Con BCS hacia ofertas estructuradas y una tramitación integral de pedidos
Informe de usuario de ADLER Solar GmbH
En ADLER Solar no utilizamos BCS como una herramienta clásica de gestión de proyectos, sino como una plataforma central para la tramitación de nuestros pedidos. Desde el primer contacto con el cliente, pasando por la oferta, la creación del proyecto, la documentación y la posterior facturación, mucha información converge en BCS. Para nosotros, el diseño de ofertas con BIRT es especialmente importante: podemos generar ofertas específicas para cada cliente, técnicamente fundamentadas y visualmente de alta calidad directamente a partir de los datos del proyecto. Esto aporta estructura, transparencia y una base fiable para asesorar a nuestros clientes.
ADLER Solar de un vistazo
ADLER Solar GmbH, con sede en Bremen, es una empresa especializada en soluciones energéticas sostenibles. Planificamos e instalamos sistemas fotovoltaicos, bombas de calor, sistemas de almacenamiento en baterías e infraestructura de carga, y nos posicionamos como proveedor de soluciones «integrales». En ADLER Solar existimos desde 2008 y, con alrededor de 65 empleados en nuestra sede de Bremen, somos una de las empresas líderes especializadas en soluciones energéticas sostenibles en el noroeste de Alemania.
Durante los primeros años, nuestro enfoque se centró principalmente en los servicios relacionados con sistemas fotovoltaicos: desmontaje y reinstalación, inspecciones, peritajes, reparaciones, control de calidad y otros servicios. Entre nuestros clientes se encontraban operadores de instalaciones, inversores, compañías de seguros, así como fabricantes de módulos e inversores. Nuestras intervenciones se llevaron a cabo en toda Europa y, en algunos casos, también en Estados Unidos y Japón.
A partir de 2018, y con mayor intensidad desde 2020, modificamos nuestro modelo de negocio. Nuestro enfoque se desplazó cada vez más hacia la planificación y construcción de nuevas instalaciones. Al mismo tiempo, ampliamos nuestra oferta hacia el mercado B2C y la orientamos más regionalmente a Bremen, el norte de Alemania y las respectivas regiones de nuestras sucursales. A esto se sumaron los sistemas de almacenamiento de energía, la gestión energética, la infraestructura de carga y, desde 2025, también las bombas de calor a través de ADLER Haustechnik, denominada ADLER Wärme.
Warum wir BCS eingeführt haben
El motivo que desencadenó el uso de BCS fue la sustitución de Sugar CRM, que utilizábamos hasta entonces. Buscábamos una solución que permitiera representar la gestión de pedidos, la ejecución de proyectos y los procesos relacionados de forma más flexible, estructurada y transparente.
Un factor importante para nosotros fue la adquisición de BEC Solar en 2015. BEC tenía una estructura similar, cubría una cartera comparable y ya llevaba años utilizando BCS. Por ello, ya se contaba con conocimientos, experiencia y licencias. La implantación pudo comenzar más rápidamente porque antiguos empleados de BEC ya estaban familiarizados con BCS.
Nuestro objetivo era claro: queríamos crear procesos integrales, desde ventas, oferta y pedido hasta la ejecución, documentación, servicio y facturación. BCS no debía limitarse a gestionar proyectos individuales, sino servir como plataforma de trabajo central para los procesos cercanos a ventas y los procesos operativos.
Implantación con curva de aprendizaje
BCS se introdujo en nuestra empresa en 2015. Los primeros años estuvieron fuertemente marcados por el “learning by doing” y, en parte, como lo formulamos internamente, también por el “learning by pain”.
Al principio subestimamos el reto de la gestión del cambio. Muchos empleados estaban acostumbrados a Sugar CRM. BCS aportaba procesos más estructurados, responsabilidades más claras y mayores exigencias en cuanto al mantenimiento de datos. Esto provocó inicialmente problemas de aceptación.
