Personnalisation dans BCS

Un standard éprouvé, adaptable de manière ciblée et flexible

BCS offre un standard stable et éprouvé dans la pratique pour la gestion de projet et les processus opérationnels. Plus de 850 entreprises dans le monde utilisent déjà BCS. Lorsque ce standard répond à vos exigences, vous bénéficiez d’une mise en œuvre rapide, de processus homogènes et d’un logiciel facile à mettre à jour sur le long terme. Dans le même temps, vous n’avez pas à adapter vos processus créateurs de valeur, bien établis ou spécifiques au cadre rigide d’un logiciel standard. Dans BCS, vous pouvez adapter de manière ciblée à votre organisation les vues, les champs, les rôles, les droits, les processus, les automatisations et les intégrations. Autant de standardisation que possible, autant de personnalisation que nécessaire.

Personnalisation à trois niveaux – adaptée aux tâches et aux compétences

De nombreuses adaptations peuvent être réalisées directement au quotidien : les utilisateurs personnalisent leur propre espace de travail, les administrateurs définissent des règles communes et les administrateurs techniques formés mettent en œuvre des exigences fonctionnelles et techniques plus avancées.

Pour les utilisateurs

Personnalisable individuellement

Les utilisateurs adaptent leur propre espace de travail à leurs tâches et à leurs priorités, sans modifier les vues des autres collaborateurs.

Avantage

Chaque collaborateur voit les informations importantes pour ses tâches et accède plus rapidement aux contenus qu’il utilise fréquemment.

Pour les administrateurs

Configurable au niveau administratif

Les administrateurs configurent les interfaces, les règles et les processus pour les équipes, les rôles ou l’ensemble de l’entreprise.

Avantage

Vous créez des standards homogènes, reproduisez les processus propres à votre entreprise et adaptez vous-même la configuration lorsque de nouvelles exigences apparaissent.

Pour les administrateurs techniques formés

Configurable au niveau technique

Les administrateurs techniques formés adaptent BCS aux processus métier spécifiques, aux structures de données et à l’environnement informatique existant.

Avantage

Vous mettez en œuvre en interne des exigences fonctionnelles et techniques spécifiques et faites évoluer vous-même la configuration si nécessaire.

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Personnalisation pour les utilisateurs : adapter son espace de travail et son interface

BCS offre à tous les utilisateurs un environnement de travail commun. Dans ce cadre standardisé, chaque collaborateur peut configurer les vues et les espaces de travail en fonction de ses propres tâches. Les personnalisations individuelles n’affectent pas l’environnement de travail des autres utilisateurs.

Personnaliser les vues et les espaces de travail

Aperçu personnel dans BCS

Les utilisateurs adaptent les tableaux, les vues d’ensemble et les espaces de travail à leurs tâches. Ils affichent ou masquent des colonnes, filtrent les contenus, modifient le tri et le regroupement et organisent les espaces fréquemment utilisés en fonction de leurs priorités personnelles. Les chefs de projet, les contrôleurs de gestion ou les collaborateurs commerciaux travaillent ainsi sur la même base de données tout en se concentrant sur les informations dont ils ont besoin pour leurs activités respectives.

Exemples :

Organiser les onglets et les espaces de travail

Afficher et masquer des colonnes

Filtrer, trier et regrouper les contenus

Définir des paramètres d’affichage personnels

Utiliser des préférences personnelles et des favoris

Les utilisateurs enregistrent les paramètres dont ils ont régulièrement besoin dans leur travail quotidien et définissent leurs vues préférées comme paramètres personnels par défaut. Les favoris permettent d’accéder directement aux projets, contacts, tickets ou autres contenus fréquemment utilisés. Chaque collaborateur commence ainsi avec un espace de travail adapté à ses tâches, sans modifier les paramètres des autres utilisateurs. Chaque utilisateur peut également choisir individuellement la langue de l’interface.

préférences personnelles d’affichage

paramètres personnels par défaut pour les vues fréquemment utilisées

favoris pour les contenus importants

langue d’interface individuelle

Vanessa Zonsius

Vanessa Zonsius

Tech Controlling, Axel Springer National Media & Tech GmbH & Co. KG

Nos utilisateurs peuvent adapter individuellement les vues à leurs besoins respectifs.

