Zeiterfassung als Basis datengetriebener Projektkalkulation
Anwenderbericht von Alfha GmbH & Co. KG
Mit Projektron BCS haben wir eine zentrale Plattform gefunden, die unser komplexes Projektgeschäft strukturiert abbildet und gleichzeitig flexibel genug ist, um unsere individuellen Anforderungen zu erfüllen. Die Zusammenarbeit mit dem Projektron-Team ist professionell, partnerschaftlich und stets lösungsorientiert. Die Entscheidung für BCS war ein Meilenstein in unserer digitalen Weiterentwicklung – sie fühlt sich bis heute absolut richtig an.
Alfha – seit 40 Jahren Branchenspezialist für die Holzindustrie
Unser Unternehmen Alfha wurde 1985 vom Elektromeister Alfons Habbel gegründet und war in den ersten Jahren vor allem in den Bereichen Elektroinstallationen, Schaltschrankbau und Steuerungstechnik tätig. Zu den ersten Kunden zählten mehrere Sägewerke und holzverarbeitende Unternehmen und auf diese Branche haben wir uns seither spezialisiert. Seit 1998 ist mit Achim Habbel die zweite Generation ebenfalls mit im Unternehmen, seit 2005 führt er das Familienunternehmen gemeinsam mit seinem Vater. Mit mittlerweile fast 60 Mitarbeitenden und über 300 Kunden sind wir eines der führenden Unternehmen für Automatisierungs- und Informationstechnik für die Holz- und Sägeindustrie in Mitteleuropa.
In unserer Elektrowerkstatt planen und fertigen wir Schaltschränke und Bedienpulte und statten ganze Leitstände mit dem notwendigen Equipment aus. Unsere Elektriker verkabeln die teils über 100 Meter langen Fertigungsanlagen und legen damit die Grundlage für die Steuerungstechniker. Diese entwickeln SPS-Ablaufprogramme für die automatisierte Fertigung und nehmen diese bei unseren Kunden vor Ort in Betrieb. Die Softwareabteilung entwickelt Systeme für die Arbeitsvorbereitung sowie Fertigungsleitsysteme, die die teils sehr komplexen Anlagen mit den notwendigen Daten versorgen und die Materialflusssteuerung übernehmen.
Um möglichst viel aus einer Hand anbieten zu können, bieten wir auch Messtechnik an, bspw. Dimensionsvermessungen für Bretter, aber auch 3D-Scannersysteme für Baumstämme oder solche, die Rindenanteile an Brettern erkennen können. Mit unseren Automatisierungssystemen und Softwareprodukten können wir so in Sägewerken die Fertigung vom Baumstamm bis zum fertigen Bretterpaket steuern.
Ein weiterer Schwerpunkt ist die Fertigung von verleimten Holzbaustoffen, u. a. sogenanntem Brettschichtholz und Brettsperrholz, welches für die Konstruktion von Gebäuden verwendet wird. In automatisierten Anlagen entstehen so u. a. auch fertige Wand- und Deckenelemente für Gebäude. 2024 haben wir solche Elemente für einen Anbau unseres Firmengebäudes verwendet, produziert auf einer von uns gesteuerten Anlage eines unserer Stammkunden.
Neben der Lieferung von Systemen für Neuanlagen, oftmals als Partner oder Subunternehmer von Maschinenbauern der Holzbranche, ist die Modernisierung von Bestandsanlagen eines unserer Steckenpferde. Dadurch kann oftmals nicht nur die Betriebssicherheit wieder hergestellt und eine Anlage auf den Stand der Technik gebracht werden, sondern durch den Einsatz neuer Messtechnik oder verbesserter Optimierungssysteme lassen sich mitunter auch Ausbeutesteigerungen oder Verbesserungen der Produktqualität erzielen. Für uns ist es ein positives Gefühl, ein Antrieb Systeme herzustellen und Software zu entwickeln, mit deren Hilfe nachwachsende und klimafreundliche Holzbaustoffe ressourcenschonend und effizient gefertigt werden können.
