Warum Projekte scheitern – 9 häufige Gründe, 9 Lösungen

Das Scheitern eines Projekts kann verschiedene Facetten haben. Generell ist ein Projekt gescheitert, wenn die definierten Projektziele verfehlt werden. Die härteste Form des Scheiterns eines Projekts ist der Projektabbruch.

Neben dem Projektabbruch kann auch eine größere Verzögerung des Projekts als Scheitern bezeichnet werden. Termine und das Einhalten des Zeitplans sind schließlich eine der Zieldimensionen eines Projekts („Magisches Dreieck im Projektmanagement“ mit den drei Zieldimensionen Zeit, Kosten und Leistung).

Das übermäßige Überschreiten des Projektbudgets und der im Kostenplan veranschlagten Kosten eines Projekts kann ebenfalls als Scheitern verstanden werden. Das Projekt wäre nicht mehr wirtschaftlich und würde das verfügbare Budget für andere Vorhaben in Gefahr bringen und weitere Projekte negativ beeinträchtigen.

Auch wenn die im Pflichtenheft vereinbarte Leistung nicht in vollem Umfang erbracht wird, beispielsweise, wenn Funktionen in Entwicklungsprojekten nicht realisiert werden können, ist das Projekt als gescheitert zu bezeichnen. Das entwickelte Produkt wäre damit nicht wie vorgesehen einsetzbar.

In vielen Fällen wird der Projektvorbereitungsphase nicht die gebührende Wichtigkeit beigemessen, sei es seitens der Geschäftsleitung, des Auftraggebers, des Projektleiters oder des Projektteams. In der Projektvorbereitungsphase wird nachgedacht, analysiert und diskutiert. Das Wichtigste: Es wird herausgearbeitet, warum das Projekt überhaupt durchgeführt werden soll. Es werden Anforderungen besprochen, mögliche Zusammenarbeitsmodelle abgestimmt und Erwartungen formuliert.

Gerade für Führungskräfte mag eine extensive Projektvorbereitung als wenig produktiv erscheinen. Daher wird sie oft dramatisch verkürzt oder bereits parallel mit der Planung oder sogar der Umsetzung begonnen. Viele Unternehmen stürzen sich direkt darauf, was umgesetzt werden muss und wie Herausforderungen zu bewältigen sind. Das Warum und die Akzeptanz aller Beteiligten bleibt oft auf der Strecke.

Fehlende Klarheit in Bezug auf die Ziele und Anforderungen des Projekts kann zu Unklarheiten und Missverständnissen führen, die das Projekt gefährden. Sind aber Ziele, Erwartungen und Anforderungen des Projekts nicht klar definiert, ist es schwierig, den Fortschritt des Projekts zu messen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.

Die Wahl der richtigen Projektorganisationsform ist entscheidend für den Erfolg eines Projekts, da sie maßgeblich die Struktur, Zusammenarbeit und Verantwortlichkeiten beeinflusst. Klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten führen zu effizienterer Zusammenarbeit, während die klare Zuordnung von Entscheidungsbefugnissen Konflikte minimiert. Die Art der Organisationsform beeinflusst auch das Ressourcenmanagement, die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Anforderungen sowie die Motivation der Teammitglieder. Eine gut strukturierte Projektorganisationsform vermeidet Überlastung und ermöglicht eine effiziente Nutzung von Ressourcen.

Die falsche Wahl der Organisationsform kann zu schwerwiegenden Problemen führen und begünstigt viele der hier genannten Risiken fürs Projektscheitern, darunter Kommunikationsprobleme, Entscheidungsblockaden, unzureichende Ressourcenallokation, Konflikte, mangelnde Anpassungsfähigkeit und fehlende Identifikation mit dem Projekt. Diese Herausforderungen beeinträchtigen die Effizienz, Teamdynamik und Motivation, was kumulativ das Scheitern des Projekts begünstigt. Daher ist eine präzise Analyse der Projektparameter und eine fundierte Auswahl der Organisationsform entscheidend, um diese Risiken zu minimieren.

Ein wichtiger Faktor für den Projekterfolg ist eine gründliche Planung und die Einhaltung von Zeit- und Kostenrahmen. Wenn diese nicht realistisch sind oder wichtige Faktoren nicht berücksichtigt werden, kann es zu Verzögerungen und Mehrkosten kommen. Werden im Projektverlauf neue Anforderungen aufgenommen, führt dies unweigerlich ziemlich sicher zu einer Überschreitung von Zeit und/oder Budget.

