeige: Das interaktive Gantt-Diagramm dient nicht nur der Visualisierung, sondern unterstützt auch die Projektplanung und Terminüberwachung, einschließlich der Fortschrittsdarstellung. | |
| Der Projektstrukturplan (PSP) ermöglicht Soll-Ist-Vergleiche und Prognosen auf allen Ebenen der Projektstruktur, unterstützt durch eine übersichtliche Baumstruktur und Drilldown-Funktionalität. | |
| Auswertungen in Kostenrechnung: Klassische Kostenrechnung mit Kostenarten, Kostenträgern und Kostenstellen sowie Soll-Ist-Vergleiche für Personal- und Sachkosten werden unterstützt. | |
| Interaktives Sunburst-Diagramm: Das Sunburst-Diagramm ermöglicht eine mehrdimensionale und intuitive Aufgabenauswertung auf verschiedenen PSP-Ebenen. | |
| Earned-Value-Analyse: Die Earned-Value-Analyse zeigt Kosten- und Terminsituation auf einen Blick und unterstützt alle im GPM-Standard beschriebenen Prognosemethoden. | |
| Soll-Ist-Vergleiche mit Ampeln: Soll-Ist-Vergleiche zu Leistung, Kosten und Zeit werden mit Ampeln visualisiert, wobei die Schwellwerte konfigurierbar sind. | |
| Meilenstein-Trendanalyse: Diese Analyse ermöglicht es, den Fortschritt und die Termintreue von Meilensteinen in einem Projekt darzustellen und ist besonders nützlich für Stakeholder-Berichte. | |
| Prognostizierte Budgetüberschreitungen: Prognostizierte Zeit- und Kostenüberschreitungen werden rot gekennzeichnet, um rechtzeitig Gegenmaßnahmen zu ergreifen. | |
| Standardberichte und Berichtsaufträge: Standardberichte zu Leistung, Kosten und Zeit können angepasst und automatisiert per E-Mail versendet werden. Auch neue Berichtsvorlagen können integriert werden. |
Projektkalender und Projektkommunikation
| Organisation von Terminen: Der Projektkalender ermöglicht die schnelle und komfortable Organisation aller projektbezogenen Termine, von Kick-off-Meetings bis hin zu Statusbesprechungen und Präsentationen von Projektergebnissen. | |
| Teilprojektziele und Meilensteine: Wichtige Teilprojektziele und Meilensteine können direkt im persönlichen Kalender eingesehen werden, um den Überblick zu behalten. | |
| Zentrale Speicherung von Informationen: Alle relevanten Informationen werden zentral gespeichert und mit den verschiedenen Elementen des Projekts verknüpft. | |
| Meeting- und Agendaplanung: Mit der Agenda können Besprechungsergebnisse direkt festgehalten und Besprechungsprotokolle generiert werden, um eine effektive Teambesprechung zu ermöglichen. |
Aufgabenzuteilung und Einsatzplanung
| Ansichten zur Überwachung: Nutzen Sie verschiedene Ansichten wie das Gantt-Diagramm oder den Überblick, um überfällige Aufgaben zu identifizieren. | |
| Frühzeitige Erkennung von Verzögerungen: Durch die Kennzeichnung überfälliger Aufgaben erkennen Sie Verzögerungen rechtzeitig und können gegensteuern, um den Projekterfolg sicherzustellen. | |
| Integration von Urlaubs- und Krankheitszeiten: Die Integration von Urlaubs- und Krankheitszeiten erleichtert die Ressourcen- und Einsatzplanung, damit Sie stets im Bilde sind, wenn Teammitglieder nicht verfügbar sind. | |
| Feststellung von Terminüberschreitungen: Der Projektcontroller kann in der Ansicht "Kritische Aufgaben" feststellen, wenn das geplante Enddatum oder der Planaufwand für Aufgaben überschritten wurde. | |
| Transparente Dokumentation: Eine transparente Dokumentation aller Absprachen, Besprechungen und Entscheidungen sorgt für eine reibungslose Zusammenarbeit und schafft Rechtssicherheit für alle Beteiligten. | |
| Effiziente Aufgabenverteilung: Das Kanban-Board bietet eine leichte Erstellung und Zuweisung von Aufgaben, eine übersichtliche Anzeige und ein bequemes Arbeiten mit Projekttickets. | |
| Statusverfolgung und -anpassung: Aufgaben können einfach per Drag & Drop in verschiedene Status und Prioritäten verschoben werden, und das Work-in-Progress-Limit ermöglicht die Kontrolle über die Arbeitslast. |
