ERP für Dienstleister im Vergleich: Die 10 besten Systeme im Überblick

In der digitalisierten Dienstleistungswelt reicht es nicht mehr aus, Prozesse manuell oder mit Einzellösungen zu steuern. Unternehmen, die projektbasiert arbeiten, sich flexibel auf neue Anforderungen einstellen und gleichzeitig ihre Ressourcen effizient nutzen wollen, benötigen integrierte Systeme, die mehr können als nur Buchhaltung oder nur Zeiterfassung. Insellösungen haben ausgedient, da sie zu ineffizient sind. Hier kommen ERP-Systeme ins Spiel – maßgeschneiderte Lösungen, die operative Abläufe vereinheitlichen, Transparenz schaffen und Wachstum skalierbar machen.

Für Dienstleister – ob IT-Unternehmen, Agenturen, Beratungsfirmen oder technische Dienstleister – sind die Anforderungen dabei oft besonders vielschichtig. Es geht nicht nur um klassische Funktionen wie Fakturierung oder Finanzbuchhaltung, sondern auch um Projektmanagement, Zeiterfassung, Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Ressourcenplanung, Controlling und eine möglichst einfache Bedienbarkeit für Mitarbeiter, die häufig keine IT-Experten sind.

Dienstleistungsunternehmen stehen unter dem Druck, mit möglichst wenig administrativem Aufwand präzise Ergebnisse zu liefern – sei es in Form von Kundenprojekten, Supportleistungen, Kampagnen oder Beratungsmandaten. Der Umsatz hängt oft direkt von der geleisteten Zeit und der Projekttransparenz ab. Ein passendes ERP-System unterstützt bei:

der automatisierten Abbildung von Projekt- und Geschäftsprozessen

der nahtlosen Verknüpfung von Zeiterfassung, Ressourcenplanung und Abrechnung

dem Echtzeit-Controlling von Projekten und Budgets

der Einbindung von CRM- und Supportfunktionen

der Integration mit bestehenden Tools und Systemlandschaften

Ein „falsches“ ERP kann hingegen Prozesse verkomplizieren, teuer in der Wartung sein und Mitarbeiter überfordern – insbesondere in kleineren Teams. Daher ist eine strukturierte Auswahl essenziell.

Die ideale ERP-Lösung für ein Dienstleistungsunternehmen erfüllt nicht nur branchentypische Anforderungen, sondern lässt sich auch flexibel an individuelle Bedürfnisse anpassen. Folgende Kriterien sollten bei der Auswahl im Fokus stehen:

Branchenfokus & Spezialisierung: Ist das System auf die Anforderungen von projektbasiert arbeitenden Unternehmen ausgelegt?

Modularität & Skalierbarkeit: Können Funktionen bei Bedarf hinzugefügt oder reduziert werden?

Projektmanagement & Controlling: Gibt es integrierte Tools zur Planung, Überwachung und Abrechnung von Projekten?

Zeiterfassung: Wie einfach lassen sich Arbeitszeiten projektbezogen erfassen?

CRM & Kundenkommunikation: Wie stark ist die Kundenbetreuung in das System integriert?

Benutzerfreundlichkeit: Ist das System auch für nicht-technische Nutzer intuitiv bedienbar?

Cloud vs. On-Premises: Welche Bereitstellungsform passt zur eigenen IT-Strategie?

Schnittstellen & Integrationen: Lässt sich das ERP in bestehende Systemlandschaften (z. B. Buchhaltung, Support, BI) integrieren?

Support, Schulung & Weiterentwicklung: Wie verlässlich ist der Anbieter in der täglichen Zusammenarbeit?

Wir stellen zehn Systeme vor, die sich besonders für Dienstleister eignen – jedes mit eigenem Schwerpunkt und Nutzenversprechen.

Projektron BCS ist weit mehr als nur ein ERP-System – es ist ein umfassendes Werkzeug zur Planung, Steuerung und Auswertung komplexer Projekte in dienstleistungsorientierten Unternehmen. Die webbasierte Lösung richtet sich vor allem an Unternehmen, deren Kerngeschäft aus der Durchführung und Koordination von Projekten besteht: Softwareentwickler, Ingenieurbüros, Agenturen, IT-Dienstleister, Beratungen oder öffentliche Auftragnehmer. Der modulare Aufbau, die methodische Tiefe und die hohe Flexibilität machen BCS besonders für Unternehmen attraktiv, die mehr als nur Standardprozesse digitalisieren wollen.

Browserbasiert, mandantenfähig, individuell konfigurierbar

Projektron BCS ist vollständig webbasiert und läuft wahlweise als On-Premises-Lösung oder aus der deutschen Cloud – DSGVO-konform, ISO-27001-zertifiziert und in einem Hochsicherheitsrechenzentrum gehostet. Der Zugriff erfolgt plattformunabhängig über den Browser, die Oberfläche ist intuitiv bedienbar und rollenbasiert anpassbar. Besonders hervorzuheben: Nahezu jede Komponente lässt sich individuell konfigurieren – ob Felder, Workflows, Rechte, Vorlagen oder Dashboards.

Die Mandantenfähigkeit macht das System ideal für Unternehmensgruppen oder Organisationen mit mehreren Abteilungen oder Kundenkreisen, die Daten klar voneinander trennen wollen.

Spezialisierte ERP-Funktionen für Dienstleister – praxisnah entwickelt

Im Unterschied zu vielen breit aufgestellten ERP-Systemen wurde Projektron BCS gezielt für projektzentrierte Dienstleistungsunternehmen entwickelt – das merkt man in allen Bereichen:

 Vorteile auf einen Blick: Projekttiefe, Anpassbarkeit und Praxisbezug

Grenzen? Fast nur dort, wo man keine Projekte hat

Projektron BCS ist kein typisches ERP für Handelsunternehmen oder produzierende Industrie mit ausgeprägter Lagerlogik, Stücklistenverwaltung oder Fertigungsplanung. Dienstleister mit diesen Anforderungen finden in klassischen ERP-Systemen wie Haufe X360, SAP Business One oder Microsoft Dynamics oft passendere Werkzeuge.

Doch für projektgetriebene Unternehmen, die ihre Aufträge systematisch planen, durchführen, abrechnen und analysieren wollen, gibt es kaum eine Lösung, die so spezialisiert, funktional tief und gleichzeitig flexibel ist wie Projektron BCS.

Support & Einführung: Persönlich, deutschsprachig, nah am Kunden

Die Einführung von Projektron BCS erfolgt durch das hauseigene Beratungsteam – keine externen Partner, keine komplexe Vertriebsstruktur. Die Experten kennen das System in- und auswendig und begleiten Kunden vom Erstkontakt bis zum Go-live. Schulungen, E-Learning, Videotutorials, kostenfreie Sprechstunden und persönliche Ansprechpartner garantieren, dass das System nicht nur eingeführt, sondern auch verstanden und genutzt wird.

