Effizientes Projektmanagement für den Breitbandausbau
Anwenderbericht der e.discom Telekommunikation GmbH
Wir haben eine PM-Software gesucht, die unseren Standard nach IPMA abbilden kann. Mit BCS haben wir die Möglichkeit, unsere Projekte von der Initialisierungsphase bis zum Projektabschluss abzubilden. Auch bei der stetigen Weiterentwicklung des BCS-Tools werden kundenindividuelle Bedarfe berücksichtigt und umgesetzt.
e.discom: Glasfaser-Kompetenz Nordost
Die e.discom Telekommunikation GmbH ist eine 100%ige Tochtergesellschaft der E.DIS AG und wurde im Jahr 1996 gegründet. Wir sind ein etablierter Anbieter in der Glasfaserbranche mit großem Know-how und Expertise auf dem Gebiet der Netzerrichtung, Betrieb und Telekommunikation. Hauptgeschäftsfelder sind die Bereitstellung und das Management von Datenübertragungswegen, Internet-Dienstleistungen, VoIP- und Sicherheits-Lösungen.
Von Kap Arkona bis Jüterbog – das Netzgebiet der e.discom erstreckt sich über die Fläche von Mecklenburg-Vorpommern und Brandenburg und verfügt über eines der modernsten und leistungsfähigsten Hochgeschwindigkeitsnetze. Das Glasfasernetz umfasst über 14.000 Kilometer und ist ein sicheres Fundament für die digitale Infrastruktur der beiden Bundesländer. Darüber hinaus baut und betreibt die e.discom Funkmasten, die das 450-MHz-Netz unterstützen und ist damit verlässlicher Partner, wenn es um Schutz und Aufrechterhaltung der kritischen Infrastruktur geht. Die e.discom betreibt in ihrem Netzgebiet 725 Technikstandorte, Kollokationsflächen für Carrier, Funkmaste und Funkstandorte und Multiservicenetzwerke.
Zusätzlich engagieren wir uns seit 2018 im geförderten Breitbandausbau im Rahmen des „Weißen-Flecken-Programms“ der Bundesregierung. Über 200 Mitarbeitende sorgen in der Region dafür, dass dieses Glasfasernetz nicht nur stetig wächst, sondern höchste Zuverlässigkeit und ein schneller, effektiver Kundenservice garantiert werden kann. Als Versorger von regionalen Unternehmen, öffentlichen Einrichtungen und Stadtverwaltungen sorgt die e.discom mit leistungsfähigen Übertragungswegen für eine wichtige Grundlage der Sicherung und Weiterentwicklung einer starken Wirtschaft in der Heimat.
Die Breitbanderschließung hat für die e.discom hohe Priorität, denn mit der fortschreitenden Entwicklung einer Gigabit-Gesellschaft sind hohe Bandbreiten Voraussetzung für zahlreiche Anwendungen, die den Lebens- und Berufsalltag breiter Gesellschaftsschichten bestimmen oder bestimmen werden.
Werkzeug für komplexe Projekte
Bis 2020 haben wir unsere Projekte mit Excel-Listen geplant, verwaltet, ausgewertet und mittels Power-Point Folien dargestellt. Da unsere Projekte im Bereich Telekommunikation und im Breitbandausbau sehr komplex sind und eine präzise Koordination und Verwaltung erfordern, war es herausfordernd, den aktuellen Stand der Projekte zu verfolgen und die unterschiedlichen Berichtsformate erschwerten die Konsolidierung und Analysen der Projektdaten.
Des Weiteren gab es keine Möglichkeit, mehrere Projekte gleichzeitig zu steuern und zu vergleichen, was zu Ineffizienzen, z. B. in der Kommunikation und in der Ressourcenplanung führte. Im Auswahlprozess hatte BCS die Nase vorn, da es Office-365-fähig und der Lage ist, auch unsere individuellen Anforderungen aus der konkreten Projektarbeit zu realisieren.
Die Projektmanagement-Software von Projektron ist eine zentrale Plattform, auf der alle Projektinformationen immer aktuell und zugänglich sind. Wir haben so die Möglichkeit einer besseren Überwachung und Steuerung der Projekte, was zu einer höheren Effizienz und Qualität führt.
Durch den Einsatz von BCS können wir sicherstellen, dass unsere Projekte termingerecht und innerhalb des Projektscope abgeschlossen werden, was für den Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit unseres Unternehmens sehr entscheidend ist.
Vom Pilotprojekt zur unternehmensweiten Lösung
Die Einführung von Projektron BCS begann im November 2020. Zunächst wurden unsere Förderprojekte in das System integriert. In enger Zusammenarbeit mit der Anwenderbetreuung von Projektron haben wir schrittweise die Standardfunktionen für die ersten Projekte ausgerollt. Dabei lag der Fokus auf den Funktionen Strukturplan, Teamplan, Sachkostenplan und Berichtswesen. Diese Funktionen wurden von unseren Projektleitern und dem PMO gründlich getestet.
Aufgrund der Komplexität und Größe unserer Förderprojekte wurden zusätzliche Anforderungen identifiziert und durch den Support von Projektron BCS umgesetzt. Dieser Einführungsprozess erstreckte sich bis August 2021.
