Mit BCS das Projektportfolio effizient managen
Anwenderbericht von Universitätsklinikum Freiburg
Die hohe Flexibilität von Projektron BCS ermöglicht uns eine unkomplizierte Abbildung der unternehmensinternen Anforderungen an das PPM und trägt somit zur Tool-Akzeptanz bei.
Universitätsklinikum Freiburg denkt Medizin neu
Das Universitätsklinikum Freiburg (UKF) gehört mit mehr als 15.000 Mitarbeiter*innen zu den größten Universitätskliniken in Deutschland. Rund 2.000 Ärzt*innen sowie mehr als 4.600 Pflegende versorgen pro Jahr rund 90.000 Patient*innen stationär und führen rund 980.000 Ambulanzbesuche durch.
Das Universitätsklinikum verbindet in seiner originären Aufgabe Forschung, Lehre und Patient*innenversorgung, stets mit dem Ziel, den Patient*innen heute und in Zukunft eine an den neuesten Erkenntnissen der Wissenschaft ausgerichtete Behandlung zu bieten.
Das Universitätsklinikum Freiburg legt großen Wert auf die zentrale Rolle der Patientenversorgung durch die Bündelung von Wissen aus klinischer Praxis, Forschung und Lehre. Durch ihre enge Zusammenarbeit richten alle Berufsgruppen ihr Handeln konsequent an den Bedürfnissen der Patient*innen aus. Das Klinikum strebt in Behandlung, Forschung und Lehre nach Spitzenpositionen unter den deutschen Universitätskliniken und integriert kreative Ideen sowie einzigartige Talente der Mitarbeiter.
Im Rahmen der digitalen Transformation in der Universitätsmedizin setzt das Klinikum gezielt auf die Nutzung umfangreicher Daten: Es erkennt Behandlungsrisiken in Echtzeit, verbessert kontinuierlich die Patientenversorgung, optimiert Prozesse und stärkt die datenbasierte Forschung.
Ziel: Einheitliches Projektportfolio, mehr Überblick
Projektmanagement-Software Projektron BCS im SaaS-Modell ein. Damit erfassen und steuern wir alle großen IT- und Organisationsprojekte unseres Klinikums in einem gemeinsamen Projektportfolio. Es sind Teams wie z. B. das Zentrum für Digitalisierung und Informationstechnologie, verschiedene Stabsstellen, aber auch verschiedenste Geschäftsbereiche mit eingebunden.
Wir wollten die Vielzahl der Projekte – zwischen 50 und 200 – übersichtlich darstellen und verlässlich steuern. Zudem sollten die Portfoliomanager ihre Projekte einfach pflegen und Informationen für das Controlling bereitstellen können. Dafür brauchten wir ein Werkzeug, das uns bei Entscheidungen zum Start und zur Steuerung von Projekten unterstützt und gleichzeitig Transparenz über den Gesamtfortschritt schafft.
Zuvor waren Projektdaten oft verteilt und nur eingeschränkt vergleichbar. Das erschwerte eine einheitliche Bewertung und Priorisierung. Auch für das Reporting an das Management und die Eskalationssteuerung fehlte eine zentrale Lösung.
Mit Projektron BCS können wir heute verschiedene Projektarten wie Bau-, IT- oder Organisationsprojekte in einer gemeinsamen Struktur abbilden. Mit der Software erstellen wir Berichte für das Top-Management und bereiten Entscheidungen fundiert vor.
Zudem war uns eine schlanke und leicht bedienbare Lösung wichtig. BCS erfüllt diese Anforderung: Sie wird vor allem vom Projektportfoliomanagement und Projektleitungen genutzt. So können wir unsere Projekte effizienter steuern und besser aufeinander abstimmen.
Von der Websuche zur Projektmanagementsoftware
Unser erster Kontakt mit Projektron BCS entstand über eine einfache Internetsuche nach dem Begriff „Portfoliomanagement“. Auf diese Weise sind wir auf das System aufmerksam geworden und haben uns im weiteren Verlauf intensiver mit den angebotenen Funktionen und Einsatzmöglichkeiten beschäftigt. Ausschlaggebend für unsere Entscheidung waren vor allem die überzeugenden Referenzen, die gute Bedienbarkeit, Individualisierung und der passende Funktionsumfang für die Anforderungen unseres Klinikums. BCS kann unterschiedliche Projektarten – von IT- bis hin zu Bauprojekten – übersichtlich in einem zentralen Portfolio abbilden und das Management gleichzeitig mit übersichtlichen Entscheidungsgrundlagen unterstützen.
Die konkrete Einführungsstrategie wurde im Rahmen eines Anforderungsworkshops gemeinsam erarbeitet und durch weitere Workshops, Beratungen und Schulungen umgesetzt.
Zu Beginn wurden vor allem Funktionen zur Projekt- und Portfoliosteuerung, zum Reporting und für die Projektvorbereitung umgesetzt. Dabei liegt der Fokus vor allem auf dem Multiprojektmanagement und die Projekte werden mit einer „High-Level“-Perspektive angelegt, wo der Fokus auf einem groben Ablaufplan, den Projektziele und der strategischen Bedeutung und den Verantwortlichkeiten liegt. Die eigentliche Projektdurchführung und Arbeitsorganisation erfolgten mithilfe anderer Werkzeuge. Die Nutzergruppen umfassten Portfoliomanager, Lenkungsgremien sowie Administratoren.