Preisstruktur: Transparent und investitionssicher

BCS wird nutzerbasiert lizenziert – mit klarer Preisstruktur, unabhängig vom Datenvolumen oder der Anzahl an Projekten. Dank modularer Erweiterbarkeit wächst das System mit dem Unternehmen mit, ohne dass es an seine Grenzen stößt. Sowohl Miet- als auch Kaufmodelle sind möglich, ebenso wie Hosting durch Projektron oder auf eigenen Servern.

ERP-Systeme zählen heute zu den wichtigsten digitalen Werkzeugen für Unternehmen, die ihre Prozesse effizienter gestalten, skalieren oder besser verzahnen möchten. Gerade für Dienstleister, die oft projektbasiert arbeiten, kommt es dabei nicht nur auf eine solide Grundausstattung, sondern auch auf funktionale Tiefe, Flexibilität und Anpassbarkeit an. Mit Haufe X360 positioniert sich ein Cloud-basiertes ERP speziell für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) in Deutschland – modern, modular und mit einem umfassenden Funktionsspektrum. Doch wie gut erfüllt es die Anforderungen von projektorientierten Dienstleistungsunternehmen?

Cloud-native Architektur mit Fokus auf KMU

Haufe X360 basiert auf der international bewährten Acumatica-ERP-Plattform, wurde aber für den deutschen Markt angepasst und weiterentwickelt. Das System läuft vollständig in der Cloud und bietet eine browserbasierte Oberfläche, die auf allen gängigen Endgeräten funktioniert. Ein klarer Pluspunkt für Unternehmen mit 

mehreren Standorten

mobilem Außendienst 

hybriden Arbeitsmodellen

Die Cloud-Architektur ermöglicht nicht nur eine einfache Skalierung, sondern auch schnelle Updates, Zugriffssicherheit und Integrationen mit gängigen Drittanbietersystemen – etwa aus dem Bereich CRM, E-Commerce oder Payment.

Breites Funktionsportfolio: Von Finanzen bis Produktion

Einschränkungen: Funktionalität nicht immer bis ins Detail ausgereift

Trotz seiner breiten Funktionalität stößt Haufe X360 in Bereichen, die tiefere oder stark individualisierbare Prozesse erfordern, an gewisse Grenzen. Das gilt vor allem für Dienstleistungsunternehmen, die hohe Anforderungen an Projektsteuerung, Ressourcenplanung oder unternehmensspezifische Workflows stellen.

Projektmanagement: Standardisiert, aber ohne methodische Tiefe

Für einfache Projektstrukturen ist Haufe X360 gut aufgestellt. Aufwandsschätzungen, Budgetierung, Projektzeiten und Faktura lassen sich abbilden. Wer allerdings mit mehreren parallelen Projekten (Multiprojektmanagement oder Portfoliomanagement), agilen Methoden, Rollen- und Rechtemodellen oder Gantt-Diagrammen arbeitet, stößt schnell an funktionale Limitationen. Features wie individuelle Workflows, kanban-basierte Aufgabenverwaltung oder Portfolio-Übersichten sind aktuell (noch) nicht im Standardumfang enthalten.

Serviceprozesse: Grundfunktionen vorhanden, Integration ausbaufähig

Das integrierte Servicemanagement richtet sich eher an technische Dienstleister mit klar strukturierten Prozessen. Wo komplexe Einsatzplanung, Eskalationsmanagement oder die Verzahnung mit laufenden Projekten gefragt sind, muss teils manuell nachgesteuert oder mit zusätzlichen Tools gearbeitet werden.

Reporting: Anpassbar, aber teilweise komplex in der Umsetzung

Die Reporting-Funktionen basieren auf einem mächtigen Abfragewerkzeug, erfordern aber teilweise technisches Know-how für individuelle Berichte. Vordefinierte Standardberichte sind vorhanden, reichen jedoch nicht immer für tiefere betriebswirtschaftliche Auswertungen oder projektspezifische KPIs aus.

Buchhaltung: Stark, aber mit internationalen Altlasten

Obwohl an deutsche Anforderungen angepasst, zeigen sich an einigen Stellen Ursprünge des US-Systems – etwa bei Belegarten, Buchungslogik oder Berichtswesen. DATEV-Schnittstellen sind vorhanden, müssen aber teils manuell abgestimmt werden.

Support & Einführung: Partnerkonzept mit Vor- und Nachteilen

Preisstruktur: Fair kalkuliert, aber mit versteckten Tücken

Die Preisgestaltung orientiert sich am modularen Cloud-Modell. Unternehmen zahlen monatlich pro aktivem Nutzer und pro genutztem Modul. Dadurch bleibt der Einstieg finanziell überschaubar – doch mit wachsenden Anforderungen und wachsendem Datenvolumen steigen die monatlichen Kosten mitunter stark an. Zusatzleistungen wie Schulungen, Individualanpassungen oder Supportpakete kommen in vielen Fällen noch hinzu. Vor allem kleinere Unternehmen sollten genau prüfen, was sie benötigen – und was nicht.

ZEP („Zeiterfassung für Projekte“) ist eine schlanke, cloudbasierte Lösung, die sich auf das konzentriert, was viele Dienstleistungsunternehmen tagtäglich brauchen: eine schnelle, rechtssichere und präzise Zeiterfassung. Entwickelt für projektbasierte Teams, Freelancer und kleinere Dienstleister mit Fokus auf Projektabrechnung, bietet ZEP genau die Funktionen, die für eine zuverlässige Erfassung, Abrechnung und Auswertung von Zeiten nötig sind – nicht mehr, aber auch nicht weniger.

Schnell startklar, intuitiv bedienbar, ohne Schulungsaufwand

ZEP läuft vollständig in der Cloud, ohne Installationsaufwand – einfach registrieren, einloggen und loslegen. Die Oberfläche ist klar strukturiert, die Bedienung auch für ungeübte Anwender sofort nachvollziehbar. Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten über Browser, App oder Stempeluhr-Interface; Projektleitungen werten die Daten anschließend aus, ordnen Leistungen zu und exportieren sie für die Abrechnung.

Dank automatischer Updates und cloudbasierter Infrastruktur bleibt ZEP wartungsfrei – ideal für Unternehmen, die keine eigene IT betreiben und schlanke Prozesse bevorzugen.

Zeiterfassung als Kernkompetenz – und mehr

Modular erweiterbar, aber funktional fokussiert

ZEP verfolgt einen modularen Aufbau: Basisfunktionen lassen sich mit Zusatzmodulen erweitern, etwa für Faktura, Reisekosten, Projektcontrolling oder Urlaubsverwaltung. Das macht die Lösung flexibel – aber auch klar begrenzt. Funktionen wie mehrstufige Workflows, Risiko- oder Wissensmanagement, Portfolioplanung, Kundenportale oder agile Methoden (Scrum, Kanban) fehlen vollständig oder nur in sehr einfacher Form.

