La saisie des temps comme base pour le calcul des projets basé sur les données
Témoignage d'utilisateur de Alfha GmbH & Co. KG
Avec Projektron BCS, nous avons trouvé une plateforme centrale qui structure nos projets complexes tout en étant suffisamment flexible pour répondre à nos besoins individuels. La collaboration avec l'équipe Projektron est professionnelle, partenariale et toujours orientée vers les solutions. Le choix de BCS a été une étape importante dans notre développement numérique – et nous sommes toujours aussi satisfaits de cette décision.
Alfha – spécialiste de l'industrie du bois depuis 40 ans
Notre entreprise Alfha a été fondée en 1985 par Alfons Habbel, maître électricien. Au cours des premières années, elle était principalement active dans les domaines des installations électriques, de la construction d'armoires électriques et de la technique de commande. Parmi nos premiers clients figuraient plusieurs scieries et entreprises de transformation du bois, et nous nous sommes depuis spécialisés dans ce secteur. Depuis 1998, Achim Habbel, représentant de la deuxième génération, a rejoint l'entreprise et dirige depuis 2005 l'entreprise familiale aux côtés de son père. Avec près de 60 collaborateurs et plus de 300 clients, nous sommes l'une des entreprises leaders dans le domaine des technologies d'automatisation et d'information pour l'industrie du bois et du sciage en Europe centrale.
Dans notre atelier électrique, nous concevons et fabriquons des armoires de commande et des pupitres de commande et équipons des postes de contrôle complets avec tout le matériel nécessaire. Nos électriciens câblent les installations de production, dont certaines mesurent plus de 100 mètres de long, et posent ainsi les bases pour les techniciens en contrôle-commande. Ceux-ci développent des programmes séquentiels API pour la production automatisée et les mettent en service chez nos clients. Le département logiciel développe des systèmes de préparation du travail et des systèmes de contrôle de la production qui fournissent les données nécessaires aux installations parfois très complexes et prennent en charge le contrôle des flux de matériaux.
Afin de pouvoir offrir un service complet, nous proposons également des techniques de mesure, par exemple pour mesurer les dimensions des planches, mais aussi des systèmes de numérisation 3D pour les grumes ou ceux qui permettent de détecter les parties d'écorce sur les planches. Grâce à nos systèmes d'automatisation et à nos logiciels, nous pouvons ainsi contrôler la production dans les scieries, de la grume au paquet de planches fini.
Un autre domaine d'activité important est la fabrication de matériaux de construction en bois collé, notamment le bois lamellé-collé et le bois lamellé-croisé, qui sont utilisés dans la construction de bâtiments. Dans des installations automatisées, on fabrique ainsi entre autres des éléments de murs et de plafonds prêts à l'emploi pour les bâtiments. En 2024, nous avons utilisé de tels éléments pour une extension de notre bâtiment d'entreprise, produits sur une installation contrôlée par nos soins chez l'un de nos clients réguliers.
Outre la livraison de systèmes pour de nouvelles installations, souvent en tant que partenaire ou sous-traitant de constructeurs de machines pour l'industrie du bois, la modernisation d'installations existantes est l'un de nos chevaux de bataille. Cela permet non seulement de rétablir la sécurité de fonctionnement et de mettre une installation à la pointe de la technologie, mais aussi, grâce à l'utilisation de nouvelles techniques de mesure ou de systèmes d'optimisation améliorés, d'augmenter le rendement ou d'améliorer la qualité des produits. Nous sommes fiers de fabriquer des systèmes d'entraînement et de développer des logiciels qui permettent de produire des matériaux de construction en bois renouvelables et respectueux du climat, de manière efficace et économe en ressources.
Projets clients soumis à des exigences complexes
La majeure partie de nos commandes et donc de notre chiffre d'affaires provient des projets liés aux systèmes d'automatisation et informatiques décrits ci-dessus. Les installations à commander sont généralement conçues et livrées sur mesure par les constructeurs de machines concernés. Même si les installations se ressemblent et que les machines et composants utilisés sont souvent similaires, il n'y en a pratiquement aucune qui soit identique à une autre. À cet égard, l'électronique de puissance est également conçue spécifiquement pour chaque installation et la fabrication électrique est en principe une fabrication à l'unité. Le développement des programmes séquentiels API et des systèmes de contrôle de la production relève également plutôt de la programmation individuelle. Au fil des ans, les projets sont devenus de plus en plus complexes et les équipes de projet de plus en plus importantes. Il est donc devenu nécessaire de couvrir la gestion de projet par des logiciels.