Das Projektziel und der Project Scope, also ein gemeinsames Verständnis darüber, was im Rahmen des Projektes oder Inkrementes zu liefern ist, müssen bereits zu Beginn der Planungsphase bei der Erstellung des Projektstrukturplans vollständig erfasst und alle notwendigen Schritte entsprechend berücksichtigt werden. Der Umfang der zu liefernden Gegenstände oder Dienstleistungen orientiert sich immer am Projektziel und die einzelnen Maßnahmen und Funktionen werden innerhalb des Projektplans priorisiert. 

Die Planung muss alle notwendigen Inhalte und Arbeitspakete beinhalten, die für die spätere Umsetzung erforderlich sind. Dabei ist es wichtig, jede kleine Teilaufgabe zu beachten. Eine Unterschätzung des Aufwands führt zu einem unrealistischen Zeitplan.

Mangelnde Ressourcen und eine unzureichende Ressourcenplanung stellen erhebliche Risiken für den Projekterfolg dar, da Budget, Personal, Zeit, Raum und Arbeitsmittel das Fundament eines jeden Projekts bilden. Überlastete Projektteams oder der Mangel an entscheidenden Ressourcen können die erfolgreiche Projektdurchführung erheblich beeinträchtigen. Es ist aber nicht nur wichtig, genügend Ressourcen bereitzustellen, sondern auch sicherzustellen, dass die richtigen Fähigkeiten zum richtigen Zeitpunkt vorhanden sind.

Die größte Gefahr besteht darin, die Ressourcenauslastung falsch einzuschätzen. Häufig sind geplante Teammitglieder bereits durch andere Projekte oder Linientätigkeiten gebunden. Dies kann zu halbherziger Arbeit, unerledigten Aufgaben und erheblichen Verzögerungen führen. Eine schlechte Ressourcenplanung, die nicht klar definiert, welche Personen mit welchen Fähigkeiten zu welchem Zeitpunkt und mit welchem Arbeitsumfang benötigt werden, ist dabei besonders problematisch.

Eine übermäßige Teamgröße führt nicht zwangsläufig zu einem besseren und schnelleren Output. Gruppendynamische Prozesse können zu Risiken werden, da das Team mehr mit internen Angelegenheiten beschäftigt ist, Konflikte leichter auftreten und die Pflege der Team-Dynamik zusätzliche Aufmerksamkeit und Zeit erfordert.

Es gibt erfahrungsgemäß kein Projekt, in dem alles bis ins letzte Detail nach Plan abläuft. Daher ist ein weiterer wichtiger Faktor für den Projekterfolg ein ausgereiftes Risikomanagement. Wenn Risiken nicht frühzeitig erkannt und adäquat behandelt werden, kann es zu unerwarteten Problemen kommen, die das Projekt gefährden. Mit ausgereiftem Risikomanagement und laufendem Projektcontrolling sind Sie auf diese Situationen jedoch bestens vorbereitet, erkennen Probleme bereits bevor Sie entstehen und haben die passenden Gegenmaßnahmen bereits fertig ausgearbeitet zur Hand.

Fehlende Management-Unterstützung kann ein Projekt leicht ins Wanken bringen und letztendlich zum Scheitern führen. Je stärker das Management vom Projektnutzen überzeugt ist, desto eher wird es kritische Ressourcen zugunsten des Projekts freigeben. Das Management spielt schließlich eine entscheidende Rolle bei der Bereitstellung von Ressourcen, der Festlegung von Prioritäten und dem Schaffen einer unterstützenden Umgebung für das Projektteam. 

Wenn jedoch die Führungsebene nicht vollständig hinter einem Projekt steht, können Unsicherheiten und Widerstände auf allen Ebenen entstehen. Es mangelt an klaren Richtlinien, Budgets könnten gekürzt werden, und die Motivation der Teammitglieder kann leiden. Im schlimmsten Fall weiß das Management nichts vom Projekt und das kleinste Hindernis im Projektverlauf sprengt die gesamte Projektplanung.

