15.01.2026 - Fachartikel
PRINCE2 Software: Projekte strukturiert umsetzen mit BCS
Gastartikel von Jörg Loßmann – Eine leistungsfähige PRINCE2 Software unterstützt Sie dabei, Projekte konsequent nach dem PRINCE2-Vorgehensmodell zu planen und zu steuern. BCS von Projektron bildet alle sieben PRINCE2-Prozesse digital ab – von Business Case und Rollenmanagement über Phasen- und Arbeitspaketsteuerung bis hin zu Risiko-, Qualitäts- und Toleranzmanagement. So behalten Projektleiter jederzeit den Überblick über Fortschritt, Kosten und Nutzen und setzen PRINCE2 effizient, transparent und praxisnah um.
PRINCE2 Software BCS
BCS ist eine seit über 25 Jahren am Markt etablierte Projektmanagement-Software und zählt zu den leistungsfähigen Lösungen für die strukturierte Planung, Durchführung, Überwachung und Abrechnung von Projekten. Die Business Coordination Software hat sich inzwischen zum ERP-System für Dienstleister weiterentwickelt. Als professionelle PRINCE2-Software unterstützt BCS Projektverantwortliche bei der effizienten Steuerung einzelner Projekte, der Verwaltung von Projektressourcen, der Erfassung von Zeitrückmeldungen sowie beim Schaffen von Transparenz über das gesamte Projektportfolio.
Neben der Unterstützung klassischer Projektmanagement-Methoden wie PRINCE2 eignet sich BCS auch für agile Vorgehensweisen wie Scrum oder Kanban sowie für hybride Methodenansätze. Damit kann die Software flexibel in unterschiedlichen Projekttypen und Organisationsstrukturen eingesetzt werden.
Seit 2016 ist BCS als Software für die Projektmanagement-Methodik PRINCE2 zertifiziert. PRINCE2 verfolgt einen klar prozessorientierten Ansatz mit definierten Phasen, Rollen und Verantwortlichkeiten. Die sieben standardisierten PRINCE2-Prozesse werden in der PRINCE2-Software BCS durch anpassbare Assistenten unterstützt. Diese ermöglichen es, die Arbeitsschritte jeder Managementphase gemäß dem Vorgehensmodell systematisch zu planen und umzusetzen. Alle in den Assistenten gebündelten Ansichten können Nutzer zudem jederzeit einzeln aufrufen und manuell anpassen.
Die wesentlichen Funktionen, mit denen BCS die PRINCE2-Methodik softwareseitig unterstützt, sind:
Prozessunterstützung mit Assistenten Business Case Organisation: Rollendefinition und Rollenmanagement Qualitätsmanagement Definition und Steuerung von Projektphasen | Planung und Steuerung von Arbeitspaketen (Produktorientierung) Risikomanagement Management by Exception mittels Toleranzgrenzen Dokumentation und Berichterstattung |
Inhalt
Prozessunterstützung mit Assistenten
Die PRINCE2-Software BCS stellt für alle sieben Managementphasen eigene Assistenten zur Verfügung. Diese führen den Anwender durch den gesamten PRINCE2-Projektlebenszyklus – von der Projektvorbereitung (Starting up a Project, SU) bis zum formalen Projektabschluss (Closing a Project, CP).
Der Assistent „Managen eines Phasenübergangs“ unterstützt beispielsweise die strukturierte Planung und Bewertung von Projektphasen, während der Assistent „Managen der Produktlieferung“ auf Arbeitspaketebene eingesetzt wird.
Business Case
Der Business Case ist ein zentrales Element der PRINCE2-Methodik und wird während des gesamten Projekts regelmäßig überprüft. Dadurch wird sichergestellt, dass das Projekt dauerhaft einen wirtschaftlichen Nutzen bietet.
BCS unterstützt diesen Ansatz, indem der Business Case in der PRINCE2-Software zentral erfasst, gepflegt und bewertet werden kann. Ein Assistent führt den Projektleiter systematisch durch alle relevanten Planungs- und Prüfschritte und sorgt für eine transparente Entscheidungsgrundlage.
Organisation: Rollendefinition und -management
In jedem PRINCE2-Projekt werden klare Rollen definiert. Abhängig von Projektgröße und Skalierung können diese Rollen unterschiedlich besetzt oder zusammengefasst werden.
Die PRINCE2-Software BCS unterstützt diese Anforderungen durch eine strukturierte Verwaltung von Benutzerrollen, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten. Das integrierte Rollen- und Rechtesystem stellt sicher, dass alle Beteiligten – vom Projektboard über den Projektleiter bis hin zu den Teammitgliedern – ihre Aufgaben kennen und diese in ihrem persönlichen Dashboard transparent dargestellt bekommen.
Qualitätsmanagement
Ziel des Qualitätsmanagements nach PRINCE2 ist die systematische Prüfung von Produkten anhand definierter Qualitätskriterien. Dazu gehören die Einbindung relevanter Stakeholder, die formale Bestätigung der Abnahmebereitschaft sowie die dokumentierte Abnahme der Ergebnisse.
In BCS werden diese Qualitätskriterien in einem zentralen Qualitätsregister erfasst. Die PRINCE2-Software dokumentiert dabei auch eindeutig, wer für interne Prüfungen, externe Reviews und die finale Abnahme verantwortlich ist.