Im Unterschied zu ERP-Systemen wie Projektron BCS oder Haufe X360 gibt es keine tiefgreifende Integration von Projektmanagementmethoden – Projekte existieren als Zeiterfassungs- und Abrechnungskontext, nicht als lebendige Planungs- und Steuerungseinheit. Auch individuelle Workflows, Rollenrechte oder spezifische Reports sind kaum anpassbar.

Stärken von ZEP auf einen Blick:

Schneller Einstieg, einfache Nutzung: Ohne Schulung sofort einsatzbereit, ideal für kleine Teams oder Einzelunternehmen.

Rechtssicherheit bei der Zeiterfassung: DSGVO-konform, GoBD-sicher, arbeitszeitkonform – ein Plus für Prüfungen und Nachweispflichten.

Kalkulierbare Kosten und cloudbasierter Betrieb: Keine eigene Infrastruktur notwendig, Updates und Datensicherung inklusive.

Funktionale Fokussierung auf Zeiterfassung & Faktura: Wer genau das sucht – ohne Funktionsüberladung – wird bei ZEP fündig.

Wo die Grenzen liegen: kein vollständiges ERP, keine Projektmethodik

ZEP ist kein vollwertiges ERP-System, sondern eine spezialisierte Lösung für Zeit- und Projektnachweis, ergänzt durch Basisfunktionen wie Rechnungsstellung oder Urlaubsverwaltung. Für Unternehmen mit komplexeren Anforderungen – z. B. in den Bereichen Projektplanung, Workflows, Controlling oder Methodenintegration – stößt ZEP schnell an seine Grenzen.

Insbesondere wenn mehrere Teams parallel an Projekten arbeiten, Ressourcen auf Wochen- oder Monatsbasis geplant, Risiken bewertet, Angebote kalkuliert und Projekte systematisch gesteuert werden sollen, wird die Notwendigkeit deutlich, auf ein umfassenderes System umzusteigen.

weclapp gehört zu den bekanntesten cloudbasierten ERP-Lösungen aus Deutschland und richtet sich vorrangig an kleine und mittlere Unternehmen. Die Software legt großen Wert auf Benutzerfreundlichkeit und eine schnelle Einsatzfähigkeit. Ohne aufwändige IT-Infrastruktur können Unternehmen mit wenigen Klicks starten und erhalten ein System, das Vertrieb, Kundenmanagement und kaufmännische Abläufe nahtlos verbindet.

Das macht weclapp besonders für Agenturen, IT-Dienstleister und kleinere Beratungsfirmen attraktiv – überall dort, wo Dienstleistungen klar strukturiert sind und Standardprozesse dominieren. Die cloudbasierte Architektur erlaubt den Zugriff von überall, die moderne Oberfläche ist übersichtlich und selbsterklärend gestaltet.

Solide Grundfunktionen – vor allem für CRM und Abrechnung

Projektmanagement: Funktional, aber wenig methodisch

Wenn es jedoch um komplexere Projektanforderungen geht, stößt weclapp an Grenzen. Zwar lassen sich Projekte anlegen, Budgets hinterlegen und Zeiten auf Aufgaben buchen – doch methodische Tiefe fehlt. Projektmanagement in weclapp bleibt eher administrativ als strategisch: Gantt-Diagramme, agile Methoden wie Scrum oder Kanban, Portfoliosteuerung, Rollen- und Rechtemanagement auf Projektebene oder individuelle Workflows sucht man vergeblich.

Für kleinere Unternehmen oder einfache Dienstleistungsprojekte reicht der Funktionsumfang in der Regel aus. Wer jedoch mit parallelen Projekten, komplexen Ressourcenplänen oder methodischem Anspruch arbeitet, findet bei weclapp nicht die nötigen Werkzeuge – hier zeigen spezialisierte Lösungen wie Projektron BCS deutlich mehr Tiefe.

Serviceprozesse und Supportfunktionen mit Basisumfang

Zwar bietet weclapp ein einfaches Ticketsystem zur Verwaltung von Kundenanfragen, doch echte Serviceprozesse – etwa mit Eskalationslogik, Einsatzplanung oder Verknüpfung zur Projektplanung – sind nur rudimentär vorhanden. Für Organisationen mit ausgeprägtem Projekt-Service-Geschäft oder technischem Support reicht dieser Funktionsumfang selten aus.

Vorteile in der Bedienung – aber wenig Spielraum zur Individualisierung

Ein großer Pluspunkt ist die intuitive Bedienbarkeit: weclapp verfolgt den Anspruch, dass sich Anwender auch ohne Schulung schnell zurechtfinden. Gleichzeitig ist diese konsequente Standardisierung auch eine Schwäche – denn Anpassungen an eigene Prozesse, individuelle Felder oder rollenbasierte Steuerung sind nur eingeschränkt möglich.

Zudem wird weclapp als Cloudlösung ausschließlich über das eigene Rechenzentrum in Deutschland angeboten. Das ist für viele Unternehmen aus Datenschutzsicht ein Vorteil – reduziert aber auch die Integrationsmöglichkeiten mit On-Premise-Systemen oder Drittanwendungen, die eine offenere API benötigen.

Odoo ist ein Open-Source-ERP-System, das mit über 30 Hauptmodulen und tausenden Community-Erweiterungen zu den flexibelsten Business-Plattformen weltweit zählt. Ursprünglich in Belgien entwickelt, ist es heute international verbreitet – vor allem bei Start-ups, Mittelständlern mit hoher Digitalaffinität und Unternehmen, die exakt auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Softwarelösungen suchen.

Die Idee hinter Odoo: Unternehmen stellen sich ihre ERP-Umgebung wie einen Baukasten individuell zusammen. Module für Buchhaltung, Vertrieb, Personal, Projektmanagement, Lager, Helpdesk oder E-Commerce lassen sich beliebig kombinieren. Dabei kann Odoo sowohl als Cloudlösung (Odoo Online), als auch vollständig selbst gehostet (Odoo Community) betrieben werden – was es besonders attraktiv für international agierende oder datensouveräne Organisationen macht.

Großer Funktionsumfang – mit viel Potenzial zur Prozessabbildung

Stärken in der Integration – Schwächen bei methodischer Führung

Odoo punktet besonders dann, wenn eine Vielzahl von Prozessen ineinandergreifen soll – beispielsweise Vertrieb, Projektgeschäft und Lagerhaltung. In solchen Fällen lassen sich Datenquellen elegant verbinden. Im Projektmanagement zeigt sich jedoch ein begrenzter methodischer Fokus. Zwar gibt es Tools für agile Sprints, Ressourcenplanung und Aufgabenmanagement, doch fehlen tiefere Funktionen wie Projektportfoliomanagement, Earned-Value-Analyse, ausgereifte Controlling-Werkzeuge oder umfassende Rollen- und Rechtekonzepte auf Projektebene.

Hier zeigt sich: Odoo bietet viel Flexibilität und Breite, aber keine durchgängige methodische Konsistenz. Das kann für Agenturen oder produktionsnahe Unternehmen ausreichen – wer jedoch professionelle Projektstrukturen abbilden und langfristig skalieren möchte, stößt an funktionale und organisatorische Grenzen.

