Avec BCS vers des offres structurées et un traitement des commandes de bout en bout
Témoignage utilisateur d’ADLER Solar GmbH
Chez ADLER Solar, nous n’utilisons pas BCS comme un outil classique de gestion de projet, mais comme une plateforme centrale pour le traitement de nos commandes. Du premier contact client à l’offre, en passant par la création du projet, la documentation et la facturation ultérieure, de nombreuses informations convergent dans BCS. La conception des offres avec BIRT est particulièrement importante pour nous : nous pouvons générer des offres personnalisées, techniquement solides et visuellement de haute qualité directement à partir des données de projet. Cela crée de la structure, de la transparence et une base fiable pour conseiller nos clients.
ADLER Solar en un coup d’œil
ADLER Solar GmbH, dont le siège est situé à Brême, est une entreprise spécialisée dans les solutions énergétiques durables. Nous planifions et installons des installations photovoltaïques, des pompes à chaleur, des systèmes de stockage par batterie et des infrastructures de recharge, et nous nous positionnons comme un fournisseur de solutions « tout-en-un ». Chez ADLER Solar, nous existons depuis 2008 et, avec environ 65 collaborateurs sur notre site de Brême, nous comptons parmi les principales entreprises spécialisées dans les solutions énergétiques durables du nord-ouest de l’Allemagne.
Au cours des premières années, notre activité était fortement axée sur les services liés aux installations photovoltaïques : démontage et remontage, inspections, expertises, réparations, contrôle qualité et autres prestations. Nos clients comprenaient notamment des exploitants d’installations, des investisseurs, des compagnies d’assurance ainsi que des fabricants de modules et d’onduleurs. Nos interventions avaient lieu dans toute l’Europe, et parfois aussi aux États-Unis et au Japon.
À partir de 2018, et plus fortement encore à partir de 2020, nous avons fait évoluer notre modèle économique. Notre priorité s’est progressivement déplacée vers la planification et la construction de nouvelles installations. Parallèlement, nous avons élargi notre offre au marché B2C et l’avons davantage orientée régionalement vers Brême, le nord de l’Allemagne et les régions de nos différentes succursales. À cela se sont ajoutés les systèmes de stockage d’énergie, la gestion de l’énergie, l’infrastructure de recharge et, depuis 2025, les pompes à chaleur via ADLER Haustechnik, appelée ADLER Wärme.
Warum wir BCS eingeführt haben
L’élément déclencheur de l’utilisation de BCS a été le remplacement de Sugar CRM, que nous utilisions jusqu’alors. Nous recherchions une solution permettant de représenter la gestion des commandes, le déroulement des projets et les processus connexes de manière plus flexible, plus structurée et plus transparente.
Un facteur important pour nous a été l’acquisition de BEC Solar en 2015. BEC avait une structure similaire, couvrait un portefeuille comparable et utilisait déjà BCS depuis plusieurs années. Le savoir-faire, l’expérience et les licences étaient donc déjà disponibles. L’introduction a pu commencer plus rapidement, car d’anciens collaborateurs de BEC connaissaient déjà BCS.
Notre objectif était clair : nous voulions créer des processus de bout en bout, depuis la vente, l’offre et la commande jusqu’à l’exécution, la documentation, le service et la facturation. BCS ne devait pas seulement gérer des projets individuels, mais servir de plateforme de travail centrale pour les processus proches de la vente et les processus opérationnels.
Introduction avec une courbe d’apprentissage
BCS a été introduit chez nous en 2015. Les premières années ont été fortement marquées par le « learning by doing » — et parfois aussi, comme nous l’avons formulé en interne, par le « learning by pain ».
Au départ, nous avons sous-estimé le défi lié à la conduite du changement. De nombreux collaborateurs étaient habitués à Sugar CRM. BCS apportait des processus plus structurés, des responsabilités plus claires et des exigences plus élevées en matière de maintenance des données. Cela a entraîné au début des problèmes d’acceptation.
