Gestion des frais : saisir, contrôler, rembourser et décompter les dépenses et les frais de déplacement

Votre gestion des frais de déplacement et des dépenses, numériquement et sans papier

De la saisie des frais au décompte des frais en passant par le contrôle des frais : avec la gestion des frais de Projektron BCS, vous automatisez et numérisez vos frais de déplacement et vos notes de frais de manière simple et efficace. Faites l'économie d'un logiciel séparé pour votre gestion des frais, car BCS a bien plus à offrir qu'un simple logiciel de gestion de projet et apporte en même temps, en combinaison avec l'application Projektron App, l'ensemble des fonctions d'un logiciel de gestion des dépenses.


Saisie numérique, confortable et flexible des frais avec Projektron BCS

Qu'il s'agisse de frais liés à des tâches, à des clients ou à des projets, Projektron BCS réunit l'ensemble des fonctions d'un logiciel de gestion de projets et les outils d'un logiciel de gestion des frais.

➤ Vos collaborateurs doivent pouvoir saisir leur temps de travail sur le web - de manière flexible, que ce soit en interne ou en externe, au bureau ou à domicile, en ligne ou hors ligne ?

➤ Vous souhaitez saisir numériquement et gérer de manière centralisée les frais de déplacement, les charges et les dépenses de vos collaborateurs ?

➤ Vos collaborateurs sont souvent en déplacement et doivent saisir les frais de déplacement, les dépenses et les charges en espèces directement sur leur téléphone portable, sans effort particulier ?

➤ Vos collaborateurs travaillent à l'international dans différentes zones monétaires et vous souhaitez reproduire exactement tous les frais dans chaque devise et pour chaque taux de frais spécifique à chaque pays ?

➤ Vos responsables du personnel et des projets doivent consacrer moins de temps à la vérification des notes de frais ?

➤ Votre processus de gestion des frais est trop long et vous souhaitez raccourcir de manière significative le processus de traitement entre la saisie des frais et le remboursement des dépenses ou la facturation ?

➤ Vous recherchez un moyen de centraliser votre gestion de projets, votre gestion du personnel, vos processus comptables et votre gestion des frais avec un seul logiciel ?

  • Saisie des frais dans Projektron BCS avec l'assistant.
  • Un aperçu du module de saisie des frais de Projektron BCS.

Avec Projektron BCS, vous faites exactement le bon choix pour toutes ces préoccupations, car la solution intégrée de gestion des frais est :

complète, car elle reproduit numériquement tous les processus de frais et conserve toutes les données de manière centralisée et sécurisée.

flexible, car les dépenses et les frais peuvent être saisis de manière mobile via l'application.

minimisant les erreurs, car elle permet le contrôle et l'approbation de manière centralisée, claire et standardisée.

efficace, car elle automatise l'ensemble de votre processus de gestion des frais.

confortable, car elle soutient toutes les personnes concernées avec des assistants, des modèles et des workflows.

économique, car elle vous évite d'introduire et d'entretenir une solution isolée pour votre gestion des dépenses.

Les fonctions de gestion des dépenses sont disponibles via les licences d'utilisateur correspondantes pour les collaborateurs, les responsables du personnel, les responsables de projet ou les gestionnaires de factures. Jugez-en par vous-même et testez Projektron BCS.

Demandé, évalué, approuvé : Gestion des frais avec assistant et workflow d'approbation

Projektron BCS vous assiste activement, vous et vos collaborateurs, lorsque vous souhaitez saisir vos frais de déplacement, vos dépenses et vos frais. Un assistant intuitif guide vos collaborateurs à travers le processus de saisie des justificatifs, de contrôle des frais et d'approbation des frais. En quelques clics et saisies seulement, vous et vos collaborateurs créez un rapport de frais et le transmettez pour vérification et approbation.

La gestion des frais de Projektron BCS vous assiste dans toutes ces étapes :

  • Les responsables des ressources humaines vérifient les frais validés individuellement par employé ou collectivement pour des départements entiers, ajustent les frais des employés si nécessaire ou saisissent les frais pour un employé.
  • Les responsables de projet contrôlent les frais de tous les membres de l'équipe sur le projet ou sur des tâches individuelles dans des vues de frais claires et valident les frais pour la facturation après le contrôle.
  • Le service de comptabilité ou de gestion des factures lance immédiatement la facturation après avoir vérifié les frais saisis ou fait approuver et rembourser les frais des collaborateurs.