Internationale Community – aber kein echter Support aus einer Hand

Ein weiterer Unterschied zu klassischen ERP-Anbietern: Odoo wird von einer großen internationalen Community getragen. Während das Vorteile für Innovation und Erweiterbarkeit bringt, fehlt vielen Unternehmen ein zentraler Ansprechpartner mit tiefem Verständnis für den deutschen Mittelstand. Zwar gibt es zertifizierte Partner – doch deren Qualität und Branchenverständnis variiert stark.

Gerade in regulierten oder hochsicherheitsrelevanten Umfeldern (z. B. Gesundheitswesen, öffentliche Verwaltung, Forschungseinrichtungen) fehlen oft Referenzen oder Nachweise zur Einhaltung von Standards wie ISO 27001, TISAX oder GoBD – Aspekte, die bei spezialisierten Lösungen wie Projektron BCS integraler Bestandteil sind.

Munixo, die ERP-Plattform des in Garching ansässigen Anbieters Novicon, richtet sich an mittelständische Unternehmen, die Wert auf integrierte Geschäftsprozesse und individuelle Konfigurierbarkeit legen. Anders als viele klassische ERP-Systeme ist Munixo nicht als starres Komplettsystem gedacht, sondern als flexibel erweiterbares Plattformkonzept. Unternehmen können sich ihr System aus verschiedenen Modulen selbst zusammenstellen – von ERP-Kernfunktionen über CRM, Projektmanagement, HR und DMS bis hin zu Business Intelligence und Controlling.

Diese modulare Architektur ermöglicht eine hohe Passgenauigkeit für unterschiedliche Unternehmensbereiche. Egal ob Dienstleistungsfirma, produzierender Mittelständler oder Organisation mit branchenspezifischen Anforderungen – Munixo lässt sich entsprechend der jeweiligen Prozesse konfigurieren. Dabei werden nicht nur einzelne Funktionen angepasst, sondern auch die Benutzeroberflächen, Dashboards und Datenmodelle auf die Arbeitsweise des Unternehmens abgestimmt. Die Plattform ist sowohl als Cloud-Lösung über deutsche Rechenzentren als auch on-premise verfügbar, wodurch auch datenschutzsensible Branchen eine flexible Basis für ihre digitale Prozesslandschaft erhalten.

Anpassbarkeit ohne Programmierkenntnisse

Auch wiederkehrende Dienstleistungen, Supportverträge oder Managed Services lassen sich sauber abbilden, inklusive Budgetüberwachung und Leistungsnachweisen.

Dabei legt Munixo Wert auf eine enge Verzahnung zwischen Projekt- und Unternehmenssteuerung: Projekte werden nicht als separate Einheiten behandelt, sondern sind tief in die übrige Unternehmenslogik integriert. So lassen sich beispielsweise Vertriebschancen aus dem CRM direkt in Projekte überführen, und Projektkosten fließen nahtlos in die Finanzbuchhaltung ein. Diese durchgängige Transparenz macht Munixo besonders für Unternehmen interessant, bei denen Projektarbeit, Kundenbeziehungen und kaufmännische Abläufe eng miteinander verflochten sind.

Business Intelligence direkt integriert

Ein weiterer Pluspunkt von Munixo ist das integrierte Business Intelligence System. Statt externe BI-Tools anbinden zu müssen, stehen in der Plattform selbst bereits umfangreiche Analyse- und Reportingfunktionen zur Verfügung. Unternehmen können Pivot-Tabellen, Dashboards, PDF-Reports oder auch Tabellenanalysen direkt aus den bestehenden Daten generieren. Die Berichte lassen sich nicht nur statisch erstellen, sondern auch interaktiv gestalten – zum Beispiel mit Drilldowns, Filtern oder Live-Datenkacheln auf dem Startbildschirm.

Diese integrierte BI-Kompetenz ermöglicht es Führungskräften, Kennzahlen aus verschiedensten Bereichen – von Vertrieb und Projektleistung bis zu Finanzen und Auslastung – in einem einheitlichen System zu verfolgen. Gleichzeitig reduziert sich der Aufwand für Datenexporte und manuelle Auswertungen erheblich. Für Unternehmen, die datengetrieben arbeiten oder präzise Reportings benötigen, bietet Munixo hier ein leistungsfähiges Werkzeug – ganz ohne zusätzliche Lizenzkosten für Drittsysteme.

Kundenerfahrungen und Einsatzszenarien

Die Rückmeldungen von Munixo-Kund zeigen, dass besonders mittelständische Unternehmen mit unterschiedlichen Fachbereichen vom System profitieren. IT-Dienstleister nutzen etwa das integrierte Ticketsystem zur Kundenbetreuung, während Ingenieurbüros den Projektbereich mit abrechnungsfähiger Zeiterfassung einsetzen. Produktionsnahe Betriebe schätzen die Verbindung von Auftragsabwicklung, Lager und CRM. Auch im Bereich der Forschung und Entwicklung kommt Munixo zum Einsatz – etwa bei Organisationen, die komplexe Berichtspflichten und Budgetvorgaben erfüllen müssen.

Was viele Anwender als Vorteil empfinden, ist der modulare Einstieg: Unternehmen können mit einer Kernfunktionalität starten – zum Beispiel mit Projektmanagement und Zeiterfassung – und nach und nach weitere Module hinzunehmen. Die Betreuung durch Novicon wird meist als zuverlässig und lösungsorientiert beschrieben. Als verbesserungswürdig gelten stellenweise die Benutzerführung sowie die Qualität der Dokumentation, insbesondere wenn sehr individuelle Prozesse umgesetzt werden sollen.

Preismodell und Investitionsrahmen

Munixo gehört nicht zu den günstigsten ERP-Lösungen, bietet dafür aber ein solides Preis-Leistungs-Verhältnis – insbesondere für Unternehmen mit mehreren Fachbereichen oder ausgeprägten Steuerungsbedarfen. Das Einstiegspaket „ERP Starter“ liegt bei rund 9.900 € einmalig und 990 € monatlich für fünf Nutzer. Es umfasst bereits zentrale Funktionen wie CRM, Projektmanagement, Zeiterfassung, DATEV-Export und Finanzbuchhaltung. Umfangreichere Pakete, wie „ERP Dienstleistung“, starten bei etwa 14.900 € und bringen zusätzlich Funktionen wie Intercompany, XRechnung, REST-API und DMS mit.

Die Preise wirken auf den ersten Blick hoch, sind aber im Vergleich zu individuell programmierten ERP-Systemen oder komplexen Branchenlösungen durchaus wettbewerbsfähig. Unternehmen, die langfristig mit Munixo arbeiten und sich in der Konfiguration gut aufstellen, profitieren von der kontinuierlichen Weiterentwicklung, der funktionalen Breite und den geringen Folgekosten für Erweiterungen.

