Strukturiert. Menschlich. Zukunftsfähig mit Projektron BCS.
Anwenderbericht der ECKD GmbH
Mit über 30 Jahren Erfahrung ist die ECKD GmbH ein etablierter IT-Dienstleister für Kirche und Wohlfahrt. Um der wachsenden Komplexität ihrer Projekte gerecht zu werden, setzt das Unternehmen auf Projektron BCS – eine Software, die Struktur, Transparenz und Qualität vereint. Die Einführung erfolgte schrittweise und praxisnah, von der Pilotphase bis zur individuellen Anpassung. Heute profitieren interne Teams und externe Kunden gleichermaßen von klaren Prozessen, flexibler Zusammenarbeit und einem zentralen Projektmanagement-Tool, das sich nahtlos in die Arbeitsweise der ECKD GmbH einfügt.
ECKD GmbH – IT.Menschlich
Die ECKD GmbH vereint Innovation und Tradition: Wir sind führender IT-Dienstleister für Kirche und Wohlfahrt und blicken auf eine über 30-jährige Erfahrung in der Branche zurück. Mit Leidenschaft und einem engagierten Team aus über 300 Mitarbeitenden an sechs Standorten setzen wir alles daran, unsere Kund:innen bei ihren alltäglichen Aufgaben zu unterstützen.
Unser Portfolio umfasst: Fach- und Softwarelösungen für Melde-, Personal- und Finanzwesen, Kindertagesstätten und Fundraising, den Betrieb von Kommunikations- und IT-Infrastruktur, Support-Dienstleistungen, eine zentrale Gehaltsabrechnungsstelle, Softwareentwicklung, Schulungsleistungen und ein Tagungszentrum sowie Consulting, Innovations- und Projektmanagement.
Dabei verlieren wir jedoch nicht den Blick auf das wirklich Wichtige im Leben: den Menschen selbst. Daher leben wir unser Motto „IT.Menschlich“ jeden Tag!
Einheitliche Plattform für Transparenz und Qualität
Als IT-Dienstleister begleitet uns Projektmanagement seit vielen Jahren. 2014 fiel die Entscheidung, klassische Projekte nach PRINCE2 zu steuern – ein Ansatz, der sich für uns bewährt hat. Mit zunehmender Projektanzahl und wachsender Komplexität stieg jedoch der Bedarf nach einer einheitlichen Datenbasis. Deshalb haben wir auf eine zentrale Projektmanagement-Plattform umgestellt.
Sie schafft Transparenz, verbessert die Nachvollziehbarkeit und erleichtert die Zusammenarbeit im Team. Dokumentation und Qualitätssicherung werden durch integrierte Funktionen effizienter unterstützt. So stellen wir sicher, dass wir unseren Kunden auch zukünftig strukturierte, nachvollziehbare und qualitativ hochwertige Dienstleistungen bieten können – mit klaren Prozessen und verlässlichen Informationen.
Von der Marktanalyse zur Pilotphase mit Projektron BCS
Die Einführung der neuen Projektmanagement-Software erfolgte bei uns in mehreren gut geplanten Schritten. Nach einer intensiven Marktanalyse haben wir uns für Projektron BCS entschieden – vor allem aufgrund der überzeugenden Beratung des Anbieters. Besonders hilfreich war der bereitgestellte Demoserver, der mit umfangreichen Testdaten befüllt war und realistische Einblicke in die Funktionen erlaubte. Der Einsatz von Personas ermöglichte es uns, typische Nutzerrollen und deren Arbeitsweise praxisnah zu erproben – das erleichterte uns den Einstieg erheblich.
Um die Software unter realen Bedingungen zu testen, starteten wir zunächst eine dreimonatige Pilotphase. In dieser Zeit konnten wir verschiedene Funktionen im Alltag prüfen und evaluieren, welche Anpassungen für unsere Arbeitsweise sinnvoll sind.
Digitale Unterstützung für Projektplanung, Aufwand und Controlling
Mit der Einführung von Projektron BCS konnten wir unsere etablierten Prozesse optimal digital abbilden und weiter verbessern. Im Fokus steht für uns dabei das klassische Projektmanagement, das wir durch die Software gezielt unterstützen.
