BCS 26.3 verbessert Besprechungen, KI-Assistenz und Projektcontrolling

Besprechungen von der Vorbereitung bis zum Abschluss steuern

BCS 26.3 bindet die Agenda enger in die Terminverwaltung ein. Agendapunkte, Verantwortliche, geplante Dauer und verknüpfte Objekte sind direkt in den Stammdaten eines Termins sichtbar. Neue Punkte lassen sich dort mit einem Klick ergänzen; auch der Präsentationsmodus startet aus dieser Ansicht.

Während der Besprechung erleichtert ein überarbeitetes Layout die Zuordnung verknüpfter Objekte. Eine neue Abschlussansicht bündelt anschließend die Nachbereitung: Gastgeber können weitere Agendapunkte aufnehmen, Endzeit und Terminstatus anpassen, das Protokoll versenden oder Memos in der Kontakthistorie der Teilnehmer ablegen. Bei Terminserien zeigt BCS außerdem den nächsten anstehenden Termin an. Die Erweiterungen der Agenda stehen auch in BCS.light zur Verfügung.

KI-Assistent wertet mehrere Aufgaben und Kontakthistorien aus

Im erweiterten Aufgaben-Chat können Anwender mehrere Aufgaben in einen gemeinsamen KI-Kontext aufnehmen. Projektleiter und Bearbeiter können dadurch nach Abhängigkeiten, Gemeinsamkeiten oder übergreifenden offenen Punkten fragen. Sichtbare Kontext-Tokens kennzeichnen die ausgewählten Aufgaben. Quellenverweise auf zugehörige Checklisten, Kommentare und Verlaufsprotokolle erleichtern die Prüfung der Antworten anhand der in BCS hinterlegten Informationen.

Der Kontakthistorienassistent erschließt dokumentierte Kontakte und Kommunikationsvorgänge durch Fragen in natürlicher Sprache. Vertriebsmitarbeiter und Kundenbetreuer können beispielsweise ermitteln, ob einem Kunden bereits ein Angebot übermittelt wurde. Soweit die berücksichtigten Einträge entsprechende Angaben enthalten, liefert der Assistent Informationen zu Zeitpunkt, Absender und Kommunikationskanal. Auch Kontakthistorien mehrerer Personen oder Organisationen lassen sich gemeinsam einbeziehen. Das erleichtert die Vorbereitung von Kundengesprächen und die Übergabe von Vorgängen.

Risiken differenzierter bewerten und Gegenmaßnahmen vergleichen

Im Risikomanagement unterscheidet BCS 26.3 interne und externe Risikoquellen. Chancen und Risiken lassen sich in Listen und Diagrammen entsprechend filtern. Bei der Erstellung aus Umfeldfaktoren übernimmt BCS die Zuordnung automatisch. Überlappende Risiken sind in Diagrammen sowie in Berichten, Exporten und Druckansichten eindeutiger zugeordnet.

Der Projektüberblick ergänzt die Darstellung um Risiken nach Gegenmaßnahmen und eine Liste der zugehörigen Maßnahmen. Die neue Kennzahl „Risikominimierungseffektivität“ zeigt prozentual, wie stark sich der bewertete Risikowert durch Gegenmaßnahmen reduziert. Sie steht je Risiko und je Gegenmaßnahme zur Verfügung; ein Tachometer stellt den projektweiten Durchschnitt dar. Grundlage sind Eintrittswahrscheinlichkeit und Schweregrad. Projektleiter können so die bewertete Wirkung ihrer Maßnahmen vergleichen und verbleibenden Handlungsbedarf erkennen.

Flexiblere Diagramme für die finanzielle Projektsteuerung

Erweiterte Balkendiagramme erleichtern den Vergleich von Budgets, Aufwänden und weiteren Projektkennzahlen. Im Dashboard „Überblick“ an Projekten und Projektgruppen lassen sich bis zu fünf Balken kombinieren. Damit können Projektleiter und Controller beispielsweise Auftragswerte, unterschiedliche Planungswerte sowie Ist- und Restwerte gegenüberstellen. Schraffierte Flächen kennzeichnen die jeweiligen Differenzen.

Die Auswertungen unterstützen sowohl den Blick auf den Gesamtwert eines Projekts als auch auf Sachleistungen, Personalbudgets und Aufwände. Indikatoren, Differenzberechnungen, Farben und Beschriftungen lassen sich konfigurativ anpassen. Die erweiterten Balkendiagramme sind auch in BCS.light verfügbar.

Weitere Neuerungen und Ausblick

Weitere Verbesserungen betreffen unter anderem Tickets und Services, Kalender, Zeiterfassung und Spesen. BCS 26.3 integriert außerdem ZUGFeRD 2.5 und aktualisiert die Validierung von E-Eingangsrechnungen. Für die kommende Version, BCS 26.4, plant Projektron unter anderem die automatische Belegerkennung per OCR und KI, den Zugriff externer KI-Agenten über eine MCP-Schnittstelle und Erweiterungen der mobilen App. Der geplante Arbeitsbereich „Analyse“ soll zudem ausgewählte Projektinformationen und zusammengefasste Aufwands- und Kostenkennzahlen eigenständiger BCS-Instanzen zentral auswertbar machen.