Jannik Knoblich

Jannik Knoblich

Chef de projet, service Modernisation & Numérisation, E-Government, ville hanséatique et universitaire de Rostock

Pour la plupart des vues, nous avons créé une vue spécifique à Rostock.

Configurations pour les administrateurs : définir des standards et des processus communs

Les administrateurs configurent BCS pour les équipes, les rôles ou l’ensemble de l’entreprise. Ils utilisent le standard éprouvé de BCS lorsqu’il répond aux besoins et le complètent lorsque des structures ou des processus propres à l’entreprise imposent d’autres exigences. BCS associe ainsi des standards homogènes aux spécificités de l’organisation.

Concevoir des interfaces et des paramètres adaptés aux rôles

Les administrateurs conçoivent des espaces de travail pour les équipes, les rôles ou l’ensemble de l’entreprise. Ils mettent à disposition des vues et des préférences communes et simplifient l’interface utilisateur lorsque certaines informations ou fonctions ne sont pas nécessaires. Les chefs de projet disposent par exemple de vues différentes de celles des contrôleurs de gestion, des équipes commerciales ou des cadres dirigeants. Tous travaillent sur la même base de données, mais BCS met en avant les informations pertinentes pour chaque tâche.

Exemples :

vues et préférences communes

afficher ou masquer des éléments de l’interface

configurer les composants de BCS en fonction de l’utilisation

préparer des vues pour différents groupes d’utilisateurs

Ajouter des champs, des termes et des structures personnalisés

Les administrateurs intègrent directement dans BCS les informations propres à l’entreprise. Ils ajoutent des champs personnalisés, définissent des valeurs de sélection et des classifications et utilisent les termes déjà employés par les collaborateurs au sein de l’entreprise. Des types personnalisés pour les projets, les tâches ou d’autres objets permettent également de prendre en charge différentes méthodes de travail dans un environnement BCS commun. BCS peut ainsi représenter, par exemple, des types de projets, des segments de clientèle, des catégories de validation ou des classifications internes sans imposer à l’entreprise une terminologie qui lui est étrangère.

Exemples :

Champs personnalisés et valeurs de sélection

Types de projets et de tâches

Classifications et catégories

Terminologie propre à l’entreprise

Libellés multilingues

Définir les rôles, les droits et les règles

Dans la matrice de droits de BCS vous pouvez adapter les droits en quelques clics de souris

Les administrateurs définissent quelles informations et quelles actions sont disponibles pour chaque rôle. Ils attribuent les droits de manière ciblée et alignent les autorisations sur les responsabilités au sein de l’entreprise. Ils définissent également des règles métier pour la saisie des données et les changements de statut. Les champs obligatoires et les contrôles de plausibilité favorisent des processus homogènes et améliorent la qualité des informations saisies.

Exemples :

Ajouter et adapter des rôles

Configurer les droits sur les pages et les actions

Aligner les autorisations sur les responsabilités

Configurer les transitions de statut

Associer les changements de statut aux rôles

Concevoir des formulaires et des assistants pour les processus

Sélection d’assistants BCS pour créer des devis, des rendez-vous, des employés, des factures et des projets.

Les administrateurs conçoivent des formulaires et des zones de saisie adaptés aux tâches récurrentes. Ils définissent les informations que les utilisateurs doivent saisir, l’ordre d’affichage des champs et les données pertinentes pour une étape de travail donnée.

Pour les processus structurés, ils configurent des assistants guidés. Ceux-ci accompagnent par exemple les utilisateurs lors de la création d’un projet et demandent étape par étape les informations nécessaires. Des textes d’aide et des infobulles fournissent des explications complémentaires directement à l’endroit approprié.

