BCS - Bonne utilisabilité et adaptabilité
Témoignage d'utilisateur de Kendrion Automotive
Projektron BCS est utilisé quotidiennement par Kendrion Automotive sur presque tous ses sites. Kendrion Automotive représente environ 50% du chiffre d'affaires et des employés de Kendrion N.V.. Nous développons et produisons des logiciels, du matériel et de la mécanique selon les standards et normes automobiles tels que IATF ou Automotive SPICE. Outre les vues standard dans Projektron BCS, certaines vues ont été créées à notre demande. Ce qui nous plaît, c'est que les configurations peuvent être effectuées dans une certaine mesure par nous-mêmes. Si, au début, les projets étaient gérés exclusivement par le chef de projet, plusieurs personnes participent aujourd'hui à la planification et à l'adaptation des sous-projets.
Kendrion - Pionnier et innovateur
Kendrion développe, fabrique et fournit des actionneurs intelligents qui contribuent à l'avancée globale vers l'électrification et l'énergie durable. Aujourd'hui, nos actionneurs compacts et connectés se retrouvent dans l'énergie éolienne, les robots, l'automatisation des usines, les véhicules électriques, la distribution d'énergie et les processus de chauffage industriel, où ils aident nos clients OEM du monde entier à passer à des formes d'énergie sûres et propres.
En tant que pionnier de la technologie et innovateur s'appuyant sur plus de 100 ans d'expérience, nous sommes animés par le désir de trouver des solutions créatives aux défis techniques de demain. Nous assumons une responsabilité globale dans la manière dont nous nous approvisionnons, fabriquons et gérons nos activités. La gestion durable est intégrée dans nos processus et ancrée dans notre culture. Avec des racines en Allemagne, un siège social aux Pays-Bas et une cotation à la bourse d'Amsterdam, notre présence s'étend de l'Europe à l'Amérique et à l'Asie.
Une collaboration plus étroite grâce à un logiciel de gestion de projet unique
Dans le cadre du développement de produits avec nos clients OEM et Tier 1 dans l'industrie automobile, un logiciel de gestion de projet est indispensable pour piloter les projets, notamment en ce qui concerne le respect des normes et des standards tels que IATF ou Automotive SPICE. En particulier, les exigences croissantes dans le développement de logiciels et les garanties de maturité qui y sont liées rendent indispensable un outil de gestion de projet adapté aux exigences.
Avant d'utiliser Projektron BCS, Kendrion Automotive utilisait différentes solutions logicielles de gestion de projet, notamment en raison de l'acquisition de plusieurs sites. Ces solutions ont été choisies en fonction de la gamme de produits concernée (logiciels/matériel et produits mécaniques).
Dans le cadre d'une collaboration plus étroite entre les sites de développement qui travaillaient auparavant de manière indépendante, il est apparu nécessaire d'utiliser un logiciel de gestion de projet unique. Ce logiciel de gestion de projet devait reproduire les différentes exigences des différents produits Kendrion Automotive.
Mise en œuvre de Projektron BCS
Au cours du processus de sélection chez Kendrion, huit fournisseurs de logiciels de gestion de projet ont été comparés dans le cadre d'un processus de sélection. En se basant sur les exigences des différentes gammes de produits logiciels, matériels et mécaniques, une short-list a été établie dans un premier temps, dans laquelle Projektron BCS s'est imposé face aux concurrents et a été implémenté chez Kendrion Automotive.
Projektron BCS nous a convaincus avant tout par sa bonne convivialité et sa facilité d'adaptation. Les possibilités de comptabiliser facilement les heures des collaborateurs sur les différents projets et tâches étaient également une exigence importante pour nous, afin de créer une base fiable pour un bon contrôle de projet. Les vues d'ensemble pertinentes pour les collaborateurs, les projets et également le cockpit Muti-Project ont été pour nous un argument supplémentaire en faveur de l'utilisation de Projektron BCS.
Nous avons constaté des lacunes plus importantes dans la satisfaction des exigences du développement de logiciels dans le secteur automobile. La gestion des documents ainsi que les possibilités de "baseliner" le contenu des projets n'ont pas pu être représentées dans le standard Projektron BCS. En collaboration avec Projektron, ces thèmes ont pu être discutés lors d'ateliers de préparation à l'introduction de Projektron BCS chez Kendrion Automotive et des solutions ont été élaborées.
