Gérer efficacement le portefeuille de projets avec BCS
Témoignage de l'hôpital universitaire de Fribourg
La grande flexibilité de Projektron BCS nous permet de représenter facilement les exigences internes de l'entreprise en matière de PPM et contribue ainsi à l'acceptation de l'outil.
La clinique universitaire de Fribourg repense la médecine
Avec plus de 15 000 employés, la clinique universitaire de Fribourg (UKF) est l'une des plus grandes cliniques universitaires d'Allemagne. Environ 2 000 médecins et plus de 4 600 soignants prennent en charge chaque année environ 90 000 patients hospitalisés et effectuent environ 980 000 consultations externes.
Dans le cadre de sa mission initiale, l'hôpital universitaire combine recherche, enseignement et soins aux patients, toujours dans le but d'offrir aux patients, aujourd'hui et à l'avenir, des traitements basés sur les dernières découvertes scientifiques.
La clinique universitaire de Fribourg accorde une grande importance au rôle central des soins aux patients en regroupant les connaissances issues de la pratique clinique, de la recherche et de l'enseignement. Grâce à leur étroite collaboration, tous les groupes professionnels orientent systématiquement leurs actions vers les besoins des patients. La clinique vise à occuper une position de leader parmi les cliniques universitaires allemandes en matière de traitement, de recherche et d'enseignement, et intègre les idées créatives et les talents uniques de ses employés.
Dans le cadre de la transformation numérique de la médecine universitaire, la clinique mise de manière ciblée sur l'utilisation de données exhaustives : elle identifie les risques thérapeutiques en temps réel, améliore en permanence les soins aux patients, optimise les processus et renforce la recherche basée sur les données.
Objectif : un portefeuille de projets uniforme, une meilleure vue d'ensemble
logiciel de gestion de projet Projektron BCS dans le modèle SaaS. Cela nous permet de saisir et de contrôler tous les grands projets informatiques et organisationnels de notre clinique dans un portefeuille de projets commun. Des équipes telles que le centre pour la numérisation et les technologies de l'information, divers services administratifs, mais aussi divers domaines d'activité sont impliqués.
Nous voulions présenter clairement et gérer de manière fiable la multitude de projets (entre 50 et 200). De plus, les gestionnaires de portefeuille devaient pouvoir facilement gérer leurs projets et fournir des informations pour le contrôle de gestion. Pour cela, nous avions besoin d'un outil qui nous aide à prendre des décisions concernant le lancement et la gestion des projets tout en assurant la transparence sur l'avancement global.
Auparavant, les données des projets étaient souvent dispersées et difficilement comparables. Cela rendait difficile une évaluation et une hiérarchisation uniformes. Il manquait également une solution centrale pour le reporting à la direction et la gestion des escalades. Avec Projektron BCS, nous pouvons aujourd'hui représenter différents types de projets, tels que des projets de construction, informatiques ou organisationnels, dans une structure commune. Grâce à ce logiciel, nous créons des rapports pour la direction et préparons des décisions fondées.
Il était également important pour nous de disposer d'une solution simple et facile à utiliser. BCS répond à cette exigence : il est principalement utilisé par la gestion de portefeuille de projets et les chefs de projet. Cela nous permet de gérer nos projets plus efficacement et de mieux les coordonner.
De la recherche sur Internet au logiciel de gestion de projet
Notre premier contact avec Projektron BCS est né d'une simple recherche sur Internet avec le terme « gestion de portefeuille ». C'est ainsi que nous avons découvert ce système et que nous nous sommes intéressés de plus près aux fonctionnalités et aux possibilités d'utilisation proposées. Les références convaincantes, la facilité d'utilisation, la personnalisation et l'éventail de fonctionnalités adaptées aux besoins de notre clinique ont été déterminants dans notre décision. BCS permet de représenter clairement différents types de projets, des projets informatiques aux projets de construction, dans un portefeuille centralisé, tout en aidant la direction à prendre des décisions éclairées.
La stratégie de mise en œuvre concrète a été élaborée conjointement dans le cadre d'un atelier sur les exigences, puis mise en œuvre à travers d'autres ateliers, des consultations et des formations.
Au début, ce sont principalement des fonctions de gestion de projets et de portefeuilles, de reporting et de préparation de projets qui ont été mises en œuvre. L'accent est mis ici avant tout sur la gestion multiprojets et les projets sont créés dans une perspective « de haut niveau », où l'accent est mis sur un plan général, les objectifs du projet, son importance stratégique et les responsabilités. La mise en œuvre effective du projet et l'organisation du travail ont été réalisées à l'aide d'autres outils. Les groupes d'utilisateurs comprenaient des gestionnaires de portefeuille, des comités de pilotage et des administrateurs.
