Mit BCS zu mehr Transparenz im Projektportfolio

Vor der Einführung von BCS haben wir unsere Projekte im Wesentlichen mit Office 365 organisiert. Der monatliche Projektstatus wurde über Statusfolien aufbereitet und in einem Gremium vorgestellt. Diese Arbeitsweise funktionierte grundsätzlich, hatte aber klare Grenzen.

Wir hatten keinen durchgängigen Standard für den Antrags- und Genehmigungsprozess von Projekten. Auch die Vorgehensweise im Projektmanagement war nicht einheitlich. Es fehlte ein verbindlicher Rahmen, an dem sich alle Projektleiterinnen und Projektleiter orientieren konnten. Dadurch waren die Wissensstände im Projektmanagement sehr unterschiedlich.

Besonders schwierig war die Transparenz. Wir konnten nicht jederzeit verlässlich erkennen, wie die aktuelle Ressourcenlage aussieht, wo Projekte in Verzug geraten, welche Risiken bestehen, welche Budgets überschritten werden könnten oder welche Abhängigkeiten zwischen Projekten vorhanden sind. Diese Informationen waren zwar oft vorhanden, aber nicht zentral, aktuell und vergleichbar verfügbar.

Für das PMO bedeutete das viel manuellen Aufwand. Informationen mussten eingesammelt, konsolidiert und für das Reporting aufbereitet werden. Deshalb war für uns klar: Wir brauchen ein Tool, das unsere Projektmanagement-Prozesse unterstützt, Standards ermöglicht und dem PMO hilft, seine Steuerungs- und Governance-Aufgaben besser wahrzunehmen.

Die Suche nach einer geeigneten Software haben wir strukturiert über eine Ausschreibung mit Unterstützung eines externen Beratungshauses durchgeführt. Wir haben mehrere Lösungen verglichen und dafür einen Anforderungskatalog erstellt, den die Anbieter im Vorfeld prüfen mussten.

Besonders wichtig waren für uns Projekt- und Portfoliomanagement, Ressourcenverwaltung, Kostenkontrolle und eine webbasierte Nutzung. Darüber hinaus sollte die Lösung flexibel anpassbar sein, verschiedene Projektprozesse integrieren und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit unterstützen.

Auf BCS wurden wir aufmerksam, weil unsere Leitung Corporate Organization Projektron bereits von einer Veranstaltung kannte und die Lösung in die Ausschreibung eingebracht hat.

Am Ende hat uns BCS sowohl fachlich als auch wirtschaftlich überzeugt. BCS erfüllte unsere Anforderungen sehr gut und lag auch preislich vor anderen Wettbewerbern. Ein weiterer wichtiger Punkt war, dass Projektron sich auf genau ein Produkt konzentriert und viele Jahre Erfahrung im Bereich Projektmanagement-Software mitbringt.

Wir haben BCS bewusst schrittweise eingeführt und uns gegen einen Big Bang entschieden. Einschließlich Pilotphase waren wir nach knapp zwölf Monaten live. Diese Vorgehensweise war für uns wichtig, weil wir nicht nur ein Tool einführen wollten, sondern gleichzeitig unsere Projektmanagement-Prozesse weiterentwickelt haben.

In der sechsmonatigen Pilotphase haben wir kleinere und mittlere Projekte verschiedener Kategorien in BCS getestet. Dadurch konnten wir früh erkennen, welche Einstellungen gut funktionieren, wo Prozesse noch geschärft werden müssen und welche Fragen bei den Anwenderinnen und Anwendern entstehen.

Eine besondere Herausforderung war die Schnittstellenentwicklung. Der Import von Organisationseinheiten, Mitarbeitenden, Kostenstellen, Abwesenheiten und Arbeitszeitmodellen hat deutlich länger gedauert als geplant. Wir haben etwa sechs Monate gebraucht, bis diese Schnittstellen sauber liefen. Gerade bei Themen wie Ressourcenmanagement ist eine gute Datenbasis entscheidend.

Heute nutzen knapp 60 Mitarbeitende BCS. Eingebunden sind unter anderem die IT, die Assetklasse Real Estate als Pilotbereich, HR und Marketing.

Für die Einführung haben wir zielgruppengerechte Schulungen durchgeführt: für die Geschäftsführung, Führungskräfte, Projektleiterinnen und Projektleiter sowie Projektmitarbeitende. Anschließend haben wir Sprechstunden angeboten, um Fragen direkt aufzugreifen und die Nutzung im Alltag zu unterstützen.

Heute setzen wir BCS an mehreren zentralen Stellen ein. Ein wichtiger Baustein ist unser Ideenmanagement, das wir als Projektantragsprozess in BCS abgebildet haben. Darüber laufen neue Projektideen strukturiert ein, werden bewertet und können anschließend in genehmigte Projekte überführt werden. Das hat den Projektgenehmigungsprozess qualitativ deutlich verbessert und zeitlich beschleunigt.

Für die Mitarbeitenden ist der persönliche Überblick ein wichtiger Einstiegspunkt. Dort prüfen sie täglich ihre Aufgaben und Tickets. Projektleiterinnen und Projektleiter dokumentieren wichtige Entscheidungen im Verlaufsprotokoll und nutzen BCS aktiv in Lenkungsausschüssen. Auch dafür haben wir einen eigenen Assistenten erstellt.

