Excellent outil pour la représentation de tous les processus clés
Témoignage d'utilisateur de Best-Tech GmbH
Nous voyons en Projektron un partenaire fiable qui, avec BCS, met à notre disposition une solution logicielle formidable. Nous nous réjouissons d'une longue et fructueuse collaboration.
Best-Tech développe des solutions pour l'électronique, l'automobile et la construction mécanique
Best-Tech GmbH s’inscrit dans la continuité des activités de Bitter, exercées depuis plus de 30 ans principalement dans l’industrie automobile et chez les équipementiers automobiles. Nous nous considérons comme un développeur de produits dont les activités principales sont la conception technique et le développement, associés au design, à la simulation, au calcul et à la numérisation 3D. Grâce à notre longue expérience dans le développement de composants variés pour les machines, les moteurs et les véhicules, nous sommes en mesure de couvrir l’ensemble de la chaîne de développement de pièces, de sous-ensembles ou de modules complets. Nous couvrons ainsi tous les domaines de la conception technique, de la conception initiale à la préparation à la production en série. Nous pouvons également apporter notre soutien, du design, de la simulation et des essais jusqu’à l’approvisionnement en prototypes.
Bitter GmbH a commencé ses activités dans le développement de véhicules, de véhicules spéciaux et de moteurs, ainsi que dans la construction d’installations et de machines. Nous accompagnons également depuis de nombreuses années le développement de systèmes de propulsion alternatifs, notamment les moteurs électriques, les systèmes de batteries, la gestion thermique et les piles à combustible. Nous soutenons nos clients aussi bien dans des projets complets que dans des domaines spécifiques. La flexibilité, la transparence, la sécurité et la traçabilité de l’avancement des projets constituent la base de notre collaboration avec nos clients.
Les projets sont réalisés dans un environnement de travail flexible et tourné vers l’avenir chez Best-Tech, à Sierning près de Steyr ou à Munich. À la demande du client, nous travaillons également directement sur site. L’utilisation d’outils et de méthodes de pointe va de soi. Nous travaillons avec les trois systèmes de CAO haut de gamme CATIA de Dassault Systèmes, Creo de PTC et Siemens NX. D’autres outils de développement de pointe, tels qu’ALV Fire, ePLAN, SolidWorks et KeyShot, sont également utilisés.
Notre équipe compte environ 120 collaborateurs hautement qualifiés et parfaitement formés, fascinés par l’essence de la technique. En combinant savoir-faire, expérience et enthousiasme, nous développons des produits innovants et de nouvelles technologies.
Les projets sont au cœur de notre développement de produits
En tant que prestataire de services techniques, nous sommes habitués à travailler avec des clients dans le cadre de projets communs. De tels projets clients sont mis en œuvre à différentes échelles et sous différentes formes.
Nous utilisons BCS tout au long du cycle de vie des projets, depuis la phase d’avant-projet jusqu’à la facturation, en passant par l’élaboration des offres et l’exécution des projets. Pendant l’exécution, nous utilisons différents outils dans BCS en fonction de la complexité du projet. Dans tous les cas, la saisie des temps et des prestations constitue un élément central de chaque projet. Nous utilisons donc BCS de manière continue dans tous nos projets.
La forme de collaboration la plus « simple » se déroule directement chez le client. Dans ce cas, seuls les temps de travail consacrés au projet sont généralement saisis dans BCS pendant son exécution.
Les projets réalisés en interne vont de petites tâches ponctuelles effectuées par certains collaborateurs dans le cadre d’un contrat-cadre, par exemple au moyen de tickets, à des projets de développement vastes et complexes. De nombreux collaborateurs et partenaires externes sont souvent impliqués.
À partir d’une taille de projet définie, nous utilisons la planification des charges et des délais ainsi que différentes possibilités de documentation du projet, telles que les notes du chef de projet. Elles servent de base au calcul des offres et au contrôle continu des projets.
D’autres outils de gestion de projet disponibles dans BCS sont utilisés en fonction des besoins et des exigences des projets.
BCS découvert tôt et mis en place au bon moment
Nous avons découvert BCS pour la première fois en 2003, lors d’une visite au salon CEBIT. À cette époque, nous nous étions penchés sur MS Project et d’autres logiciels de gestion de projet monopostes et nous nous sommes arrêtés au stand de Projektron sans l’avoir prévu. L’excellente interface web et les nombreuses fonctionnalités de gestion multiprojet nous avaient déjà fortement impressionnés et sont restées dans notre mémoire.
À l’époque, Bitter GmbH était encore une petite entreprise et nous ne pouvions pas nous résoudre à mettre en place un tel système. Nous avons continué à planifier nos projets avec MS Project et MS Excel. La saisie des temps et la facturation étaient gérées dans MS Access.
Au fil des années, Bitter GmbH a poursuivi sa croissance et les solutions isolées existantes ont été de plus en plus perçues comme un frein. En 2014, nous avons donc lancé un projet visant à sélectionner et à mettre en place un système ERP adapté à nos besoins.
Nous avons lancé le processus de sélection avec l’aide d’un consultant externe. À notre demande, BCS, qu’il ne connaissait pas jusque-là, a été inclus dans la sélection. Il est apparu que BCS, avec son orientation projet, pouvait mieux nous convenir en tant que prestataire de services techniques que d’autres systèmes ERP établis, qui semblaient davantage conçus pour les entreprises de production.
