Zu viele Projekte, zu wenig Steuerung: Warum Multiprojektmanagement in der Verwaltung entscheidend wird

Viele Verwaltungen kennen die Situation: Einzelne Projekte wirken gut organisiert, Statusberichte stehen auf Grün und dennoch stockt die Umsetzung spürbar. Entscheidungen dauern länger, Ressourcen fehlen an mehreren Stellen gleichzeitig und Prioritäten verschieben sich laufend.

Der Beitrag von Kai Sulkowski und Jan Wallisser beschreibt ein Muster, das sich in vielen Organisationen im öffentlichen Sektor zeigt: Nicht das einzelne Projekt gerät zuerst außer Kontrolle, sondern die Gesamtheit paralleler Vorhaben. Genau dort entsteht Komplexität durch 

• konkurrierende Prioritäten, 
• geteilte Ressourcen und 
• fehlende Transparenz über Abhängigkeiten.

Der zentrale Gedanke des Artikels: Digitalisierung braucht nicht nur gutes Projektmanagement, sondern wirksames Multiprojektmanagement und Portfoliomanagement.

Gerade in der öffentlichen Verwaltung greifen Digitalisierungsinitiativen, gesetzliche Vorgaben und organisatorische Veränderungen eng ineinander. Fachbereiche, IT und Steuerungseinheiten arbeiten häufig mit denselben Schlüsselressourcen parallel an unterschiedlichen Vorhaben.

Dadurch entsteht ein Problem, das viele Organisationen unterschätzen: Selbst wenn einzelne Projekte sauber geplant sind, wird das Gesamtportfolio schnell unrealistisch.

Die Autoren zeigen dabei drei typische Symptome:

Projekte bleiben formal „im Plan“, obwohl operative Verzögerungen entstehen

Prioritäten ändern sich kurzfristig zwischen Gremien und Bereichen

Ressourcenengpässe werden erst sichtbar, wenn kritische Situationen bereits eingetreten sind

Besonders relevant ist dabei die Erkenntnis, dass Informationen allein keine wirksame Steuerung erzeugen. Viele Organisationen verfügen bereits über zahlreiche Berichte und Statusdaten – jedoch ohne gemeinsame Steuerungslogik.

Passend dazu unterstützt Multiprojektmanagement mit BCS genau diesen organisationsweiten Blick auf Prioritäten, Ressourcen und strategische Zusammenhänge.

Multiprojektmanagement ist keine zusätzliche Verwaltungsebene, sondern die Voraussetzung dafür, dass komplexe Projektlandschaften überhaupt steuerbar bleiben. Dazu gehören insbesondere:

Transparenz über laufende Vorhaben

Sichtbarkeit von Ressourcen und Abhängigkeiten

Vergleichbarkeit von Projekten

belastbare Priorisierung

Verbindung zwischen strategischer und operativer Ebene

Genau hier setzt auch die Multiprojektmanagement-Funktionalität von BCS an. Die Software verbindet Projektportfolio, Ressourcenplanung und operative Projektsteuerung in einem integrierten System.

Ein besonders wichtiger Aspekt des VdZ-Beitrags ist die Rolle der Ressourcenplanung. Denn viele Organisationen planen Projekte weiterhin unter impliziten Annahmen über Verfügbarkeiten ohne organisationsweite Transparenz.

Dadurch entsteht ein bekanntes Paradox: Alle Projekte erscheinen priorisiert, aber nicht alle sind gleichzeitig realistisch umsetzbar.

Der Beitrag zeigt klar, dass Priorisierung erst dann wirksam wird, wenn sichtbar ist:

welche Vorhaben voneinander abhängen

welche Schlüsselpersonen mehrfach eingeplant sind

welche Kapazitäten tatsächlich verfügbar sind

Wie modernes Ressourcenmanagement dabei unterstützen kann, zeigt auch der Projektron-Beitrag zur Ressourcenplanung im Projektmanagement. Ebenfalls relevant ist in diesem Zusammenhang der aktuelle Fachbeitrag zur Projektpriorisierung unter Ressourcenknappheit, der beschreibt, warum viele Portfolios langfristig überlastet werden.

Auch im öffentlichen Bereich zeigt sich zunehmend: Moderne Software allein löst keine organisatorischen Herausforderungen. Gerade in komplexen Verwaltungsstrukturen entstehen Steuerungsprobleme selten durch fehlende Tools, sondern meist durch unklare Prioritäten, uneinheitliche Prozesse oder fehlende Transparenz über Zuständigkeiten und Ressourcen.

Die Autoren betonen deshalb ausdrücklich, dass wirksame Steuerung immer aus dem Zusammenspiel mehrerer Faktoren entsteht:

klarer Prioritäten,

definierter Rollen und Verantwortlichkeiten,

gemeinsamer Steuerungslogiken

sowie geeigneter technischer Unterstützung.

Besonders in Verwaltungen mit zahlreichen parallel laufenden Digitalisierungs- und Veränderungsvorhaben wird deutlich, wie wichtig eine gemeinsame Sicht auf Projekte, Ressourcen und Abhängigkeiten ist. Erst wenn strategische Ziele, operative Planung und tatsächliche Kapazitäten miteinander verbunden werden, entsteht eine belastbare Grundlage für Priorisierung und Steuerung.

Genau deshalb gewinnen integrierte Lösungen wie Business Coordination Software zunehmend an Bedeutung. Systeme wie BCS verbinden Projektmanagement, Ressourcenplanung, Prozesssteuerung und Projektportfoliomanagement in einer gemeinsamen Plattform. Dadurch lassen sich Informationen organisationsweit konsistent zusammenführen, Abhängigkeiten transparenter darstellen und Entscheidungen fundierter treffen, insbesondere in komplexen Projektlandschaften der öffentlichen Verwaltung.

Der Beitrag von Kai Sulkowski und Jan Wallisser auf dem Blog der Verwaltung der Zukunft beschreibt eine Entwicklung, die viele Verwaltungen aktuell erleben: Die Herausforderung liegt längst nicht mehr nur in einzelnen Projekten, sondern in der Fähigkeit, komplexe Projektlandschaften als Ganzes steuerbar zu machen.

Wer Digitalisierung nachhaltig umsetzen will, braucht deshalb:

Transparenz über das gesamte Portfolio

realistische Ressourcensteuerung

belastbare Priorisierung

integrierte Systeme für Multiprojekt-, Portfolio- und Prozessmanagement

Genau dort entsteht die eigentliche Handlungsfähigkeit moderner Organisationen.