Kundenprojekte unter komplexen Anforderungen
Der Großteil unserer Aufträge und somit unseres Umsatzes macht das Projektgeschäft mit den zuvor beschriebenen Automatisierungs- und IT-Systemen aus. Die zu steuernden Anlagen sind i. d. R. kundenspezifisch von den jeweiligen Maschinenbauunternehmen geplant und geliefert. Auch wenn sich Anlagen ähneln und häufig ähnliche Maschinen und Komponenten verbaut werden, so gleicht doch kaum eine Anlage der anderen. Insofern wird auch die Leistungselektronik anlagenspezifisch ausgelegt und die Elektrofertigung ist prinzipiell eine Einzelfertigung. Auch die Entwicklung der SPS-Ablaufprogramme sowie der Fertigungsleitsysteme sind eher der Individualprogrammierung zuzuordnen. Die Projekte sind im Laufe der Jahre immer komplexer geworden, die Projektteams größer. So entstand auch der Bedarf, das Projektmanagement softwareseitig abzudecken.
Der Weg zur passenden Softwarelösung
Wir hatten bereits Mitte der 2010er Jahre, als wir evaluiert haben, ein neues ERP-System einzuführen, Kontakt zur Projektron GmbH. Aufbau und Funktionsweise von Projektron BCS haben uns schon damals sehr gut gefallen, ebenso der Funktionsumfang beim Projektmanagement und beim Ticketsystem. Allerdings war unsere Suche damals auf ein ganzheitliches ERP gerichtet, welches für den Bereich der Elektrofertigung auch Materialwirtschaft mit Großhändler-Anbindung, Stücklisten in der Angebotskalkulation u. ä. Themen beherrschen sollte. Wir haben uns in den Folgejahren darum für ein anderes ERP-System entschieden.
Das ERP-System deckte grundsätzlich alle Bereiche ab und konnte umfassend angepasst werden. Jedoch waren wir mit der Betreuung durch den Anbieter nicht zufrieden und in Folge durch die fehlende Unterstützung viel zu langsam bei der Einführung weiterer Module. Auch die fehlende Weiterentwicklung der Systemarchitektur, eine klassische MS Windows-Anwendung, die für den Betrieb in einem LAN ausgelegt ist, bereitete uns Kopfschmerzen. Insofern haben wir uns 2023 für einen harten Schnitt entschieden und das ERP-System abgelöst.
Erfolgreicher Neustart mit Projektron BCS
Wir sind nun auf eine zweigeteilte Lösung gegangen: Ein System deckt die Angebotskalkulation, Materialwirtschaft und die kaufmännische Abwicklung ab, die Schwerpunkte Projektmanagement, Zeiterfassung, Ticketsystem, Terminplanung sowie die interne Organisation werden jetzt bei uns über Projektron BCS abgedeckt.
Für die vorgenannten Bereiche war Projektron BCS bei unserem erneuten Auswahlverfahren direkt der Favorit. Bei unserer damaligen Vertriebsansprechpartnerin und heutigen Kundenbetreuerin haben wir uns von Beginn an sehr gut aufgehoben gefühlt: Unser Anforderungs- und Fragenkatalog wurde sehr gewissenhaft und detailliert beantwortet, Angebote kurzfristig erstellt und in der Folgezeit offene Fragen zuverlässig beantwortet. Dabei konnten wir einen positiven Eindruck gewinnen, der sich seither in der ganzen Zusammenarbeit fortsetzt: Ein offensichtlich sehr guter Teamgeist und ein gutes Miteinander bei Projektron. Gab es in Online-Meetings spezielle Fragen und offene Punkte, wurde häufig direkt, ohne vorherige Absprache, eine Kollegin oder ein Kollege aus dem jeweiligen Bereich hinzugezogen, die Themen besprochen, Funktionen direkt im System zusammen angeschaut oder nach möglichen Alternativen gesucht, wenn es die ursprünglich von uns gewünschte Funktion in dieser Form im Standard nicht gab.