Das PMO und Vertreterinnen und Vertreter der Fachbereiche nutzen BCS außerdem in Gremien, um zu entscheiden, ob aus einer Idee ein genehmigtes Projekt wird oder wie Projekte priorisiert werden. Einmal pro Quartal berichten wir über unsere Projektportfolios an die Geschäftsführung.

Vor der Einführung mussten viele Informationen manuell zusammengetragen, konsolidiert und in Statusfolien übertragen werden. Heute fallen diese manuellen Tätigkeiten zu etwa 90 Prozent weg. Das ist eine enorme Entlastung.

Gleichzeitig haben wir einen deutlich besseren Überblick über unsere strategischen Projekte und deren „Gesundheit“. Wir sehen schneller, ob Projekte im Plan liegen, ob Budgets überschritten werden könnten, ob Verzögerungen entstehen oder ob Ressourcen überlastet sind.

Für das PMO ist BCS ein entscheidender Schritt. Erst durch die Unterstützung der Software können wir unsere eigentlichen Steuerungs- und Governance-Aufgaben richtig wahrnehmen. Wir müssen nicht mehr primär Informationen einsammeln und Folien nacharbeiten, sondern können uns stärker auf Qualität, Standards, Priorisierung und Portfoliosteuerung konzentrieren.

Wenige Themen wie beispielsweise Lessons Learned bearbeiten wir aktuell noch außerhalb von BCS.

Das Ressourcenmanagement ist für uns ein wichtiges Thema, steckt aber noch in den Kinderschuhen. Wir sehen bereits heute den Nutzen, weil Ressourcenengpässe früher sichtbar werden.

Gleichzeitig ist das Thema komplex. Wir suchen noch die richtige Flughöhe: Es muss detailliert genug sein, um steuerungsrelevant zu sein, darf aber nicht so kleinteilig werden, dass der Pflegeaufwand unverhältnismäßig steigt.

Gerade deshalb ist es hilfreich, dass BCS uns die Möglichkeit gibt, schrittweise vorzugehen und die Nutzung gemeinsam mit der Organisation weiterzuentwickeln.

Die Einführung von BCS war für viele Projektleiterinnen und Projektleiter eine größere Umstellung. Vorher gab es kein zentrales Tool für das Projektmanagement. Nun müssen Projektdaten regelmäßig gepflegt und Standards eingehalten werden.

Das wird unterschiedlich wahrgenommen. Manche empfinden die neue Transparenz noch als Kontrolle und sehen BCS vor allem als Reporting-Tool. Die Mehrheit ist jedoch sehr positiv eingestellt und entdeckt nach und nach neue Möglichkeiten, sich besser zu organisieren — beispielsweise über das Kanban Board oder Tickets am Projekt.

Wir sehen das als normalen Veränderungsprozess. Ein Projektmanagement-Tool einzuführen bedeutet nicht nur, Software bereitzustellen. Es bedeutet auch, Rollen, Prozesse, Verantwortlichkeiten und Erwartungen klar zu definieren.

Heute ist unser Projektbeantragungsprozess qualitativ deutlich hochwertiger. Ideen werden strukturierter beschrieben, geprüft und entschieden. Der Genehmigungsprozess ist schneller geworden. Prozesse, Verantwortlichkeiten und Entscheidungskompetenzen sind klarer.

Insgesamt sind wir mit BCS sehr zufrieden. Der größte Vorteil ist für uns: Wir haben alles auf einen Blick in einem Tool. BCS unterstützt uns dabei, Projekte einheitlich, nachvollziehbar und transparent zu steuern.

Anpassungen sind möglich, wobei für uns die Devise gilt, uns möglichst am Standard zu orientieren.

Die Beratung durch Projektron erleben wir als sehr gut. Das Schulungsangebot nutzen wir heute kaum noch, weil wir neue Mitarbeitende intern einführen und Projekte gemeinsam mit ihnen aufsetzen. Beim Support hängt die Erfahrung stärker vom Thema und der jeweils zuständigen Person ab; hier sehen wir noch Verbesserungspotenzial.

Bei der Benutzerführung wünschen wir uns teilweise noch mehr Intuitivität. Wer BCS nicht täglich nutzt, kommt regelmäßig mit ähnlichen Fragen zurück. Gleichzeitig sehen wir, dass viele Anwenderinnen und Anwender nach und nach zusätzliche Möglichkeiten entdecken und das Tool zunehmend aktiv nutzen.

Wir würden BCS auf jeden Fall weiterempfehlen.

Wir planen, die Nutzung von BCS weiter auszubauen. Wenn die beiden Pilotprojekte aus der Assetklasse Real Estate erfolgreich sind, könnten wir perspektivisch weitere Bauprojekte und auch unsere Produktentwicklung für neue Fonds in BCS abbilden.

Außerdem prüfen wir, ob wir künftig die Zeiterfassung in BCS stärker nutzen. Denkbar ist auch eine weitere Schnittstelle, um Sachkosten zu importieren und das Projektcontrolling weiter zu verbessern.

Unsere wichtigste Empfehlung an andere Organisationen lautet: nicht mit einem Big Bang starten. Eine schrittweise Einführung, eine klare Pilotierung und ein starker Fokus auf Prozesse sind entscheidend. Das Tool allein löst keine Projektmanagement-Probleme.

Aus unserer Sicht ist ein PMO dabei ein zentraler Erfolgsfaktor. Es sorgt dafür, dass Standards gelebt werden, Fragen aufgegriffen werden und die Organisation Schritt für Schritt lernt, ihr Projektportfolio professioneller zu steuern.