Wesentlich bessere Informationsqualität dank BCS
Anwenderbericht der Carl-Thiem-Klinikum Cottbus gGmbH
Projektron BCS ist ein Werkzeug, in dem alle Beteiligten zeitgleich und in Echtzeit auf sämtliche Informationen in der jeweils aktuellen Version zugreifen können – der Ort an dem alles zusammenfließt. In BCS können wir problemlos unsere gesamte interne Organisation abbilden, Ressourcenplanung und Sachkostenplanung ganzheitlich projektübergreifend umsetzen.
Carl-Thiem-Klinikum auf dem Weg zu einer Universitätsmedizin
Mit 1.200 Betten, über 100.000 Patienten pro Jahr und rund 3.000 Mitarbeitern und Auszubildenden ist das Carl-Thiem-Klinikum nicht nur der größte Arbeitgeber in Cottbus und das größte Krankenhaus im Land Brandenburg, sondern zählt auch zu den größten und leistungsfähigsten Krankenhäusern in ganz Deutschland. Das CTK Cottbus ist mit mehr als 20 Kliniken, Departments und Sektionen ein medizinisches Hochleistungszentrum.
Bereits jetzt sind wir akademisches Lehrkrankenhaus der Berliner Charité und planen im Jahr 2026 in Zusammenarbeit mit der Brandenburgischen Technischen Universität Cottbus-Senftenberg (BTU) und dem Wissenschaftsministerium Brandenburg, als künftiges Universitätsklinikum, die ersten Studenten und Studentinnen begrüßen zu dürfen. Damit sind wir auf dem Weg zur ersten landeseigenen universitätsmedizinischen Einrichtung in Brandenburg.
Die Zukunft der medizinischen Versorgung erfordert einen starken Fokus auf die Digitalisierung. Ziel ist es, das CTK zum Innovationszentrum Universitätsmedizin Cottbus (IUC) zu transformieren. Das CTK befindet sich demnach auf dem Weg, ein Vorreiter hinsichtlich der Digitalisierung im Gesundheitssektor zu werden.
Strategische Digitalisierungsprojekte mit Projektron BCS
Zentrale Aufgabe der Abteilung Digitalisierung & Innovation des Carl-Thiem-Klinikums ist die erfolgreiche Umsetzung der strategischen Digitalisierungsprojekte des CTK. Unserer Abteilung obliegen unter anderem die Themenbereiche des strategischen Projektportfoliomanagements, die Projektsteuerung für strategische Digitalisierungsprojekte sowie dem Aufbau neuer Daten-Infrastrukturen als Basis für den Zugang der Forschung zu medizinischen und prozessualen Versorgungsdaten der Region.
Im Rahmen des Krankenhauszukunftsgesetztes (KHZG) stellt der Bund für verschiedene Fördertatbestände außerdem konkrete Anforderungen in Form der sogenannten Muss-Kriterien, die wir im Rahmen unserer Digitalisierungsprojekte bis Ende des Jahres 2024 realisieren müssen. Zu den Muss-Kriterien zählen unter anderem die Online-Terminbuchung, die Möglichkeit der digitalen Anamnese von zu Hause, Dokumenten-Upload (z.B. Medikationsplan) durch den Patienten vor dem Aufenthalt, Zugriffsmöglichkeiten auf die in der ePA gespeicherten Daten, ein strukturierter Datenaustausch zwischen Leistungserbringern, sowie Schnittstellen, um nachgelagerte Prozesse zu unterstützen, beispielsweise die Suche nach freien Plätzen bei Pflege- und Reha-Anbietern.
Wir etablieren und entwickeln Fähigkeiten, wie man eine Projektorganisation im Gesundheitswesen aufbaut und gestaltet – ein Aspekt, mit dem Krankenhäuser bislang wenige Berührungspunkte hatten und dementsprechend auch wenige Erfahrungen sammeln durften. Nun ist dieser Bedarf aber in hohem Maße vorhanden. Diese Fähigkeiten und Methoden vor Ort zu entwickeln, sehen wir ebenfalls als unsere Aufgabe an. Die Digitalisierung verändert notwendigerweise Prozesse und schafft neue Komplexität. Um diese Komplexität und Prozesse adäquat abbilden zu können, brauchen wir unbedingt ein geeignetes Werkzeug, mit dem alle Beteiligten einfach und zielorientiert umgehen können.