Change-Request-Management
| Transparente Genehmigungsprozesse: Change Requests werden in Form von Tickets strukturiert, um Genehmigungsprozesse transparent nachverfolgen zu können. | |
| Statushistorie und Anpassungsmöglichkeiten: Die Statushistorie von Change Requests ist jederzeit einsehbar, und die Konfiguration von Tickets kann an individuelle Anforderungen angepasst werden. |
Projektdokumentation
| Übersichtliche Verlaufsprotokolle: Wichtige Absprachen und Ergebnisse von Projektbesprechungen werden in chronologischer Reihenfolge festgehalten, um alle relevanten Informationen an einem Ort zu haben. | |
| Zentrales Dokumentenmanagement: Projektdokumente werden zentral verwaltet und sind direkt am Projekt oder an den zugehörigen Aufgaben verfügbar, um die Transparenz und Effizienz der Projektabwicklung zu erhöhen. |
Multiprojektmanagement: Mehrere Projekte kontrolliert steuern
| Grafische Darstellung von Projektständen: Die grafische Multiprojekt-Auswertung zeigt kritische Projektstände schnell und übersichtlich. | |
| Das Multi-Projekt-Board bietet eine umfassende Übersicht über alle Projekte im Unternehmen. Die Projekte werden nach ihrem Status sortiert und als Kanban-Karten dargestellt. Durch einfaches Ziehen der Projekte ist es möglich, den Status und die Priorität anzupassen. Zudem werden Kennzahlen zu Aufwand, Kosten und Gewinn für offene Projekte im Vergleich zu den Planwerten angezeigt. Wenn nach Projektleitern gefiltert wird, werden nur die Projekte angezeigt, bei denen der ausgewählte Mitarbeiter als Projektleiter fungiert. | |
| Ampelschema zur Bewertung: Nach einem Ampelschema werden Projektstände bewertet, wobei sowohl Ist-Werte als auch die prozentuale Planabweichung dargestellt werden. |
Phase V: Abschluss
Im Rahmen der Projektabschlussphase – wie sie etwa in DIN 69901-5 definiert ist – werden die Projektorganisation aufgelöst, Ressourcen zurückgeführt, ein Abschlussbericht erstellt, die Projektdokumentation archiviert und Erfahrungen für künftige Projekte bereitgestellt.
IPMA betont, dass Projektmanager in dieser Phase über die entsprechenden fachlichen, kontextbezogenen und sozialen Kompetenzen verfügen sollten, um einen professionellen Abschluss zu gewährleisten. Projektron BCS unterstützt hierbei unter anderem durch die integrierten Reporting- und Dokumentenmanagement-Funktionen.
Reporting
Mit Projektron BCS können Sie effizient und komfortabel eine Vielzahl von Standardberichten für Ihre Projekte und Ihr Unternehmen generieren. Projektanträge und Projektabschlussberichte liegen als Standardvorlagen vor, die Sie nach eigenem Bedarf anpassen können. Checklisteneinträge helfen Ihnen, vor Abschluss des Projekts alle dafür relevanten Tätigkeiten auszuführen.
Die Berichte liefern Ihnen fundierte Informationen und wichtige Entscheidungsgrundlagen, die für das erfolgreiche Management von Projekten nach IPMA-Standard unerlässlich sind.
Fortschrittsbericht: Templates für Berichte zum Projektfortschritt, Statusbericht und Überblick
Aufwandsbericht: Templates für gebuchten Aufwand, Gesamtaufwand und Tickets
Kostenbericht: Templates für Kostenaufteilung, Kostenträger und Projektkosten
Auch in der Zusammenarbeit mit externen Geschäftspartnern bieten die Projektberichte aus Projektron BCS große Vorteile:
Projektvorbereitungsbericht: Trägt zum gemeinsamen Projektverständnis bei
Aufwandsnachweise zu Projekten und Tickets: Erhöhen die Transparenz und sichern das Vertrauen
Einmal in Projektron BCS eingebunden, können Sie dank der Schnittstelle zum Open Source Berichtsdesigner BIRT Ihre eigenen Berichtsvorlagen entwerfen und nutzen. Diese Vorlagen lassen sich genauso einfach und komfortabel zur Berichtsgenerierung und zum automatisierten Versand verwenden wie die Standardberichte in Projektron BCS.