A partir de 2018, estructuramos de forma mucho más clara la formación, el asesoramiento externo y el acompañamiento interno. Como resultado, el uso mejoró notablemente. El rechazo inicial se transformó con el tiempo en una alta aceptación. Hoy BCS se utiliza ampliamente en nuestra empresa, porque el valor de los datos bien mantenidos se hace más visible con cada paso adicional del proceso.
BCS como plataforma central para la tramitación de pedidos
Hoy utilizamos BCS principalmente para la tramitación de pedidos. El foco está en representar de forma integral el proceso, desde la creación de la oferta hasta la facturación.
Se utilizan, entre otras funciones, la creación de ofertas, la gestión de contactos, la planificación de proyectos, el control de proyectos, la facturación, la gestión de recursos, el sistema de tickets, el registro de horas, la gestión de vacaciones, la gestión de gastos y la gestión de personal.
No trabajamos con una metodología clásica de gestión de proyectos. BCS se utiliza más bien como plataforma ERP. Para nosotros, los proyectos representan pedidos de clientes, instalaciones, casos de servicio y procesos operativos de tramitación.
Un elemento central es nuestro «Service Center», desarrollado internamente. A través de esta aplicación web, nuestros empleados de ventas pueden registrar nuevos pedidos de clientes para sistemas fotovoltaicos. Mediante una interfaz, estos datos se utilizan en BCS para crear clientes, organizaciones externas o personas, así como proyectos basados en plantillas definidas.
Fuente única de verdad para las instalaciones fotovoltaicas
En nuestra empresa, BCS es el lugar central de almacenamiento de datos para la documentación de una instalación fotovoltaica. Los datos maestros, como los parámetros de la instalación, los datos técnicos de los componentes y otra información, se guardan en campos propios.
A esto se añaden datos transaccionales, por ejemplo consumos, ocupación del tejado o particularidades en el desarrollo del proceso. Cada paso del proceso se documenta y puede formar parte posteriormente de la documentación de la instalación.
El almacenamiento de archivos se utiliza, entre otras cosas, para imágenes. De este modo, las fichas técnicas, los datos del proyecto, la información de la instalación y la documentación del proceso se conectan entre sí. Así, a partir de los datos operativos se crea una documentación estructurada, mantenida de forma cercana al proyecto.
Diseño de ofertas con BIRT
Un escenario de uso especialmente importante para nosotros es el diseño de ofertas con BIRT. Especialmente en el negocio B2C, una oferta atractiva, informativa y técnicamente fundamentada es decisiva. Nuestros clientes no solo esperan información sobre el precio, sino también una presentación comprensible de la instalación prevista, de su rentabilidad y de los datos técnicos relevantes.
Para ello utilizamos BIRT como diseñador de informes con integración directa en BCS. BIRT permite crear informes y diseños personalizados a partir de los datos mantenidos en BCS.
Para nosotros, esto significa que las ofertas no se crean de forma aislada de los datos del proyecto, sino directamente a partir de la base de datos estructurada. Los datos del cliente, la información técnica de la instalación, los datos de consumo y otros parámetros se incorporan al informe.
En BIRT, a partir de estos datos se generan páginas de oferta con portada, introducción, datos del cliente, información técnica y cálculos de rentabilidad. Para ello, también realizamos nuestros propios cálculos sobre la rentabilidad de una instalación fotovoltaica. La base son los datos del cliente procedentes de BCS, supuestos técnicos, cálculos científicamente fundamentados y datos de simulación.
De este modo, el cliente recibe una oferta que no solo está diseñada de forma profesional en términos formales, sino que también ofrece una visión lo más clara posible de la solución energética prevista.
Automatisierte Dokumente und Anträge
Además de las ofertas, también utilizamos los datos de BCS para otros documentos dentro del proceso. Las solicitudes obligatorias a los operadores de red se rellenan automáticamente con datos de BCS.
Esto reduce las transferencias manuales y garantiza que la información se utilice de forma más coherente. Al mismo tiempo, el mantenimiento de datos en el sistema adquiere mayor valor: lo que se ha registrado correctamente una vez puede reutilizarse en pasos posteriores del proceso.