Ohne eine starke Unterstützung von oben wird es schwer, Hindernisse zu überwinden und das Projekt erfolgreich abzuschließen. Die Management-Unterstützung ist daher nicht nur ein Bonus, sondern eine entscheidende Voraussetzung für den Projekterfolg. Deutlich wird dies beispielsweise bei Softwareeinführungsprojekten, wo die Managementunterstützung als beeinflussbarer Unternehmensfaktor eine Schlüsselrolle in der Wahl der passenden Einführungsstrategie einnimmt.

Die Auswirkungen mangelnder Führung und unklarer Entscheidungskompetenzen auf den Projekterfolg können verheerend sein. Die schlechtesten Entscheidungen sind jene, die gar nicht erst getroffen werden, und dies führt oft zu einem Mangel an Richtung und Klarheit im Projektverlauf. Eine Ursache kann fehlende Erfahrung des Projektleiters sein. Eine fundierte theoretische Ausbildung nach den entsprechenden PM-Methoden (IPMA/GPM, PMI, Scrum etc.) ist Grundvoraussetzung, ersetzt jedoch nicht eine entsprechende Praxiserfahrung als Projektleiter in ähnlichen Projekten. 

Die negativen Folgen sind besonders spürbar, wenn Entscheidungsfreudigkeit seitens der Führungskräfte fehlt. Verzögerungen werden wahrscheinlicher, und das Projekt kann sich in einem Zustand der Unsicherheit und Stagnation befinden. Mangelnde Führung und klare Entscheidungskompetenzen können zu einem Dominoeffekt führen, bei dem Teammitglieder unsicher sind, welche Maßnahmen ergriffen werden sollen, und die Effizienz erheblich beeinträchtigt wird.

Projektleiter und Teams, die nicht mit den erforderlichen Befugnissen und dem Vertrauen der Führungsebene ausgestattet sind, stehen vor einem erheblichen Handicap. Die Unfähigkeit, eigenständige Entscheidungen zu treffen, führt zu verpassten Chancen, schlechteren Ergebnissen und einer allgemeinen Unklarheit darüber, wie das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann.

Kommunikationsprobleme, ob intern oder extern, treten in nahezu jedem Projekt auf. Sie können verschiedener Natur und unterschiedlichen Ausmaßes sein. Störungen in der Kommuniktaion, die dazu führen können, dass das Projekt scheitert, sind:

1. Mangelnde Kommunikation im Projektteam: Wenn die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten nicht effektiv ist, können Missverständnisse und Fehler entstehen, die das Projekt gefährden.
    
2. Fehlende Transparenz und rechtzeitige Information: Mangelnde Transparenz und verzögerte Weitergabe von Informationen können zu Problemen und Krisen führen. Wenn relevante Informationen nicht rechtzeitig weitergegeben werden, können Entscheidungen auf unsicherer Grundlage getroffen werden.
    
3. Unterschätzung der Bedeutung der Kommunikation: Oftmals wird wenig Wert auf die Kommunikation gelegt, selbst wenn der Projektleiter methodisch-fachlich gut ausgebildet ist. Wichtige Stakeholder werden möglicherweise zu spät oder gar nicht ins Projekt eingebunden, und sie werden möglicherweise nicht regelmäßig über den Fortschritt informiert.
    
4. Mangelndes Verständnis für die Involvierung der Stakeholder: Es kann ein Verständnismangel darüber herrschen, welche Personen in welcher Weise in das Projekt einbezogen werden sollten. Dies führt oft dazu, dass betroffene Personen sich ausgeschlossen fühlen.

Insgesamt deuten diese Probleme auf Defizite in der Kommunikationsstruktur hin, die den Informationsfluss beeinträchtigen und das Engagement der Stakeholder gefährden können.

Ein entscheidender Faktor für den Projekterfolg ist die Qualifikation des Projektleiters und der Schlüsselmitarbeiter. Fehlen relevante Kenntnisse und Erfahrungen im Projektmanagement, können selbst kleine Herausforderungen zu großen Problemen werden. Typische Folgen sind unklare Prozesse, ineffiziente Planung, verzögerte Entscheidungen und Probleme bei Kommunikation oder Teamführung. Dies kann zu Projektverzögerungen, Budgetüberschreitungen und Leistungsmängeln führen.

Je nach eingesetztem Projektmanagement-Vorgehensmodell können die Anforderungen an Qualifikation stark variieren:

1. IPMA / GPM: Betonung auf Kompetenzen in Führung, Teamarbeit, technischem Wissen und Methoden. Projektleiter sollten Erfahrung in vergleichbaren Projekten haben.
    