Dokumentenablage und -verwaltung
| Einheitliche Ablagestruktur: Alle relevanten Dateien stehen dem Projektteam in einer einheitlichen Ablagestruktur zur Verfügung, was die Zusammenarbeit erleichtert und Doppelarbeit sowie Speicherplatzkosten für Dubletten verhindert. | |
| Einfaches Hochladen: Neue Dokumente können einfach und bequem per Drag-and-Drop in die Dateiablage hochgeladen werden. | |
| Vielseitige Zuordnung: Dokumente können in beliebigem Dateiformat sowohl Aufgaben, Projekten, Tickets, Terminen als auch Personen, Organisationen, Verträgen und Inventargegenständen zugeordnet werden. | |
| Direkte Bearbeitung: Microsoft-Office-Dateien können direkt im Browser bearbeitet werden, wobei die Version nach dem Speichern automatisch hochgesetzt wird. | |
| E-Mail-Anhänge: Importierte E-Mail-Anhänge können am passenden Strukturelement abgelegt werden, was das unternehmensweite Qualitätsmanagement unterstützt. | |
| Dateiverknüpfungen: Dokumente können verknüpft werden, sodass Mitarbeiter die benötigte Information direkt am relevanten Strukturelement finden. | |
| Automatische Versionierung: Bei jeder Bearbeitung oder Speicherung eines Dokuments wird die Version automatisch hochgesetzt, wodurch alle immer mit der aktuellen Version arbeiten. | |
| Vermeidung von Duplikaten: Das System verhindert ungewollte Duplikate, sodass immer nur eine Version des Dokuments existiert. | |
| Ältere Versionen: Alle Zwischenstände eines Dokuments bleiben über das zentrale Dokumenten-Archiv erreichbar, was die Rückverfolgbarkeit und Wiederherstellung erleichtert. | |
| Sperren von parallelen Änderungen: Parallele Änderungen werden durch Sperren verhindert, um Speicher- und Versionskonflikte zu vermeiden. | |
| Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Version, Speicherdatum und Bearbeiter eines Dokuments werden angezeigt, und die komplette Dokumentenhistorie wird im Log detailliert nachgezeichnet. | |
| Rechteverwaltung: Informationssicherheit und Datenschutz sind durch die Rechteverwaltung gewährleistet, sodass detailliert festgelegt werden kann, wer welche Dokumente lesen, löschen oder aktualisieren darf. |
FAQ — IPMA
Was ist IPMA?
Die IPMA (International Project Management Association) ist eine weltweit anerkannte Organisation für Projektmanagement. Sie wurde 1965 gegründet und hat ihren rechtlichen Sitz in der Schweiz. Heute vereint die IPMA über 70 nationale Projektmanagement-Organisationen mit insgesamt mehr als 40.000 Mitgliedern.
Zentrales Anliegen der IPMA ist die Weiterentwicklung des Projekt-, Programm- und Portfoliomanagements. Dazu bietet sie internationale Standards, Austauschformate sowie ein weltweit etabliertes Zertifizierungssystem für Projektmanagement-Fachkräfte. Grundlage ist die IPMA Individual Competence Baseline (ICB), die Kompetenzen in den Bereichen People, Practice und Perspective beschreibt.
Das Zertifizierungssystem der IPMA umfasst vier Stufen:
Level D – Certified Project Management Associate: Nachweis fundierten Projektmanagement-Wissens; keine Leitungsverantwortung erforderlich.
Level C – Certified Project Manager: Für Projektmanager mit Erfahrung in Projekten mittlerer Komplexität.
Level B – Certified Senior Project Manager: Für erfahrene Projektmanager, die komplexe Projekte leiten.
Level A – Certified Projects Director: Für Führungskräfte, die sehr komplexe Projekte, Programme oder Portfolios verantworten.
Darüber hinaus fördert die IPMA die Professionalisierung des Projektmanagements durch Schulungen, Fachveranstaltungen, Awards und internationale Kooperationen. Der kompetenzorientierte Ansatz der IPMA dient vielen Unternehmen und Fachkräften als Leitlinie für ihre persönliche Weiterentwicklung im Projektmanagement.
Wie funktioniert Projektmanagement nach IPMA?
Die IPMA (International Project Management Association) legt keine Projektphasen oder Prozesse fest. Stattdessen definiert sie mit der Individual Competence Baseline (ICB) ein Kompetenzmodell, das beschreibt, welche Fähigkeiten, Verhaltensweisen und Erfahrungen Projektmanager benötigen, um Projekte erfolgreich führen zu können. Diese Kompetenzen ergänzen die methodischen Vorgaben der DIN 69901 und unterstützen Projektmanager dabei, Projekte professionell umzusetzen.
1. People – persönliche und soziale Kompetenzen
Diese Kompetenzen betreffen Verhalten, Kommunikation, Zusammenarbeit und Führung, z. B.