Créez et activez un workflow d'approbation adapté individuellement à vos besoins, qui vous soutient de manière optimale, vous et vos collaborateurs, quel que soit le statut des frais, et qui s'adapte à vos processus de validation. De "créé" et "demandé" à "décompté" et "comptabilisé" en passant par "approuvé", "validé" et "vérifié" - une gestion des frais sur mesure !

Saisie efficace des frais : Frais de déplacement avec modèles et favoris

Votre travail quotidien ou vos projets vous amènent souvent à vous déplacer au même endroit ? Grâce à la fonction de copie dans la gestion des frais de Projektron BCS, vous pouvez dupliquer en quelques clics un déplacement précédent à une nouvelle date de départ. En option, vous pouvez également copier les dépenses engagées pour les repas, les indemnités kilométriques, les nuitées, les temps de déplacement ou les frais de justificatifs. L'assistant de gestion des frais vous guidera ensuite directement dans la saisie des justificatifs et vous permettra de procéder à d'autres ajustements de la mission copiée.

Vous effectuez régulièrement des missions à différents endroits ? Créez simplement des favoris de mission afin d'avoir un accès immédiat à un modèle approprié plus tard et d'effectuer vos calculs de frais et de dépenses de voyage encore plus rapidement et confortablement. Grâce au workflow automatisé de gestion des frais, vos rapports de frais sont immédiatement disponibles pour examen par les personnes concernées.

En déplacement à l'international ? Gestion des frais sans frontières

Votre organisation possède des filiales dans plusieurs pays ? Vos conseillers se déplacent-ils dans différents pays pour assister vos clients ? La gestion des frais de Projektron BCS vous permet de surmonter facilement les frontières monétaires, car elle calcule automatiquement le taux de frais pour chaque collaborateur, en fonction du pays de travail défini. BCS prend en compte les taux de frais spécifiques à chaque pays ainsi que les différentes devises et reproduit exactement vos frais de déplacement.

Saisie des frais en déplacement avec l'application Projektron BCS

Avec l'application Projektron BCS, vous êtes parfaitement équipé pour vos déplacements professionnels : Elle vous permet non seulement de saisir votre temps de travail et d'importer des contacts professionnels, mais aussi de saisir vos dépenses et vos frais directement pendant le voyage.

La saisie des frais est très simple et intuitive : il suffit de prendre une photo avec l'appareil photo de votre smartphone. Vous pouvez également télécharger des fichiers PDF. Vous pouvez attribuer les justificatifs saisis à différentes étapes du voyage ou à différentes phases du justificatif. Vous documentez ainsi les repas, les kilomètres et les nuitées presque en temps réel sur votre smartphone.

Vous n'avez pas de réception Internet en déplacement ? Pas de problème ! Avec la WebApp de Projektron BCS, vous saisissez facilement vos frais hors ligne. Toutes les données de l'app sont enregistrées dans le navigateur web et sont conservées même après la fermeture du navigateur web ou l'extinction de l'appareil. L'application vous indique le nombre d'entrées qu'il vous reste à synchroniser. Dès que vous avez à nouveau accès au réseau et que vous lancez l'application, vos données se synchronisent automatiquement avec Projektron BCS.

Après la synchronisation, le logiciel de gestion de projet Projektron BCS calcule automatiquement les forfaits de frais et convertit les montants des justificatifs en conséquence. Vous pouvez également vérifier ultérieurement les justificatifs et les données synchronisés, les corriger si nécessaire, les compléter et les transmettre pour le décompte.

BCS pour votre gestion des frais : les avantages en un coup d'œil

✓ Saisie des frais conviviale et intuitive grâce au soutien d'assistants

✓ Gestion internationale des frais avec des taux de frais en fonction du pays et une conversion automatique des devises

✓ Processus de frais automatisé grâce au workflow d'approbation

✓ Gestion complète des frais, de la saisie des justificatifs au remboursement ou à la facturation

✓ Gain de temps dans la saisie des frais grâce aux modèles et aux favoris

✓ Saisie mobile des frais et des justificatifs avec l'application Projektron BCS

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