Une vue d'ensemble pour une planification sûre
Rapport d'utilisation du Klinikum Nuremberg
Avec près de 7000 employés et environ 2200 lits répartis sur deux sites au nord et au sud de Nuremberg, la clinique de Nuremberg prend en charge environ 100 000 patients hospitalisés et 170 000 patients ambulatoires par an. Depuis 2006, les trois hôpitaux de Nürnberger Land font également partie de la clinique de Nuremberg. D'autres filiales sont venues s'y ajouter entre-temps. Un grand établissement comme la clinique de Nuremberg noue de nombreuses relations contractuelles, y compris entre ses filiales. Pour garder une vue d'ensemble, nous utilisons le module de gestion des contrats de Projektron BCS.
Avec une telle taille, il est évident que de très nombreuses relations contractuelles, même complexes, existent et doivent être gérées. Par exemple, avec les fournisseurs et les filiales, mais aussi les contrats de coopération avec les cabinets médicaux, les autres cliniques et les instituts de recherche. Afin de garder une vue d'ensemble, le service juridique s'est mis à la recherche d'un logiciel de gestion des contrats.
Sélection du logiciel Projektron BCS
Une recommandation de la Städt. Klinikum München GmbH, qui utilise la gestion des contrats de Projektron BCS depuis 2006, ainsi qu'une présentation ultérieure dans nos locaux par Projektron, ont convaincu à la fois le service juridique et le département de traitement de l'information des fonctions de gestion des contrats de Projektron BCS. Nous avons été particulièrement impressionnés par la flexibilité et la facilité de personnalisation. En demandant des offres alternatives, il est vite apparu qu'il n'y avait pas de meilleur choix, même sur le plan économique.
Utilisation du logiciel Projektron BCS
En 2009, le département de traitement de l'information a ensuite commencé à (re)saisir les contrats de maintenance et d'entretien qu'il gérait. Nous attendions de la gestion des contrats dans Projektron BCS non seulement une meilleure vue d'ensemble et, par conséquent, un traitement plus facile des factures entrantes, mais aussi l'obtention du budget de planification pour l'année suivante en appuyant sur un bouton.
Fin 2009, tous les contrats avec des coûts courants étaient classés dans Projektron BCS et mis à jour, et depuis 2014, c'est le cas pour tous les contrats informatiques (matériel, logiciels, services). Le rapport complexe qui détermine le budget de planification sur la base des modalités contractuelles déposées est disponible depuis lors, testé en détail, et a été utilisé pour la première fois pour la détermination du budget en 2011. Il existe en outre un rapport permettant de déterminer les obligations financières découlant des contrats.
Entre-temps, plusieurs départements ainsi que les hôpitaux de Nürnberger Land gèrent leurs contrats avec Projektron BCS. Il arrive que plusieurs départements et filiales soient impliqués dans un même contrat. Afin de savoir qui supporte les coûts, qui négocie et gère le contrat - le service informatique gère les contrats informatiques pour toutes les filiales - et qui ne fait que l'utiliser, de nouveaux types ont été créés pour les services internes.
Les indications automatiques sur les prolongations ou les dates de résiliation nécessaires ainsi que la disponibilité rapide des modalités contractuelles, du texte scanné du contrat, mais aussi des coordonnées des interlocuteurs internes et externes, ont permis de simplifier considérablement le travail autour des contrats et du matériel informatique et des logiciels gérés par ceux-ci. La planification budgétaire des coûts découlant des contrats a été achevée en deux jours, de manière compréhensible.
Perspectives
Entre-temps, la gestion de projet est également utilisée par Projektron BCS. Le département informatique utilise par exemple des tickets pour le traitement des commandes internes au département, de la mise à disposition du budget jusqu'au règlement complet de la facture. Dans le cadre d'un projet pilote, une procédure est en cours de développement pour gérer et documenter les projets subventionnés de manière entièrement numérique, conformément aux directives de l'autorité de subvention. Il y a deux défis à relever : le lien avec la comptabilité financière SAP et une structure de répertoire uniforme dans les dépôts de fichiers des tickets, des tâches et des contrats.