À partir de 2018, nous avons mis en place la formation, le conseil externe et l’accompagnement interne de manière nettement plus structurée. L’utilisation s’est ainsi sensiblement améliorée. Le rejet initial s’est transformé au fil du temps en une forte acceptation. Aujourd’hui, BCS est largement utilisé chez nous, car l’utilité des données bien maintenues devient plus visible à chaque étape supplémentaire du processus.
BCS comme plateforme centrale pour le traitement des commandes
Aujourd’hui, nous utilisons BCS principalement pour le traitement des commandes. L’accent est mis sur la représentation de bout en bout du processus, de la création de l’offre jusqu’à la facturation.
Nous utilisons notamment la création d’offres, la gestion des contacts, la planification de projet, le contrôle de projet, la facturation, la gestion des ressources, le système de tickets, la saisie des temps, la gestion des congés, la gestion des frais et la gestion du personnel.
Nous ne travaillons pas avec une méthodologie classique de gestion de projet. BCS est plutôt utilisé comme plateforme ERP. Chez nous, les projets représentent des commandes clients, des installations, des interventions de service et des processus opérationnels de traitement.
Un élément central est notre « Service Center », que nous avons développé nous-mêmes. Cette application web permet à nos collaborateurs commerciaux de saisir de nouvelles commandes clients pour des installations photovoltaïques. Via une interface, ces données sont utilisées dans BCS pour créer des clients, des organisations externes ou des personnes ainsi que des projets sur la base de modèles définis.
Source unique de vérité pour les installations photovoltaïques
Chez nous, BCS est le lieu central de stockage des données pour la documentation d’une installation photovoltaïque. Les données de base, telles que les caractéristiques de l’installation, les données techniques des composants et d’autres informations, sont enregistrées dans des champs dédiés.
S’y ajoutent des données transactionnelles, par exemple les consommations, l’occupation du toit ou les particularités du déroulement du processus. Chaque étape du processus est documentée et peut ensuite faire partie de la documentation de l’installation.
Le stockage de fichiers est notamment utilisé pour les images. Les fiches techniques, les données de projet, les informations sur l’installation et la documentation des processus sont ainsi reliées entre elles. Les données opérationnelles donnent ainsi naissance à une documentation structurée, maintenue au plus près du projet.
Conception des offres avec BIRT
Un scénario d’utilisation particulièrement marquant pour nous est la conception des offres avec BIRT. Dans le domaine B2C en particulier, une offre attractive, parlante et techniquement fondée est décisive. Nos clients n’attendent pas seulement une information sur le prix, mais aussi une présentation compréhensible de l’installation prévue, de sa rentabilité et des principales données techniques pertinentes.
Pour cela, nous utilisons BIRT comme concepteur de rapports avec une intégration directe dans BCS. BIRT permet de créer des rapports et des mises en page individuels à partir des données gérées dans BCS.
Pour nous, cela signifie que les offres ne sont pas créées indépendamment des données de projet, mais directement à partir de la base de données structurée. Les données clients, les informations techniques relatives à l’installation, les données de consommation et d’autres paramètres sont intégrés dans le rapport.
Dans BIRT, ces données permettent de générer des pages d’offre comprenant une page de titre, une introduction, les données client, des informations techniques et des calculs de rentabilité. Nous réalisons également nos propres calculs concernant la rentabilité d’une installation photovoltaïque. Ceux-ci reposent sur les données client issues de BCS, des hypothèses techniques, des calculs scientifiquement fondés et des données de simulation.
Le client reçoit ainsi une offre qui n’est pas seulement conçue de manière professionnelle sur le plan formel, mais qui lui donne aussi un aperçu aussi précis que possible de la solution énergétique prévue.
Automatisierte Dokumente und Anträge
Outre les offres, nous utilisons également les données BCS pour d’autres documents dans le processus. Les demandes obligatoires adressées aux gestionnaires de réseau sont automatiquement remplies avec les données BCS.
Cela réduit les saisies manuelles et garantit une utilisation plus cohérente des informations. Dans le même temps, la maintenance des données dans le système prend davantage de valeur : ce qui a été saisi correctement une fois peut être réutilisé lors des étapes ultérieures du processus.
