Gestion des documents : toutes les informations sont accessibles - à tout moment
Fonctions DMS dans BCS pour une gestion efficace de vos documents
Que ce soit pour des projets individuels ou pour l'ensemble de l'entreprise, vos documents sont bien conservés dans BCS – le logiciel de coordination commerciale (Business Coordination Software) de Projektron. En plus des fonctions complètes de gestion de projet, BCS intègre également un système de gestion de documents (DMS) puissant et fonctionnel.
Système de gestion de documents : indispensable, pas seulement dans la gestion de projets
BCS offre donc bien plus que des fonctions complètes pour votre planification et votre gestion de projet.
Et si ...
➤ toutes les données pertinentes soient stockées et accessibles de manière centralisée ?
➤ les documents étaient stockés dans une structure de classement uniforme, facile à retrouver ?
➤ les collaborateurs autorisés auraient toujours accès aux informations pertinentes, où qu'ils se trouvent ?
➤ la collaboration au sein de l'équipe serait facilitée par l'accès aux versions les plus récentes des documents ?
➤ il n'y aurait plus de doublons ou de versions obsolètes de documents ?
➤ grâce au versionnement automatique, les modifications resteraient compréhensibles ?
➤ les fonctions de recherche et de filtrage faciliteraient le transfert des connaissances et la recherche ?
Que ce soit dans le cadre d'un projet ou d'une simple collaboration quotidienne entre plusieurs départements, les collaborateurs sont souvent obligés d'accéder aux mêmes documents à partir de différents endroits afin de clarifier des questions identiques ou différentes, de consulter, de transmettre et d'archiver des informations. Sans système numérique de gestion des documents (DMS), cela n'est guère envisageable. Dans le domaine de la gestion de projet en particulier, un accès permanent, rapide et indépendant du lieu aux documents pertinents est décisif.
Alexandra Baldauf
Business Consultant, Goodson Softwaresolutions GmbH
"Tous les documents pertinents, tels que les accords avec les clients, les analyses des besoins et les protocoles, sont stockés dans BCS par nos employés afin d'y avoir accès à tout moment".
Une gestion simple des documents pour les projets et plus encore
Grâce à la gestion des documents dans BCS, votre équipe de projet dispose des fichiers pertinents dans une structure de classement uniforme. Elle facilite non seulement la collaboration au sein de l'équipe, mais évite également les doublons inutiles et les coûts d'espace de stockage liés aux doublons.
Vous téléchargez facilement et confortablement de nouveaux documents dans le dépôt de fichiers :
Sélectionnez simplement dans BCS le dépôt de fichiers souhaité, par exemple lors d'une réunion.
Sélectionnez un ou plusieurs fichiers sur votre ordinateur.
Glissez et déposez les documents dans l'interface utilisateur de BCS.
Vous pouvez attribuer vos documents dans n'importe quel format de fichier à des tâches, des projets, des tickets et des rendez-vous ainsi qu'à des personnes et des organisations ou à des contrats et des objets d'inventaire. Les fichiers Microsoft Office que vous avez insérés dans votre dépôt de fichiers peuvent être modifiés directement dans le navigateur. La version du fichier est automatiquement mise à jour après l'enregistrement.
Si votre correspondance par e-mail est importée dans BCS, vous pouvez également placer les pièces jointes aux e-mails dans l'élément de structure approprié, par exemple le projet. La gestion des documents dans BCS soutient ainsi la gestion de la qualité à l'échelle de l'entreprise. Il est également possible d'établir des liens entre les fichiers. Ainsi, vos collaborateurs voient un document exactement là où ils ont besoin de l'information.
Versionnement automatique : chaque document est à jour
Lorsque vous modifiez ou enregistrez un document, BCS versionne automatiquement votre fichier. Cela garantit que tout le monde travaille avec la version actuelle d'un document et que vos clients ou partenaires commerciaux ne reçoivent jamais de versions de fichiers obsolètes de votre part. Les anciennes versions, les états intermédiaires et l'original du fichier ne sont pas affectés. Vous pouvez les retrouver à tout moment et les reconstituer si nécessaire. En même temps, le système de gestion des documents empêche la création involontaire de doublons/doubles d'un document.
En outre, un verrouillage évite les modifications parallèles et les conflits de stockage et de version qui en résultent. La transparence est également assurée : BCS affiche ainsi la version, la date d'enregistrement et l'auteur d'un document. Dans le journal, vous retracez ainsi en détail l'historique complet du document.
Vous souhaitez revenir à une version plus ancienne ? Pas de problème avec la gestion des documents dans BCS : la gestion automatique des versions garantit que tous les états intermédiaires d'un document restent accessibles via l'archive centrale des documents.
Classement sûr et recherche rapide : Recherche plein texte
Vous souhaitez effectuer une recherche par mot-clé dans vos documents ? La recherche plein texte confortable de BCS est bien sûr aussi à votre disposition dans la gestion des documents.
Si vous effectuez une recherche dans des PDF, des documents Microsoft Office et des fichiers texte, vous voyez même les extraits de texte correspondants dans la liste des résultats, en plus du chemin d'accès et du nom du fichier. Vous pouvez en outre attribuer des mots-clés à vos documents via des métadonnées, ce qui vous permet d'optimiser encore davantage votre recherche.
Vous trouverez ainsi en quelques secondes un document recherché ou vous pourrez même créer des documentations complètes à partir de plusieurs fichiers sur un thème, un processus ou une période.
Droits d'accès et de modification : à chacun son réglage
La sécurité de l'information et la protection des données sont particulièrement importantes dans le cadre de la gestion des documents et sont donc directement intégrées dans la gestion des droits de BCS. Vous pouvez ainsi définir de manière simple, détaillée et sûre pour les documents et les répertoires qui peut lire, supprimer ou mettre à jour quels documents.
Accès web au DMS avec navigateur et WebDAV
Vous accédez facilement à toutes les fonctions de la gestion des documents via l'interface utilisateur basée sur le web de BCS. Vous pouvez ainsi accéder à vos fichiers même lorsque vous êtes en déplacement.
De plus, BCS vous permet d'accéder à des documents dans des dossiers Web basés sur le standard WebDAV. L'avantage particulier de WebDAV : les systèmes d'exploitation et les applications Office courants prennent en charge ce standard, qui permet par exemple de gérer les versions des documents. Vous pouvez accéder aux fichiers aussi bien à partir de votre système de fichiers que via BCS.
Comme WebDAV est une extension du protocole HTTP, il est compatible avec Microsoft Windows, Linux/UNIX et Mac OS.
Si vos documents se trouvent sur une plateforme Microsoft SharePoint, vous pouvez en outre les modifier, les supprimer ou les verrouiller via BCS.
Gestion des documents BCS : vos avantages en un coup d'œil
Avec le système de gestion de documents intégré dans BCS
vous enregistrez vos documents de manière sûre en termes de révision et de droit.
vous organisez et archivez les documents numériques de manière centralisée.
vous veillez à ce que seules les personnes autorisées en conséquence aient accès aux documents.
assurez-vous que tous les membres de l'équipe disposent de la version la plus récente d'un document.