La voie vers la solution logicielle adaptée
Nous étions déjà en contact avec Projektron GmbH au milieu des années 2010, lorsque nous avons évalué la possibilité d'introduire un nouveau système ERP. La structure et le fonctionnement de Projektron BCS nous avaient déjà beaucoup plu à l'époque, tout comme l'étendue des fonctionnalités en matière de gestion de projet et de système de tickets. Cependant, nous recherchions à l'époque un ERP complet qui, dans le domaine de la fabrication électrique, devait également maîtriser la gestion des matériaux avec connexion aux grossistes, les nomenclatures dans le calcul des offres, etc. Nous avons donc opté pour un autre système ERP dans les années qui ont suivi.
Ce système ERP couvrait en principe tous les domaines et pouvait être largement personnalisé. Cependant, nous n'étions pas satisfaits du service fourni par le prestataire et, en raison du manque d'assistance, nous avons été beaucoup trop lents dans la mise en place de modules supplémentaires. L'absence de développement de l'architecture du système, une application MS Windows classique conçue pour fonctionner dans un réseau local, nous causait également des maux de tête. C'est pourquoi nous avons décidé en 2023 de faire table rase et de remplacer le système ERP.
Un nouveau départ réussi avec Projektron BCS
Nous avons désormais opté pour une solution en deux parties : un système couvre le calcul des offres, la gestion des matériaux et le traitement commercial, tandis que Projektron BCS prend en charge la gestion de projet, la saisie des temps, le système de tickets, la planification des rendez-vous et l'organisation interne.
Projektron BCS était directement notre favori pour les domaines susmentionnés lors de notre nouvelle procédure de sélection. Dès le début, nous nous sommes sentis entre de bonnes mains avec notre interlocutrice commerciale de l'époque, aujourd'hui chargée de clientèle : elle a répondu de manière très consciencieuse et détaillée à notre liste d'exigences et de questions, a établi des offres dans les délais impartis et a répondu de manière fiable à toutes nos questions par la suite. Nous avons ainsi pu nous faire une impression positive qui s'est confirmée depuis lors tout au long de notre collaboration : il règne chez Projektron un très bon esprit d'équipe et une bonne entente. Lorsque des questions spécifiques ou des points en suspens se posaient lors des réunions en ligne, un collègue du service concerné était souvent consulté directement, sans consultation préalable, pour discuter des sujets, examiner ensemble les fonctionnalités directement dans le système ou rechercher des alternatives possibles si la fonctionnalité que nous souhaitions initialement n'existait pas sous cette forme dans la version standard.
Les collaborateurs de Projektron nous ont toujours semblé aimables, collégiaux et décontractés, dans le bon sens du terme. C'est quelque chose qui est très important pour nous en interne et qui a donc été et reste un atout supplémentaire pour nous.
De l'atelier sur les exigences à notre propre équipe d'administration
Après notre accord définitif, un atelier sur les exigences a finalement eu lieu. La réunion était bien préparée et s'est déroulée de manière structurée et efficace, dans une ambiance agréable.
Pour documenter toutes les exigences, nous avons directement utilisé un BCS test et y avons enregistré nos exigences sous forme de tickets. À l'issue de l'atelier, nous savions quelles exigences devaient être mises en œuvre et comment : beaucoup de choses étaient ou sont couvertes par la version standard, nous avons pu adapter certaines choses nous-mêmes par la suite, d'autres ont été configurées ou mises en œuvre pour nous par Projektron GmbH.
Nous avons ensuite formé notre propre équipe d'administrateurs BCS dans le cadre d'une formation interne destinée aux chefs de projet et d'une formation de base à l'administration interne. Avec l'aide de Projektron, nous avons ensuite mis en place notre propre système de test et de production sur un serveur interne et avons commencé la configuration.
En parallèle, Projektron a commencé à mettre en œuvre certaines exigences. Nous avons opté pour un modèle avec un interlocuteur technique attitré pour l'assistance en matière de configuration et d'adaptation, et nous sommes très satisfaits de cette solution. Le traitement via le portail d'assistance et la communication avec notre interlocuteur se déroulent sans problème et la mise en œuvre répond à nos exigences et à nos souhaits.