Sage gehört zu den weltweit größten Anbietern von Business-Software für kleine und mittelständische Unternehmen. Das britische Unternehmen hat sich im deutschen Markt mit einer Reihe von Produkten etabliert, die besonders bei Handelsunternehmen, Dienstleistern und Handwerksbetrieben bekannt sind. Die Bandbreite reicht von schlanken Einsteigerlösungen für die Finanzbuchhaltung bis hin zu vollwertigen ERP-Systemen mit Lagerwirtschaft, Produktion und Personalverwaltung.

In Deutschland zählt vor allem Sage 100 zu den verbreitetsten ERP-Produkten. Es bietet eine modulare Struktur, mit der sich kaufmännische Prozesse und betriebliche Abläufe abbilden lassen – von Warenwirtschaft über CRM und Lohnbuchhaltung bis hin zu Projektverwaltung. Dabei kombiniert Sage eine gewisse Standardisierung mit Anpassbarkeit über ein eigenes Customizing-Framework. Unternehmen erhalten so eine Lösung, die solide funktioniert, aber auch mitwachsen kann.

Kernfunktionen und branchentypische Einsatzgebiete

Anpassbarkeit über AppDesigner und Partnerlösungen

Was Sage 100 von vielen Standardlösungen unterscheidet, ist der integrierte AppDesigner. Damit lassen sich Masken, Eingabefelder, Menüstrukturen und sogar Logiken innerhalb des Systems individuell anpassen – ohne das Kernsystem zu verändern. Das bedeutet: Auch bei Updates bleiben kundenspezifische Anpassungen erhalten. Diese Möglichkeit wird vor allem von IT-affinen Unternehmen oder Sage-Partnern genutzt, um Fachbereichsanforderungen möglichst präzise umzusetzen.

Sage verfolgt zudem einen starken Partneransatz. Zahlreiche Systemhäuser in Deutschland vertreiben, konfigurieren und betreuen die Software. Darüber hinaus gibt es eine breite Auswahl an zertifizierten Erweiterungen – von DMS-Systemen über BI-Tools bis zu Branchenlösungen etwa für den Großhandel, das Handwerk oder projektbasierte Dienstleistungen. Wer tiefer in bestimmte Spezialprozesse eintauchen muss, findet über diese Partner oft passende Lösungen.

Cloud oder On-Premise: Flexible Betriebsmodelle

Ein Vorteil von Sage ist die Auswahl zwischen verschiedenen Bereitstellungsformen. Während kleinere Produkte wie Sage 50 oder Sage Business Cloud rein cloudbasiert angeboten werden, gibt es für Sage 100 die Möglichkeit, das System lokal auf eigenen Servern zu betreiben oder über Hosting-Partner in deutschen Rechenzentren zu nutzen. Die Cloud-Strategie von Sage ist in den letzten Jahren deutlich vorangetrieben worden, bleibt aber im Vergleich zu jüngeren Cloud-ERP-Anbietern eher konservativ. Updates erfolgen nicht automatisch, sondern müssen – je nach Hosting – aktiv eingespielt werden.

Für viele mittelständische Unternehmen kann genau das ein Vorteil sein: Sie behalten die Kontrolle über ihr System, ihre Daten und ihre Infrastruktur. Gleichzeitig bietet Sage über moderne Schnittstellen – etwa REST-API und Webservices – Möglichkeiten zur Anbindung externer Systeme. Auch Office-365-Integrationen, automatische Belegerkennung oder Mobilfunktionen sind je nach Version möglich, wobei diese technologische Modernität nicht überall konsequent durchgezogen ist.

Kundenerfahrungen und Einsatzrealität

Sage-Kunden loben vor allem die Stabilität des Systems, die breite Verfügbarkeit an Dienstleistern und die solide Abbildung kaufmännischer Prozesse. Besonders im Finanzbereich fühlen sich viele Nutzer gut aufgehoben. Die Lernkurve ist moderat – auch, weil viele Prozesse dem gewohnten Aufbau klassischer Warenwirtschafts- oder Buchhaltungssysteme folgen. Allerdings wird auch berichtet, dass manche Funktionen veraltet wirken oder in puncto Usability nicht mit moderneren Cloud-ERPs wie weclapp oder Odoo mithalten können.

In der Praxis hängt die Zufriedenheit oft stark vom betreuenden Partner ab: Wer hier auf ein kompetentes Systemhaus mit Branchenerfahrung setzt, kann die Vorteile von Sage gut ausschöpfen. Wer hingegen ohne intensives Customizing startet, stößt mitunter auf Einschränkungen – etwa bei der mobilen Nutzung, im Reporting oder bei komplexeren Prozessketten über mehrere Module hinweg.

Preismodell und wirtschaftliche Einordnung

Die Kostenstruktur von Sage ist vergleichsweise klassisch: Lizenzen werden pro Benutzer und Modul berechnet, hinzu kommen Einführungsaufwände, Customizing und – bei Bedarf – Hostingkosten. Das Einstiegspaket für Sage 100 beginnt in der Regel bei etwa 6.000–10.000 € Lizenzkosten plus monatliche Wartungs- und Updategebühren. Dazu kommen – abhängig vom Partner – zwischen 10.000 und 25.000 € Implementierungskosten, je nach Komplexität und Modulumfang.

Für Unternehmen, die bereits Erfahrungen mit ERP-Einführungen haben oder gezielt eine finanzstarke Lösung mit breitem Partnermarkt suchen, kann Sage damit ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bieten. Wer allerdings möglichst schnell, schlank und ohne viel Partnerbindung starten will, findet bei modernen SaaS-Systemen oft einen einfacheren Zugang.

Xentral ist ein ERP-System „Made in Germany“, das vor allem durch Geschwindigkeit, einfache Bedienung und Cloud-Architektur punktet. Ursprünglich aus dem E-Commerce-Umfeld kommend, richtet sich Xentral heute an kleine bis mittlere Unternehmen verschiedenster Branchen – von Onlinehändlern über Hersteller bis hin zu Agenturen. Dabei verspricht das System eine zentrale Lösung für Warenwirtschaft, Logistik, Finanzen, Projektmanagement und CRM.

Doch wie gut schlägt sich Xentral im Alltag von Dienstleistungsunternehmen? Und wo liegen im Vergleich zu spezialisierten Lösungen wie Projektron BCS die Stärken und Schwächen?

Modern, schnell und intuitiv – Das spricht für Xentral

Xentral überzeugt vor allem durch seinen klaren Fokus auf schlanke Prozesse und eine intuitive Benutzerführung. Die Cloud-Anwendung ist vollständig im Browser nutzbar, die Einrichtung erfolgt vergleichsweise schnell – in vielen Fällen innerhalb weniger Tage. Gerade junge Unternehmen oder Startups, die ein schnell verfügbares System benötigen, profitieren vom unkomplizierten Setup und der modularen Erweiterbarkeit.

Besonders hervorzuheben ist die starke Ausrichtung auf Handels- und Logistikprozesse. Die integrierte Lagerverwaltung, die Anbindung an Shopsysteme wie Shopify, WooCommerce oder Amazon sowie Automatisierungen in der Auftragsbearbeitung machen Xentral zur attraktiven Lösung für Unternehmen mit E-Commerce-Fokus.