Nur mit einer zentralen Software, in der wir all diese Prozesse und Themen nebst unseren Linientätigkeiten in der IT abbilden und Informationen sammeln und verteilen können, ist diese Vielfalt und Fülle an komplexen Aufgaben zu bewältigen. Seit April 2021 setzen wir in der Abteilung Digitalisierung & Innovation daher vollständig auf Projektron BCS. Hier planen wir unsere strategischen Digitalisierungsprojekte ganzheitlich und sorgen für einen kontinuierlichen Informationsfluss.
BCS ist ein Werkzeug, in dem alle Beteiligten zeitgleich und in Echtzeit auf sämtliche Informationen in der jeweils aktuellen Version zugreifen können – der Ort an dem alles zusammenfließt. Streit über die Gültigkeit irgendwelcher Excel-Planungen und Kommunikationsprobleme aufgrund veralteter Versionen gibt es hiermit nicht. In BCS können wir problemlos unsere gesamte interne Organisation abbilden, Ressourcenplanung und Sachkostenplanung ganzheitlich projektübergreifend umsetzen.
Transformation im Gesundheitssektor – BCS als Faktor
Projektorganisation ist branchenübergreifend ein Thema. Das betrifft nicht nur unseren übergreifenden Sektor des Gesundheitswesens im Allgemeinen, sondern auch die untergeordneten Bereiche IT, Digitalisierung & Innovation und Forschung gleichermaßen. Wir alle sind auf strukturierte Arbeitsweisen angewiesen. Werkzeuge, die wir nutzen, um unsere Arbeitsweisen zu strukturieren, müssen sich der Art und Weise anpassen, wie wir unsere Arbeit intern auch abbilden können – sei es über Kanban oder persönliche Aufgabenzuteilung über Tickets oder automatisierte Workflows. Projektron BCS hält all diese Möglichkeiten vor und erlaubt mir, meine Organisation in ihrer individuellen Arbeitsweise ideal zu spiegeln und in ihrer Kommunikation bestmöglich zu unterstützen.
Etwa 20 Projektleiter, die Projekte in den drei Kernbereichen IT, Digitalisierung & Innovation und Forschung verantworten, sind aktiv in die BCS Nutzung involviert, da sie auf teilweise dieselben Ressourcen zurückgreifen, um ihre Projekte durchzuführen. Für unsere Großprojekte nutzen wir, soweit es für die Organisation im Einzelfall auch passt, die Projektmanagement-Methode PRINCE2, die BCS mit Funktionalitäten und entsprechenden Assistenten optimal unterstützt.
Die interne Organisation und Projektsteuerung sind jedem Bereich selbst überlassen. In unserer Abteilung haben wir im Sinne der agilen Projektabwicklung ein Transformation Office etabliert, in dem wir in vierzehntägigem Rhythmus tagen den Projektfortschritt diskutieren. So stärken wir den Informationsfluss und verkürzen Projektlaufzeiten, denn wir müssen nicht für jede Entscheidung einen Lenkungsausschuss konsultieren.
Die Geschäftsführung muss nur in solchen Fällen involviert werden, in dem das Transformation Office aus sich heraus bezüglich einer Fragestellung keine Entscheidungsbefugnis mehr hat (Out of Budget, Scope Change, usw.).
Multiprojektmanagement und Ressourcenplanung mit BCS
Ich habe Projektron BCS durchwegs als flexibles und methodisch unterstützendes Werkzeug kennengelernt. Methodisch unterstützend sind beispielswiese die Assistenten, die Projektleiter durch verschiedenste Prozesse führen und auf Handlungsbedarf hinweisen.
Eine unserer Kernanforderungen an eine Projektmanagement-Software war der Aspekt des Multi-Projektmanagement. Wir müssen in der Lage sein zu sehen, ob eine Ressource sowohl in einem Projekt unserer IT-Abteilung und zeitgleich in einem Projekt aus dem Bereich Forschung involviert ist. Nur so ist eine wirtschaftlich sinnvolle Ressourcenauslastung ohne Überlastung planbar.