Exemples :

Adapter les vues détaillées et les formulaires de saisie

Définir l’ordre et la visibilité des champs

Ajouter des champs supplémentaires aux vues

Configurer des assistants

Structurer les saisies spécifiques aux projets

Textes d’aide et infobulles

Configurer les workflows, les notifications et les processus

Capture d'écran du concepteur BPMN dans Projektron BCS avec modélisation graphique des processus et fonctions d'automatisation des processus.

Les administrateurs modélisent dans BCS les processus récurrents et automatisent certaines étapes de travail. Ils déclenchent des actions sur la base de règles définies, envoient des rappels ou des notifications et pilotent des processus métier structurés avec BPMN. BCS réduit ainsi les tâches manuelles répétitives et veille à ce que les tâches, les informations et les validations parviennent aux personnes responsables au bon moment.

Exemples :

Configurer des modèles d’e-mails personnalisés

Intégrer des notifications dans les processus

Modéliser des processus de validation

Modéliser des processus BPMN

Adapter les workflows aux processus propres à l’entreprise

Andrea Fischer

Andrea Fischer

Assistante de projet Back Office, team Technology Management GmbH

Grâce à la possibilité de nommer nous-mêmes les menus déroulants ou d’ajouter des onglets supplémentaires, BCS nous permet d’adapter le logiciel spécifiquement à team.

Carsten Münch

Carsten Münch

First Business Partner & Team Coordinator Application Management, Information Technology, TÜV Rheinland Service GmbH

Pour chaque phase, nous avons configuré un assistant spécifique qui demande les informations nécessaires à cette étape.

David Rosenau

David Rosenau

Head of Solution Consulting/SAP Senior Consultant, Mercoline GmbH

Nous avons très rapidement réussi à numériser dans BCS notre workflow de facturation et nos processus de validation.

Adrian Kamer

Adrian Kamer

Senior System Architect, Deleproject AG

Nous avons pu définir nos propres formulaires, champs et autorisations et ainsi adapter parfaitement le logiciel à nos processus.

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Personnalisation pour les administrateurs techniques formés : étendre BCS sur le plan technique

Pour les exigences qui vont au-delà de l’administration standard, BCS offre des possibilités de configuration avancées. Selon le modèle d’exploitation et les droits d’accès, les administrateurs techniques formés utilisent notamment WebConfig, XML, des adaptations du modèle de données, des fonctions d’importation et d’exportation ou CSS. Ils peuvent étendre les interfaces et la logique métier, adapter l’apparence à l’identité visuelle de l’entreprise, configurer les échanges de données et les rapports et intégrer BCS dans l’environnement informatique existant. 

L’entreprise reste ainsi autonome même pour des personnalisations complexes et peut faire évoluer elle-même sa propre configuration. Les adaptations techniques réalisées en interne et celles prises en charge par Projektron dépendent du modèle d’exploitation choisi et des droits d’accès correspondants.

Étendre les interfaces utilisateur et la logique métier avec WebConfig

Éditeur WebConfig dans BCS

Avec WebConfig, les administrateurs techniques peuvent personnaliser les interfaces utilisateur au-delà des paramètres administratifs. Ils adaptent les vues, les zones de saisie et la logique métier aux exigences spécifiques de l’entreprise. Ils peuvent par exemple définir si certains éléments sont visibles ou modifiables et dans quelles conditions BCS les affiche.

Des configurations XML complémentaires et CSS offrent d’autres possibilités pour adapter l’interface et l’apparence aux exigences propres à l’entreprise. Vous pouvez ainsi également mettre en œuvre des exigences qui interviennent plus profondément dans la structure de BCS sans devoir modifier le standard du produit.

Exemples :

Personnalisation avancée des vues et des formulaires

Règles métier supplémentaires

Contenus et actions dépendant du contexte

Configuration technique avec WebConfig

Configuration XML complémentaire

Configurer le modèle de données, les rapports, les importations, les exportations et les interfaces

Capture d'écran d'un rapport d'état dans Projektron BCS, adapté au design corporate et aux exigences d'e.discom.