Auch die Oberfläche wirkt aufgeräumt und modern. Viele Funktionen lassen sich per Klick anpassen oder erweitern, und eine wachsende Zahl an Integrationen (z. B. DATEV, Lexoffice, DHL, Google Workspace) unterstützt die nahtlose Verbindung bestehender Tools.

Projektmanagement und Dienstleistung: Nur begrenzt einsetzbar

Buchhaltung und Reporting: Integriert, aber eingeschränkt

In puncto Finanzbuchhaltung bietet Xentral eine integrierte Lösung mit Rechnungsstellung, Mahnwesen, Umsatzstatistiken und DATEV-Schnittstelle. Für viele kleinere Unternehmen reicht das aus – vor allem, wenn externe Steuerberatung genutzt wird. Für anspruchsvollere Anforderungen (z. B. erweiterte Kostenstellenrechnung, Bilanzierung, Cashflow-Planung) empfehlen sich jedoch ergänzende Tools oder Drittanbindungen.

Auch das Berichtswesen zeigt sich übersichtlich, aber begrenzt anpassbar. Custom Reports oder durchgängige KPIs für projektbezogenes Controlling müssen entweder extern erzeugt oder individuell programmiert werden. Im Vergleich dazu bieten Lösungen wie Projektron BCS ein deutlich ausgefeilteres Berichtswesen, das auf die Bedürfnisse projektorientierter Unternehmen zugeschnitten ist.

Support, Schulung und Community: Klein, aber engagiert

Xentral setzt stark auf Online-Support, Helpdesk-Artikel, Tutorials und eine Community aus Partnern und Anwendern. Das funktioniert gut – solange die Anforderungen im Standardbereich bleiben. Persönlicher Support mit tiefem Produktverständnis oder aufwändiges Customizing sind hingegen mitunter aufwändig oder kostenintensiv.

Die Einführung erfolgt meist über zertifizierte Partner. Auch hier hängt viel von der Qualität des Dienstleisters ab – ein Risiko, das man bei direktem Support aus einer Hand (wie z. B. bei Projektron) eher vermeidet.

Preisstruktur: Fair, aber mit möglichem Zusatzaufwand

Xentral bietet ein modulares Preismodell auf SaaS-Basis (Software-as-a-Service). Die monatlichen Kosten beginnen bei etwa 199 € pro Monat für kleine Teams, skalieren aber schnell mit wachsender Nutzerzahl, benötigten Modulen und Integrationen. Hinzu kommen ggf. einmalige Kosten für Einführung, Schulung und Partnerleistungen.

Was auf den ersten Blick günstig erscheint, kann je nach Unternehmensgröße und Bedarf mittelfristig deutlich ansteigen. Komplexere Unternehmen mit vielen Usern oder besonderen Anforderungen sollten genau kalkulieren, ob Xentral langfristig wirtschaftlich ist – oder ob nicht ein umfassenderes System wie Projektron BCS mit stabilen Prozessen und planbaren Kosten die bessere Wahl ist.

Mit Custable ist in den letzten Jahren eine ERP-Lösung auf den Markt gekommen, die sich bewusst gegen überladene, schwerfällige Systeme positioniert. Die Cloud-Software richtet sich an kleinere Teams, Agenturen und Dienstleister, die ihre Projekte, Zeiten, Rechnungen und Kundenprozesse zentral, effizient und ohne unnötigen Ballast verwalten möchten.

Doch wie viel ERP steckt wirklich in Custable? Für wen eignet sich das System – und ab wann wird es eng?

Fokus auf Einfachheit: Custable für kleine Teams und Agenturen

Auch agile Methoden wie Scrum oder Kanban lassen sich nicht direkt im System abbilden. Aufgaben können Listen und Projekten zugeordnet werden, aber Boards, Backlogs oder Sprints sucht man vergebens. Es fehlen außerdem Integrationen zu Tools wie Jira, GitHub oder anderen Systemen, die in technischen Dienstleistungsprojekten häufig genutzt werden.

Abrechnung und Buchhaltung: Funktional, aber kein Ersatz für FiBu-Systeme

Ein Pluspunkt: Custable erlaubt die direkte Erstellung von Angeboten und Rechnungen aus dem Projektkontext heraus – inklusive Zeitbuchungen. Auch ein einfaches Mahnwesen ist enthalten, ebenso wie ein Überblick über offene Posten.

Dennoch ist klar: Für eine vollständige Finanzbuchhaltung eignet sich Custable nicht. Es gibt weder DATEV-Export noch eine Integration in gängige Buchhaltungsprogramme wie Lexoffice oder SevDesk. Steuerberater müssen ihre Daten auf anderem Wege erhalten, was den Prozess auf Dauer erschweren kann.

Auch eine saubere Trennung von Erlösen, Kostenstellen oder Buchungsperioden fehlt. Für Unternehmen, die mit Gewinn- und Verlustrechnungen oder Controlling-Kennzahlen arbeiten, ist Custable daher nur begrenzt hilfreich.

Skalierbarkeit: Grenzen bei Teams, Prozessen und Integrationen

Custable wurde klar für kleine bis mittlere Unternehmen konzipiert. Die Oberfläche ist nicht auf große Nutzerzahlen ausgelegt, Rechte- und Rollenkonzepte sind sehr einfach gehalten. Schnittstellen zu Drittsystemen sind kaum vorhanden, und auch individuelle Erweiterungen oder APIs fehlen bislang.

Das bedeutet: Wer Custable einsetzt, muss mit dem arbeiten, was das System bietet. Anpassungen sind kaum möglich, Automatisierungen nur in sehr engen Grenzen. Für Startups oder kleine Agenturen, die in kurzer Zeit ein einfaches, funktionierendes System brauchen, ist das völlig in Ordnung. Für wachsende Organisationen, die verschiedene Teams, Prozesse und Systeme miteinander verbinden möchten, ist Custable langfristig zu begrenzt.

Preis und Support: Fair, aber mit DIY-Charakter

Custable ist im Preis sehr überschaubar: Die Einstiegskosten beginnen bei unter 20 € pro Nutzer und Monat, je nach Paket. Auch ein kostenloser Testzeitraum steht zur Verfügung. Das macht die Lösung attraktiv für kostenbewusste Gründer und Gründer.

Beim Support setzt Custable stark auf Self-Service: Hilfeartikel, E-Mail-Support und ein einfaches Onboarding führen die Nutzer durch die wichtigsten Schritte. Persönliche Beratung oder individuelle Einführung gibt es nur auf Anfrage – und meist gegen Aufpreis. Wer sich selbst gut organisiert, kommt damit klar. Wer jedoch ein komplexes Setup oder externe Begleitung benötigt, ist mit anderen Anbietern besser bedient.

