Excelente herramienta para la representación de todos los procesos básicos
Informe de usuario por Best-Tech GmbH
En Projektron vemos un socio fiable que nos proporciona una gran solución de software en BCS. Esperamos seguir colaborando con éxito durante mucho tiempo.
Best-Tech desarrolla soluciones para la electrónica, la automoción y la ingeniería mecánica
Best-Tech GmbH da continuidad a los más de 30 años de actividad de Bitter, principalmente en la industria de la automoción y de sus proveedores. Nos consideramos un desarrollador de productos cuyas actividades principales son el diseño técnico y el desarrollo, combinados con el diseño, la simulación, el cálculo y el escaneo 3D. Gracias a nuestra amplia experiencia en el desarrollo de diversos componentes para maquinaria, motores y vehículos, podemos abarcar toda la cadena de desarrollo de piezas, conjuntos o módulos completos. Cubrimos todas las áreas del diseño técnico, desde el diseño conceptual hasta la preparación para la producción en serie. También podemos prestar apoyo desde el diseño, la simulación y los ensayos hasta la adquisición de prototipos.
Bitter GmbH inició su actividad en el desarrollo de vehículos, vehículos especiales y motores, así como en la ingeniería de instalaciones y maquinaria. También llevamos muchos años acompañando el desarrollo de sistemas de propulsión alternativos, con especial atención a los motores eléctricos, los sistemas de baterías, la gestión térmica y las pilas de combustible, entre otras tecnologías. Apoyamos a nuestros clientes tanto en proyectos completos como en áreas específicas. La flexibilidad, la transparencia, la seguridad y la trazabilidad del avance de los proyectos constituyen la base de nuestra colaboración con nuestros clientes.
Los proyectos se ejecutan en un entorno de trabajo flexible y orientado al futuro en las instalaciones de Best-Tech en Sierning, cerca de Steyr, o en Múnich. A petición del cliente, también trabajamos directamente en sus instalaciones. El uso de herramientas y métodos de última generación es algo habitual. Trabajamos con los tres sistemas CAD de gama alta CATIA de Dassault Systèmes, Creo de PTC y Siemens NX. También utilizamos otras herramientas de desarrollo de última generación, como ALV Fire, ePLAN, SolidWorks y KeyShot.
Nuestro equipo está formado por aproximadamente 120 empleados altamente cualificados y bien formados, fascinados por la esencia de la tecnología. Combinando conocimientos técnicos, experiencia y entusiasmo, desarrollamos productos innovadores y nuevas tecnologías.
Los proyectos son el núcleo de nuestro desarrollo de productos
Como proveedor de servicios técnicos, estamos acostumbrados a trabajar con clientes en proyectos conjuntos. Dichos proyectos de clientes se llevan a cabo en diversos tamaños y manifestaciones.
Utilizamos BCS durante todo el ciclo de vida del proyecto, desde la fase previa hasta la facturación, pasando por la elaboración de ofertas y la ejecución del proyecto. Durante la ejecución, utilizamos distintas herramientas de BCS en función de la complejidad del proyecto. En todos los casos, el registro de tiempos y prestaciones es un componente central de cada proyecto. Por eso utilizamos BCS de forma continua en todos nuestros proyectos.
La forma «más sencilla» de colaboración se lleva a cabo directamente en las instalaciones del cliente. En estos casos, durante la ejecución del proyecto generalmente solo se registran en BCS las horas de trabajo dedicadas al proyecto.
Los proyectos que realizamos internamente abarcan desde pequeñas tareas ocasionales realizadas por empleados individuales en el marco de un contrato marco, por ejemplo mediante tickets, hasta proyectos de desarrollo amplios y complejos. A menudo participan numerosos empleados y socios externos.
A partir de un tamaño de proyecto definido, utilizamos la planificación del esfuerzo y de los plazos, así como distintas opciones para documentar el proyecto, por ejemplo, las notas del director del proyecto. Estas sirven de base para el cálculo de las ofertas y el control continuo del proyecto.
Las demás herramientas de gestión de proyectos disponibles en BCS se utilizan en función de las necesidades y los requisitos de cada proyecto.
BCS: descubierto pronto e implantado en el momento adecuado
Descubrimos BCS por primera vez en 2003 durante una visita a la feria CEBIT. En aquel momento, habíamos estado estudiando MS Project y otros programas de gestión de proyectos para un solo usuario y nos detuvimos en el stand de Projektron sin haberlo previsto. La excelente interfaz web y la amplia gama de funciones para la gestión multiproyecto ya nos causaron una impresión duradera y quedaron en nuestra memoria.
Por aquel entonces, Bitter GmbH todavía era una empresa pequeña y no nos decidimos a implantar un sistema de este tipo. Seguimos planificando nuestros proyectos con MS Project y MS Excel. El registro de tiempos y la facturación se gestionaban con MS Access.
Con los años, Bitter GmbH siguió creciendo y las soluciones aisladas existentes se percibían cada vez más como un obstáculo. Por eso, en 2014 iniciamos un proyecto para seleccionar e implantar un sistema ERP adecuado a nuestras necesidades.
Iniciamos el proceso de selección con la ayuda de un consultor externo. A petición nuestra, se incluyó BCS, que hasta entonces él no conocía. Quedó claro que BCS, con su enfoque en los proyectos, podía adaptarse mejor a nuestras necesidades como proveedor de servicios técnicos que otros sistemas ERP consolidados, que parecían estar más orientados a empresas de producción.