Les administrateurs techniques pilotent les échanges de données entre BCS et d’autres applications. Cela comprend des attributs supplémentaires dans le modèle de données ainsi que des importations et des exportations configurables. Ils configurent les processus d’importation et d’exportation, connectent des interfaces et mettent automatiquement des données à disposition d’autres systèmes ou processus.

Pour les analyses personnalisées et les documents commerciaux, BCS utilise des modèles de rapports créés avec Eclipse BIRT. Les entreprises peuvent ainsi concevoir, à partir de leurs données BCS, des rapports de projet, des analyses, des offres ou d’autres documents selon la structure et la mise en page souhaitées.

Exemples :

Interfaces avec des systèmes tiers

Configurer les processeurs d’importation et d’exportation

Définir les correspondances de valeurs et la préparation des données

Mettre en place des importations et exportations automatisées

Utiliser des modèles de rapports BIRT personnalisés

Adapter les rapports et les documents à l’identité visuelle de l’entreprise

Mettre en place des analyses planifiées

Adapter la gestion des utilisateurs et l’authentification à l’environnement informatique

Les administrateurs techniques intègrent BCS aux systèmes existants de gestion des identités et des utilisateurs de l’entreprise. Ils configurent par exemple l’affectation des utilisateurs et des groupes, l’échange d’informations sur les utilisateurs ainsi que les méthodes d’authentification souhaitées. BCS prend notamment en charge LDAP, Kerberos, OpenID Connect, SAML et SCIM, ainsi que TOTP et les passkeys.

Exemples :

Connecter les utilisateurs et les groupes

Associer des groupes externes à des rôles BCS

Synchroniser les informations des utilisateurs

Configurer les fournisseurs d’identité

Définir les méthodes d’authentification

Tester les adaptations et les faire évoluer tout en préservant la compatibilité avec les mises à jour

Les administrateurs techniques font souvent évoluer la configuration de BCS au sein de leur entreprise pendant de nombreuses années. BCS sépare autant que possible les configurations individuelles du standard du produit. Les environnements de test, de formation et de production permettent de gérer de manière contrôlée les nouveaux paramètres et les extensions. Pour les installations disposant d’environnements de test et de production distincts, les entreprises peuvent d’abord vérifier les modifications en dehors de l’environnement de production. Les configurations que les clients transfèrent ou administrent eux-mêmes dépendent du modèle d’exploitation et de leurs droits d’accès. L’entreprise peut ainsi associer de nombreuses possibilités de personnalisation à une solution durablement maintenable et compatible avec les mises à jour.

Exemples :

Mettre d’abord en œuvre les adaptations dans un environnement de test

Vérifier les configurations de manière contrôlée et les étendre de façon ciblée

Tester les modifications dans les environnements de test existants et les transférer entre les environnements

Séparer les extensions individuelles du standard du produit

Faire évoluer les personnalisations existantes lorsque de nouvelles exigences apparaissent

Iván Sándor Szerbin

Iván Sándor Szerbin

Support applicatif, IDS GmbH

La formation à l’administration nous a appris à adapter et à étendre nous-mêmes BCS à l’aide de XML, de l’éditeur WebConfig ou directement depuis l’interface.

Ralf Junge

Ralf Junge

Responsable du PMO, Sandstein Neue Medien

BCS offre un maximum de possibilités de personnalisation tout en restant parfaitement compatible avec les mises à jour.

Développez en interne les compétences nécessaires pour personnaliser BCS

Lors des formations à l’administration, vos collaborateurs apprennent à adapter BCS à l’aide des interfaces utilisateur et d’administration, de l’éditeur WebConfig ainsi que de configurations techniques avancées. Les administrateurs internes comprennent ainsi les interactions entre l’interface utilisateur, les rôles, le modèle de données, les processus et la configuration technique. Ils peuvent évaluer les demandes de modification sur le plan fonctionnel et réaliser eux-mêmes de nombreuses adaptations.

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