2. PRINCE2: Starker Fokus auf prozessorientiertes Vorgehen, definierte Rollen und klare Struktur. Zertifizierte Projektleiter (PRINCE2 Foundation / Practitioner) verstehen die Methodik und Rollenverteilung, Erfahrung im Umgang mit Stakeholdern ist jedoch weiterhin entscheidend.
    
3. PMI / PMP: Fokus auf Prozessstandards, Projektplanung, Risiko- und Qualitätsmanagement. Zertifizierung sichert Wissen über Best Practices, praktische Erfahrung bleibt für die Umsetzung entscheidend.
    
4. Scrum / agile Methoden: Anforderungen an Projektleiter und Product Owner liegen stark auf Coaching, Moderation und Führung agiler Teams. Zertifikate wie Scrum Master oder Product Owner helfen, die Methodik korrekt anzuwenden, Praxis und Erfahrung im agilen Umfeld sind aber entscheidend.

Je komplexer oder kritischer das Projekt, desto höher sollte die Kombination aus formaler Qualifikation und praktischer Erfahrung sein.

Ein erfolgreiches Projektmanagement erfordert nicht nur die Fähigkeit, Projekte zu steuern und vor dem Scheitern zu bewahren sondern auch die Weitsicht, sie gezielt abzubrechen, wenn ein Scheitern unabwendbar ist. Wann dieser kritische Punkt erreicht ist und wie eine effektive Exit-Strategie aussehen kann, wird in den folgenden Abschnitten beleuchtet.

Wann ist es sinnvoll, ein Projekt scheitern zu lassen?

Ein Projekt als gescheitert zu betrachten, sollte erst in Betracht gezogen werden, wenn alle Rettungsversuche erfolglos waren und die ersten Anzeichen des Scheiterns bereits mehrere Wochen vor dem endgültigen Zusammenbruch erkennbar sind.

Eine gute Exit-Strategie ist entscheidend, um das Scheitern eines Projekts transparent und koordiniert zu gestalten. Selbst wenn das Scheitern unvermeidlich ist, wird von einer kompetenten Projektleitung erwartet, dass sie die Entwicklungen erkennt und im richtigen Moment die Reißleine zieht. Das bedeutet, transparent zu kommunizieren und rechtzeitig eine klare Exit-Strategie zu entwickeln. Ein Notfallplan sollte bereits in der Planungsphase erstellt werden, der klare Kriterien festlegt, wann das Projekt als gescheitert betrachtet wird.

Ursachenforschung und Maßnahmenpläne

Wenn das Projekt tatsächlich scheitert, ist es wichtig, im Team die Ursachen für den Misserfolg zu sammeln und zu bewerten. Das Management wird nach Erklärungen suchen, daher sollten Maßnahmenpläne und frühzeitige Warnungen dokumentiert sein. Die Meinungen im Team können auseinandergehen, deshalb ist eine klare Definition der Kriterien für das Scheitern wichtig.

Der erfolgreiche Start eines Projekts kann leicht in Problemen und Scheitern enden, wenn entscheidende Faktoren nicht berücksichtigt werden. Die Gründe für Projektscheitern sind vielfältig, von unzureichender Vorbereitung über unrealistische Planung bis hin zu entstehenden Ressourcenkonflikten und mangelnder Kommunikation. Die Auswirkungen sind verheerend, von finanziellen Verlusten über Zeitverlust bis hin zu einem Verlust des Vertrauens der Stakeholder.

Sehen wir uns die Gründe des Scheiterns genauer an, fällt auf: Projekte scheitern immer am Menschen. Um den Risiken vorzubeugen, ist eine sorgfältige Projektvorbereitung, realistische Planung, effektives Ressourcenmanagement, umfassendes Risikomanagement, klare Führung und Kommunikation entscheidend. Eine frühzeitige Identifikation und Lösung von Problemen kann den Projekterfolg sichern und unerwünschte Konsequenzen verhindern. Bei genau diesen Herausforderungen ist eine Projektmanagement-Software wie Projektron BCS von unschätzbarer Bedeutung, da sie neben den Tools zur Planung und Steuern alle Daten rund ums Projekt vorhält und dem Projektteam bei der Projektarbeit eine zentrale Informations-, Kollaborations- und Kommunikationsplattform bietet.