Myfactory zählt zu den etablierten Cloud-ERP-Systemen im deutschsprachigen Raum. Das Unternehmen mit Sitz in München bietet eine modulare, vollständig webbasierte Lösung, die sich besonders an kleine und mittlere Unternehmen aus Handel, Produktion und Dienstleistung richtet. Mit rund 20 Jahren Markterfahrung und einem Partnernetzwerk im Rücken ist myfactory vor allem für klassische Geschäftsmodelle eine solide, zuverlässige ERP-Wahl – allerdings mit Einschränkungen im projektorientierten Arbeiten.

Flexibel, modular, webbasiert: Die Stärken im Überblick

Der größte Vorteil von myfactory ist seine Flexibilität. Das System deckt alle klassischen ERP-Bereiche ab: Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, CRM, Produktion, Lager, E-Commerce, DMS und sogar POS (Point of Sale). Dank des modularen Aufbaus lässt sich das System passgenau zusammenstellen – und auch nachträglich erweitern.

Alle Module sind vollständig webbasiert, was myfactory zu einer echten Cloud-Lösung macht – im Gegensatz zu vielen Wettbewerbern, die hybride Modelle anbieten oder nur Teile des Systems online verfügbar machen. Das responsive Design ermöglicht die Nutzung auch auf Tablets und Smartphones, ohne dass eine App erforderlich ist.

Ein weiterer Vorteil: myfactory wird sowohl direkt als auch über zertifizierte Partner vertrieben, die individuelle Anpassungen, Support und Einführung leisten können. Gerade für Unternehmen mit spezifischen Anforderungen oder fehlender IT-Infrastruktur ist das ein wichtiger Pluspunkt.

Klassisches ERP mit klarer Struktur – ideal für Handel und Fertigung

Grenzen beim Projektmanagement und agilen Arbeiten

Was myfactory hingegen weniger stark ausgeprägt hat, ist das Thema Projektmanagement. Zwar lassen sich Dienstleistungen, Leistungen und Arbeitszeiten zu Projekten bündeln, doch eine echte Projektstrukturierung mit Meilensteinen, Abhängigkeiten, Gantt-Charts oder agile Boards sucht man vergeblich. Auch Ressourcenplanung, Personalzuweisung oder projektbezogene Budgets sind nur rudimentär oder über Workarounds möglich.

Das macht myfactory für Unternehmen, die Projekte nicht nur abrechnen, sondern auch aktiv steuern und managen möchten – etwa in der IT, im Engineering oder in der Beratung – weniger attraktiv. Dort, wo Tools wie Projektron BCS mit methodischer Tiefe, projektzentrierter Oberfläche und umfassendem Controlling punkten, bleibt myfactory zu generisch.

Zudem fehlen bei myfactory direkte Anbindungen an gängige Projekttools wie Jira, Trello oder Git, was die Integration in agile Softwareentwicklungs- oder Kreativprozesse erschwert.

Benutzerführung, Oberfläche und Customizing

Die Benutzeroberfläche von myfactory ist funktional, aber eher sachlich als modern gestaltet. Die Navigation erfolgt über klassische Menüs, die Bedienlogik orientiert sich stark an etablierten ERP-Standards – was geübte ERP-Anwender schätzen, aber für Einsteiger etwas Einarbeitung erfordert.

Individuelle Anpassungen sind grundsätzlich möglich, allerdings in vielen Fällen nur durch zertifizierte Partner. Ein offenes API gibt es, die Dokumentation ist allerdings teilweise knapp. Auch der Formulardesigner, mit dem Belege angepasst werden können, benötigt technisches Verständnis. Für Unternehmen mit eigener IT-Abteilung ist das lösbar – für kleine Teams ohne ERP-Erfahrung kann es hingegen zu einer Hürde werden.

Preisstruktur und Zielgruppe

Myfactory richtet sich preislich an den klassischen Mittelstand. Die Kosten variieren je nach Modulanzahl und Nutzerzahl, starten aber meist im Bereich von etwa 50–80 € pro Nutzer und Monat, plus einmalige Einführungs- und ggf. Hostingkosten (wenn kein myfactory-eigener Cloudserver genutzt wird). Es gibt kein kostenloses Paket, wohl aber eine kostenfreie Demo und Testinstanz über Partner.

Die Zielgruppe sind kleine bis mittelgroße Unternehmen mit klaren Strukturen, die ein solides ERP mit hoher Funktionstiefe für klassische Geschäftsprozesse suchen – nicht jedoch Startups, Kreativagenturen oder projektgetriebene Dienstleister mit stark iterativen, teamübergreifenden Prozessen.

Neben den bereits ausführlich verglichenen ERP-Lösungen wie Projektron BCS, Haufe X360, ZEP, Odoo, weclapp, Xentral, Myfactory, Custable, Sage oder Munxio gibt es am Markt noch zahlreiche weitere Systeme, die ebenfalls versuchen, projektorientierte Dienstleister mit einer integrierten Lösung für Organisation, Planung und Abrechnung zu unterstützen. Einige dieser Systeme richten sich an Nischen, andere setzen bewusst auf Allgemeingültigkeit – und manche bieten interessante Ansätze, ohne jedoch in puncto Projektmanagement-Funktionalität an die Spitze heranzureichen.

Hier eine kommentierte Übersicht über weitere Anbieter, die als „Honorable Mention“ Erwähnung verdienen – und vielleicht in Zukunft einen genaueren Blick wert sind.

Uniconta – Moderne Cloud-Technologie mit Fokus auf Buchhaltung

Uniconta stammt ursprünglich aus Dänemark und wird auch im deutschsprachigen Raum aktiv vermarktet. Es handelt sich um ein komplett cloudbasiertes ERP-System, das ohne lokale Installation auskommt und klassische ERP-Module wie Buchhaltung, Lager, Verkauf und Einkauf beinhaltet.

Der Fokus liegt stark auf der Finanzbuchhaltung und weniger auf methodischem Projektmanagement. Zwar können Projekte verwaltet und verrechnet werden, aber Werkzeuge für agile Arbeitsweisen, Ressourcenplanung oder Meilensteintracking fehlen weitgehend. Für Unternehmen mit stark buchhaltungsgetriebenen Prozessen kann Uniconta eine günstige, moderne Option sein – für projektgetriebene Dienstleister ist die Lösung jedoch zu oberflächlich.

Teamspace – Integriertes Arbeiten mit Fokus auf kleine Teams

Teamspace verspricht „Teamarbeit. Projekte. ERP – alles in einem System.“ Dahinter steckt ein Ansatz, der vor allem für kleinere Unternehmen mit flachen Strukturen konzipiert ist. Die Software kombiniert Zeiterfassung, Aufgabenverwaltung, Projektbudgetierung, Kundenmanagement und Faktura in einem System – ähnlich wie Vertec, aber mit stärkerem Fokus auf Zusammenarbeit und einfache Bedienung.

