Gestione sus procesos empresariales sobre una base de datos común: desde el contacto con el cliente y la oferta hasta la planificación, el registro de servicios y tiempos, el controlling y la facturación. BCS es un software ERP desarrollado en Alemania y ayuda a las empresas de servicios con procesos integrados, estructuras flexibles y elevados estándares de protección de datos y seguridad de la información, tanto en la nube como on-premises.
Un sistema ERP para empresas de servicios conecta los procesos comerciales y operativos de una organización de servicios. A menudo, el foco está en los proyectos de clientes y los servicios. En este contexto surgen preguntas como:
Un sistema adecuado reúne los datos necesarios. Por ejemplo, conecta CRM, ofertas, planificación de proyectos, registro de tiempos, gestión de recursos, facturación y controlling. Las funciones importantes dependen del modelo de negocio: una consultora factura servicios distintos a los de un proveedor de servicios de TI con contratos de servicio continuos. Lo decisivo es que los procesos cotidianos funcionen de forma integrada sin transferencias manuales constantes.
BCS conecta los procesos comerciales y operativos de su empresa de servicios sobre una base de datos común. Desde el contacto con el cliente, las ofertas, los proyectos y los recursos hasta el registro de servicios y la facturación, las funciones trabajan de forma integrada. El servicio al cliente, la gestión de documentos y la gestión de personal complementan el negocio de proyectos. Los procesos automatizados y el apoyo de la IA reducen las tareas rutinarias y permiten utilizar la información con mayor rapidez. Haga clic en las siguientes vistas para ampliarlas.
Registre contactos, consultas de clientes y oportunidades de venta en el CRM. La información de la gestión de clientes y de la planificación de proyectos se incorpora a sus ofertas. De este modo puede calcular servicios, esfuerzos y precios de forma transparente y reutilizar los datos para el procesamiento posterior.
Creación de ofertas
Estructure tareas, plazos, presupuestos y responsabilidades. La gestión de recursos muestra los empleados disponibles y los posibles cuellos de botella. Incluso con varios proyectos de clientes en paralelo, mantiene bajo control las capacidades, dependencias y prioridades.
Planificación de proyectos
Los empleados registran tiempos en proyectos, tareas, encargos o tickets. Los servicios registrados quedan disponibles para evaluaciones y para la facturación posterior. El trabajo facturable ya no tiene que recopilarse desde distintas aplicaciones.
Registro de tiempos
Compare los esfuerzos, costes y presupuestos planificados y reales. Los indicadores y análisis permiten detectar desviaciones con antelación. Los responsables de proyecto pueden ver cómo evoluciona la rentabilidad de los encargos y dónde es necesario actuar.
Controlling de proyectos
Utilice los datos de los proyectos y los servicios registrados para crear facturas según el esfuerzo, a precio fijo o según hitos de pago. BCS admite formatos de factura electrónica como XRechnung y ZUGFeRD. Así conecta el registro operativo de servicios con la facturación comercial.
Facturación
Registre, priorice y procese consultas de clientes y tickets internos en un único lugar. Los comentarios, responsabilidades y estados de procesamiento permanecen visibles. Los tiempos pueden registrarse directamente en el ticket y utilizarse para análisis y facturación.
Sistema de tickets
Organice su negocio continuo de servicios en el área de trabajo Services. El portal del cliente, los horarios de servicio y los tiempos de respuesta acordados facilitan la atención al cliente. Las alertas anticipadas y escaladas ayudan al equipo a tramitar a tiempo las solicitudes urgentes.
Tickets y servicios
Mantenga disponibles de forma centralizada ofertas, documentos de proyecto y documentación contractual. La gestión de documentos facilita el trabajo conjunto con archivos. Además, la gestión de contratos ayuda a gestionar de forma estructurada los acuerdos y los documentos relacionados.
Gestión de documentos
Conecte el trabajo de distintos equipos mediante tareas compartidas, tableros Kanban, calendarios y reuniones estructuradas. La información permanece directamente disponible en proyectos, tareas y tickets. Las responsabilidades claras y los estados transparentes facilitan la coordinación y los traspasos.
Trabajo en equipo
Conecte la gestión de personal, la gestión de competencias, los tiempos de trabajo y las ausencias. De este modo puede tener en cuenta las capacidades y competencias disponibles al planificar las asignaciones. Los roles y permisos regulan las responsabilidades y el acceso a datos sensibles de empleados, clientes y proyectos.
Gestión de personal
Modele y controle procesos empresariales con workflows y el diseñador BPMN integrado. Automatice, por ejemplo, revisiones de ofertas, aprobaciones de facturas o procesos de onboarding. Las tareas se asignan a las personas responsables; las Service Tasks pueden crear automáticamente tickets, citas y correos electrónicos.
