Ist digitale Arbeitszeiterfassung 2026 Pflicht? Gesetz, Fristen & Rechtslage

Parallel dazu arbeitet die Bundesregierung an einer gesetzlichen Modernisierung des deutschen Arbeitszeitrechts, mit dem Ziel, die Pflicht zur elektronischen bzw. digitalen Zeiterfassung verbindlich ins Arbeitszeitgesetz zu überführen. Dieser Schritt wird übereinstimmend für das Jahr 2026 erwartet und soll insbesondere systematische, manipulationssichere und prüfbare Erfassungssysteme gesetzlich fixieren. Bislang ist dieser Gesetzesrahmen jedoch noch nicht vollständig verabschiedet, sondern befindet sich in der politischen und gesetzgeberischen Umsetzung

Wie ist der aktuelle Stand in Bezug auf die Arbeitszeiterfassung – und speziell auf die elektronische Arbeitszeiterfassung? Ist sie Pflicht oder nicht? Wer muss die Arbeitszeit erfassen und in welcher Form?

Seit der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) im Jahr 2019 und der Konkretisierung durch das Bundesarbeitsgericht (BAG) im Jahr 2022 steht fest: Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Diese Pflicht besteht unabhängig davon, ob das Arbeitszeitgesetz ausdrücklich angepasst wurde.

Unverändert offen ist hingegen die Frage, ob die Arbeitszeiterfassung zwingend in elektronischer Form erfolgen muss. Eine ausdrückliche gesetzliche Verpflichtung zur ausschließlich digitalen Erfassung ist Stand Februar 2026 weiterhin nicht abschließend im Arbeitszeitgesetz normiert. Die politische Zielrichtung einer solchen Regelung ist jedoch klar erkennbar.

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) setzte Arbeitgeber mit einer Rechtsprechung vom 14.05.2019, dem sogenannten "Stechuhr-Urteil" (C-55/18), unter Zugzwang: Systematische Zeiterfassung wird erforderlich. Die Mitgliedsstaaten hätten nach dem Urteil ihre Arbeitgeber zu verpflichten, ein Arbeitszeiterfassungssystem einzurichten, das folgende drei Kriterien erfüllt:

objektiv

verlässlich

zugänglich

Mit dem Urteil sollten die Vorgaben aus der EU-Arbeitszeitrichtlinie umgesetzt werden, insbesondere zur Einhaltung der wöchentlichen Höchstarbeitszeit und der täglichen Ruhezeiten.

Für Deutschland bedeutete das Urteil zunächst keine unmittelbare Gesetzesänderung. Nach dem bisherigen Wortlaut des Arbeitszeitgesetzes mussten lediglich Überstunden und Sonntagsarbeit dokumentiert werden. Eine vollständige Erfassung sämtlicher Arbeitszeiten war gesetzlich nicht ausdrücklich vorgesehen. Auch eine elektronische Form wurde nicht vorgeschrieben. Analoge Lösungen – etwa Stundenzettel oder klassische Stechuhren – galten bis dahin als ausreichend.

Am 13. September 2022 entschied das Bundesarbeitsgericht (Az. 1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber bereits nach geltendem Recht verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten zu erfassen.

Das Gericht leitete diese Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 im Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) ab – unionsrechtskonform ausgelegt im Lichte des EuGH-Urteils.

Demnach müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentiert werden. Eine bestimmte technische Methode schrieb das BAG nicht vor. Auch zur konkreten Ausgestaltung der Pausenerfassung äußerte sich das Gericht nicht abschließend.

Der Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) aus dem Jahr 2023 zielte darauf ab, die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ausdrücklich im Arbeitszeitgesetz zu verankern und grundsätzlich eine elektronische Form vorzusehen.

Auch wenn das Gesetzgebungsverfahren Stand 2026 noch nicht vollständig abgeschlossen ist, ergeben sich aus Rechtsprechung und Entwurfsdiskussion bereits konkrete Leitlinien für die Praxis. Die folgenden Fragen greifen die zentralen Punkte auf.