De cara al futuro, queremos seguir ampliando el proceso. Está prevista una interfaz con la que las ofertas se crearán automáticamente y se completarán con los tipos de artículos necesarios para cada cliente.
Interfaces y entorno de sistemas
En nuestra empresa, BCS está conectado con varios sistemas e integrado en un entorno de sistemas que ha ido creciendo con el tiempo. Utilizamos, entre otros, Microsoft Active Directory para la autenticación,Microsoft 365 para calendarios, datos de contacto e importación de correos, así como importaciones y exportaciones CSV.
Un elemento central es nuestra propia aplicación web «Servicecenter». A través de ella, nuestros empleados de ventas registran nuevos pedidos de clientes para instalaciones fotovoltaicas. Los datos introducidos se transfieren a BCS mediante una interfaz. Sobre esta base, en BCS se crean clientes, organizaciones externas o personas, así como proyectos basados en plantillas definidas.
Además, utilizamos los datos de BCS para diversos paneles de control y evaluaciones. Entre ellos se incluyen resúmenes de instalaciones construidas sobre la base de tareas abiertas y datos de ofertas, un informe de facturación, así como paneles de rendimiento para ventas con información sobre citas, pedidos y cancelaciones. De este modo, los procesos operativos y la evolución comercial pueden seguirse con mayor transparencia.
Existe una interfaz DATEV, aunque actualmente se utiliza poco o no se utiliza activamente, ya que DATEV se emplea en nuestra empresa solo de forma indirecta. En su lugar, una conexión indirecta mediante exportación de documentos reduce el esfuerzo.
Otra particularidad es una interfaz entre nuestro sistema de control de acceso y BCS para la transmisión de presencias.
BCS sustituyó, entre otros, a Sugar CRM y Open Time Tool.
Lo que funciona mejor hoy
BCS aporta más estructura a nuestra tramitación de pedidos. Los procesos se guían con mayor claridad, los datos se almacenan de forma centralizada y se hacen reutilizables. El uso de varios mandantes con sus propios proyectos y procesos es posible sin cambiar de aplicación.
La integración de empleados externos y jefes de proyecto facilita el mantenimiento de datos. Al mismo tiempo, la interfaz con nuestro desarrollo interno para ventas proporciona un alto grado de flexibilidad.
El beneficio se aprecia con especial claridad en las ofertas: en lugar de recopilar información manualmente, se pueden generar directamente desde BCS ofertas cercanas al cliente, específicas del proyecto y técnicamente complejas.
Cambio en el día a día laboral
La introducción de BCS también supuso para nosotros un cambio organizativo. BCS requiere un mantenimiento estructurado de los datos, responsabilidades claras y la disposición a representar los procesos de forma coherente en el sistema.
Al principio, muchos usuarios lo veían de forma crítica. Hoy predomina claramente la aceptación. Los procesos y las estructuras alivian la carga de trabajo, porque los datos mantenidos pueden reutilizarse en pasos posteriores del proceso.
Nuestra conclusión
Utilizamos BCS mucho más allá de la gestión clásica de proyectos. Para nosotros, el sistema se ha convertido en la plataforma central para la tramitación de pedidos, la documentación, el diseño de ofertas y los procesos de negocio relacionados.
El mayor beneficio para nosotros reside en la conexión entre los datos de proyecto estructurados y los pasos operativos del proceso. En particular, el diseño de ofertas con BIRT muestra hasta qué punto BCS puede utilizarse de forma cercana al cliente: a partir de datos maestros mantenidos, datos transaccionales e información técnica se crean ofertas significativas y específicas del proyecto.
De este modo, BCS nos ayuda a presentar soluciones energéticas complejas de forma comprensible, a documentar los procesos de manera ordenada y a hacer que la información sea utilizable a lo largo de toda la tramitación del pedido.
Nuestra experiencia más importante es la siguiente: BCS despliega su valor allí donde los procesos están claramente definidos y los datos se mantienen de forma coherente. El esfuerzo dedicado al mantenimiento de datos merece la pena en cuanto la información puede reutilizarse en ofertas, documentación, ejecución de proyectos y facturación.