Gestión de procesos
La ayuda con IA responde preguntas sobre el uso de BCS basándose en la documentación e indica las fuentes correspondientes. Los resúmenes con IA condensan información de tickets, tareas y áreas de proyecto seleccionadas. El asistente de tareas responde preguntas directamente en el contexto de cada tarea. Esto facilita la incorporación, los traspasos y la búsqueda diaria de información.
IA en BCSComparar funciones es útil, pero no suficiente para tomar una decisión. Compruebe mediante un encargo típico de cliente si el sistema admite sus procesos de principio a fin. Estas cinco preguntas son especialmente importantes:
¿Gestiona proyectos puntuales, servicios recurrentes o ambas cosas? ¿Cómo calcula y factura sus servicios?
¿Cuántos equipos, ubicaciones y proyectos paralelos debe coordinar? ¿Qué roles e informes necesita?
¿Qué aplicaciones deben mantenerse, por ejemplo para contabilidad, colaboración o BI? ¿Dónde deben fluir los datos sin duplicar el mantenimiento?
¿Le conviene una solución SaaS o una instalación On-Premises? ¿Qué requisitos establecen su departamento de TI y sus normas de cumplimiento?
¿Qué datos deben migrarse, qué personas deben recibir formación y qué procesos deben adaptarse? Además de las licencias, tenga en cuenta la implementación, el funcionamiento y la asistencia.
Evalúe BCS mediante un proceso relevante para su empresa. En una presentación online personalizada le mostramos las funciones adecuadas, por ejemplo desde la oferta hasta la factura o desde el ticket de servicio hasta el justificante de prestación.
Solicitar una presentación online gratuitaBCS admite diferentes formas de negocio orientado a proyectos. Las funciones prioritarias dependen de los servicios y procesos de cada empresa.
Conecte proyectos de clientes, tickets, planificación de recursos y servicios facturables. Las solicitudes de servicio permanecen vinculadas a los datos correspondientes de clientes y proyectos.
Planifique las capacidades de los consultores y los proyectos, registre tiempos y gastos y controle la rentabilidad de cada encargo.
Coordine encargos de clientes en paralelo, ofertas, tareas y facturación. Los servicios registrados, los presupuestos y la utilización de recursos siguen siendo transparentes.
Los proveedores de servicios técnicos, así como las organizaciones del sector sanitario y del sector público, también planifican proyectos, documentan servicios y coordinan recursos. BCS puede adaptarse a diferentes procesos y roles.
Numerosos proveedores de servicios utilizan BCS con éxito. Esto es lo que dicen nuestros clientes:
«Como proveedor de servicios de TI del estado federado de Mecklemburgo-Pomerania Occidental, desde 2008 gestionamos todos nuestros proyectos conforme a PRINCE2. BCS simplifica nuestro trabajo en proyectos y combina las funciones de forma inteligente.»
«Quedó claro que BCS, con su enfoque en los proyectos, podía adaptarse mejor a nosotros como proveedor de servicios técnicos que otros sistemas ERP consolidados, que parecían estar más orientados a empresas de producción.»
«Desde 2013 utilizamos BCS para gestionar clientes potenciales y proyectos de forma eficiente, crear facturas basadas en hitos de pago y controlar en todo momento la rentabilidad.»
«Con BCS pudimos sustituir nuestro entorno de sistemas heterogéneo y nos beneficiamos cada día de las numerosas funciones del software.»
BCS puede adaptarse a su organización. Los derechos de acceso protegen los datos sensibles, Projektron le acompaña durante la implementación y documenta sus medidas de seguridad de la información.
Mediante roles y permisos configurables, puede controlar quién puede ver o editar datos de clientes, empleados y proyectos. También es posible conceder acceso específico a participantes externos.
Las interfaces, los procesos, los campos de datos y los informes pueden adaptarse a su organización. De este modo, puede empezar con los procesos más importantes y ampliar BCS posteriormente.
Projektron le acompaña con asesoramiento, talleres y formación durante la implementación. El soporte y otros servicios también le ayudan durante el uso continuo.
El sistema de gestión de la seguridad de la información de Projektron está certificado conforme a ISO/IEC 27001:2022. Además, existen medidas documentadas relativas a ISO/IEC 27017 y 27018, una atestación C5 Tipo 1 para el alojamiento y un resultado de evaluación TISAX®.
Una implementación de ERP exitosa comienza con requisitos claramente definidos. Son decisivos los procesos que desea conectar, el modelo de implementación adecuado y los costes de la implantación y del funcionamiento continuo.
Un sistema ERP debe conectar de forma coherente los pasos de trabajo existentes. Por ello, aclare primero:
BCS puede implantarse gradualmente y adaptarse a los roles, procesos y sistemas existentes. El esfuerzo de implementación depende, entre otros factores, del alcance funcional, la migración de datos, las integraciones y las necesidades de formación.
