Une qualité d'information nettement meilleure grâce à BCS
Témoignage d'utilisateur de la clinique Carl-Thiem Cottbus gGmbH
Projektron BCS est un outil dans lequel toutes les personnes concernées peuvent accéder simultanément et en temps réel à toutes les informations dans leur version actuelle - l'endroit où tout converge. Dans BCS, nous pouvons reproduire sans problème toute notre organisation interne, mettre en œuvre la planification des ressources et la planification des coûts matériels de manière globale pour tous les projets.
La clinique Carl-Thiem sur la voie d'une médecine universitaire
Avec 1.200 lits, plus de 100.000 patients par an et environ 3.000 employés et apprentis, la clinique Carl-Thiem n'est pas seulement le plus grand employeur de Cottbus et le plus grand hôpital du Land de Brandebourg, mais compte également parmi les hôpitaux les plus grands et les plus performants de toute l'Allemagne. Avec plus de 20 cliniques, départements et sections, le CTK Cottbus est un centre médical de haute performance.
Nous sommes déjà un hôpital universitaire d'enseignement de la Charité de Berlin et prévoyons d'accueillir les premiers étudiants et étudiantes en 2026, en collaboration avec l'Université technique brandebourgeoise de Cottbus-Senftenberg (BTU) et le ministère des Sciences du Brandebourg, en tant que futur hôpital universitaire. Nous sommes ainsi en passe de devenir le premier établissement de médecine universitaire appartenant au Land dans le Brandebourg.
L'avenir des soins médicaux exige de mettre fortement l'accent sur la numérisation. L'objectif est de transformer le CTK en centre d'innovation de la médecine universitaire de Cottbus (IUC). Le CTK est donc en passe de devenir un pionnier de la numérisation dans le secteur de la santé.
Projets de numérisation stratégiques avec Projektron BCS
La tâche centrale du département de numérisation et d'innovation de la clinique Carl-Thiem est la mise en œuvre réussie des projets de numérisation stratégiques du CTK. Notre département est chargé, entre autres, de la gestion du portefeuille de projets stratégiques, du pilotage des projets de numérisation stratégiques et de la mise en place de nouvelles infrastructures de données comme base pour l'accès de la recherche aux données médicales et de processus de la région.
Dans le cadre de la loi sur l'avenir des hôpitaux (KHZG), l'État fédéral pose en outre des exigences concrètes pour différents éléments de promotion sous la forme de critères dits obligatoires, que nous devons réaliser dans le cadre de nos projets de numérisation d'ici la fin de l'année 2024. Parmi les critères obligatoires figurent notamment la réservation de rendez-vous en ligne, la possibilité d'une anamnèse numérique à domicile, le téléchargement de documents (p. ex. plan de médication) par le patient avant son séjour, les possibilités d'accès aux données enregistrées dans l'ePA, un échange de données structuré entre les fournisseurs de prestations, ainsi que des interfaces permettant de soutenir les processus en aval, par exemple la recherche de places disponibles auprès des prestataires de soins et de rééducation.
Nous établissons et développons des compétences pour la mise en place et la conception d'une organisation de projet dans le secteur de la santé - un aspect avec lequel les hôpitaux n'avaient jusqu'à présent que peu de points de contact et, par conséquent, peu d'expérience. Or, ce besoin est désormais très présent. Nous considérons également qu'il est de notre devoir de développer ces compétences et ces méthodes sur place. La numérisation modifie nécessairement les processus et crée une nouvelle complexité. Pour pouvoir représenter cette complexité et ces processus de manière adéquate, nous avons absolument besoin d'un outil approprié que tous les participants peuvent utiliser de manière simple et ciblée.
Seul un logiciel central, dans lequel nous pouvons représenter tous ces processus et thèmes en plus de nos activités de ligne dans l'IT et collecter et distribuer des informations, nous permet de maîtriser cette diversité et cette abondance de tâches complexes. C'est pourquoi, depuis avril 2021, nous misons entièrement sur Projektron BCS au sein du département Numérisation & Innovation. Nous y planifions nos projets stratégiques de numérisation de manière globale et assurons un flux d'informations continu.
BCS est un outil dans lequel toutes les parties prenantes peuvent accéder simultanément et en temps réel à toutes les informations dans leur version actuelle - l'endroit où tout converge. Il n'y a pas de dispute sur la validité d'un quelconque planning Excel ni de problèmes de communication dus à des versions obsolètes. Dans BCS, nous pouvons facilement reproduire toute notre organisation interne et mettre en œuvre la planification des ressources et la planification des coûts matériels de manière globale, pour tous les projets.
Transformation dans le secteur de la santé - BCS comme facteur
L'organisation de projet est un sujet qui concerne tous les secteurs. Cela ne concerne pas seulement notre secteur transversal de la santé en général, mais aussi les secteurs subordonnés de l'informatique, de la numérisation & de l'innovation et de la recherche de la même manière. Nous sommes tous tributaires de méthodes de travail structurées. Les outils que nous utilisons pour structurer nos méthodes de travail doivent s'adapter à la manière dont nous pouvons également représenter notre travail en interne, que ce soit par Kanban ou par l'attribution personnelle de tâches via des tickets ou des flux de travail automatisés. Projektron BCS offre toutes ces possibilités et me permet de refléter idéalement mon organisation dans son mode de travail individuel et de la soutenir au mieux dans sa communication.