Étant donné que Projektron et nous-mêmes effectuons des adaptations et des extensions de configuration, nous travaillons avec le service de gestion des versions de configuration et synchronisons notre configuration via ce service. Avant de mettre le système en production, nous avons également fait former les utilisateurs expérimentés et l'équipe de gestion de projet par Projektron. Grâce à des réunions régulières pendant la phase d'introduction, nous sommes restés sur la bonne voie et avons toujours eu des points d'ancrage pour nos discussions.
Priorité à la saisie des temps : reproduire des modèles de temps de travail complexes
Lors de la mise en place, la saisie des temps était et reste une priorité dans notre utilisation actuelle de BCS : tous les collaborateurs saisissent leurs temps de présence dans le système, en partie via l'application BCS. Nous gérons également toutes les absences telles que les congés, les compensations en temps libre ou les maladies dans BCS.
Nous avons de nombreux modèles de temps de travail différents et quelques règles spéciales concernant les heures supplémentaires, les comptes de temps de travail, la rémunération du travail le dimanche et les jours fériés, etc. BCS nous permet de reproduire toutes ces exigences. De plus, nous avons fait mettre en place une interface d'exportation de Projektron qui prépare les données pour le calcul des salaires.
Outre les temps de présence, nous utilisons intensivement le système pour affecter les temps de travail aux projets et aux centres de coûts. Nous utilisons pour cela de nombreuses fonctionnalités offertes par BCS : projets avec sous-projets et tâches pour les projets de nos clients et, en partie, pour des projets internes, tâches permanentes différenciées pour le suivi continu des clients réguliers et de leurs installations, ainsi que les activités et tâches opérationnelles pour représenter la structure de nos centres de coûts.
À l'aide de fonctions et d'ensembles de fonctions, nous représentons différents niveaux de qualification et taux de facturation. Nous utilisons également des types de prestations pour un regroupement et une facturation différenciés, par exemple pour les temps de développement, les temps sur site ou les temps de déplacement. La plupart des collaborateurs saisissent ainsi de manière très détaillée leur temps de travail dans la vue « Comptabilisation journalière » et nous utilisons ces données pour le calcul continu des projets ainsi que comme justificatif transparent à l'égard de nos clients lorsqu'une facturation sur la base des dépenses réelles a été convenue.
Le temps consacré au projet disponible en un clic facilite le calcul des projets
Lors de la création de projets, nous avons adapté les assistants à nos besoins, de sorte que notre assistant de projet peut désormais créer de nouveaux projets de manière très structurée et guidée par le logiciel.
Grâce aux connaissances acquises lors de la formation administrative, nous avons complété certaines zones des données de base et adapté celles qui existaient déjà. Prenons l'exemple du client final : nous travaillons souvent pour le compte d'un constructeur de machines, qui est alors notre client, mais nous effectuons l'installation et la mise en service directement chez le « client final », par exemple une scierie ou une usine de bois lamellé-collé, de sorte que cette information est également déterminante dans les données de base du projet.
Dans le plan d'équipe, nous affectons généralement les employés à leurs fonctions de manière détaillée au niveau des sous-projets et des tâches afin de ne pas alourdir leurs listes de tâches.
Nous utilisons également en partie la fonctionnalité des groupes de personnes. Le groupe de personnes « Fabrication électrique » en est un exemple, car nous ne planifions pas à l'avance au niveau de la gestion de projet quels collaborateurs fabriquent exactement quelles armoires électriques ou quels pupitres de commande, mais cette répartition du travail est effectuée quotidiennement ou hebdomadairement par le chef d'atelier en fonction de la disponibilité du personnel.
Des tickets au lieu d'une paperasserie administrative
Les tickets sont pour nous un autre sujet crucial dans le cadre de BCS. Avant l'introduction de BCS, nous devons avouer à notre grande honte que nous ne disposions pas d'un système de tickets uniforme, mais d'un mélange hétéroclite d'outils.