Der Umgang der Projektron Mitarbeitenden wirkt auf uns immer freundlich, kollegial und im positiven Sinne locker. Etwas, das uns intern auch sehr wichtig ist, und insofern für uns ein weiterer Pluspunkt für Projektron war und ist.
Vom Anforderungsworkshop zum eigenen Admin-Team
Nach unserer finalen Zusage fand schließlich ein Anforderungsworkshop statt. Der Termin war gut vorbereitet und verlief zugleich strukturiert und effektiv als auch auf zwischenmenschlicher Basis angenehm.
Zur Dokumentation aller Anforderungen haben wir direkt ein Test-BCS verwendet und unsere Anforderungen dort als Tickets erfasst. Als Ergebnis des Workshops stand fest, welche Anforderungen wie umgesetzt werden: Vieles war bzw. ist über den Standard abgedeckt, manches konnten wir in der Folge selbst anpassen, anderes konfigurierte bzw. implementierte die Projektron GmbH für uns.
Im Anschluss daran haben wir ein eigenes BCS-Adminteam über eine inhouse Projektleiter-Schulung sowie die inhouse Administrations-Basis-Schulung ausbilden lassen. Danach haben wir mit Unterstützung von Projektron unser eigenes Test- und Produktivsystem auf einem Inhouse-Server aufgesetzt und mit der Konfiguration begonnen.
Parallel hat Projektron mit der Umsetzung einiger Anforderungen begonnen. Dabei haben wir uns für das Modell mit einem festen technischen Ansprechpartner im Support für Konfigurationen und Anpassungen entschieden und sind mit diesem Weg sehr zufrieden. Die Abwicklung über das Supportportal und die Kommunikation mit unserem Ansprechpartner läuft reibungslos und die Umsetzung entspricht unseren Anforderungen bzw. Wünschen.
Da sowohl Projektron als auch wir selbst konfigurative Anpassungen und Erweiterungen durchführen, arbeiten mit dem Konfigurationsversionierungsdienst und synchronisieren unsere Konfiguration darüber. Bevor wir mit dem System produktiv gegangen sind, haben wir die Poweruser und das Projektmanagementteam ebenfalls durch Projektron schulen lassen. Durch Regel-Meetings in der Einführungsphase sind wir auf Kurs geblieben und hatten immer Ankerpunkte für gegenseitige Absprachen.
Schwerpunkt Zeiterfassung: Komplexe Arbeitszeitmodelle abbilden
Ein Schwerpunkt bei der Einführung war und ist in unserer heutigen Nutzung von BCS die Zeiterfassung: Alle Mitarbeitenden erfassen im System ihre Anwesenheitszeiten, teils auch über die BCS-App. Zudem verwalten wir alle Abwesenheiten wie Urlaub, Freizeitausgleich oder Krankheit in BCS.
Wir haben viele unterschiedliche Arbeitszeitmodelle und einige Sonderregelungen bezüglich Überstunden, Arbeitszeitkonten, der Vergütung von Arbeit an Sonn- und Feiertagen usw. Alle diese Anforderungen können wir über BCS abbilden. Zusätzlich haben wir eine Exportschnittstelle von Projektron umsetzen lassen, die die Daten für die Gehaltsabrechnung aufbereitet.
Neben den Anwesenheitszeiten nutzen wir das System intensiv für die Zuordnung der Arbeitszeiten zu Projekten und Kostenstellen. Dabei verwenden wir zahlreiche Funktionalitäten, die BCS anbietet: Projekte mit Unterprojekten und Aufgaben für unsere Kundenprojekte sowie zum Teil für interne Projekte, differenzierte Daueraufgaben für die laufende Betreuung von Stammkunden und deren Anlagen sowie Betriebstätigkeiten und -aufgaben zur Abbildung unserer Kostenstellenstruktur.
