Pilotez vos processus métier sur une base de données commune – du contact client et de l’offre à la planification, à la saisie des prestations et des temps, au contrôle de gestion et à la facturation. BCS est un logiciel ERP développé en Allemagne et accompagne les prestataires de services avec des processus intégrés, des structures flexibles et des exigences élevées en matière de protection des données et de sécurité de l’information – dans le cloud ou sur site.
Un système ERP pour prestataires de services relie les processus commerciaux et opérationnels d’une entreprise de services. Les projets clients et les prestations occupent souvent une place centrale. Des questions telles que les suivantes se posent :
Un système adapté regroupe les données nécessaires. Il relie par exemple le CRM, les offres, la planification de projet, la saisie des temps, la gestion des ressources, la facturation et le contrôle de gestion. Les fonctions importantes dépendent du modèle économique : un cabinet de conseil facture d’autres prestations qu’un prestataire informatique disposant de contrats de service récurrents. L’essentiel est que les processus du quotidien s’enchaînent sans transferts manuels permanents.
BCS relie les processus commerciaux et opérationnels de votre entreprise de services sur une base de données commune. Du contact client aux offres, aux projets et aux ressources, jusqu’à la saisie des prestations et à la facturation, les fonctions s’intègrent les unes aux autres. Le service client, la gestion des documents et la gestion du personnel complètent l’activité projet. Les processus automatisés et l’assistance par IA réduisent les tâches routinières et permettent d’exploiter plus rapidement les informations. Cliquez sur les vues suivantes pour les agrandir.
Enregistrez les contacts, les demandes clients et les opportunités commerciales dans le CRM. Les informations issues de la gestion clients et de la planification de projet sont reprises dans vos offres. Vous calculez ainsi les prestations, charges et prix de manière transparente et réutilisez les données existantes pour le traitement ultérieur de la commande.
Établissement d’offre
Structurez les tâches, les délais, les budgets et les responsabilités. La gestion des ressources affiche les collaborateurs disponibles et les éventuels goulots d’étranglement. Même avec plusieurs projets clients parallèles, vous gardez une vue d’ensemble des capacités, dépendances et priorités.
Planification de projet
Les collaborateurs saisissent leurs temps sur les projets, tâches, commandes ou tickets. Les prestations enregistrées sont disponibles pour les analyses et la facturation ultérieure. Les prestations facturables ne doivent donc plus être regroupées à partir de différentes applications.
Saisie du temps
Comparez les charges, coûts et budgets prévus et réels. Les indicateurs et analyses rendent les écarts visibles à temps. Les responsables de projet voient comment évolue la rentabilité des missions clients et où une intervention est nécessaire.
Contrôle de projet
Utilisez les données de projet et les prestations saisies pour établir des factures selon les charges, à prix fixe ou selon des jalons de paiement. BCS prend en charge des formats de facture électronique tels que XRechnung et ZUGFeRD. Vous reliez ainsi la saisie opérationnelle des prestations à la facturation.
Facturation
Saisissez, priorisez et traitez les demandes clients et les tickets internes de manière centralisée. Les commentaires, responsabilités et états de traitement restent traçables. Les temps peuvent être saisis directement sur le ticket et utilisés pour les analyses ainsi que pour la facturation.
Système de tickets
Organisez vos activités de service continues dans l’espace de travail Services. Le portail client, les plages de service et les temps de réaction convenus facilitent l’accompagnement de vos clients. Les préalertes et escalades aident votre équipe à traiter les demandes urgentes à temps.
Tickets & Services
Centralisez les offres, documents de projet et documents contractuels. La gestion des documents facilite le travail collaboratif sur les fichiers. La gestion des contrats permet en outre d’organiser les accords et les documents associés.
Gestion des documents
Reliez le travail de différentes équipes à l’aide de tâches communes, de tableaux Kanban, de calendriers et de réunions structurées. Les informations restent directement disponibles dans les projets, tâches et tickets. Des responsabilités claires et des états de traitement transparents facilitent la coordination et les transmissions.
Travail d’équipe
Reliez la gestion du personnel, la gestion des compétences, les temps de travail et les absences. Vous tenez ainsi compte des compétences et capacités disponibles lors de la planification des affectations. Les rôles et droits définissent les responsabilités et l’accès aux données sensibles.
Gestion du personnel
Modélisez et pilotez les processus métier avec des workflows et le concepteur BPMN intégré. Automatisez par exemple les contrôles d’offres, les validations de factures ou les processus d’intégration. Les tâches sont attribuées aux personnes responsables ; les Service Tasks peuvent créer automatiquement des tickets, rendez-vous et e-mails.
Gestion des processus
L’aide par IA répond aux questions d’utilisation sur la base de la documentation BCS et indique les sources correspondantes. Les résumés par IA condensent les informations issues des tickets, tâches et zones de projet sélectionnées. L’assistant de tâches répond directement aux questions dans le contexte de la tâche. Cela facilite l’intégration, les transmissions et la recherche quotidienne d’informations.