Ein wesentlicher Baustein ist die umfassende Projektplanung, die in Projektron BCS abgebildet wird. Hier erstellen wir Projektpläne, strukturieren die Vorhaben mithilfe des Projektstrukturplans und legen über den Teamplan die personellen Ressourcen und Verantwortlichkeiten fest. Die Software ermöglicht uns dadurch einen klaren, strukturierten Start in jedes Projekt – von Anfang an transparent und nachvollziehbar für alle Beteiligten.
Ein besonders wertvoller Aspekt ist die integrierte Aufwandsplanung. In Kombination mit der Zeiterfassung, die direkt in der Software erfolgt, erhalten wir jederzeit einen genauen Überblick über den tatsächlichen Aufwand und die Projektfortschritte. So wird nicht nur die Planung realistischer, sondern auch das Projektcontrolling deutlich präziser. Die Zeiterfassung für Projekte ist sowohl für interne Mitarbeitende als auch für externe Dienstleister einfach möglich.
Mehr als Projektmanagement: Kundennahe Prozesse und individuelle Anpassungen
Ein Beispiel für eine besonders erfolgreiche Anpassung an unsere Arbeitsweise ist das Ticketsystem. Ursprünglich als klassisches Support-Tool vorgesehen, nutzen wir es heute projektintern als offene Punkteliste. Aufgaben, Änderungswünsche und wichtige Themen werden darin dokumentiert, priorisiert und nachverfolgt. Diese transparente Arbeitsweise ermöglicht es allen Teammitgliedern – aber auch unseren Kunden – jederzeit den aktuellen Stand eines Projekts einzusehen. Unsere Kunden erhalten dabei gezielten Zugriff auf ihre offenen Punkte im Projekt sowie den Projektplan und können so aktiv mitarbeiten. Das fördert nicht nur die Zusammenarbeit, sondern stärkt auch das gegenseitige Verständnis und Vertrauen.
Ein weiterer Pluspunkt ist die Möglichkeit, Berichte direkt in der Software mit BIRT zu erstellen. Die Berichterstellung erlaubt es uns, sowohl interne als auch externe Stakeholder regelmäßig und professionell über den Projektstand zu informieren. Standardisierte Vorlagen, aber auch individuell gestaltbare Reports liefern die nötige Basis für fundierte Entscheidungen im Projektverlauf.
Besonders im Kundenkontakt ist uns auch der optische Auftritt wichtig. Daher haben wir den Projekt- und Strukturplan an unser Corporate Design angepasst. Dies schafft Wiedererkennung – ein scheinbar kleiner, aber in der Außenwirkung wirkungsvoller Schritt.
Mehr Effizienz, bessere Qualität mit BCS
Insgesamt hat die Einführung von Projektron BCS einen spürbaren Mehrwert geschaffen. Prozesse sind effizienter, die Zusammenarbeit im Team sowie mit Kunden ist enger und strukturierter, und die Qualität unserer Projektarbeit hat sich nochmals verbessert. Durch die Verbindung bewährter Projektmethodik mit leistungsstarker Softwareunterstützung sind wir in der Lage, auch komplexe Vorhaben transparent und zielgerichtet umzusetzen – zum Nutzen unseres Teams und unserer Kunden.
Projektron BCS: Struktur und Freiheit im perfekten Gleichgewicht
Projektron BCS ist für uns ein Partner auf Augenhöhe und stellt eine zuverlässige, sichere Plattform für unser Projektmanagement bereit. Der flexible, gleichzeitig strukturierende Ansatz der Software unterstützt klar definierte Prozesse, lässt aber zugleich Raum für kreative und individuelle Arbeitsweisen.
Die Software bildet unsere etablierten Prozesse klar und nachvollziehbar ab, wodurch unser Project Management Office die Einhaltung methodischer Standards besser begleiten und fördern kann. Durch die transparente Struktur und die durchgängige Dokumentation im System wird die teamübergreifende Zusammenarbeit deutlich erleichtert – Informationen sind zentral verfügbar, Verantwortlichkeiten klar geregelt und Abläufe für alle Beteiligten nachvollziehbar. So unterstützt Projektron BCS nicht nur die strukturierte Projektarbeit, sondern schafft auch eine gemeinsame Grundlage, auf der sich Teams eigenverantwortlich und methodisch sicher bewegen können.
