Gemeinschaftlich erfolgreiches Projektmanagement
Anwenderbericht der HanseMerkur Versicherungsgruppe
Die Philosophie der HanseMerkur ist es, den Verbraucher persönlich und individuell zu beraten, um den optimalen Versicherungsschutz zu gewährleisten. Die Projektmanagement-Software Projektron BCS ermöglicht uns, die Kosten unserer IT-Projekte transparent zu halten.
Für die traditionsreiche HanseMerkur Versicherungsgruppe steht der Mensch im Mittelpunkt. Wir bieten unseren Kunden eine Reihe von innovativen und vielfach ausgezeichneten Versicherungsprodukten sowie exzellenten Service. Dieses Konzept hat sich bewährt. Seit Jahren liegt das Wachstum deutlich über dem Branchenschnitt.
Im Geschäftsjahr 2020 konnte die HanseMerkur Versicherungsgruppe mit über 2.200 Angestellten und selbständigen Agenturinhabern im Innen- und Außendienst 2,6 Mrd. Euro Bruttobeitragseinnahmen vermelden. Der Kapitalanlagenbestand wuchs auf über 10 Mrd. Euro. Die HanseMerkur ist heute die einzige selbständige und konzernunabhängige Versicherungsgruppe am Finanzplatz Hamburg.
HanseMerkur und Projektron BCS
Seit dem 4. Quartal 2004 setzt die HanseMerkur die webbasierte Projektmanagement-Software Projektron BCS ein. Die Software sollte uns dabei unterstützen, die Planung, Kalkulation, Koordination und Auswertung von Projektaufwänden sowie von Aufwänden im Maintenance-Bereich zu vereinheitlichen und zu optimieren. Insbesondere die Prozesse in der Planung und im Controlling sollten vereinfacht werden. Projektron BCS löste verschiedene Planungs-, Aufwandserfassungs- und Controlling-Werkzeuge ab.
Zunächst wurde Projektron BCS ausschließlich in der Abteilung Anwendungsentwicklung eingesetzt, um die eigenen Aufwände für Anwendungssysteme, IT-Komponenten und IT-Projekte zu planen und zu buchen. Heute hat sich der Nutzerkreis um die IT-Betriebsabteilung und um die Projektmitarbeiter aus den Fachbereichen erweitert.
Nun können alle Projekte der HanseMerkur mit Unterstützung von Projektron BCS abteilungsübergreifend geplant und ausgewertet werden. Derzeit arbeiten ca. 620 Mitarbeiter in der HanseMerkur mit der Software. Im Laufe der Zeit wurden deutlich über 11.000 Aufgaben in Projektron BCS angelegt und standen für die Zeitenbuchung zur Verfügung.
Einheitliche Projektrollen
Der abteilungsübergreifende Einsatz setzte ein einheitliches Planungsverständnis und -vorgehen sowie ein einheitliches Projektverständnis voraus. Hierbei galt es, die unterschiedlichen Interessen der Beteiligten gegeneinander abzuwägen und in Projektron BCS abzubilden. Dazu werden folgende Projektrollen definiert:
- Der Planer eines Projektes plant die Erreichung des Projektziels mit Unterprojekten, Arbeitspaketen, Aufgaben und Meilensteinen und ordnet den Aufgaben Ressourcen (intern und extern) sowie Aufwände zu. Hierbei stehen die verfügbaren Kapazitäten, die Auslastung der benötigten Mitarbeiter sowie die Termine und Kosten im Vordergrund.
- Die Personalverantwortlichen benötigen für jeden ihrer Mitarbeiter über alle Aufgaben Einsicht in den aktuellen Planungsstand, auch diejenigen außerhalb des eigenen Verantwortungsbereichs.
- Das projektübergreifende Multiprojektmanagement benötigt eine Gesamtsicht über alle unternehmensrelevanten Projekte bzgl. ihrer verfügbaren Projektkapazitäten, des aktuellen Planungsstands und Projektfortschritts.
- Der einzelne Mitarbeiter muss genau diejenigen Buchungsposten für die Zeiterfassung zur Verfügung haben, die er braucht, um schnell und effizient seine Zeit zu erfassen und ein schnelles Feedback zum Stand seiner Arbeiten geben zu können, d.h. zum Verhältnis von benötigtem Restaufwand zu geplantem Fertigstellungstermin.
Von Grundlasten und Templates
Mitarbeiter werden in der HanseMerkur in der Regel nicht für Projekte freigestellt, sondern behalten ihre Aufgaben in der Linie. Eine statische Budgetierung, z.B. der verschiedenen Maintenance-Aufgaben, der Rüst- und Verteilzeiten, erschien zu unflexibel, da sie nicht über das Jahr gleichverteilt auftreten. Eine Planung dieser Aufgaben als Projekt erschien wiederum zu aufwändig.
Die „Grundlast“ (Gegenstück zu Projektkapazität), das hauseigene Konzept der HanseMerkur als aufwandsarme Lösung für diese Thematik, war in Projektron BCS leicht abbildbar. Im Laufe der mehrjährigen Projektron-BCS-Nutzung hat sich die heutige Abbildungsstruktur für Projekte, Systeme und Komponenten entsprechend den Bedürfnissen der HanseMerkur herausgebildet.
Die Flexibilität der Software kam den wiederkehrenden Änderungsanforderungen hier sehr entgegen. Heute werden für typische Planungsobjekte Templates genutzt, die die Anlage z.B. von neuen Komponenten oder Projekten unterstützen und für eine Standardisierung der Strukturen sorgen. Der administrative Aufwand konnte dadurch reduziert und die Konzentration auf die Inhalte erhöht werden.
Zeiterfassung mit Projektron BCS
Gebucht werden die erbrachten Aufwände in 15 Minuten-Einheiten. Dieser Ansatz scheint ein ausgewogenes Verhältnis zwischen hoher Qualität der Aufwandszahlen einerseits und geringem Aufwand für die reine Zeiterfassung andererseits zu bieten. Mindestens alle 15 Tage überprüft der Planer die IST-Werte „seines Projektes“ und überarbeitet entsprechend „seine Planwerte“. Somit können sehr frühzeitig neue Projektentwicklungen erkannt und geeignete Maßnahmen ergriffen werden.
Fazit
Mit dem Einsatz von Projektron BCS ist es in der HanseMerkur gelungen, eine Kosten- und Planungstransparenz in der Vielzahl von Projekten und Linienaufgaben der IT-Abteilung zu erhalten.
Die Planung und Durchführung von Projekten und Betriebsaufgaben konnten so optimiert werden. Kapazitätsengpässe werden frühzeitig erkannt. Diese Transparenz fördert das Kostenbewusstsein der hausinternen Auftraggeber, ermöglicht eine fundierte Wirtschaftlichkeitsanalyse und erleichtert die Ressourcenplanung.
Der Support von Projektron ist sehr gut. Anfragen werden kurzfristig und kompetent über das Ticket-System von Projektron BCS bearbeitet.