L’IA dans BCSComparer les fonctions est utile, mais cela ne suffit pas pour faire un choix. Vérifiez à partir d’une mission client typique si le système prend en charge vos processus de bout en bout. Cinq questions sont particulièrement importantes :
Réalisez-vous des projets ponctuels, des prestations de service récurrentes ou les deux ? Comment calculez-vous et facturez-vous vos prestations ?
Combien d’équipes, de sites et de projets parallèles devez-vous coordonner ? De quels rôles et analyses avez-vous besoin ?
Quelles applications doivent rester en place, par exemple pour la comptabilité, la collaboration ou la BI ? Où les données doivent-elles circuler sans double saisie ?
Une solution SaaS ou une exploitation On-Premises est-elle plus adaptée ? Quelles exigences votre service informatique et vos règles de conformité imposent-elles ?
Quelles données doivent être reprises, quelles personnes doivent être formées et quels processus doivent être adaptés ? Outre les licences, prenez également en compte la mise en œuvre, l’exploitation et l’accompagnement.
Évaluez BCS à partir d’un processus important pour votre entreprise. Lors d’une présentation en ligne personnalisée, nous vous montrons les fonctions correspondantes – par exemple de l’offre à la facture ou du ticket de service au justificatif de prestation.
Demander une présentation en ligne gratuiteBCS prend en charge différentes formes d’activité orientée projet. Les fonctions prioritaires dépendent des prestations et des processus de l’entreprise.
Reliez les projets clients, les tickets, la planification des ressources et les prestations facturables. Les demandes de service restent associées aux données clients et projets correspondantes.
Planifiez les capacités des consultants et les projets, saisissez les temps et les frais et gardez un œil sur la rentabilité des différentes missions.
Coordonnez plusieurs missions clients en parallèle, les offres, les tâches et la facturation. Les prestations saisies, les budgets et l’utilisation des capacités restent transparents.
Les prestataires de services techniques ainsi que les organisations du secteur de la santé et du secteur public planifient également des projets, documentent des prestations et coordonnent des ressources. BCS peut être adapté à différents processus et rôles.
BCS est utilisé avec succès par de nombreux prestataires de services. Voici ce qu’en disent nos clients :
« En tant que prestataire informatique du Land de Mecklembourg-Poméranie occidentale, nous réalisons depuis 2008 tous nos projets selon PRINCE2. BCS simplifie notre travail de projet et regroupe intelligemment les fonctions. »
« Il s’est avéré que BCS, avec son orientation axée sur les projets, pouvait être mieux adapté à nos besoins de prestataire de services techniques que d’autres systèmes ERP établis, qui semblaient davantage conçus pour les entreprises de production. »
« Depuis 2013, nous utilisons BCS pour gérer efficacement les prospects et les projets, établir des factures sur la base de jalons de paiement et garder à tout moment un œil sur la rentabilité. »
« Avec BCS, nous avons pu remplacer notre environnement système hétérogène et profitons chaque jour des nombreuses fonctions du logiciel. »
BCS peut être adapté à votre organisation. Les droits d’accès protègent les données sensibles, Projektron vous accompagne lors de la mise en œuvre et documente ses mesures de sécurité de l’information.
Grâce à des rôles et autorisations personnalisables, vous déterminez qui peut consulter ou modifier les données clients, collaborateurs et projets. Des participants externes peuvent également recevoir un accès ciblé.
Les interfaces, processus, champs de données et rapports peuvent être adaptés à votre organisation. Vous pouvez ainsi commencer avec les processus essentiels puis étendre BCS ultérieurement.
Projektron vous accompagne avec du conseil, des ateliers et des formations lors de la mise en œuvre. Le support et d’autres services vous assistent également pendant l’utilisation quotidienne.
Le système de management de la sécurité de l’information de Projektron est certifié selon ISO/IEC 27001:2022. S’y ajoutent des mesures documentées relatives aux normes ISO/IEC 27017 et 27018, une attestation C5 de type 1 pour l’hébergement ainsi qu’un résultat d’évaluation TISAX®.
Une mise en œuvre réussie d’un ERP commence par des exigences clairement définies. Les processus que vous souhaitez relier, le modèle d’exploitation adapté ainsi que les coûts de mise en œuvre et d’exploitation courante sont déterminants.
Un système ERP doit relier de manière cohérente les étapes de travail existantes. Commencez donc par clarifier les points suivants :
BCS peut être mis en œuvre progressivement et adapté aux rôles, aux processus et aux systèmes existants. L’effort de mise en œuvre dépend notamment de l’étendue des fonctions, de la migration des données, des intégrations et des besoins en formation.
BCS est disponible sous forme de solution cloud (SaaS) ou On-Premises. Le logiciel est développé en Allemagne et la version SaaS est exploitée dans des centres de données allemands – Software Hosted in Germany. Outre les fonctions, la protection des données, les ressources informatiques internes et les intégrations souhaitées doivent être prises en compte lors du choix. Les coûts dépendent du modèle d’exploitation, du nombre d’utilisateurs et de l’étendue fonctionnelle nécessaire.