Selbstreflexion und Selbstmanagement
Kommunikation
Konfliktlösung
Führung & Motivation
Teamarbeit
Integrität & Zuverlässigkeit
2. Practice – methodische und technische Kompetenzen
Diese Kompetenzen beziehen sich auf die Anwendung von PM-Methoden.
Typische Kompetenzen:
Projektanforderungen & Ziele
Umfangs- und Strukturmanagement
Zeit-, Ressourcen- und Kostenplanung
Risiken & Chancen
Qualität & Änderungen
Beschaffung, Verträge, Stakeholder
3. Perspective – Kontext- und strategische Kompetenzen
Diese Kompetenzen betreffen das Einbettungsverhältnis des Projekts in Organisation, Strategie und Umwelt.
Typische Kompetenzen:
Strategie & Governance
Organisationsstrukturen
Compliance, Standards & Werte
Nachhaltigkeit & Kultur
Damit ergänzt IPMA die DIN um den Fokus auf Fähigkeiten und Verhalten von Projektmanagern, also wie Projekte geführt werden, nicht wie der Ablauf strukturiert ist.
Projektmanagement nach DIN 69901 umfasst die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten. Diese fünf Phasen bilden in der DIN den grundsätzlichen Ablauf eines Projekts.
Initialisierung: Erste Klärung von Zielen, Nutzen und Machbarkeit; Festlegung von Zuständigkeiten; Auswahl der anzuwendenden Projektmanagement-Prozesse; formale Freigabe des Projekts.
Definition: Präzisierung und Dokumentation der Projektziele, Aufbau des Projektteams, Erstellung einer groben Projektstruktur, Definition von Meilensteinen, Aufwandsschätzungen sowie Festlegung von Erfolgskriterien.
Planung: Ausarbeitung eines detaillierten Projektplans mit Arbeitspaketen, Terminen, Ressourcen, Kosten, Risiken und Kommunikationswegen.
Realisierung/Steuerung: Durchführung und Überwachung der Projektaktivitäten, Sicherstellung der Zielerreichung, Steuerung von Abweichungen hinsichtlich Zeit, Kosten, Qualität und Risiken.
Abschluss: Formale Abnahme der Ergebnisse, Abschlussdokumentation, Bewertung des Projekterfolgs und Auflösung des Projektteams.
Was ist besser: IPMA oder PMI?
Es ist schwer zu sagen, welche Projektmanagement-Methode „besser“ ist, da sowohl IPMA (International Project Management Association) als auch PMI (Project Management Institute) international anerkannte Organisationen sind, die hochwertige Projektmanagement-Standards und -Zertifizierungen anbieten. Beide Ansätze haben unterschiedliche Schwerpunkte und sind auf unterschiedliche Anforderungen zugeschnitten.
IPMA legt den Fokus stärker auf Kompetenzen und Führung, insbesondere auf die soft skills, Teamführung und die Fähigkeit, Projekte im organisationalen Kontext zu steuern. Die IPMA-Zertifizierungen bewerten daher technische, kontextbezogene und persönliche/soziale Kompetenzen von Projektmanagern. IPMA ist in Europa besonders stark vertreten, aber auch weltweit über ihre Mitgliedsorganisationen aktiv. Die Organisation hat Tausende Zertifizierungen auf den Stufen A bis D ausgestellt und wird vor allem in europäischen Ländern wie Deutschland, Frankreich, Spanien, Italien und weiteren Staaten geschätzt.
PMI legt den Schwerpunkt stärker auf Methoden, Werkzeuge und Techniken für eine standardisierte Projektplanung, -steuerung und -überwachung. Grundlage ist der PMBOK® Guide (Project Management Body of Knowledge), der als global anerkannter Standard die wichtigsten Prozesse, Wissensgebiete und Best Practices im Projektmanagement beschreibt. PMI-Zertifizierungen wie die PMP (Project Management Professional) prüfen in erster Linie das praktische Wissen und die Anwendung technischer Methoden im Projektmanagement. PMI ist weltweit sehr bekannt und anerkannt, insbesondere in Nord- und Südamerika, Asien und zunehmend auch in anderen Regionen.
Die Wahl zwischen IPMA und PMI hängt stark von den regionalen Anforderungen, der Branche und den individuellen Karrierezielen ab:
- Wer in europäischen Ländern arbeitet, profitiert oft von einer IPMA-Zertifizierung, da diese dort stark etabliert ist.
- Wer global, insbesondere in Amerika oder Asien, Projekte leitet oder internationale Anerkennung sucht, findet bei PMI-Zertifizierungen oft größere Akzeptanz.