Ressourcen, gerade im technischen Umfeld, sind limitiert. Hier sind verschiedene Stakeholder und verschiedene Aktivitäten involviert: Neben Linientätigkeiten in der IT fallen strategische Projekte an, die aber auf die gleichen Ressourcen angewiesen sind. Dadurch wird eine Priorisierung notwendig. Sind bestimmte Ressourcen nicht verfügbar, unterstützt BCS aktiv bei der Einschätzung, welche Aktivitäten wichtig und welche Aktivitäten dringend sind und erleichtert die nötige Umpriorisierung.
Bei der Planung und Steuerung der zahlreichen gleichzeitigen Projekte ist natürlich die Ressourcensteuerung ein konstant anfallender Aufgabenbereich. Praktisch an BCS ist, dass dort hinterlegte Urlaubstermine, Arbeitszeitmodelle und andere Abwesenheitstermine direkt auf die Ressourcenplanung einzahlen. Auch für die finanzielle Steuerung der Projekte und die Sachkostenplanung ist BCS unverzichtbar.
Als kommunales Haus sind wir zudem darauf angewiesen, auch externe Stakeholder in die Plattform zu integrieren und auf verschiedene Art und Weise an Projekten und deren Umsetzung zu beteiligen und mitwirken zu lassen. BCS bietet hierfür die idealen Voraussetzungen, da sich auch externe Projektbeteiligte problemlos involvieren lassen und jeder die Informationen erhält, die er benötigt.
Da wir auch unsere Finanzbuchhaltung in unsere Projektmanagement- und Planungsaktivitäten einbeziehen, werden wir uns künftig noch stärker mit den Möglichkeiten der Kostenträger und Kostenarten in BCS auseinandersetzen, um geplante Mittelabrufe und Budgetplanungen intern noch transparenter und direkter kommunizieren zu können.
Fazit: Qualität over Demand
Wir haben BCS als enorm nutzstiftendes Werkzeug kennengelernt. Dazu zählt nicht allein die bloße Funktionalität, sondern vielmehr auch die Qualität des Service. Bei der Entscheidung für oder wider eine Software vernachlässigt man allzu gern diesen – meiner Meinung nach entscheidenden – Aspekt.
Wenn es wirklich schnell gehen muss, konnten wir uns immer auf die Projektron GmbH verlassen.
Zwei Beispiele:
| 1. | Vor wenigen Wochen benötigten wir in der Portfolioübersicht eine Gesamtrechnungseingangs-Spalte. Nach unserer Anfrage beim Projektron-Support, war die Spalte in weniger als 24 Stunden eingerichtet und einsatzbereit. Das ist aus meiner Sicht ein entscheidender Unterschied zu Open-Source-Lösungen und jedem anderen Tool-Anbieter auf dem Markt. |
| 2. | Updates, um uns vor kritischen Sicherheitslücken zu schützen, wie beispielsweise Log4J, hatte die Projektron GmbH bereits eingespielt, bevor wir sie überhaupt darauf aufmerksam machen konnten. |
Was uns zudem beeindruckt, ist die Release-Stabilität und -Transparenz von Projektron BCS selbst. Wir haben allzeit das Gefühl, transparent über die Produktentwicklung informiert zu sein – sei es über die Website, den Newsletter oder die Releaseveranstaltungen im festen quartalsweisen Releasezyklus.
Ein Besuch auf der Website und man sieht sofort:
- Was ist geplant fürs nächste Release?
- Was ist zuletzt herausgekommen?
- Was gibt es schon, aber nutze ich vielleicht noch gar nicht?
Wegen dieser Transparenz und Verlässlichkeit verdient die Produktentwicklung von Projektron großes Lob. Im Haus hatten wir bereits drei Schulungen durchführen lassen, die die Projektron GmbH individuell inhaltlich auf unsere Anforderungen und Bedürfnisse zugeschnitten hat. Auch mit deren Durchführung und der individuellen Beratung sind wir durchwegs sehr zufrieden.
Das qualitative Ergebnis unserer BCS-Nutzung: Wir haben eine wesentlich bessere Informationsqualität. Die Bereitstellung von relevanten Informationen für alle Projektbeteiligten ist nun eine Bringschuld der Projektleiter. Unser Ziel ist, dass sich alle Projekte inklusive ihrer relevanten Steuerungs- und Ressourceninformationen in Projektron BCS wiederfinden.