Avec la croissance de l'entreprise ces dernières années, le nombre de tâches, de demandes, de demandes d'assistance, etc. a également augmenté. Toutes ces demandes peuvent désormais être gérées via des tickets dans BCS. Dans certains services de l'entreprise, cette pratique est déjà bien rodée, notamment dans le développement de logiciels.
Notre objectif est désormais de le mettre en œuvre de manière cohérente à l'échelle de l'entreprise. En collaboration avec Projektron, nous avons procédé à quelques ajustements de configuration afin de pouvoir reproduire nos processus de manière optimale avec les tickets dans BCS. Citons par exemple les statuts personnalisés et les transitions de statut basées sur les rôles : certaines transitions ne peuvent ainsi être effectuées que par le client, d'autres uniquement par le chef de projet Alfha.
Comme nous sommes nous-mêmes très convaincus par le portail d'assistance BCS, nous avons décidé d'offrir également à nos clients un portail d'assistance via BCS. Pour cela, nous avons mis en place, avec l'aide de notre responsable technique chez Projektron, notre propre serveur d'assistance BCS auquel les clients autorisés peuvent accéder. Les projets validés avec leurs tâches et leurs tickets externes sont automatiquement synchronisés entre notre système de production interne et le système d'assistance.
Le BCS est la plateforme centrale de gestion des rendez-vous et des ressources
Pour illustrer les dernières fonctionnalités du BCS que nous utilisons, nous aimerions aborder ici le thème des rendez-vous et des plannings. Lors de notre recherche d'une nouvelle solution logicielle, nous avons été surpris de constater qu'un nombre étonnamment élevé de systèmes n'étaient pas en mesure de répondre à nos exigences en matière de planification. En règle générale, nous n'avons pas besoin d'un calendrier de projet détaillé, c'est-à-dire d'un diagramme de Gantt classique qui indique le déroulement chronologique et les interdépendances. En revanche, une vue d'ensemble de tous les collaborateurs et de leur affectation quotidienne ou hebdomadaire aux différents projets est un outil de contrôle essentiel pour la gestion de nos projets multiples et la planification du personnel.
C'est exactement ce que nous offre BCS, avec l'avantage supplémentaire de pouvoir afficher dans une seule vue, outre les « dates prévues » pour les projets ou les tâches, les absences ou autres rendez-vous tels que les réunions et les réunions en ligne. Grâce à des types de rendez-vous configurés individuellement, nous pouvons également distinguer par couleur, par exemple, les activités de développement prévues des interventions sur site chez nos clients.
En matière de rendez-vous, nous utilisons également le système de droits de BCS : les « rendez-vous planifiés » ne sont saisis que par le service de planification du personnel, les arrêts maladie par le service des ressources humaines et, pour les demandes de congés et de temps libre, des workflows d'autorisation avec les responsables de service enregistrés sont mis en place. Pour la préparation structurée et la réalisation efficace de rendez-vous tels que les kick-offs ou les réunions internes, nous utilisons la fonction agenda de BCS, en partie le mode présentation dans le rendez-vous lui-même, nous consignons les résultats, créons des rendez-vous de suivi ou des tickets et, si nécessaire, reportons des points de l'agenda à des rendez-vous ultérieurs.
Nous sommes tellement convaincus par la fonctionnalité de planification que nous souhaitons faire de BCS le seul système de planification de l'entreprise. Nous étudions donc actuellement avec Projektron comment intégrer des rendez-vous externes et des participants via des interfaces, même si nous n'utilisons pas Microsoft 365.
Conclusion et perspectives pour d'autres fonctionnalités BCS
Cela fait maintenant environ six mois que nous avons commencé à utiliser BCS de manière productive. Notre grande satisfaction à l'égard du système et de l'équipe Projektron pendant les phases de sélection, de configuration et de mise en place n'a pas changé. La décision de passer à Projektron BCS s'avère très judicieuse. Les fonctionnalités et la convivialité de BCS ont permis à de nombreux collaborateurs d'accepter plus facilement la saisie des temps, qui n'est pas toujours très appréciée, ainsi que le traitement des tickets.
Nous voyons encore beaucoup de potentiel pour Alfha dans BCS. L'une des prochaines étapes est l'utilisation du module de facturation. Notre objectif ici est de préparer des postes de facturation basés sur les services dans BCS et de les exporter vers notre logiciel de traitement des commandes. Nous apprécions également le développement continu du système.