Auch Anfang 2026 ist das Gesetzgebungsverfahren zur ausdrücklichen Verankerung einer elektronischen Arbeitszeiterfassung im Arbeitszeitgesetz noch nicht vollständig abgeschlossen.

Nach dem Referentenentwurf aus dem Jahr 2023 wurden innerhalb der Bundesregierung sowie mit Sozialpartnern weitere Abstimmungen geführt. Eine endgültige gesetzliche Neuregelung ist bislang jedoch nicht verabschiedet worden.

Unabhängig davon gilt:
Die Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung besteht bereits heute. Arbeitgeber sind daher gut beraten, ihre bestehenden Prozesse und Systeme daraufhin zu prüfen, ob sie den Anforderungen an Objektivität, Verlässlichkeit und Nachvollziehbarkeit dauerhaft genügen.

Es ist davon auszugehen, dass eine gesetzliche Konkretisierung, insbesondere im Hinblick auf die elektronische Form, keine grundlegende Abkehr von den bisherigen Leitlinien bringen wird, sondern bestehende Anforderungen präzisieren und durchsetzbarer machen soll.

Unternehmen sollten deshalb nicht auf eine formale Gesetzesverabschiedung warten, sondern frühzeitig organisatorische und technische Lösungen implementieren, die sowohl aktuellen als auch absehbaren Anforderungen gerecht werden.

Die Diskussion um eine elektronische Arbeitszeiterfassung ist nicht allein politisch motiviert. Sie folgt aus dem Ziel, Arbeitszeiten transparent, nachvollziehbar und manipulationssicher zu dokumentieren.

Im Mittelpunkt stehen dabei insbesondere:

die Einhaltung von Höchstarbeitszeiten

die Gewährleistung gesetzlicher Ruhezeiten

die Vermeidung unbezahlter Mehrarbeit

die rechtssichere Dokumentation im Prüfungsfall

Digitale Systeme erleichtern diese Anforderungen erheblich. Sie ermöglichen:

eine zeitnahe Erfassung

eine revisionssichere Speicherung

eine klare Zuordnung zu Personen

automatisierte Auswertungen

Zugleich kann eine strukturierte Zeiterfassung betriebliche Vorteile bringen, beispielsweise bei Kapazitätsplanung, Projektkalkulation oder der Identifikation von Überlastungssituationen.

Die Einführung oder Ausweitung digitaler Zeiterfassungssysteme wird nicht ausschließlich positiv bewertet.

Insbesondere kleinere Betriebe sehen sich mit folgenden Herausforderungen konfrontiert:

• Investitionskosten
• zusätzlicher administrativer Aufwand
• Schulungsbedarf
• Anpassung bestehender Prozesse

Branchen mit hohem Anteil mobiler Arbeit, z. B. Baugewerbe, Handwerk oder Außendienstorganisationen, stehen vor praktischen Fragen der technischen Umsetzung. Hier müssen Systeme flexibel einsetzbar sein und auch unter eingeschränkten Netzbedingungen funktionieren.

Kritiker bezweifeln zudem, dass Digitalisierung automatisch zu Bürokratieabbau führt. Sie verweisen darauf, dass Fehlbuchungen, Nachkorrekturen und Dokumentationspflichten zusätzlichen Aufwand erzeugen können.

Aus den Vorgaben des EuGH-Urteils und der Kritik am Gesetzesentwurf haben wir oben insgesamt zehn Anforderungen an ein System zur digitalen Arbeitszeiterfassung abgeleitet. BCS von Projektron (Business Coordination Software) bietet hierfür ein integriertes Modul zur Zeiterfassung (Arbeits- und Projektzeiterfassung), das auf Transparenz, Nachvollziehbarkeit und flexible Einsatzmöglichkeiten ausgelegt ist. Die Lösung ist webbasiert, DSGVO-konform konfigurierbar und sowohl im Büro als auch mobil einsetzbar. Unternehmen können die Zeiterfassung an ihre organisatorischen Strukturen und Arbeitszeitmodelle anpassen – branchenunabhängig und skalierbar.