Über Funktionen und Funktionssätze bilden wir unterschiedliche Qualifikationsstufen und Verrechnungssätze ab, ebenso verwenden wir Leistungsarten für eine differenzierte Gruppierung und Abrechnung, etwa von Entwicklungs-, Vor-Ort- oder Reisezeiten. Der Großteil der Mitarbeitenden erfasst so in der Ansicht „Tagesbuchen“ sehr detailliert die Arbeitszeit und wir nutzen diese Daten zur laufenden Projektkalkulation sowie als transparenten Nachweis gegenüber unseren Kunden, wenn eine Abrechnung nach Aufwand vereinbart ist.
Projektzeit auf Knopfdruck erleichtert Projektkalkulation
Beim Erstellen von Projekten haben wir die Assistenten auf unsere Bedürfnisse angepasst, so dass unsere Projektassistenz neue Projekte nun sehr strukturiert und durch die Software geführt anlegen kann.
Bei den Stammdaten haben wir, dank der Kenntnisse der Admin-Schulung, einige Felder ergänzt und vorhandene angepasst. Ein Beispiel hierfür ist der Endkunde: Wir arbeiten häufiger im Auftrag eines Maschinenbauers, welcher dann unser Kunde ist, führen die Installation und Inbetriebnahme dann aber beim „Endkunden“, bspw. einem Säge- oder Leimholzwerk, direkt durch, so dass die Information auch in den Projektstammdaten entscheidend ist.
Beim Teamplan ordnen wir Mitarbeitende mit deren Funktionen i. d. R. detailliert auf Ebene der Unterprojekte und Aufgaben zu, um bei ihnen die Aufgabenlisten nicht zu sehr aufzublähen.
Zum Teil nutzen wir auch die Funktionalität der Personengruppe. Ein Beispiel ist die Personengruppe „Elektro-Fertigung,“ da wir auf Projektmanagementebene vorab nicht planen, welche Mitarbeitenden genau welche Schaltschränke oder Bedienpulte fertigen, sondern diese Arbeitseinteilung jeweils täglich oder wöchentlich und je nach personeller Verfügbarkeit vom Werkstattleiter vorgenommen wird.
Tickets statt Zettelwirtschaft
Tickets sind für uns ein weiteres entscheidendes BCS-Thema. Vor der Einführung von BCS hatten wir, das müssen wir zu unserer eigenen Schande gestehen, kein einheitliches Ticketsystem, sondern eine bunte Mischung von Tools.
Durch das Wachstum des Unternehmens in den vergangenen Jahren stieg auch die Anzahl an Aufgaben, Anforderungen, Supportanfragen usw., welche nun alle über Tickets in BCS verwaltet werden können. In einigen Unternehmensbereichen wird das bereits gut praktiziert, insb. in der Softwareentwicklung.
Unser Bestreben ist nun der konsequente unternehmensweite Einsatz. Wir haben in Zusammenarbeit mit Projektron einige konfigurative Anpassungen vorgenommen, um mit Tickets in BCS unsere Prozesse optimal abbilden zu können. Ein Beispiel sind angepasste Status und rollenbasierte Statusübergänge: So können manche Übergänge nur vom Kunden, andere nur durch den Alfha-Projektleiter vorgenommen werden.
Weil wir selbst sehr überzeugt vom BCS-Supportportal sind, haben wir uns dazu entschlossen, auch unseren Kunden ein Supportportal über BCS anzubieten. Dafür haben wir mit der Unterstützung durch unseren technischen Betreuer von Projektron einen eigenen BCS-Supportserver aufgesetzt, auf den berechtige Kunden zugreifen können. Freigegebene Projekte mit deren Aufgaben und externen Tickets werden automatisch zwischen unserem internen Produktivsystem und dem Supportsystem synchronisiert.