Für Agenturen, Freiberufler oder kleine Beratungsteams mit klarer Aufgabenverteilung ist das attraktiv. Allerdings bleibt die Lösung im Vergleich zu etablierten ERP-Systemen in Tiefe und Anpassbarkeit deutlich zurück. Auch Schnittstellen und Reportingfunktionen wirken eingeschränkt. Wer einfache Workflows digitalisieren möchte, kann hier gut aufgehoben sein – wer große Teams oder komplexe Projektlandschaften verwalten muss, stößt schnell an Grenzen.

Scopevisio – Datenschutzkonformes Cloud-ERP mit starkem Finanzmodul

Scopevisio positioniert sich als Cloud-ERP aus Deutschland mit Fokus auf Datenschutz und Compliance. Die Lösung deckt alle klassischen ERP-Bereiche ab – von CRM über Buchhaltung bis hin zu Dokumentenmanagement und HR. Besonders stark ist das System im Bereich Finanzbuchhaltung und Business Intelligence.

Das integrierte Projektmodul bietet grundlegende Funktionen für Dienstleister – inklusive Aufgabenplanung, Budgetverfolgung und Zeiterfassung. Allerdings fehlen Visualisierungsmöglichkeiten (z. B. Gantt), agile Boards oder Ressourcenmanagement. Auch die Oberfläche wirkt stellenweise überladen. Scopevisio ist damit eher ein Allround-ERP mit kaufmännischem Schwerpunkt als ein Spezialist für Projekte.

microtech büro+ – ERP für Handel und Fertigung mit eingeschränkter Projekttiefe

Microtech ist vor allem durch die Lösung büro+ bekannt – ein ERP-System, das sich stark an kleinen und mittleren Unternehmen mit klaren Prozessen im Handel, Versand oder in der Auftragsfertigung richtet. Die Stärken liegen in der Warenwirtschaft, im Auftragsmanagement und in der Automatisierung von Abläufen.

Ein Projektmodul existiert zwar, ist aber sehr rudimentär und beschränkt sich auf die Zuordnung von Leistungen zu Kunden oder internen Vorgängen. Für IT-Dienstleister, Agenturen oder Beratungen fehlt hier die methodische Tiefe, die andere Systeme bieten. Microtech punktet dort, wo Prozesse hochstandardisiert sind – nicht in komplexen Projektstrukturen.

proALPHA – ERP-Powerhouse für produzierende Unternehmen

Proalpha ist eines der Schwergewichte im deutschen ERP-Markt – mit Fokus auf den industriellen Mittelstand. Die Lösung ist umfassend, leistungsstark, international ausgerichtet und stark im Bereich Fertigung, Logistik, Produktkonfiguration und Finanzmanagement.

Projektorientiertes Arbeiten ist bei Proalpha eher zweitrangig: Die Projektmodule dienen eher der Kostenkontrolle und Finanzverfolgung als der operativen Steuerung. Wer umfangreiche Produktions- oder Fertigungsprojekte realisieren muss, kann profitieren – wer aber Dienstleistungen plant, Teams koordiniert und agil arbeitet, wird Proalpha als zu mächtig und zu unflexibel empfinden.

Vertec – Spezialist für projektorientierte Dienstleister, aber limitiert in der Tiefe

Vertec ist eines der wenigen Systeme, die sich gezielt an projektbasierte Dienstleister richten – insbesondere an Beratungen, Ingenieurbüros, Kanzleien oder Agenturen. Zeiterfassung, Leistungsdokumentation und Faktura stehen im Zentrum. Die Software ist modular aufgebaut und ermöglicht eine gute Abbildung wiederkehrender Projektstrukturen.

Was jedoch fehlt, ist eine tiefere methodische Einbettung von Projektmanagement: Ressourcenplanung, Projektverfolgung auf Arbeitspaketebene oder agile Planungsformen sind nur eingeschränkt möglich. Für Kanzleien oder Berater mit klaren, repetitiven Abläufen ist Vertec eine solide Wahl – für Unternehmen, die komplexe Projekte mit vielen Abhängigkeiten und Rollen organisieren, fehlt der Tiefgang.

Weitere Systeme mit generischem ERP-Fokus (ohne projektspezifischen Fokus)

Neben den oben genannten Tools existieren auf den ersten drei Ergebnisseiten bei Google noch weitere ERP-Systeme, die zwar als branchenoffen vermarktet werden, aber im Kontext projektbasierter Dienstleistungsunternehmen kaum eine Rolle spielen. Dazu zählen etwa:

• SAP Business One – eher auf klassische Prozesse im Mittelstand ausgerichtet, mit geringem Fokus auf agiles Projektmanagement.
• Lexbizz – Cloud-ERP von Lexware, stark buchhaltungsgetrieben, aber schwach im Projektbereich.
• Business Central (Microsoft) – durchaus flexibel, aber hoher Customizing- und Lizenzaufwand, insbesondere für KMU.
• easybill, sevDesk, Billomat – ursprünglich aus der Rechnungsstellung kommend, heute teils mit rudimentären ERP-Elementen – aber keine echte Projektorientierung.
• Bitrix24, Zoho, monday.com, Asana – Projekttools mit CRM-Elementen, aber kein vollständiges ERP.

Die Auswahl eines passenden ERP-Systems ist für Dienstleister eine strategische Entscheidung – und oft auch eine langfristige. Die Vielfalt der Anbieter ist groß, aber nicht jede Software passt zur projektbasierten Arbeitsweise, wie sie in Dienstleistungsunternehmen üblich ist. Deshalb hier unsere wichtigsten Tipps für die Auswahl:

1. Projektfokus prüfen – nicht nur ERP draufschreiben

Viele Systeme bieten irgendein „Projektmodul“, doch nicht jedes davon ist methodisch durchdacht oder praxistauglich. Wer Projekte nicht nur abrechnen, sondern auch planen, steuern und auswerten will, braucht mehr als eine Zeiterfassung mit Etikett.

2. Branchenanforderungen erkennen – und nicht unterschätzen

Dienstleistung ist nicht gleich Dienstleistung: Eine Agentur tickt anders als ein Beratungsunternehmen, ein Softwarehaus anders als ein Ingenieurbüro. Achten Sie auf Referenzen und Funktionen, die zu Ihrer Branche passen – idealerweise ohne zeitraubendes Customizing.

3. Langfristige Skalierbarkeit mitdenken

Was heute zu Ihrem Team passt, muss auch morgen noch funktionieren. Prüfen Sie: Lässt sich das System ausbauen? Gibt es ein belastbares Rollen- und Rechtekonzept? Wie steht es um API, Schnittstellen und Datenhoheit?

4. Transparenz vor Automatisierung

Automatisierte Prozesse sind gut – aber nicht, wenn Sie irgendwann den Überblick verlieren. Gute ERP-Systeme machen Projektverläufe, Ressourcen und Kostenstrukturen nachvollziehbar – für alle Beteiligten.

5. Demo nutzen – mit echten Use Cases

Fordern Sie Demos ein, die realistische Szenarien mit realitätsnahen Personas abbilden. Kein Hochglanz, kein Testkundenkonto, sondern Ihr Projektalltag: Wie werden Aufgaben verteilt? Wie wird geplant, kommuniziert, verrechnet?