Anwesenheitserfassung mit BCS

Für die reine Arbeitszeit- bzw. Anwesenheitserfassung steht in BCS eine speziell konzipierte Erfassungsmaske zur Verfügung.

Mit dem Log-in kann der Beginn einer Anwesenheit dokumentiert werden. Das Ende wird durch entsprechende Buchung erfasst. Pausen werden berücksichtigt, sodass die effektive Arbeitszeit nachvollziehbar berechnet wird.

Darüber hinaus erhalten Mitarbeiter Zugriff auf:

einen persönlichen Kalender

Funktionen zur Urlaubsverwaltung

Einsicht in ihr individuelles Arbeitszeitkonto

Vertrauensarbeitszeitmodelle lassen sich dabei ebenso abbilden wie feste Arbeitszeitmodelle. Entscheidend ist: Auch bei flexiblen Modellen bleibt die Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit möglich und nachvollziehbar.

Personalverantwortliche können unterschiedliche Arbeitszeitmodelle definieren, auf deren Basis Überstunden oder Minderzeiten automatisch berechnet werden.

Historische Projektdaten ermöglichen es, zukünftige Aufwände realistischer zu planen und Ressourcen gezielter einzusetzen. Gleichzeitig wird sichtbar, welche Projekte oder Tätigkeiten dauerhaft unverhältnismäßig hohe Zeitaufwände verursachen.

Die Zeiterfassung wird mit dem Zeiterfassungsmodul in BCS nicht nur zu einem Compliance-Instrument, sondern zu einem strategischen Steuerungswerkzeug.

Die ONTEC AG, ein ISO 27001-zertifiziertes IT-Unternehmen mit Sitz in Wien, setzt seit 2015 erfolgreich auf BCS zur Abbildung ihrer Arbeitszeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Arbeitszeitkonten. Mit mehr als 20 Jahren Erfahrung in der Digitalisierung businesskritischer Prozesse und rund 100 Mitarbeiter an verschiedenen Standorten, war die Einführung einer leistungsfähigen und flexiblen Softwarelösung entscheidend für die zunehmende Komplexität ihrer Projekte.

Manfred Nowotny gibt im Anwenderbericht ausführliche Einblicke in die Einführung und Nutzung von BCS bei der ONTEC AG.

Anwenderbericht der ONTEC AG

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht bereits heute. Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit systematisch dokumentieren.

Ob und wann die elektronische Form ausdrücklich gesetzlich normiert wird, ist Stand 2026 noch nicht abschließend geregelt. Die rechtliche Entwicklung zeigt jedoch deutlich: Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Manipulationssicherheit stehen im Mittelpunkt der künftigen Ausgestaltung.

Für Unternehmen bedeutet das: Nicht abwarten, sondern strukturiert vorbereiten.

Wer bislang kein konsistentes Zeiterfassungs- und Dokumentationssystem etabliert hat, sollte prüfen, ob bestehende Prozesse den aktuellen Anforderungen dauerhaft standhalten – organisatorisch wie technisch.

Der Markt für digitale Zeiterfassung ist vielfältig. Die Bandbreite reicht von einfachen Stempellösungen bis hin zu integrierten Systemen, die Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung miteinander verbinden. Gerade für projektorientierte Unternehmen ist diese Kombination entscheidend: Nur wenn Zeiten nicht nur als Anwesenheit, sondern aufgaben- und projektbezogen erfasst werden, entstehen belastbare Daten für Planung, Kalkulation und Steuerung.

Entscheidend ist nicht allein die technische Form, sondern ob das gewählte System:

objektiv und verlässlich dokumentiert

Änderungen nachvollziehbar macht

flexible Arbeitsmodelle abbilden kann

mobil einsetzbar ist

und neben der reinen Anwesenheitserfassung auch eine strukturierte Projektzeiterfassung ermöglicht

Dieser Artikel hat zentrale Anforderungen herausgearbeitet, die bei der Auswahl berücksichtigt werden sollten.