Definition und Steuerung von Projektphasen
PRINCE2 gliedert Projekte in klar abgegrenzte Phasen. Die Kontrolle des Phasenverlaufs sowie die Einhaltung von Zielen und Toleranzen zählen zu den Kernelementen der Methodik.
Mit BCS können Projektmanager Projektphasen detailliert definieren, Meilensteine festlegen und jeder Phase spezifische Aufgaben und Ziele zuordnen. Die Software stellt alle Phasen übersichtlich dar und ermöglicht eine kontinuierliche Überwachung des Fortschritts.
Arne Hennes, Leiter des Projektmanagementbüros (PMO) der DVZ GmbH
„Mit BCS haben wir eine Software gefunden, die es uns erlaubt, PRINCE2 wirklich konsequent, effizient und anwenderfreundlich umzusetzen. Gerade die Integration von Assistenten, Workflows und Berichten macht die Arbeit erheblich leichter und strukturierter.“
Planung und Steuerung von Arbeitspaketen: Produktorientierung
PRINCE2 verfolgt konsequent einen produktorientierten Ansatz. In der PRINCE2-Software BCS lassen sich Arbeitspakete definieren, deren Ziel die Lieferung konkreter (Teil-)Produkte ist.
Arbeitspakete können inklusive Zeitrahmen, Ressourcen und Abhängigkeiten geplant, überwacht und gesteuert werden. Zusätzlich ermöglicht BCS die Definition von Produkten und verknüpft Produktstrukturebenen mit Projektstrukturebenen. Änderungen werden automatisch kommuniziert, sodass Planung und Steuerung konsequent an den Projektergebnissen ausgerichtet bleiben.
Risikomanagement
PRINCE2 verlangt in allen Projektphasen ein aktives Risikomanagement. Neben der Erfassung von Risiken unterstützt BCS auch die Definition von Gegenmaßnahmen sowie die laufende Bewertung von Risiken und deren Auswirkungen.
Durch klare Risikoverantwortlichkeiten fördert die PRINCE2-Software ein kontinuierliches Monitoring und eine transparente Risikosteuerung.
Management by Exception: Toleranzgrenzen
Nach dem PRINCE2-Prinzip „Management by Exception“ greift das Management nur bei wesentlichen Abweichungen vom genehmigten Projektrahmen ein. Innerhalb definierter Toleranzen arbeitet das Projektteam eigenverantwortlich.
BCS unterstützt dieses Prinzip durch projektspezifisch definierbare Toleranzgrenzen, die visuell in Form von Tachometern für Zeit, Kosten und Aufwand dargestellt werden. Projektleiter erkennen auf einen Blick, ob sich ein Projekt innerhalb oder außerhalb der definierten Toleranzen bewegt.
Thilo Menges, Abteilungsleitung Unternehmensentwicklung, Medizinische Universität Lausitz - Carl Thiem
"Etwa 20 Projektleiter, die Projekte in den drei Kernbereichen IT, Digitalisierung & Innovation und Forschung verantworten, sind aktiv in die BCS Nutzung involviert, da sie auf teilweise dieselben Ressourcen zurückgreifen, um ihre Projekte durchzuführen. Für unsere Großprojekte nutzen wir, soweit es für die Organisation im Einzelfall auch passt, die Projektmanagement-Methode PRINCE2, die BCS mit Funktionalitäten und entsprechenden Assistenten optimal unterstützt."
Dokumentation und Berichterstattung
PRINCE2 erfordert eine umfassende Projektdokumentation über alle Phasen hinweg von der Projektbeantragung über Änderungen und Risiken bis hin zum Abschluss.
In der PRINCE2-Software BCS werden alle Managementprodukte zentral gespeichert und entsprechend der Zugriffsrechte verfügbar gemacht. Ergänzend stehen umfangreiche Reporting- und Auswertungsfunktionen zur Verfügung, mit denen Projektfortschritte und Budgetstände in Echtzeit überwacht und kommuniziert werden können. Berichte lassen sich automatisiert erzeugen und zeitgesteuert an relevante Stakeholder versenden.
Fazit: PRINCE2-Integration mit der PRINCE2-Software BCS
BCS unterstützt die PRINCE2-Methodik effektiv und praxisnah, indem es eine zentrale Plattform für die strukturierte Planung, Steuerung und Überwachung von Projekten bietet. Funktionen wie Phasenplanung, Risiko- und Qualitätsmanagement, klare Rollendefinitionen sowie eine umfassende Dokumentation ermöglichen eine nahtlose Integration der PRINCE2-Prinzipien in den Projektalltag.
Die PRINCE2-Software eignet sich sowohl für Unternehmen, die PRINCE2 strikt anwenden möchten, als auch für Organisationen, die eine flexible Lösung für klassische, agile oder hybride Projektmanagementansätze suchen. Wer PRINCE2 digital, transparent und effizient umsetzen möchte, findet in BCS ein leistungsstarkes und bewährtes Werkzeug.
Über den Autor
Jörg Loßmann ist Projektmanager PMO mit langjähriger Erfahrung im professionellen Projektmanagement. Als Senior Project Management Officer bei der TWT Group verantwortete er den Aufbau eines zentralen, unternehmensübergreifenden PMO sowie die Einführung von BCS als konzernweite Projektmanagement-Software. Zuvor war er als Berater bei der Projektron GmbH tätig. Ein Schwerpunkt seiner Arbeit lag auf der Umsetzung von PRINCE2.
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