Lors de la mise en place, le logiciel a été configuré et adapté en collaboration avec un consultant de la société Projektron GmbH. De plus, des formations ont été organisées pour les gestionnaires de portefeuille avec un programme adapté aux besoins de l'UKF.
BCS pour une gestion multiprojets efficace
Nous utilisons actuellement Projektron BCS dans plusieurs domaines d'activité centraux. L'accent est mis sur la gestion de projets et de portefeuilles (PPM), le reporting, la création de rapports et le contrôle de projets au niveau multiprojets. À ces fins, le logiciel est utilisé pour la description du projet, par exemple pour définir les objectifs, évaluer l'importance stratégique, analyser l'environnement, créer des plans par étapes et planifier les équipes avec des espaces réservés. L'enregistrement des risques liés au projet et la planification approximative des coûts s'effectuent également directement dans BCS.
Actuellement, notre utilisation du logiciel se trouve dans une nouvelle phase d'extension. L'accent est actuellement mis sur la gestion du portefeuille de projets. Nous approfondissons actuellement nos analyses de portefeuille, cartographions systématiquement les dépendances entre les projets et créons à partir de là des rapports pertinents qui permettent un contrôle efficace de l'ensemble du portefeuille de projets. BCS nous sert ici d'outil central : il crée de la transparence sur l'état d'avancement de tous les projets et nous aide à prendre des décisions éclairées sur les priorités et l'utilisation des ressources à l'aide d'espaces réservés.
Dans le domaine du reporting, nous utilisons actuellement à la fois des rapports individuels et des tableaux de bord qui permettent d'avoir un aperçu rapide de l'état d'avancement des projets, des étapes importantes et des risques. Ces rapports constituent une base importante pour l'information régulière de la direction et des comités de pilotage. Nous continuons à développer et à standardiser le reporting afin qu'il soit encore plus pris en compte dans les processus décisionnels au niveau de la direction. La gestion de projet s'appuie sur le modèle classique en cascade.
Dans le cadre du développement de la gestion de portefeuille, nous adaptons d'une part nos processus internes à la logique et aux possibilités de BCS et, d'autre part, nous configurons le logiciel de manière à ce qu'il réponde de manière optimale à nos exigences spécifiques.
Parmi les projets que nous gérons avec BCS, on peut citer la migration du système d'infodivertissement, l'introduction de l'infrastructure télématique, le système d'appel et de guidage des patients ainsi que le développement d'une application pour les patients. Ces projets diffèrent par leur nature et leur complexité, mais ils sont tous représentés selon un modèle uniforme dans BCS. Cela nous permet d'établir des comparaisons, d'identifier les pénuries de ressources et de réagir rapidement aux problèmes.
Les prochaines étapes dans le développement de notre utilisation de BCS concernent principalement les domaines du reporting, de la planification des ressources et du contrôle de projet. À l'avenir, nous analyserons de manière ciblée les données dont nous avons besoin et à quel moment afin de pouvoir gérer nos projets encore plus efficacement. Pour ce faire, nous continuerons à affiner nos processus internes ainsi que les configurations dans BCS. L'objectif est de créer un environnement de projet intégré, transparent et fiable qui aide de manière optimale la direction dans ses décisions et facilite la collaboration entre tous les types de projets.
Prochaines étapes
Nous sommes satisfaits de Projektron BCS. Nous apprécions particulièrement le soutien individuel de Projektron et la flexibilité du logiciel, qui nous permet de refléter les exigences internes de notre entreprise en matière de gestion de portefeuille de projets. Cela nous permet de concevoir nos processus de manière pratique et de les adapter si nécessaire. Il est très avantageux de disposer de données importantes pour la gestion de portefeuille en un seul endroit. Cela a conduit à une bonne acceptation de l'outil au sein de l'entreprise et à son utilisation active par les différents groupes d'utilisateurs. BCS nous aide de manière fiable à piloter, hiérarchiser et évaluer nos projets. Cet outil s'est imposé comme un instrument important pour plus de transparence et de meilleures bases de décision.
Les prochaines étapes dans le développement de notre utilisation de BCS concernent principalement les domaines du reporting, de la planification des ressources et du contrôle de projet. À l'avenir, nous voulons comprendre plus précisément quelles données nous avons besoin à quel moment afin de rendre la gestion de nos projets encore plus efficace. Pour ce faire, nous allons continuer à affiner nos processus internes ainsi que les configurations dans BCS. L'objectif est de créer un environnement de projet transparent qui aide la direction à prendre des décisions et facilite la collaboration entre tous les types de projets.