Nach der erfolgreichen Implementierung der Förderprojekte haben wir begonnen, weitere Projekte in das BCS-Tool aufzunehmen. Dabei wurden die Funktionen um den Aufwandsplan, der Umfeldanalyse und das Portfolio-Management erweitert. Zusätzlich haben wir Schnittstellen für den Import und Export von Daten integriert, was die Datenübertragung zwischen verschiedenen Systemen erheblich erleichtert, und die Konsistenz der Informationen sicherstellt.
Ein weiterer wichtiger Schritt war die Erstellung eines eigenen Dashboard-Berichtes. Das Dashboard bietet eine kundenindividuelle und maßgeschneiderte Übersicht über alle relevanten Projektkennzahlen und -daten.
Effektive Einführung
Nach der Implementierung von Projektron BCS haben wir umfassende Schulungen durchgeführt, um sicherzustellen, dass unsere Mitarbeiter die Software effektiv nutzen können. Diese Schulungen umfassten sowohl das Projektmanagement nach den IPMA-Standards, als auch rollenspezifische Trainings zur Nutzung der Projektmanagement-Software.
Projektsteuerung nach IPMA
Projektron BCS bietet alle notwendigen Artefakte, um unsere Projekte gemäß den IPMA-Standards durchzuführen. Die Software unterstützt uns in jeder Phase des Projektmanagements, von der Initiierung über die Definition und Planung bis hin zur Realisierung und dem Abschluss. Mit den Funktionen wie dem Projektantrag, dem Struktur-, Team-, Sachkosten- und Aufwandsplan, der Meilensteintrendanalyse und den umfassenden Berichtsfunktionen haben wir alles, was wir brauchen, um unsere Projekte effizient und erfolgreich zu managen.
Nahtlose Systemintegration
Neben den Standardfunktionen der PM-Software nutzen wir insbesondere für unsere komplexen Infrastruktur-Projekte die Import- und Exportfunktionen. Dies ermöglicht uns große Datenmengen aus anderen Systemen, wie SharePoint und SAP, ohne großen manuellen Aufwand, strukturiert und fehlerfrei im BCS-Tool zu erfassen bzw. auszuleiten. Die eigens für uns aufgebauten Schnittstellen werden auch bei jedem Releasewechsel und Update berücksichtigt.
Automatisierte Benachrichtigungen
Ein weiteres wertvolles Feature sind die E-Mail-Benachrichtigungen, die automatisch vor Erreichen eines definierten Meilensteins versendet werden.
Im Hinblick auf die strengen Regularien im Förderumfeld ist es entscheidend, dass bestimmte Meilensteine termingenau erreicht werden. Um sicherzustellen, dass wir rechtzeitig auf mögliche Verzögerungen reagieren können, haben wir die E-Mail-Benachrichtigungsfunktion implementiert. Diese Benachrichtigungen werden vor dem Erreichen eines Meilensteins automatisch versendet, sodass der Projektleiter ausreichend Zeit hat, um gegebenenfalls Gegenmaßnahmen zu ergreifen und den Projektverlauf zu korrigieren.
Zusätzlich wird eine E-Mail generiert, sobald ein bestimmter Meilenstein vom Projektleiter im Strukturplan in den Status „Geschlossen“ gesetzt wird. Diese E-Mail enthält detaillierte Anweisungen für das gesamte Projektteam und informiert darüber, welche Aufgaben bis zu einer festgelegten Frist erledigt werden müssen. Dadurch wird sichergestellt, dass das gesamte Projektteam genau weiß, wer wann was zu tun hat, um die nächsten Schritte effizient umzusetzen.
Überblick auf Knopfdruck
Die Ansichten "Projektüberblick" und "Kosten" bieten eine hervorragende Zusammenfassung des Projektstatus. Sie ermöglichen es uns, auf einen Blick zu sehen, wo wir mit unserem Projekt stehen, welche Aufgaben erledigt werden müssen, und welche nächsten Schritte anstehen.
Diese Ansichten verwenden wir für die regelmäßigen Jour Fixes mit dem Projektteam und den Stakeholdern. Diese Review Meetings sind entscheidend, um allen Interessengruppen die Möglichkeit zu bieten, Feedback einzuholen, weitere Schritte zu erarbeiten und sich am Entwicklungsprozess zu beteiligen.
Das Highlight unserer Implementierung ist das speziell für uns erstellte Dashboard. Kurz gesagt, es ist das ultimative All-in-One-Tool, das all unsere Anforderungen erfüllt und uns eine umfassende Übersicht über alle relevanten Projektkennzahlen bietet.
Starkes Projektmanagement dank Projektron BCS
Die Einführung von Projektron BCS hat unser Projektmanagement erheblich verbessert. Projektron BCS ermöglicht es uns, auf Knopfdruck aussagekräftige und aktuelle Informationen zu unseren Projekten zu erhalten. Das Tool, als zentrale Plattform und das maßgeschneiderte Dashboard bieten eine umfassende Übersicht über alle relevanten Projektkennzahlen.
Mit Projektron BCS haben wir eine Plattform, die alle notwendigen Funktionen bietet, um unsere Projekte nach den IPMA-Standards durchzuführen. Insgesamt unterstützt Projektron BCS unsere Projektmanagementtätigkeiten erheblich, was für die erfolgreiche Durchführung unserer komplexen und umfangreichen Projekte von entscheidender Bedeutung ist.
Hervorzuheben ist, dass Projektron BCS flexibel und anpassungsfähig ist, sodass es auf die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen unserer Projekte zugeschnitten werden kann. Dies ist besonders wichtig für die komplexen und umfangreichen Projekte in unserem Unternehmen.