- In manchen Regionen und Branchen sind beide Zertifikate anerkannt; in diesem Fall kommt es darauf an, welche Kompetenzen und Nachweise für das konkrete Projekt oder die Organisation wichtiger sind.
Letztendlich sollten Projektmanager die Schwerpunkte und Anforderungen ihres Umfelds analysieren und dann entscheiden, welche Zertifizierung bzw. welcher Ansatz am besten passt. Eine Kombination aus methodischem Wissen (PMI) und Führungskompetenzen (IPMA) kann dabei besonders wertvoll sein.
Was sind die Stärken von Projektmanagement nach IPMA?
Projektmanagement nach IPMA hat mehrere Stärken:
Fokus auf Kompetenzen: IPMA setzt den Schwerpunkt auf die Kompetenzen, die ein Projektmanager benötigt, um erfolgreich zu sein, und bietet ein standardisiertes Kompetenzmodell an, das auf verschiedenen Ebenen zertifiziert werden kann. Dies trägt dazu bei, sicherzustellen, dass Projektmanager auf allen Ebenen über die erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen, um Projekte effektiv zu leiten.
Flexibilität: IPMA ist ein flexibler Ansatz zum Projektmanagement, der sich auf die Bedürfnisse und Anforderungen des Projekts und der Organisation anpasst. Das IPMA-Modell kann angepasst werden, um es an die spezifischen Bedürfnisse von Organisationen und Projekten anzupassen, wodurch es sehr anpassungsfähig ist.
Betonung von Soft Skills: IPMA setzt den Schwerpunkt nicht nur auf die technischen Fähigkeiten des Projektmanagers, sondern auch auf seine Soft Skills, wie z.B. Führung, Kommunikation, Zusammenarbeit und Verhandlung. Dies hilft Projektmanagern, effektiver mit dem Team und den Stakeholdern zu kommunizieren und bessere Beziehungen aufzubauen.
Unterstützung der kontinuierlichen Verbesserung: Projektmanagement nach IPMA betont die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen und Verfahren im Projektmanagement, um sicherzustellen, dass Projekte effektiver und effizienter werden. Dies trägt dazu bei, die Qualität von Projekten im Laufe der Zeit zu verbessern.
International anerkannt: IPMA ist ein international anerkannter Standard für Projektmanagement und bietet Zertifizierungen auf verschiedenen Ebenen an, die weltweit anerkannt sind. Dies ermöglicht es Projektmanagern, ihre Fähigkeiten und Kompetenzen auf internationaler Ebene zu demonstrieren und ihre Karrieremöglichkeiten zu verbessern.
Hat Projektmanagement nach IPMA Schwächen?
Obwohl Projektmanagement nach IPMA viele Stärken bietet, gibt es auch einige Herausforderungen:
- Komplexität: Das IPMA-Modell ist umfangreich und vielschichtig. Für einige Organisationen und Projektmanager kann es überwältigend sein. Eine effektive Anwendung erfordert Schulung und fundierte Kenntnisse, was insbesondere für kleinere Organisationen oder Projekte eine Hürde darstellen kann.
- Zeit- und Ressourcenaufwand: Die Einführung des IPMA-Ansatzes erfordert Zeit und Ressourcen für Schulungen, Zertifizierungen und die kontinuierliche Optimierung von Prozessen und Verfahren. Für Organisationen mit begrenzten Kapazitäten kann dies ein Hindernis sein.
- Betonung theoretischer Konzepte: IPMA legt den Fokus stark auf Kompetenzmodelle, Methoden und theoretische Grundlagen. Projektmanager, die praxisorientierte Ansätze bevorzugen, könnten Schwierigkeiten haben, die Konzepte in der täglichen Projektarbeit umzusetzen.
- Fokus auf Soft Skills: Die Gewichtung von Führungs- und Kommunikationsfähigkeiten ist eine Stärke des Modells, kann aber für manche Projektmanager eine Herausforderung sein. Wer diese Fähigkeiten noch entwickeln muss, benötigt zusätzliche Unterstützung, um sie effektiv anzuwenden.
- Keine branchenspezifischen Standards: Im Gegensatz zu spezialisierten Methoden wie Automotive SPICE oder PRINCE2 bietet IPMA keine branchenspezifischen Richtlinien. Organisationen in stark regulierten oder spezialisierten Branchen müssen ggf. ergänzende Standards berücksichtigen.
Es ist wichtig zu betonen, dass diese Punkte nicht die Qualität des IPMA-Ansatzes mindern. Vielmehr dienen sie als Hinweise, die bei der Wahl der passenden Projektmanagement-Methode für ein bestimmtes Projekt oder eine Organisation berücksichtigt werden sollten.