Nos premières impressions se sont finalement confirmées et, à l’issue du processus de sélection, nous avons choisi BCS. BCS nous a convaincus par son orientation projet, la meilleure couverture de nos exigences, son bon rapport qualité-prix et son interface web moderne.
Après cette décision, nous avons planifié la mise en place avec Projektron. Plusieurs ateliers communs ont été organisés pour définir la configuration, préciser les adaptations nécessaires et planifier la migration des données existantes. Un interlocuteur technique compétent et engagé de Projektron nous a accompagnés et nous a aidés à configurer BCS au mieux selon nos exigences.
Nous avons décidé de n’importer dans BCS que les projets en cours et les données nécessaires à leur réalisation provenant des systèmes existants. Notre entreprise, avec sa structure, ses rôles, ses collaborateurs, ses clients, ses contacts, ses centres de coûts, ses droits d’accès et bien d’autres éléments, a été représentée dans BCS, et les données correspondantes ont été importées. Des interfaces ont également été mises en place, notamment avec Active Directory (connexion des utilisateurs), MS Exchange (synchronisation des calendriers et importation des e-mails) et notre système téléphonique (CTI). Notre interlocuteur chez Projektron et l’équipe de support de Projektron nous ont apporté un soutien actif tout au long de ce processus. Dès la phase de configuration et de mise en place, nous avons été impressionnés par les possibilités d’adaptation de BCS.
BCS est devenu notre outil central de gestion
Aujourd’hui, BCS est utilisé dans l’ensemble de nos processus métier. De son utilisation intensive dans les différents domaines administratifs, tels que les ressources humaines, à son rôle d’outil central de gestion de projet pour les projets clients, jusqu’à son utilisation comme système principal pour l’infrastructure informatique (gestion des utilisateurs et des droits d’accès), BCS intervient dans toutes les fonctions de l’entreprise.
Pour illustrer notre utilisation de BCS, nous souhaitons mettre en avant ses possibilités de calcul des offres. Dès la phase d’évaluation, il était clair pour nous que la flexibilité dans l’élaboration des offres revêtait une grande importance. Au cours des ateliers, un concept a été élaboré pour rendre le calcul des offres plus flexible. Nous avons confié cette adaptation à Projektron, qui l’a intégrée à la version standard de BCS. Aujourd’hui, cette fonctionnalité est disponible sous la forme d’un composant appelé « Calcul » et bénéficie de temps à autre de fonctionnalités supplémentaires.
Le calcul des offres nous aide notamment dans les projets de développement complexes et de grande envergure. Nous souhaitions pouvoir distinguer le calcul technique du calcul commercial. Le module nous permet de représenter le processus de calcul de manière transparente et de le retracer facilement, même ultérieurement. Nous utilisons également les possibilités d’agrégation offertes par le module de calcul. La planification et le calcul sont souvent beaucoup plus détaillés que les postes figurant dans l’offre. Ce niveau de détail supérieur nous permet de réagir encore mieux aux écarts et a conduit, ces dernières années, à un contrôle plus précis des projets et, par conséquent, à de meilleurs résultats.
Outre les possibilités de calcul des offres, nous utilisons presque tous les modules disponibles dans BCS de manière plus ou moins intensive. Le système de tickets, en particulier, s’est révélé être un excellent outil pour l’administration. Presque tous les processus clés importants sont traités au moyen de tickets. Les tickets servent, par exemple, au traitement des demandes ou à la facturation. Dans les ressources humaines, tous les processus, à l’exception de la paie, sont représentés dans BCS, de la gestion des candidatures au traitement des heures et des frais. Les interfaces avec d’autres systèmes, tels que le contrôle d’accès, Active Directory et les services Azure, notamment Microsoft 365, sont mises en œuvre grâce aux nombreuses possibilités d’importation et d’exportation de données. Les exportations permettent, par exemple, de créer des sites SharePoint pour chaque projet avec les droits d’accès correspondants et de les mettre à jour en continu. Au fil des années, nous avons réalisé nous-mêmes bon nombre de ces interfaces, en nous appuyant sur des exemples et des adaptations de Projektron ainsi que sur notre propre initiative, en apprenant par la pratique.
Aujourd’hui, tous les collaborateurs utilisent BCS à des degrés divers. Son architecture d’application web leur permet d’y accéder depuis n’importe quel endroit, sans avoir besoin d’un client lourd. Cela est particulièrement utile pour nos collaborateurs qui travaillent directement chez les clients.
Pour nous, le plus grand avantage de BCS est que nous pouvons représenter pratiquement tous les processus clés de l'entreprise dans BCS et que la transparence et la fiabilité des activités quotidiennes se sont déjà énormément améliorées ces dernières années. Nous pensons que cette tendance va se poursuivre à l'avenir.
Projektron - le bon partenaire pour l'avenir
Rétrospectivement, on peut dire que le choix de BCS a été la bonne décision pour notre entreprise. En tant que prestataire de services techniques orienté projet, BCS est l'outil optimal pour réaliser avec succès des projets de conception et de développement ambitieux pour ou avec nos clients. Nos activités et processus internes sont soutenus de manière optimale et la croissance de notre entreprise est facilitée.
Nous observons avec beaucoup d'intérêt le développement continu de BCS, qui optimise encore davantage l'interface web déjà très bonne et apporte sans cesse de nouvelles fonctionnalités intéressantes pour nos applications.