BCS está disponible como solución en la nube (SaaS) o On-Premises. El software se desarrolla en Alemania y la versión SaaS se opera en centros de datos alemanes – Software Hosted in Germany. Además de las funciones, deben tenerse en cuenta la protección de datos, los recursos internos de TI y las integraciones deseadas. Los costes dependen del modelo de implementación, del número de usuarios y del alcance funcional necesario.
Infórmese sobre las ediciones, los modelos de implementación y los precios.
Descubra qué aspectos son importantes al comparar, probar e implementar un sistema ERP.
Compare una implementación gradual con una migración completa en una fecha determinada.
En los proveedores de servicios orientados a proyectos, los proyectos, los empleados, los servicios prestados y las horas facturables ocupan un lugar central. Para cada servicio debe poder determinarse qué esfuerzo se ha realizado y qué puede facturarse. Por ello, la planificación de proyectos, la gestión de recursos, el registro de tiempos, las ventas y la facturación deben trabajar de forma integrada. En una empresa muy orientada a productos, en cambio, las compras, el almacén y los movimientos de mercancías pueden tener mayor importancia.
Depende de sus procesos. Si únicamente desea planificar tareas y fechas, es posible que no necesite un ERP completo. Sin embargo, si las ofertas, las capacidades, los tiempos, las facturas y los indicadores de los proyectos deben estar conectados, una planificación de proyectos aislada suele resultar insuficiente. Una solución ERP puede integrar estas áreas para evitar que los datos tengan que transferirse manualmente en cada etapa.
BCS se utiliza en organizaciones de distintos tamaños. La configuración adecuada depende de sus procesos, del número de usuarios y del nivel de detalle necesario para la planificación. También influye el área por la que desee comenzar: un equipo puede utilizar inicialmente determinadas funciones e incorporar otros procesos posteriormente. En una presentación puede comprobar, mediante casos de uso concretos, qué funciones necesita realmente.
Sí. Puede utilizar BCS como solución SaaS o ejecutarlo en su propia infraestructura. Con un ERP en la nube, el proveedor asume tareas relacionadas con la operación técnica; con una instalación On-Premises, una mayor parte de esta responsabilidad recae en su organización. La opción elegida debe ajustarse a sus requisitos de operación de TI, protección de datos, seguridad e integración.
Evalúe las soluciones a partir de sus procesos reales: ¿cómo pasa una consulta a convertirse en una oferta, cómo se planifica un recurso y cómo se facturan los servicios registrados? Este recorrido desde el primer contacto con el cliente hasta la factura suele denominarse proceso end-to-end. Una herramienta puede destacar en un paso concreto; lo importante es que todos los pasos necesarios funcionen conjuntamente. Esto también se aplica al comparar BCS con soluciones como SAP o weclapp. En el caso de soluciones de código abierto, también debe valorar el esfuerzo de operación, mantenimiento e implementación.
El fabricante puede explicar las funciones, el funcionamiento y los servicios de implementación. Sin embargo, para realizar una evaluación sólida, los futuros usuarios también deberían probar por sí mismos tareas habituales. Por ejemplo, solicite que le muestren cómo funcionan en el día a día un registro sencillo de tiempos, la planificación de recursos y la facturación de un proyecto. Así podrá comprobar si el software empresarial se adapta a sus procesos.
BCS ofrece interfaces y opciones para el intercambio de datos, incluidas conexiones con SAP. La solución adecuada depende de qué datos deban intercambiarse entre los sistemas y de cuál de ellos deba actuar como sistema principal. Mediante servicios web, un sistema externo conectado puede acceder como cliente a los servicios proporcionados. Conviene aclarar previamente si una interfaz existente es suficiente para su caso de uso concreto o si se necesita una configuración adicional o un complemento.
Los costes totales dependen del número de usuarios, del modelo de implementación, de las funciones necesarias y del esfuerzo requerido para la implantación, la migración de datos y las adaptaciones. Por tanto, compare los costes de su escenario de uso concreto y no únicamente los precios de las licencias. Encontrará información inicial sobre BCS en Ediciones y precios . Una oferta concreta dependerá de sus requisitos.
Depende del alcance y del enfoque elegido. Un equipo con procesos claramente delimitados puede empezar de forma diferente a una empresa que integra varios departamentos y sistemas existentes. En la planificación deben tenerse en cuenta el análisis de requisitos, la configuración, la migración de datos, las pruebas y la formación. Si se introducen nuevos procesos, también debe reservarse tiempo para recibir comentarios de los usuarios.
En una presentación online gratuita, Projektron le mostrará BCS centrándose en los temas que usted elija. La cita dura aproximadamente 90 minutos. A continuación podrá probar el software durante 14 días con datos de demostración. Registrarse para una presentación online .
Cada empresa de servicios trabaja de forma diferente. En una presentación en línea personalizada puede conocer los procesos más relevantes para su empresa, desde la creación de ofertas y la planificación de recursos y proyectos hasta la facturación.
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