Digitaler Projektlebenszyklus in der Verwaltung

Ein Projektantrag wird digital eingereicht, die Freigabe per E-Mail abgestimmt, die Planung erfolgt in einer Projektmanagement-Lösung und Ressourcen werden parallel in Tabellen verwaltet. Auch Statusberichte und Abschlussdokumentationen entstehen häufig in weiteren Anwendungen.

Jeder einzelne Schritt ist digital. Trotzdem müssen Informationen zwischen den Phasen immer wieder übertragen, neu erfasst oder zusammengeführt werden.

Genau hier setzt der aktuelle VdZ-Beitrag an. Die entscheidende Frage lautet nicht, welches Werkzeug für eine einzelne Projektphase eingesetzt wird, sondern wie Informationen über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg erhalten und weiterverwendet werden können.

Denn jeder Übergang zwischen Anwendungen und Datenbeständen erhöht den Aufwand und birgt Risiken:

• Informationen werden mehrfach erfasst.
• Datenstände entwickeln sich auseinander.
• Entscheidungen und ihre ursprünglichen Grundlagen lassen sich später nur schwer nachvollziehen.
• Berichte müssen aus unterschiedlichen Quellen zusammengestellt werden.

Durchgängiges digitales Projektmanagement bedeutet deshalb vor allem, die einzelnen Phasen informationstechnisch miteinander zu verbinden.

Der Projektantrag wird zur Grundlage der späteren Steuerung

Der Projektlebenszyklus beginnt nicht erst mit Projektplan, Aufgaben und Terminen. Bereits während der Projektvorbereitung entstehen wesentliche Informationen: Ziele und erwarteter Nutzen, Verantwortlichkeiten, benötigte Ressourcen, Risiken, Abhängigkeiten oder erste Budgetannahmen.

Werden diese Angaben strukturiert im Projektantrag erfasst, können sie nach der Genehmigung unmittelbar in die weitere Planung einfließen.

Damit wird der Antrag von einer reinen Genehmigungsunterlage zu einem Bestandteil der Projektsteuerung. Ausgangslage und späterer Projektverlauf bleiben miteinander verbunden. Verschieben sich Termine, steigen Aufwände oder verändern sich Anforderungen, lässt sich nachvollziehen, wie sich das Projekt gegenüber seiner ursprünglichen Planung entwickelt hat.

Dasselbe Prinzip gilt bis zum Projektabschluss: Werden Fortschritt, Entscheidungen, Aufwände und Kennzahlen während der Durchführung kontinuierlich gepflegt, müssen sie für den Abschlussbericht nicht nachträglich aus Dokumenten, Tabellen und E-Mails rekonstruiert werden.

Projektplanung und Ressourcenmanagement zusammen denken

Der Blick auf das einzelne Projekt reicht allerdings nicht aus. Sobald mehrere Vorhaben gleichzeitig auf dieselben Mitarbeiter, Budgets oder Organisationseinheiten zugreifen, wird aus Projektmanagement Multiprojektmanagement.

Ein Projekt kann für sich betrachtet realistisch geplant sein und dennoch ins Stocken geraten, wenn benötigte Mitarbeiter zur selben Zeit bereits in anderen Vorhaben eingeplant sind.

Deshalb müssen Projektplanung und Ressourcenmanagement miteinander verbunden sein.

Auf der übergeordneten Ebene kommt das Projektportfoliomanagement hinzu. Hier geht es darum, welche Projekte unter den verfügbaren Bedingungen überhaupt gleichzeitig umgesetzt werden können. Prioritäten, Ressourcenbedarf, Abhängigkeiten und strategische Bedeutung müssen gemeinsam betrachtet werden.

Der Status eines einzelnen Projekts kann schließlich „grün“ sein, während sich organisationsweit bereits ein Ressourcenengpass entwickelt.

Eine gemeinsame Datenbasis verbindet die Projektphasen

Die technische Antwort auf diese Herausforderung besteht nicht darin, für jeden Arbeitsschritt eine weitere Insellösung einzuführen.

Zunächst müssen Organisationen definieren, welche Projektarten sie unterscheiden, welche Informationen verbindlich erfasst werden, wer Entscheidungen trifft und welche Daten während des gesamten Projektverlaufs benötigt werden.

Auf dieser Grundlage kann eine integrierte Plattform dafür sorgen, dass Projektantrag, Planung, Aufgaben, Ressourcen, Ist-Daten, Statusinformationen, Controlling und Berichte auf derselben Datenbasis aufbauen.

Genau diesen Ansatz verfolgt BCS. Die Business Coordination Software verbindet Projektmanagement, Multiprojektmanagement, Ressourcensteuerung und Portfoliomanagement mit weiteren ERP-Funktionen auf einer gemeinsamen Plattform.

Wie unterschiedlich öffentliche Organisationen diese Möglichkeiten nutzen können, zeigen auch die im VdZ-Beitrag vorgestellten Praxisbeispiele aus der Hanse- und Universitätsstadt Rostock, aus dem Datenverarbeitungszentrum Mecklenburg-Vorpommern (DVZ) und der SWE Digital GmbH der Stadtwerke Erfurt Gruppe. Gemeinsam ist ihnen nicht ein identischer Projektprozess, sondern die durchgängige Nutzung von Projektinformationen über mehrere Steuerungsebenen hinweg.

Den vollständigen Beitrag auf dem VdZ-Blog lesen

Welche Rolle der Projektantrag für die spätere Steuerung spielt, warum Ressourcen-, Multiprojekt- und Portfoliomanagement nicht isoliert betrachtet werden sollten und wie eine gemeinsame Datenbasis die verschiedenen Projektphasen verbindet, erläutert Kai Sulkowski ausführlich im Gastbeitrag auf dem Fachportal „Verwaltung der Zukunft“.

ZuKo-Digital: Projektlebenszyklus in der Verwaltung durchgängig digitalisieren

Wie sich dieser Ansatz praktisch umsetzen lässt, zeigen Jan Wallisser und Dennis Rosendahl von Projektron am 10. September 2026 von 10:00 bis 11:00 Uhr in einem kostenfreien ZuKo-Digital-Webinar.

Im Mittelpunkt steht der gesamte Projektlebenszyklus von Projektantrag und Freigabe über Planung und Controlling bis zu Ressourcen-, Multiprojekt- und Portfoliomanagement sowie dem Abschlussbericht. Anhand der Beispiele aus Rostock, von SWE Digital und dem DVZ Mecklenburg-Vorpommern wird gezeigt, wie öffentliche Organisationen ihre Projektprozesse auf einer gemeinsamen Datenbasis abbilden können. Die Anmeldung ist am Ende des Artikels auf dem VdZ-Blog möglich.