Découvrez les éditions, les modèles de déploiement et les tarifs.
Découvrez les critères importants pour comparer, tester et mettre en œuvre un ERP.
Comparez une mise en œuvre progressive à une migration complète à une date définie.
Chez les prestataires de services orientés projets, les projets, les collaborateurs, les prestations réalisées et les temps facturables sont au cœur de l’activité. Pour chaque prestation, il doit être possible d’identifier les efforts engagés et ce qui peut être facturé. La planification des projets, la gestion des ressources, la saisie des temps, les ventes et la facturation doivent donc fonctionner ensemble. Dans une entreprise fortement orientée vers les produits, les achats, les stocks et les mouvements de marchandises peuvent en revanche jouer un rôle plus important.
Cela dépend de vos processus. Si vous souhaitez uniquement planifier des tâches et des échéances, vous n’avez peut-être pas besoin d’un ERP complet. En revanche, si les offres, les capacités, les temps, les factures et les indicateurs de projet doivent être reliés, une gestion de projet isolée est souvent insuffisante. Une solution ERP peut regrouper ces domaines afin d’éviter de transférer manuellement les données à chaque étape.
BCS est utilisé dans des organisations de tailles différentes. La configuration appropriée dépend de vos processus, du nombre d’utilisateurs et du niveau de détail requis pour la planification. Le domaine par lequel vous souhaitez commencer joue également un rôle : une équipe peut d’abord utiliser certaines fonctions, puis intégrer progressivement d’autres processus. Lors d’une présentation, vous pouvez vérifier à partir de cas d’utilisation concrets quelles fonctions vous sont réellement nécessaires.
Oui. Vous pouvez utiliser BCS comme solution SaaS ou l’exploiter dans votre propre infrastructure. Avec un ERP cloud, le fournisseur prend en charge certaines tâches liées à l’exploitation technique ; avec une installation On-Premises, cette responsabilité incombe davantage à votre organisation. Le modèle choisi doit correspondre à vos exigences en matière d’exploitation informatique, de protection des données, de sécurité et d’intégration.
Évaluez les solutions à partir de vos processus réels : comment une demande devient-elle une offre, comment une ressource est-elle planifiée et comment les prestations saisies sont-elles facturées ? Ce parcours, du premier contact client jusqu’à la facture, est souvent appelé processus de bout en bout. Un outil peut être performant sur une étape ; l’essentiel est que toutes les étapes nécessaires fonctionnent ensemble. Cela vaut également lorsque vous comparez BCS à des solutions telles que SAP ou weclapp. Pour les solutions open source, il convient également d’évaluer les efforts d’exploitation, de maintenance et de mise en œuvre.
L’éditeur peut expliquer les fonctions, le fonctionnement et les prestations de mise en œuvre. Pour une évaluation approfondie, les futurs utilisateurs devraient toutefois également tester eux-mêmes des tâches typiques. Demandez par exemple à voir comment fonctionnent au quotidien une saisie simple des temps, une planification des ressources et la facturation d’un projet. Vous pourrez ainsi déterminer si le logiciel de gestion correspond à vos processus.
BCS propose des interfaces et des possibilités d’échange de données, notamment des connexions à SAP. La solution adaptée dépend des données qui doivent circuler entre les systèmes et du système qui doit servir de système maître. Avec les services web, un système tiers connecté peut accéder aux services proposés en tant que client. Vérifiez au préalable si une interface existante suffit pour votre cas d’utilisation ou si une configuration supplémentaire ou un module complémentaire est nécessaire.
Le coût total dépend du nombre d’utilisateurs, du modèle de déploiement, des fonctions nécessaires ainsi que des efforts liés à la mise en œuvre, à la migration des données et aux adaptations. Comparez donc le coût de votre scénario d’utilisation souhaité et pas uniquement les prix des licences. Vous trouverez de premières informations sur BCS sous Éditions et tarifs . Une offre concrète dépend de vos exigences.
Cela dépend du périmètre et de la méthode retenue. Une équipe avec des processus clairement délimités peut démarrer différemment d’une entreprise qui souhaite intégrer plusieurs services et systèmes existants. Lors de la planification, tenez compte de l’analyse des besoins, de la configuration, de la migration des données, des tests et des formations. Si de nouveaux processus sont introduits, prévoyez également du temps pour les retours des utilisateurs.
Lors d’une présentation en ligne gratuite, Projektron vous présente BCS en fonction des thèmes que vous avez choisis. Le rendez-vous dure environ 90 minutes. Vous pouvez ensuite tester le logiciel avec des données de démonstration pendant 14 jours. S’inscrire à une présentation en ligne .
Chaque entreprise de services fonctionne différemment. Lors d’une présentation en ligne personnalisée, vous pouvez découvrir les processus qui comptent pour votre entreprise – par exemple de la création de l’offre à la facturation, en passant par la planification des ressources et des projets.
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