BCS von Projektron verbindet die gesetzlich erforderliche Arbeitszeiterfassung mit integrierter Projektzeiterfassung und organisatorischer Steuerung. Damit wird Zeiterfassung nicht nur zur Erfüllung einer Pflicht eingesetzt, sondern zu einem Instrument für datenbasierte Entscheidungen, von der Kapazitätsplanung über Wirtschaftlichkeitsanalysen bis zur Portfolio-Steuerung.

Arbeitszeiterfassung ist 2026 weniger eine Frage des „Ob“, sondern des „Wie“.
Unternehmen, die Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung strategisch verzahnen, schaffen nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch Transparenz und echte Steuerungsfähigkeit.

Als mittelständischer Arbeitgeber und erfahrener Experte für Zeiterfassungssoftware möchte ich einige wichtige Punkte zur gesetzlichen Verankerung der elektronischen Arbeitszeiterfassung ansprechen, die ich als Denkanstoß und Aufruf zur Diskussion verstanden wissen möchte:

1. Vertrauensarbeitszeit und Ergebnisorientierung

Die bisherige Vertrauensarbeitszeit hat nicht nur in Fällen Anwendung gefunden, in denen der Arbeitgeber darauf vertraute, dass der Arbeitnehmer die erforderliche Stundenanzahl leistet. Sie wurde auch in Situationen angewendet, in denen die Entlohnung auf Basis von Ergebnissen und nicht ausschließlich aufgezeichneten Arbeitsstunden erfolgte – unabhängig davon, ob diese Ergebnisse durch Unter- oder Überstunden erreicht wurden. Eine weitergehende gesetzliche Konkretisierung darf diese Flexibilität nicht unangemessen einschränken. Andernfalls entsteht das Risiko, dass formale Dokumentation stärker gewichtet wird als tatsächliche Ergebnisverantwortung.

2. Schwierigkeiten bei der Überprüfung

Die Feststellung, ob bestimmte Schwellenwerte – etwa hinsichtlich der Anzahl von Beschäftigten – überschritten werden, kann sich als problematisch erweisen, insbesondere wenn diese für verschiedene Kunden tätig sind. Die Überwachung und Durchsetzung dieser Regel könnte Herausforderungen mit sich bringen.

3. Befreiung für den öffentlichen Dienst

Es ist fragwürdig, warum eine Befreiung von der Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung nur im öffentlichen Dienst gewährt werden soll. Diese Befreiung sollte auch für andere Branchen in Betracht gezogen werden, insbesondere wenn sie ähnliche selbständige Entscheidungsbefugnisse in Personalangelegenheiten haben.

4. Bürokratieabbau durch Digitalisierung

Die Verantwortlichen argumentieren, dass die Einführung der elektronischen Arbeitszeiterfassung den Bürokratieabbau durch Digitalisierung fördern und den Aufwand für betroffene Betriebe reduzieren würde. Dieses Argument wirkt in einer Stadt wie Berlin, in der die Digitalisierung in öffentlichen Ämtern noch ausbaufähig ist und lange Wartezeiten für Termine entstehen, geradezu absurd.

5. Schutz vor Selbstausbeutung

Die Arbeitszeiterfassung wird als Schutzmechanismus gegen die Selbstausbeutung der Arbeitnehmer dargestellt. Zu viel Schutz geht bekanntlich nicht nur zulasten unternehmerischer, sondern vor allem individueller Freiheit. Es ist wichtig zu berücksichtigen, dass Innovationen oft außerhalb standardisierter Arbeitszeitmodelle entstehen.

6. Zu kurze Aufbewahrungsfristen

Die im Referentenentwurf diskutierte Frist von 24 Monaten für die Vernichtung von erfassten Arbeitszeitdaten könnte im Kontext des Projektmanagement oft zu kurz sein. Nach Beendigung eines Projekts sollten diese Daten analysiert werden können, um unerwartete Mehraufwände zu erklären. Es besteht die Gefahr, dass vorhandene Buchungsvorgaben in Projekten durch eine allgemeine Regelung überschrieben werden, was zu Problemen führen könnte. Hier sollte eine differenziertere Herangehensweise im Rahmen einer detaillierten Projektzeiterfassung in Erwägung gezogen werden.