Une vingtaine de chefs de projet, responsables de projets dans les trois domaines clés que sont l'informatique, la numérisation & l'innovation et la recherche, sont activement impliqués dans l'utilisation de BCS, car ils ont parfois recours aux mêmes ressources pour mener à bien leurs projets. Pour nos grands projets, nous utilisons, dans la mesure où cela convient également à l'organisation au cas par cas, la méthode de gestion de projet PRINCE2, que BCS soutient de manière optimale avec des fonctionnalités et des assistants correspondants.
L'organisation interne et la gestion des projets sont laissées à l'appréciation de chaque service. Dans notre département, nous avons établi un Transformation Office dans l'esprit de la gestion de projet agile, dans lequel nous nous réunissons tous les quinze jours pour discuter de l'avancement du projet. Nous renforçons ainsi le flux d'informations et réduisons les durées des projets, car nous ne devons pas consulter un comité de pilotage pour chaque décision.
La direction ne doit être impliquée que dans les cas où le Transformation Office n'a plus de pouvoir de décision sur une question (Out of Budget, Scope Change, etc.).
Gestion multi-projets et planification des ressources avec BCS
J'ai toujours trouvé que Projektron BCS était un outil flexible et méthodologique. Les assistants qui guident les chefs de projet à travers les processus les plus divers et qui indiquent les actions à entreprendre sont un exemple de soutien méthodologique.
L'une de nos principales exigences envers un logiciel de gestion de projet était l'aspect de la gestion multi-projets. Nous devons être en mesure de voir si une ressource est impliquée à la fois dans un projet de notre département informatique et dans un projet de recherche. Ce n'est qu'ainsi qu'il est possible de planifier une utilisation économiquement raisonnable des ressources sans surcharge.
Les ressources, surtout dans le domaine technique, sont limitées. Ici, différentes parties prenantes et différentes activités sont impliquées : Outre les activités de ligne dans l'IT, des projets stratégiques sont en cours, mais ils dépendent des mêmes ressources. Une priorisation est donc nécessaire. Si certaines ressources ne sont pas disponibles, BCS aide activement à évaluer quelles activités sont importantes et quelles activités sont urgentes et facilite le changement de priorité nécessaire.
Lors de la planification et de la gestion de nombreux projets simultanés, la gestion des ressources est bien sûr une tâche constante. Ce qui est pratique avec BCS, c'est que les dates de congés, les modèles de temps de travail et autres dates d'absence qui y sont enregistrés influent directement sur la planification des ressources. BCS est également indispensable pour la gestion financière des projets et la planification des coûts matériels.
En tant que collectivité locale, nous devons également intégrer des parties prenantes externes dans la plateforme et les faire participer et collaborer de différentes manières aux projets et à leur mise en œuvre. BCS offre les conditions idéales pour cela, car les participants externes au projet peuvent également être impliqués sans problème et chacun reçoit les informations dont il a besoin.
Comme nous impliquons également notre comptabilité financière dans nos activités de gestion de projet et de planification, nous allons à l'avenir nous intéresser de plus près aux possibilités offertes par les objets de coûts et les natures comptables dans BCS, afin de pouvoir communiquer de manière encore plus transparente et directe en interne les appels de fonds et les planifications budgétaires prévus.
Conclusion : la qualité à la demande
Nous avons appris à connaître BCS comme un outil extrêmement utile. Il ne s'agit pas seulement de la fonctionnalité, mais aussi de la qualité du service. Lorsqu'on se décide pour ou contre un logiciel, on a tendance à négliger cet aspect qui est, à mon avis, décisif.
Quand il faut vraiment aller vite, nous avons toujours pu compter sur Projektron GmbH.
En voici deux exemples :
| 1. | Il y a quelques semaines, nous avions besoin d'une colonne de réception de facture totale dans l'aperçu du portefeuille. Après notre demande auprès du support Projektron, la colonne a été mise en place et opérationnelle en moins de 24 heures. C'est à mon avis une différence décisive par rapport aux solutions open source et à de nombreux autres fournisseurs d'outils sur le marché. |
| 2. | Les mises à jour destinées à nous protéger contre les failles de sécurité critiques, telles que Log4J, étaient déjà installées par Projektron GmbH avant même que nous ayons pu attirer leur attention sur ce point. |
Ce qui nous impressionne également, c'est la stabilité et la transparence des versions de Projektron BCS lui-même. Nous avons toujours l'impression d'être informés de manière transparente sur le développement du produit, que ce soit par le biais du site web, de la newsletter ou des événements de release dans le cadre du cycle de release trimestriel fixe.
Une visite sur le site web et on voit tout de suite :
- Qu'est-ce qui est prévu pour la prochaine version ?
- Qu'est-ce qui est sorti récemment ?
- Qu'est-ce qui existe déjà, mais que je n'utilise peut-être pas encore ?
Grâce à cette transparence et à cette fiabilité, le développement de produits de Projektron mérite des éloges. Nous avons déjà organisé trois formations en interne, dont le contenu a été adapté individuellement par Projektron GmbH à nos exigences et à nos besoins. Nous sommes également très satisfaits de leur déroulement et de leurs conseils personnalisés.
Le résultat qualitatif de notre utilisation de BCS : nous avons une bien meilleure qualité d'information. La mise à disposition d'informations pertinentes pour toutes les personnes impliquées dans le projet est désormais une dette que les chefs de projet doivent apporter. Notre objectif est que tous les projets se retrouvent dans Projektron BCS, y compris leurs informations de pilotage et de ressources pertinentes.