Pour l'introduction, plusieurs ateliers ont été organisés avec les responsables des différents secteurs de produits et les interlocuteurs de Projektron. Lors de ces ateliers, la mise en œuvre de nos exigences a été discutée et les adaptations nécessaires ont été réalisées dans l'outil. Lors de l'introduction, l'accent a été mis sur le domaine "Projets" avec la planification des projets et la saisie des heures nécessaires.
L'objectif était dans un premier temps d'établir l'outil dans le monde entier dans le domaine de la gestion de projet, d'obtenir un retour d'information fiable sur les heures, afin de pouvoir dans un deuxième temps mettre en œuvre la planification des ressources, souvent qualifiée de discipline reine dans la gestion de projet, sur la base de l'outil.
Utilisé quotidiennement et partout - Projektron BCS
Entre-temps, Projektron BCS s'est bien établi chez Kendrion Automotive et est utilisé quotidiennement sur presque tous les sites. Outre les thèmes déjà cités de la planification de projet et de la gestion des ressources, l'outil est utilisé pour le reporting régulier de projet (reporting individuel et multi-projets), le suivi des budgets de projet et la gestion des changements. La confirmation des heures dans le planning journalier ou hebdomadaire fait désormais partie de la routine pour nos collègues.
Outre les vues disponibles par défaut, certaines vues ont été créées à notre demande. Ce qui nous plaît, c'est que les configurations peuvent être effectuées dans une certaine mesure de manière autonome par nos soins.
Pour pouvoir garder une vue d'ensemble sur le plan commercial, une interface a été créée avec notre système ERP. D'une part, les nouveaux numéros de projet générés sont automatiquement transmis par BCS au système ERP et, d'autre part, les commandes créées et les factures comptabilisées sont importées dans BCS. Cela nous permet non seulement d'évaluer et de surveiller les heures, mais aussi de suivre les investissements et les autres coûts du projet.
Pour la gestion des changements, nous avons défini, à l'aide du système de tickets, un workflow qui couvre différentes étapes du processus, de l'analyse des changements à leur mise en œuvre en passant par la prise de décision. Les fonctionnalités du système de tickets sont très utiles pour garantir un déroulement fluide et complet du processus.
Nous utilisons également volontiers les fonctionnalités des points ouverts pour saisir et suivre les petits sujets importants du projet. Les points ouverts créés sont volontiers envoyés par e-mail, de sorte que les personnes responsables reçoivent un rappel dans leur boîte aux lettres électronique. Nous avons configuré à cet effet un nouveau "bouton d'envoi" avec la fonction d'envoyer par e-mail non seulement la désignation du point ouvert, mais aussi le dernier commentaire.
La documentation des réunions ou des accords est généralement consignée dans le journal de bord.
Actuellement, nous travaillons à une plus grande utilisation de la gestion des chances et des risques, afin que les données importantes pour les projets soient encore plus concentrées et disponibles au même endroit. Les cartes de risques font déjà partie intégrante de nos présentations de la grille.
En outre, nous nous occupons actuellement de manière très intensive de l'introduction de l'espace de travail "Produits", afin de soutenir au mieux l'approche agile dans nos projets de développement. Dans ce contexte, l'introduction de nouveaux types de tickets dans l'outil est également en discussion. Comme mentionné ci-dessus, le système de tickets est actuellement utilisé pour la gestion des changements et a été adapté à nos besoins dans ce contexte.
Conclusion et perspectives
Bien que l'outil soit maintenant bien établi dans l'entreprise depuis quelques années, nous avons actuellement, en raison des changements dans le secteur automobile et des transformations qui en découlent dans notre propre univers de processus, également un besoin accru d'adaptations dans Projektron BCS, ce qui entraîne également un besoin accru de formation.
Alors qu'au début, les projets étaient gérés exclusivement par le chef de projet, plusieurs personnes sont aujourd'hui impliquées dans la planification et l'adaptation autonomes de sous-projets. Cela nécessite une révision du concept de droits ainsi que des offres de formation pour les personnes impliquées. Une documentation complète est également plus importante que jamais afin de garantir la meilleure coordination possible entre les équipes.
Dans ce contexte, nous souhaitons que le travail sur une interface intuitive et claire se poursuive, notamment dans le domaine des "produits", afin de pouvoir organiser au mieux la collaboration des équipes agiles.