Finalmente, nuestras primeras impresiones se confirmaron y, tras el proceso de selección, nos decidimos por BCS. BCS nos convenció por su enfoque en los proyectos, la mejor cobertura de nuestros requisitos, su buena relación calidad-precio y su moderna interfaz web.
Tras tomar la decisión, planificamos la implantación junto con Projektron. Organizamos varios talleres conjuntos para definir la configuración, especificar las adaptaciones necesarias y planificar la migración de los datos existentes. Durante este proceso, contamos con el apoyo de un responsable técnico de atención al cliente de Projektron, competente y comprometido, que nos ayudó a configurar BCS de la mejor manera posible según nuestros requisitos.
Decidimos importar a BCS únicamente los proyectos en curso y los datos necesarios para ellos procedentes de los sistemas existentes. Nuestra empresa, con su estructura, roles, empleados, clientes, contactos, centros de costes, permisos y muchos otros elementos, quedó representada en BCS, y se importaron los datos correspondientes. También se configuraron interfaces, por ejemplo, con Active Directory (inicio de sesión de los usuarios), MS Exchange (sincronización de calendarios e importación de correos electrónicos) y nuestro sistema telefónico (CTI). Nuestro responsable de atención al cliente de Projektron y el equipo de soporte de Projektron nos prestaron un apoyo activo durante todo este proceso. Ya durante la fase de configuración e implantación nos impresionó la capacidad de adaptación de BCS.
BCS se convirtió en nuestra herramienta central de gestión
Hoy en día, BCS se utiliza en todos nuestros procesos empresariales. Desde su uso intensivo en las distintas áreas administrativas, como recursos humanos, pasando por su función como herramienta central de gestión de proyectos para los clientes, hasta su uso como sistema principal para la infraestructura informática (gestión de usuarios y permisos), BCS está presente en todas las funciones de la empresa.
Como ejemplo de nuestro uso de BCS, nos gustaría destacar sus posibilidades para el cálculo de ofertas. Ya durante la fase de evaluación teníamos claro que la flexibilidad en la elaboración de ofertas era muy importante para nosotros. Durante los talleres se desarrolló un concepto para hacer más flexible el cálculo de ofertas. Encargamos esta adaptación a Projektron, que la incorporó a la versión estándar de BCS. Actualmente, esta funcionalidad está disponible como un componente denominado «Cálculo» y se amplía de vez en cuando con funciones adicionales.
El cálculo de ofertas nos ayuda especialmente en proyectos de desarrollo complejos y de gran envergadura. Queríamos poder diferenciar el cálculo técnico del cálculo comercial. El módulo nos permite representar el proceso de cálculo de forma transparente y comprenderlo fácilmente incluso más adelante. También utilizamos las opciones de agregación que ofrece el módulo de cálculo. La planificación y el cálculo suelen ser mucho más detallados que las partidas que figuran en la oferta. Este mayor nivel de detalle nos permite reaccionar aún mejor ante las desviaciones y, en los últimos años, ha contribuido a un control más preciso de los proyectos y, en consecuencia, a mejores resultados.
Además de las posibilidades de cálculo de ofertas, utilizamos casi todos los módulos disponibles en BCS con mayor o menor intensidad. En particular, el sistema de tickets ha demostrado ser una excelente herramienta para la administración. Casi todos los procesos principales importantes se gestionan mediante tickets. Por ejemplo, los tickets se utilizan para tramitar consultas o emitir facturas. En recursos humanos, todos los procesos, excepto el cálculo de nóminas, están representados en BCS, desde la gestión de candidatos hasta la liquidación de horas y gastos. Las interfaces con otros sistemas, como el control de acceso, Active Directory y los servicios de Azure, especialmente Microsoft 365, se implementan mediante las amplias posibilidades de importación y exportación de datos. Las exportaciones permiten, por ejemplo, crear sitios de SharePoint para cada proyecto con los permisos correspondientes y mantenerlos actualizados de forma continua. A lo largo de los años, hemos implementado muchas de estas interfaces por nuestra cuenta, basándonos en ejemplos y adaptaciones de Projektron y en nuestra propia iniciativa, aprendiendo con la práctica.
Hoy en día, todos los empleados utilizan BCS en distintos grados. Su arquitectura como aplicación web permite a nuestros empleados acceder desde cualquier lugar sin necesidad de un cliente pesado. Esto resulta especialmente útil para quienes trabajan directamente en las instalaciones del cliente.
La mayor ventaja de BCS para nosotros es que podemos representar en BCS casi todos los procesos centrales de la empresa y que la transparencia y fiabilidad de las operaciones diarias ya ha mejorado enormemente en los últimos años. Suponemos que esta tendencia continuará en el futuro.
Projektron - el socio adecuado para el futuro
En retrospectiva, podemos decir que elegir BCS fue la decisión correcta para nuestra empresa. Para nosotros, como proveedores de servicios técnicos orientados a proyectos, BCS es la herramienta óptima para llevar a cabo con éxito exigentes proyectos de diseño y desarrollo para nuestros clientes o junto con ellos. Nuestras actividades y procesos internos reciben un apoyo óptimo y se facilita el crecimiento futuro de nuestra empresa.
Estamos muy interesados en el desarrollo continuo de BCS, que optimiza aún más la ya muy buena interfaz web y siempre aporta nuevas funciones interesantes para nuestros fines.
