Projektmanagement von A bis Z: Projektron BCS jetzt auch mit Angebotsstellung

Mit Projektron BCS, der webbasierte Projektmanagement-Software der Projektron GmbH, können jetzt auch Angebote erstellt werden. Damit bietet die Software eine weitere Funktion neben der Rechnungsstellung, dem Vertrags- und Kontaktmanagement, die das Projektmanagement ergänzt und die tägliche Arbeit unterstützt.

Mit dem Angebotsassistenten lassen sich Angebote Schritt für Schritt anlegen. Zunächst werden die Stammdaten des Angebots eingegeben: der Titel, der Kunde (die Adresse wird automatisch hinzugefügt), das Erstellungsdatum und die Bindefrist des Angebots, der interne Verantwortliche und der Zeichnungsberechtigte, die Umsatzsteuer und die Art des Berichts. Daraufhin werden einzelne Angebotspositionen dem Angebot hinzugefügt, aus denen der Gesamtpreis selbständig ermittelt wird. Zu den einzelnen Positionen lassen sich Rabattangaben und Zusatzbemerkungen angeben.

In einem dritten Schritt können dem Angebot vordefinierte Textblöcke zugewiesen werden, die einzelne Positionen erläutern oder Klauseln enthalten. Hier können auch Platzhalter verwendet werden, die automatisch Angaben wie z.B. das Gültigkeitsdatum aus den Stammdaten übernehmen. Auch freie Textblöcke sind einfügbar, die nur für einzelne Angebote gelten sollen.

Zum Schluss wird ein PDF zunächst als Vorschau erzeugt. Mit dem Berichtsdesigner BIRT können die Angebote auch an individuelle Gestaltungsvorgaben angepasst werden. Die Berichte können dann per Mail direkt an den Kunden verschickt werden. Eine Liste über alle laufenden Angebote gibt Auskunft über zu erwartende Einnahmen und Bindungsfristen.

Mit der Erweiterung von Projektron BCS um die Angebotserstellung ging Projektron sowohl auf Anfragen von Kunden als auch auf eigene Bedürfnisse ein. Dr. Marten Huisinga, Geschäftsführer von Projektron, sieht darin eine erhebliche Zeitersparnis: "Früher brauchten wir oft eine halbe Stunde, um ein Angebot mit Excel und Word zu erstellen. Heute geht das ganz schnell innerhalb von fünf Minuten. Alle Bausteine liegen schon vor und müssen nicht mehr zusammengesucht oder neu geschrieben werden. Unsere Kunden und Interessenten profitieren also doppelt: Sie bekommen nicht nur unsere Angebote schneller, sondern können jetzt selbst Angebote für ihre Kunden in Projektron BCS erstellen."