Das BCS ist zentrale Steuerungsplattform für Termine & Ressourcen
Als letztes Beispiel der von uns genutzten BCS-Funktionen möchten wir hier das Thema Termine und Terminplan ansprechen. Bei der zuvor beschriebenen Suche nach einer neuen Softwarelösung konnten erstaunlich viele Systeme unsere Anforderungen an einen Terminplan nicht umsetzen. Wir benötigen i. d. R. keinen detaillierten Projektzeitplan, also ein typisches Gantt-Diagramm, das den zeitlichen Ablauf und Abhängigkeiten anzeigt. Hingeben ist eine Übersicht aller Mitarbeitenden und deren Zuordnung auf Tages- oder Wochenebene zu den einzelnen Projekten ein ganz entscheidendes Steuerungsinstrument unseres Multiprojektmanagement und der Mitarbeitereinsatzplanung.
Genau dies bietet uns BCS mit dem zusätzlichen Vorteil, dass neben dispositiven „Plan-Terminen“ für Projekte bzw. Aufgaben auch Abwesenheiten oder andere Termine wie Besprechungen und Online-Meetings in einer Ansicht darstellbar sind. Durch individuell konfigurierte Terminarten unterscheiden wir dabei auch farblich bspw. geplante Entwicklungstätigkeiten von Vor-Ort-Einsätzen bei unseren Kunden.
Beim Thema Termine nutzen wir auch das Rechte-Systeme von BCS: „Plan-Termine“ werden nur von der Mitarbeitereinsatzplanung eingetragen, Krankheiten durch die Personalverwaltung und bei Urlaub- und Freizeitanträgen greifen Genehmigungsworkflows mit hinterlegten Abteilungsleitern. Für die strukturierte Vorbereitung und effiziente Durchführung von Terminen wie Kick-Offs oder interne Besprechungen nutzen wir die Agenda-Funktion von BCS, im Termin selbst zum Teil den Präsentationsmodus, protokollieren die Ergebnisse, legen Folgetermine oder Tickets an und vertagen bei Bedarf Agenda-Punkte auf Folgetermine.
Wir sind von der Termin-Funktionalität so überzeugt, dass wir BCS als alleiniges Terminsystem im Unternehmen etablieren wollen und eruieren daher aktuell gemeinsam mit Projektron wie wir auch externe Termine bzw. Teilnehmer über Schnittstellen einbinden können, auch wenn wir Microsoft 365 nicht nutzen.
Fazit und Ausblick auf weitere BCS-Funktionen
Es ist nun etwa ein halbes Jahr vergangen, seit wir mit BCS produktiv gegangen sind. Unsere hohe Zufriedenheit mit dem System und dem Projektron-Team während der Auswahl-, Konfigurations- und Einführungsphase hat sich nicht verändert. Die Entscheidung zu Projektron BCS zu wechseln, fühlt sich sehr gut an. Funktionalität und Usability von BCS haben bei vielen Mitarbeitenden zu einer Akzeptanzsteigerung beim nicht immer beliebten Thema Zeiterfassung und auch beim Handling der Tickets geführt.
Wir sehen noch sehr viel Potenzial für Alfha in BCS. Einer der nächsten Schritte ist der Einsatz des Rechnungsmoduls. Unser Ansinnen ist hier die Vorbereitung von dienstleistungsbasierten Rechnungspositionen in BCS und der Export an unsere Software für die Auftragsverarbeitung. Positiv finden wir auch die kontinuierliche Weiterentwicklung des Systems. So nutzen einige bereits das persönliche Kanban-Board zur Eigenorganisation und wir sind gespannt auf die anstehenden Neuheiten bei der Zeiterfassung. Zu unserer Strategie und unseren Unternehmenswerten gehören das Anstreben langfristiger Beziehungen und der wertschätzende Umgang mit allen Akteuren. Wir glauben, dass unsere Zusammenarbeit mit Projektron im guten Einklang damit steht, wir mit ihnen einen weiteren langfristigen und zuverlässigen Partner gefunden haben und darüber hinaus schätzen und mögen wir unsere Projektron Ansprechpartner.