À l’avenir, nous souhaitons poursuivre le développement de ce processus. Une interface est prévue afin de créer automatiquement les offres et de les compléter avec les types d’articles nécessaires pour chaque client.
Interfaces et environnement système
Chez nous, BCS est connecté à plusieurs systèmes et intégré dans un environnement système qui s’est développé au fil du temps. Nous utilisons notamment Microsoft Active Directory pour l’authentification,Microsoft 365 pour les calendriers, les données de contact et l’importation des e-mails, ainsi que des importations et exportations CSV.
Un élément central est notre propre application web « Servicecenter ». Grâce à elle, nos collaborateurs commerciaux saisissent de nouvelles commandes clients pour des installations photovoltaïques. Les données saisies sont transmises à BCS via une interface. Sur cette base, des clients, des organisations externes ou des personnes ainsi que des projets sont créés dans BCS à partir de modèles définis.
En outre, nous utilisons les données BCS pour différents tableaux de bord et analyses. Il s’agit notamment d’aperçus des installations construites sur la base des tâches ouvertes et des données d’offres, d’un rapport de facturation ainsi que de tableaux de bord de performance pour la vente avec des informations sur les rendez-vous, les commandes et les annulations. Cela permet de suivre de manière plus transparente les processus opérationnels et les évolutions commerciales.
Une interface DATEV est disponible, mais elle est actuellement peu utilisée, voire pas activement utilisée, car DATEV n’est utilisé chez nous que de manière indirecte. À la place, un couplage indirect via l’exportation de justificatifs réduit les efforts nécessaires.
Une autre particularité est une interface entre notre système de contrôle d’accès et BCS pour la transmission des présences.
BCS a notamment remplacé Sugar CRM et Open Time Tool.
Ce qui fonctionne mieux aujourd’hui
BCS apporte davantage de structure à notre traitement des commandes. Les processus sont pilotés plus clairement, les données sont stockées de manière centralisée et rendues réutilisables. L’utilisation de plusieurs mandants avec leurs propres projets et processus est possible sans changement d’application.
L’intégration de collaborateurs externes et de chefs de projet facilite la maintenance des données. En même temps, l’interface avec notre développement interne pour la vente assure une grande flexibilité.
L’utilité se manifeste de manière particulièrement évidente dans les offres : au lieu de rassembler manuellement les informations, des offres proches du client, spécifiques au projet et techniquement complexes peuvent être générées directement à partir de BCS.
Changement dans le quotidien de travail
L’introduction de BCS a également représenté pour nous un changement organisationnel. BCS exige une maintenance structurée des données, des responsabilités claires et la volonté de représenter les processus de manière cohérente dans le système.
Au début, de nombreux utilisateurs ont porté un regard critique sur cette approche. Aujourd’hui, l’acceptation l’emporte clairement. Les processus et les structures allègent le travail, car les données maintenues peuvent être réutilisées lors des étapes ultérieures du processus.
Notre conclusion
Nous utilisons BCS bien au-delà de la gestion de projet classique. Pour nous, le système est devenu la plateforme centrale pour le traitement des commandes, la documentation, la conception des offres et les processus métier connexes.
Le principal bénéfice réside pour nous dans la connexion entre les données de projet structurées et les étapes opérationnelles du processus. La conception des offres avec BIRT montre particulièrement bien à quel point BCS peut être utilisé de manière proche du client : à partir de données de base maintenues, de données transactionnelles et d’informations techniques, des offres pertinentes et spécifiques au projet sont créées.
BCS nous aide ainsi à présenter des solutions énergétiques complexes de manière compréhensible, à documenter proprement les processus et à rendre les informations exploitables tout au long du traitement de la commande.
Notre enseignement le plus important est le suivant : BCS déploie toute sa valeur là où les processus sont clairement définis et où les données sont maintenues de manière cohérente. L’effort consacré à la maintenance des données porte ses fruits dès que les informations peuvent être réutilisées dans les offres, la documentation, l’exécution des projets et la facturation.