Während der Einführung wurde die Software gemeinsam mit einem Berater der Projektron GmbH eingerichtet und angepasst. Darüber hinaus wurden Schulungen für die Portfoliomanager mit einer auf die Anforderungen des UKF angepassten Agenda durchgeführt.
BCS für effektives Multiprojektmanagement
Wir setzen Projektron BCS derzeit in mehreren zentralen Aufgabenbereichen ein. Der Schwerpunkt liegt auf dem Projekt- und Portfoliomanagement (PPM), dem Reporting, der Berichtserstellung sowie dem Projektcontrolling auf Multiprojektebene. Für diese Zwecke wird die Software für die Projektbeschreibung genutzt, etwa zur Definition von Zielen, zur Bewertung der strategischen Bedeutung, zur Umfeldanalyse, zur Erstellung von Meilensteinplänen und zur Teamplanung mit Platzhaltern. Auch die Erfassung von Projektrisiken und eine grobe Kostenplanung erfolgen direkt in BCS.
Aktuell befindet sich unsere Nutzung der Software in einer weiteren Ausbauphase. Der Fokus liegt momentan auf dem Projektportfolio-Management. Wir vertiefen derzeit unsere Portfolioanalysen, bilden die Abhängigkeiten zwischen Projekten systematisch ab und erstellen daraus aussagekräftige Berichte, die eine effektive Steuerung des gesamten Projektportfolios ermöglichen. BCS dient uns hierbei als zentrales Werkzeug: Es schafft Transparenz über den Status aller Projekte und unterstützt uns dabei, fundierte Entscheidungen über Prioritäten und den Einsatz von Ressourcen mithilfe von Platzhaltern zu treffen.
Im Reporting nutzen wir derzeit sowohl individuelle Berichte als auch Dashboards, die einen schnellen Überblick über Projektstände, Meilensteine und Risiken ermöglichen. Diese Berichte sind eine wichtige Grundlage für die regelmäßige Information des Managements und der Lenkungsgremien. Wir bauen die Berichterstattung weiter aus und standardisieren sie, damit sie noch stärker in die Entscheidungsprozesse auf Leitungsebene einfließt.
Das Projektmanagement orientiert sich am klassischen Wasserfallmodell.
In der Weiterentwicklung des Portfoliomanagements passen wir einerseits unsere internen Abläufe an die Logik und Möglichkeiten von BCS an, andererseits konfigurieren wir die Software so, dass sie unsere spezifischen Anforderungen optimal unterstützt.
Beispielhafte Projekte, die wir mit BCS steuern, sind die Migration des Infotainment-Systems, die Einführung der Telematik-Infrastruktur, das Patientenaufruf- und Leitsystem sowie die Entwicklung einer Patienten-App. Diese Projekte unterscheiden sich in ihrer Art und Komplexität, werden jedoch alle nach einem einheitlichen Muster in BCS abgebildet. So können wir Vergleiche ziehen, Ressourcenengpässe erkennen und frühzeitig auf Probleme reagieren.
Die nächsten Schritte in der Weiterentwicklung unserer Nutzung von BCS betreffen vor allem die Bereiche Berichterstattung, Ressourcenplanung und Projektcontrolling. Künftig analysieren wir gezielt, welche Daten wir an welcher Stelle benötigen, damit wir unsere Projekte noch effektiver steuern können. Dazu werden wir sowohl unsere internen Prozesse als auch die Konfigurationen in BCS weiter verfeinern. Ziel ist eine integrierte, transparente und verlässliche Projektlandschaft, die das Management bei Entscheidungen optimal unterstützt und die Zusammenarbeit über alle Projektarten hinweg erleichtert.
Nächste Schritte
Wir sind mit Projektron BCS zufrieden. Besonders schätzen wir die individuelle Unterstützung durch Projektron und die Flexibilität der Software, die es uns ermöglicht, unsere unternehmensinternen Anforderungen an das Projektportfoliomanagement abzubilden. Dadurch können wir unsere Prozesse praxisnah gestalten und bei Bedarf anpassen. Es ist von großem Vorteil, wichtige Daten zum Portfoliomanagement an einer Stelle zu haben. Das hat dazu geführt, dass das Tool im Haus gut akzeptiert wird und von den verschiedenen Nutzergruppen aktiv eingesetzt wird. BCS unterstützt uns zuverlässig bei der Steuerung, Priorisierung und Auswertung unserer Projekte. Das Tool hat sich als wichtiges Instrument für mehr Transparenz und bessere Entscheidungsgrundlagen etabliert.
Die nächsten Schritte in der Weiterentwicklung unserer Nutzung von BCS betreffen vor allem die Bereiche Berichterstattung, Ressourcenplanung und Projektcontrolling. Wir wollen künftig genauer verstehen, welche Daten wir an welcher Stelle benötigen, um die Steuerung unserer Projekte noch effektiver zu gestalten. Dazu werden wir sowohl unsere internen Prozesse als auch die Konfigurationen in BCS weiter verfeinern. Ziel ist eine transparente Projektlandschaft, die das Management bei Entscheidungen unterstützt und die Zusammenarbeit über alle Projektarten hinweg erleichtert.
